大數(shù)據(jù)時代科技企業(yè)園區(qū)檔案信息化建設對策研究

林 梅

（福建省高新技術創(chuàng)業(yè)服務中心，福建 福州 350000）

在大數(shù)據(jù)時代，科技企業(yè)園區(qū)在發(fā)展的過程中，勢必會產(chǎn)生各種各樣的數(shù)據(jù)。這些數(shù)據(jù)對于科技企業(yè)園區(qū)的發(fā)展，有著不可估量的影響，因此，相關人員需要運用各種有效策略，實現(xiàn)對數(shù)據(jù)的整理與歸納，以便數(shù)據(jù)的功能得以充分地發(fā)揮。此前，科技企業(yè)園區(qū)一直未停止對數(shù)據(jù)形成的檔案進行科學的管理，然而由于各種因素的存在，導致效果始終不佳。信息化技術的應用，則可以有效解決這個問題。所謂檔案信息化建設，是指運用計算機的強大功能，對于傳統(tǒng)檔案管理模式進行科學的改進，以便能夠讓檔案管理實現(xiàn)科學化和共享化，從而提高管理的質(zhì)量與效果，為科技企業(yè)得以正常地發(fā)展，提供必要的保障。

1 科技企業(yè)孵化器檔案信息化建設的現(xiàn)狀

作為培養(yǎng)并扶持高新技術中小企業(yè)的服務機構，科技企業(yè)孵化器一直謹記自身的使命與服務宗旨，因此在發(fā)展的過程中，相關人員曾運用各種有效途徑，為科技型企業(yè)提供物理空間與基礎設施，以便能夠降低科技企業(yè)的創(chuàng)業(yè)成本，提高他們的創(chuàng)業(yè)成功率，促進科技成果得以良好的轉化，從而促使我國產(chǎn)生更多優(yōu)秀的企業(yè)或者企業(yè)家，為早日實現(xiàn)社會主義現(xiàn)代化建設提供必要的保障。

科技企業(yè)園區(qū)在發(fā)展的過程中，會產(chǎn)生的大量的數(shù)據(jù)，其內(nèi)容涉及各個方面。為了確?？萍计髽I(yè)園區(qū)的功能得以充分地發(fā)揮，相關人員曾運用各種有效措施，加強對園區(qū)檔案的管理。與過去相比，的確有了明顯地提高，但隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，隨著各種因素的增多，科技企業(yè)園區(qū)的檔案管理質(zhì)量始終沒有達到預期的效果。具體表現(xiàn)為：

1.1 檔案意識過于淺薄

檔案具備一定的保密性，尤其是科技型企業(yè)的檔案，有很多內(nèi)容，涉及企業(yè)內(nèi)部核心技術甚至行業(yè)的發(fā)展，如果沒有妥善保管，那么就有可能給科技企業(yè)帶來不可估量的負面影響。然而，當前科技企業(yè)孵化器中的工作人員，并沒有意識到這一點，換言之，他們的檔案意識過于淺薄，不能深刻意識到自己工作的重要性。當前許多檔案管理人員，依然覺得對于檔案的管理，就是將某些重要的資料合理地保存起來。這種不夠完整的檔案意識，導致他們在實際工作中，總是抱以敷衍的態(tài)度，從而影響了后續(xù)檔案的管理及使用工作。檔案保存得不完整，檔案管理混亂等現(xiàn)象，依然頻頻發(fā)生。為了解決這些難題，相關人員曾借助于信息化技術，力圖通過這種方式，讓科技企業(yè)孵化器檔案趨于科學化。然而，即便是再先進的信息化管理技術，在某些環(huán)節(jié)，也是需要人為操作的。如果從事檔案管理的人員，專業(yè)能力不夠，那么是很難發(fā)揮其積極作用的。

1.2 檔案管理人員信息化管理水平相對較低

檔案管理人員由于直接操作檔案，其專業(yè)能力的高低直接決定著科技企業(yè)孵化器檔案的質(zhì)量。在大數(shù)據(jù)時代，如果想要對科技企業(yè)孵化器檔案實施高質(zhì)量的管理，就需要借助于先進的科學技術。對于這一點，科技企業(yè)園區(qū)是非常明確的。近些年，許多科技企業(yè)也開始注重吸納一些計算機人才，希望能通過他們對信息化技術的應用，實現(xiàn)管理質(zhì)量的有效提高。但他們對于檔案的管理，也僅限于編目、文件轉發(fā)等一些基本信息，換言之，并沒有完全實現(xiàn)對檔案信息的科學化管理。由于檔案信息管理不夠完整，不夠系統(tǒng)，導致對于科技檔案信息的采集工作也不夠準確。這在一定程度上限制了科技企業(yè)園區(qū)入駐企業(yè)的發(fā)展。

2 大數(shù)據(jù)時代科技企業(yè)園區(qū)檔案信息化建設的對策

2.1 提高檔案意識

科技企業(yè)園區(qū)管理者需要深刻意識到，從業(yè)人員檔案意識對于檔案管理工作的重要性，業(yè)務能力強的檔案工作人員，在一定程度上決定了科技企業(yè)園區(qū)檔案信息化的管理成效。在實際工作中，要采用各種有效的途徑，提高管理人員的檔案意識，以便他們能夠切實認識到自己工作的重要性，從而在工作過程中，嚴格執(zhí)行國家制定的檔案工作的標準與流程，促進檔案管理意識與專業(yè)技能的“雙提升”。比如，加強對檔案管理重要性的宣傳?？梢酝ㄟ^開會傳達、文件學習等方式，讓從業(yè)人員感受到檔案意識的重要性，從而自覺抵制不良行為，堅持養(yǎng)成良好的管理習慣，為日后提高檔案管理質(zhì)量，提供必要的保障。比如，對于檔案意識相對較高，管理能力相對較強的從業(yè)者，給予適當?shù)谋頁P與激勵，以便所有人都能意識到正確管理檔案的重要性，從而在應用信息化的過程中，嚴格履行自己的責任，大家齊心協(xié)力，實現(xiàn)檔案管理質(zhì)量的有效提高[1]。比如，采用座談會的方式，邀請優(yōu)秀的檔案管理人員參加，并制定宣傳手冊，宣傳一些企業(yè)通過加強檔案管理成功實現(xiàn)增加收益減少成本的案例，讓大家對于科技企業(yè)孵化器檔案的重要性、性質(zhì)、工作內(nèi)容以及操作步驟等有更加深入的理解與認知，從而將優(yōu)秀的經(jīng)驗應用到實際工作中，久而久之，獲得檔案管理工作質(zhì)量與效果的有效提高。

2.2 統(tǒng)一檔案管理工作，提高從業(yè)人員專業(yè)能力

科技企業(yè)園區(qū)管理者，需要深刻認識到，要想提高檔案管理質(zhì)量，就需要統(tǒng)一檔案管理的工作。具體表現(xiàn)為：

首先，實施集中統(tǒng)一創(chuàng)建模式?？萍计髽I(yè)孵化器機構，多半都會受到當?shù)卣闹С?，因此財力相對比較充裕。在這種情況下，相關人員可以成立專門的檔案中心或者是總檔案室，對于自身以及在孵企業(yè)在日常管理經(jīng)營中所產(chǎn)生的各種檔案數(shù)據(jù)，進行集中的統(tǒng)一式管理，以便能夠提高檔案管理質(zhì)量。有些在孵企業(yè)的規(guī)模相對較小，涉及內(nèi)容相對較少，這就導致他們屬于自身的檔案并不多，所以也很少有能力去獨立承擔建檔工作。集中統(tǒng)一式檔案管理模式的應用，可以在很大程度上避免小企業(yè)由于能力不夠而對檔案造成的不完整或者遺失，這非常有利于檔案信息化的建設[2]。

其次，提高從業(yè)人員的專業(yè)能力。在大數(shù)據(jù)時代，科技企業(yè)園區(qū)想要在檔案管理的過程中，引用信息化建設，從而保障建檔工作得以順利地完成，就離不開一支擁有高超專業(yè)知識與專業(yè)技能的檔案人員隊伍。而要做到這一點，第一，要提高檔案管理人員的業(yè)務素質(zhì)。當前部分科技企業(yè)孵化器機構中，依然由辦公人員兼職檔案工作，由于他們的檔案業(yè)務素質(zhì)相對欠缺，在面對專業(yè)性強、復雜性大的工作時，會顯得力不從心。為了改善這一窘?jīng)r，在具體工作中，相關責任人要通過各種有效措施，提高他們的專業(yè)素質(zhì)，以便他們能夠在具備專業(yè)知識與實操技能的同時，還能沉下心來，努力鉆研檔案業(yè)務，從而促使檔案工作的作用得以充分地發(fā)揮[3]。第二，加強對檔案工作人員業(yè)務培訓的力度。在大數(shù)據(jù)時代，唯有檔案人員不斷地學習新知識，才能夠跟得上時代的步伐，因此，相關人員需要運用各種有效途徑，培養(yǎng)檔案管理人員的專業(yè)能力，尤其是信息化技術[4]。條件允許的情況下，可以聘請專家開展業(yè)務的指導，以便檔案管理人員能夠意識到自身的不足，并積極尋求途徑進行改進與調(diào)整，久而久之，實現(xiàn)工作質(zhì)量的提高[5]。同時支持檔案管理人員參加國家、省級等組織的檔案培訓、會議或者是進修學習，促使更多的檔案管理人員走到外面，學習先進的管理技術，并將其應用到工作中，有效地提升檔案信息化工作。

2.3 結合需求，選擇相對合適的檔案軟件

當前檔案信息化建設的軟件有很多，其功能也因為服務對象不同而有著明顯的差異?？萍计髽I(yè)園區(qū)在建設檔案信息化的過程中，需要考慮到自己的需求。有些規(guī)模相對較大的科技企業(yè)孵化器機構，通常會在檔案管理的過程中投入相對較多的時間與人力，然而面對有時候出現(xiàn)的時間不允許、人力不夠等不良情況，就需要考慮自動化程度相對較大的管理軟件，如此才能彌補時間與人力上的不足，實現(xiàn)管理質(zhì)量的有效提升。有些科技企業(yè)孵化器機構，考慮到市面上的管理軟件相對不安全，于是會選擇自己研發(fā)管理軟件或者是與其他專業(yè)能力相對較強的軟件公司合作研發(fā)，以便檔案管理軟件更加符合本單位的實際情況?？萍计髽I(yè)園區(qū)管理者需要深刻意識到，再好的檔案管理軟件，如果不適合自己，那么是無法充分發(fā)揮信息化技術的作用，對本單位檔案管理工作形成積極的影響。因此，在建設檔案信息化的過程中，還需要考慮到自身情況以及對軟件的需要，如此才能最大程度發(fā)揮科技的作用，實現(xiàn)檔案管理質(zhì)量的有效提高[6]。

2.4 加強對檔案信息化系統(tǒng)安全性強化的力度

與傳統(tǒng)的手工輸入模式相比，信息化技術的應用，讓檔案管理工作的質(zhì)量與效果，有了較為明顯的提高。過去需要依靠許多人力耗費許多時間需要完成的檔案管理工作，可能運用信息化模式后，一個人僅用一天就能高質(zhì)量地完成。這在很大程度上，節(jié)約了科技企業(yè)園區(qū)的人力與物力。同時，科技企業(yè)園區(qū)也要意識到，信息化技術的應用，也讓科技企業(yè)孵化器機構面臨的許多安全問題，如果不加以解決，那么勢必會影響到園區(qū)及入駐企業(yè)的正常發(fā)展。因此，在科技企業(yè)園區(qū)檔案信息化建設的過程中，相關人員還要加強對檔案信息化系統(tǒng)安全性強化的力度，通過對每個訪問級別設置訪問密碼等方式，來強化檔案系統(tǒng)的安全性。比如手動為每個用戶分配角色權限。這樣一來，在檔案管理人員登錄以后，系統(tǒng)會以通過發(fā)出通知等方式，自動去核定用戶的身份，并根據(jù)最初的設定，控制用戶的權限，以此來保障檔案信息的安全性。例如，科技企業(yè)園區(qū)檔案管理部門的人員，有權限歸納并整理科技檔案，但卻沒有權限刪除。具體分管園區(qū)入駐企業(yè)的工作人員，可以查看當前隸屬于企業(yè)的入駐資料、企業(yè)信息、項目檔案、技術圖紙等等，但卻沒有權限查閱其他部門，比如物業(yè)管理部門的檔案資料，更無權限刪除或是修改檔案。總之，科技企業(yè)孵化器機構，在引入信息化技術的時候，固然要看重其便捷性，同時也要注重安全性，如此才能更好地實現(xiàn)園區(qū)檔案管理信息化。

3 結語

綜上所述，在大數(shù)據(jù)時代，科技企業(yè)園區(qū)要想提高檔案管理工作的質(zhì)量，就需要做到與時俱進，引進檔案信息化建設技術。在檔案信息化建設的過程中，相關人員不僅要注重工作效率，更要注重安全性，如此才能充分發(fā)揮檔案的各項功能，從而推動科技企業(yè)園區(qū)及入駐企業(yè)雙發(fā)展。