大數(shù)據(jù)時(shí)代智慧檔案管理的發(fā)展研究

溫小軍 劉安吉

（杭州翱朝科技有限公司，浙江 杭州 310053）

1 智慧檔案相關(guān)概念

隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的不斷向前發(fā)展，當(dāng)前智慧檔案這一概念逐漸出現(xiàn)在了我國公共部門相關(guān)管理工作當(dāng)中，并且由于其在實(shí)際應(yīng)用中所具有的強(qiáng)大優(yōu)勢成為檔案管理工作進(jìn)行中的主要研究方向。智慧檔案是檔案信息化管理最高級形式，該項(xiàng)工作在實(shí)際進(jìn)行中可以將大數(shù)據(jù)技術(shù)、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等優(yōu)勢充分地發(fā)揮出來，對檔案中的相關(guān)信息進(jìn)行有效的整合及提取。最終實(shí)現(xiàn)智能化管理，為構(gòu)建智慧化城市提供結(jié)實(shí)的基礎(chǔ)。

2 大數(shù)據(jù)時(shí)代下智慧檔案管理的特征

由于大數(shù)據(jù)技術(shù)本身所具有的一系列優(yōu)異性能，當(dāng)檔案管理工作引入該項(xiàng)技術(shù)之后可以大大減少相關(guān)工作人員的工作量，讓各項(xiàng)管理工作進(jìn)行的更為智能化。經(jīng)過長期努力，我國公共部門當(dāng)智慧檔案管理工作在原有的數(shù)字檔案基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)了新的突破，并且結(jié)合我國實(shí)際發(fā)展創(chuàng)立了全新的智慧管理理念。根據(jù)檔案管理工作的實(shí)際需求構(gòu)建起了更加方便快捷的檔案管理模式，讓檔案管理工作的開展范圍變得更加廣泛多元化實(shí)現(xiàn)對各項(xiàng)信息的有效感知，這。些都是大智慧檔案管理工作在實(shí)際進(jìn)行中所表現(xiàn)出來的一些具體特征。

2.1 資源多元化

由于大數(shù)據(jù)技術(shù)在具體應(yīng)用時(shí)所具有的優(yōu)異性能，當(dāng)公共部門的智慧檔案管理工作引入該項(xiàng)技術(shù)之后便具備了資源多元化這一顯著特征。智慧檔案管理工作在實(shí)際進(jìn)行中相應(yīng)的技術(shù)應(yīng)用不僅可以用來對機(jī)關(guān)文書檔案、干部人事檔案等一系列內(nèi)容進(jìn)行全面整合，同時(shí)還可以對公共部門履行行業(yè)專責(zé)的專業(yè)檔案等進(jìn)行有效歸納。這些變化極大地提升了檔案管理工作的實(shí)際進(jìn)行范圍，有效提取相關(guān)信息。而在檔案管理工的具體類別上全面的涵蓋了錄音錄像、網(wǎng)頁信息、社交媒體檔案等一系列新的形式。這些變化充分地表明了我國檔案管理工作已經(jīng)步入了一個(gè)新的階段。檔案資源是智慧檔案管理工作實(shí)際進(jìn)行中的基礎(chǔ)所在，資源的實(shí)際情況可以在一定程度上對智慧檔案管理工作的智能化程度產(chǎn)生較大的影響。至于管理工作實(shí)際進(jìn)行中波及到的檔案資源數(shù)量或是種類越多，那么智慧檔案管理工作的資源內(nèi)容便會變得更加多元化。在這樣的情況下要想對其進(jìn)行合理化管理必須要?jiǎng)?chuàng)新當(dāng)前已有的管理模式，使得檔案資源管理工作在不斷開展的過程當(dāng)中能夠朝著管理多元化的方向持續(xù)邁進(jìn)。在公共部門智慧檔案管理工作實(shí)際進(jìn)行的整個(gè)過程當(dāng)中，為了使得管理工作進(jìn)行得更加全面化為其他工作提供強(qiáng)大的支撐，該項(xiàng)工作對于數(shù)據(jù)的感知方面要求更為苛刻。感知是檔案管理工作在開展中一項(xiàng)極為重要的預(yù)測能力，同時(shí)也是開展該項(xiàng)工作的重要基礎(chǔ)所在?？梢哉f沒有感知能力的智慧檔案管理工作，很難將其功能全面地發(fā)揮出來。而要想有效保障智慧檔案管理工作的感知性能就要在檔案館里各項(xiàng)活動開展中通過引入更加先進(jìn)的技術(shù)手段來使得檔案實(shí)現(xiàn)自動化管理，從而有效減少工作人員的工作量，降低相關(guān)部門在檔案管理工作中投入的資金力度。為此公共部門檔案管理人員應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格要求自身在日常工作中加大學(xué)習(xí)力度，不斷提高自身專業(yè)技能，從而擁有更為高超的管理素養(yǎng)、管理邏輯能力等。在檔案實(shí)體與互聯(lián)網(wǎng)關(guān)聯(lián)工作實(shí)際進(jìn)行時(shí)可以更加全面的感知檔案實(shí)體以及檔案中的一系列內(nèi)容。在根據(jù)實(shí)際工作需求對檔案中的數(shù)據(jù)進(jìn)行有效識別的過程當(dāng)中需要加大高新科技應(yīng)用力度，從而使檔案數(shù)據(jù)信息的深度及寬度得到有效提高。只有這樣才能夠?qū)⒅腔蹤n案管理工作的優(yōu)勢充分地發(fā)揮出來，保障智慧檔案管理工作的智能化水平。讓智慧檔案管理工作的進(jìn)行為我國經(jīng)濟(jì)的發(fā)展提供更加強(qiáng)大的動力。

2.2 綜合處置能力比較強(qiáng)

對于公共部門的智慧檔案管理工作而言，由于實(shí)際工作需求要求其在進(jìn)行中需要具備更加有效的反饋機(jī)制以及應(yīng)對機(jī)制。通過這種機(jī)制的合理使用，不但能夠使檔案管理工作的綜合處置能力得到實(shí)質(zhì)性的提高，而且還能從邏輯管理當(dāng)中找到合適的解決辦法。在這一過程當(dāng)中通過管理人員本身工作經(jīng)驗(yàn)的有效應(yīng)用對待相關(guān)信息進(jìn)行綜合性評價(jià)，從而推動智慧檔案管理工作更加有序地開展下去。充分減少過去單純地依靠人工進(jìn)行檔案管理出現(xiàn)的失誤，讓分析工作進(jìn)行得更加快速高效有序。相對于其他工作而已智慧檔案管理工作更加復(fù)雜，且需要的時(shí)間期限更為長久。為此要想有效保障該項(xiàng)工作的實(shí)際開展質(zhì)量，需要工作人員及相關(guān)部門采取有效措施加大技術(shù)引入力度。做好基礎(chǔ)技術(shù)等一系列保障工作，并且結(jié)合檔案工作管理工作的實(shí)際需求為其設(shè)立起更加統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)范。只有這樣才能夠?qū)⒅腔蹤n案管理工作的優(yōu)勢充分地發(fā)揮出來。

3 當(dāng)前智慧檔案管理工作中存在的問題

由于種種因素的影響，當(dāng)前公共部門智慧檔案管理工作在實(shí)際開展的過程當(dāng)中依然存在一些缺陷。第一，不同地區(qū)政府檔案信息化建設(shè)進(jìn)度參差不齊，很多儲存設(shè)備以及技術(shù)相關(guān)部門并沒有為其設(shè)立專門的制度對其實(shí)際應(yīng)用效果進(jìn)行有效保障。此外一些良好的設(shè)備當(dāng)前有些地區(qū)依然沒有充足的資金作為其運(yùn)行的強(qiáng)大保障，共享硬件以及數(shù)據(jù)集成的兼容性有待于進(jìn)一步提升；第二，我國公共部門在大數(shù)據(jù)時(shí)代當(dāng)中并沒有及時(shí)引入先進(jìn)的管理理念及管理方法。智慧檔案管理工作的合理應(yīng)用雖然可以在一定程度上有效減少管理工作人員的實(shí)際工作量，但是這并不意味著管理工作人員便不需要做其他任何事情。恰恰相反，該項(xiàng)變化對檔案管理人員的專業(yè)技能提出了更高的要求。但管理人員要想更好地開展工作，就必須要具備更高的數(shù)據(jù)分析專業(yè)素養(yǎng)，只有這樣才能夠?qū)⒅腔蹤n案管理工作的優(yōu)勢充分地發(fā)揮出來。為此相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)持續(xù)開展相應(yīng)課程對檔案管理工作人員的專業(yè)技能水平進(jìn)行有效培訓(xùn)，只有這樣才能夠?qū)⒏黜?xiàng)資源的作用更為充分地發(fā)揮。全面降低由于但信息化系統(tǒng)不完善而出現(xiàn)的一系列管理漏洞，有效強(qiáng)化公共部門的創(chuàng)新能力、開發(fā)能力等等。

4 大數(shù)據(jù)時(shí)代智慧檔案管理的發(fā)展策略

4.1 實(shí)現(xiàn)信息資源的共建共享

在大數(shù)據(jù)時(shí)代當(dāng)中，要想將智慧檔案管理工作的優(yōu)勢充分地發(fā)揮出來，單純地依靠某一個(gè)部門是不可能的。需要各個(gè)公共部門對一些公開的檔案信息資源進(jìn)行有效的共享以及共建，充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)本身所具有的一系列優(yōu)勢將其和互聯(lián)網(wǎng)緊密地聯(lián)系在一起，從而讓各項(xiàng)數(shù)據(jù)信息能夠相互流通，彼此交融。在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，智慧檔案管理工作在實(shí)際進(jìn)行中變得更加復(fù)雜龐大。要想有效保障檔案管理工作實(shí)際開展質(zhì)量，需要各地政府積極行動起來采取一系列有效措施充分實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)資源以及信息的整合以及共享。在過去，由于種種因素的影響各個(gè)地區(qū)政府信息建設(shè)工作開展得參差不齊。部分地區(qū)技術(shù)比較落后，各項(xiàng)數(shù)據(jù)信息傳遞效率十分低下。而由于智慧檔案管理工作本身所具有的一系列優(yōu)勢，以上問題可以通過信息資源共享共建來對其進(jìn)行合理化解決。使得不同部門在各項(xiàng)工作開展的過程當(dāng)中讓相關(guān)數(shù)據(jù)信息能夠得以更加高效快速的傳遞，為彼此提供便捷的數(shù)據(jù)支撐。同時(shí)對于智慧檔案管理工作而言，通過各項(xiàng)段資源的實(shí)際情況對其進(jìn)行有效的分類整理，可以全面解決過去檔案資源管理工作在實(shí)際開展中難儲存難分類等一系列問題。使檔案管理工作進(jìn)行的更為智能化，將一些人們可能忽略的信息挖掘出來。借助于一些網(wǎng)絡(luò)平臺對海量的數(shù)據(jù)進(jìn)行合理化登記儲存以及管理，讓工作服務(wù)開展得更加高效，由被動文件服務(wù)轉(zhuǎn)化為主動文件服務(wù)。

4.2 建立檔案云，實(shí)現(xiàn)資源整合

就當(dāng)前而言，為了有效保障智慧檔案管理工作進(jìn)行質(zhì)量，相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)結(jié)合自身檔案管理工作開展實(shí)際需求在部門內(nèi)部建立起檔案云。通過檔案云作用的正常發(fā)揮來實(shí)現(xiàn)對各項(xiàng)數(shù)據(jù)資源的整合活動。在公共部門當(dāng)前已有的各項(xiàng)管理工作的基礎(chǔ)上建立起更為高效的管理模式，從而滿足更高智能管理的實(shí)際需求。公共部門可以基于云計(jì)算技術(shù)設(shè)立起更加方便快捷的檔案云，通過計(jì)算機(jī)作用的正常發(fā)揮將其服務(wù)系統(tǒng)以及信息檔案建設(shè)到網(wǎng)絡(luò)的云端當(dāng)中，對各項(xiàng)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行有效融合。通過這樣的方式不僅可以充分減少智慧檔案信息管理工作在實(shí)際進(jìn)行中所需要投入的經(jīng)濟(jì)費(fèi)用，同時(shí)還能夠?yàn)橄嚓P(guān)工作人員提供更加高效快捷的信息查詢服務(wù)。不但如此在智慧檔案管理工作進(jìn)行中結(jié)合其實(shí)際應(yīng)用需求為其融入物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，可以實(shí)現(xiàn)對實(shí)體檔案的有效管理。將互聯(lián)網(wǎng)和檔案卷密切地聯(lián)系起來，全面實(shí)現(xiàn)相關(guān)信息的交換。使得管理工作在進(jìn)行中變得更加智能高效化，將軟件硬件構(gòu)建成為一個(gè)強(qiáng)大的物聯(lián)網(wǎng)，從中感知檔案的實(shí)際應(yīng)用狀態(tài)以及周邊環(huán)境的各項(xiàng)參數(shù)，使得智慧檔案的管理效率水平變得更加高效。此外通過大數(shù)據(jù)技術(shù)可以對各項(xiàng)信息資源實(shí)現(xiàn)高效挖掘，快速選出人們需要的數(shù)據(jù)信息，更好的服務(wù)于黨務(wù)辦公以及民生服務(wù)工作。

5 結(jié)束語

綜合文章上面所描述的內(nèi)容，隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的持續(xù)性突破，公共部門應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步加大智慧管理檔案管理工作的重視力度。制定起各個(gè)行業(yè)的檔案管理規(guī)定，有效提高我國檔案管理水平。