企業(yè)人事檔案管理工作的運用與創(chuàng)新

殷 鋮

（中國石化銷售股份有限公司山東石油分公司，山東 濟南 250014）

1 引言

隨著市場經(jīng)濟的不斷發(fā)展，企業(yè)面臨的競爭壓力不斷增大，因而開始完善企業(yè)內(nèi)部管理機制，不僅形成了全新的內(nèi)部管理措施，也加強了對檔案管理的關(guān)注度。在企業(yè)的檔案管理工作中，人事檔案屬于常見的檔案類型，詳細記錄著人事的變動與基礎(chǔ)信息，能夠為所有職位的調(diào)動安排形成基礎(chǔ)依據(jù)，對企業(yè)的人才考察和選拔有著非常重要的意義。

2 企業(yè)人事檔案管理工作的作用

2.1 協(xié)助企業(yè)管理層決策

一個企業(yè)的發(fā)展，離不開企業(yè)管理層的良好決策，而企業(yè)管理層在決策的過程當中，必須考慮到企業(yè)本身的發(fā)展情況，而企業(yè)的人才發(fā)展情況也是企業(yè)管理層在決策過程當中所必須考慮到的關(guān)鍵性部分。例如，企業(yè)在發(fā)展的過程當中，必然需要思考企業(yè)需要什么樣的人才，企業(yè)未來的發(fā)展過程中又需要多少人才，而這些內(nèi)容都需要通過人事檔案管理工作來進行配合。除此之外，企業(yè)在進行戰(zhàn)略決策的過程當中，必須要對企業(yè)的人才情況進行一定的考量。例如，某企業(yè)決定進行項目合作之時，必然要對項目的數(shù)量進行一定的限制，否則超出企業(yè)的承受能力，則會導致項目合作失敗。此時，企業(yè)就需要借助人事檔案管理工作來對企業(yè)的人才進行評估，以便于衡量出企業(yè)在一段時間內(nèi)的項目合作數(shù)量限度。而對于人資管理工作而言，正是因為有了人事檔案管理工作，才能夠良好地預(yù)測出企業(yè)所需要的人才，同時對企業(yè)現(xiàn)有的人才，進行一定的評估。一旦發(fā)現(xiàn)目前企業(yè)現(xiàn)有的人才出現(xiàn)問題，還可以進一步進行解決，避免企業(yè)出現(xiàn)人才損失。

2.2 確保人力資源信息的真實性

完整的人事檔案能夠增強企業(yè)人力資源數(shù)據(jù)信息的真實性、可靠性，確保企業(yè)在發(fā)展過程中能夠準確了解每一位員工的工作能力，并為其分配合適的工作崗位和內(nèi)容，有助于提升日常工作的效率和質(zhì)量。如某公司的人力資源管理部門工作人員，堅持以認真負責的工作態(tài)度開展人事檔案的整理工作，結(jié)合大數(shù)據(jù)技術(shù)對傳統(tǒng)紙質(zhì)人事檔案進行更新，針對企業(yè)人員流動情況及時補充人資檔案信息，確保企業(yè)內(nèi)部每一位員工的人事檔案都得以詳細記錄在案，從而為員工“各盡其能”起到了很好的作用。此外，還要做好人事檔案的備份工作，紙質(zhì)檔案和電子檔案雙管齊下，避免由于人為因素或病毒入侵等情況造成人事檔案失真、缺失等問題。

2.3 優(yōu)化人資管理工作

人資管理工作當中的人事檔案管理，不僅為人資管理工作提供基礎(chǔ)的數(shù)據(jù)信息，更重要的是它能夠促進企業(yè)中不同部門之間的信息共享?，F(xiàn)代化的人事檔案管理工作并不是傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔的存儲，許多企業(yè)在人資管理系統(tǒng)當中，都單獨開辟了人事檔案管理區(qū)域。人資管理系統(tǒng)當中的人事檔案管理，讓各個部門之間的信息不再閉塞，信息的交流能夠讓各個部門和各個組織之間更加自由和快速地進行人員的調(diào)配。

3 企業(yè)人事檔案管理工作現(xiàn)狀

3.1 人事檔案重視度不足

雖然檔案管理在新時期的企業(yè)發(fā)展當中扮演著非常重要的角色，能夠為企業(yè)經(jīng)營活動的開展形成基礎(chǔ)信息依據(jù)，但人事檔案卻并未得到企業(yè)的重視，無論是人事檔案方面的設(shè)備還是資金投入都非常不足。一些企業(yè)雖然引進了先進的電子信息設(shè)備，但由于檔案管理人員的素質(zhì)跟不上實踐需求，因而不能展開高質(zhì)量的人事檔案管理，僅能夠從事一些基礎(chǔ)的檔案管理工作，整個檔案管理流程缺乏對電子信息設(shè)備的充分應(yīng)用，因而難以推動檔案管理朝著信息化的方向發(fā)展。同時，不少企業(yè)都存在員工檔案意識薄弱的情況，檔案信息填寫不健全、更新不及時，導致檔案交接和使用都較為麻煩，給檔案管理的科學化發(fā)展造成了諸多阻礙。

3.2 企業(yè)管理手段有待優(yōu)化

由于企業(yè)對人事檔案管理工作沒有給予足夠的重視，人事管理工作的制度存在一定的不足，人事管理的設(shè)備也比較缺乏。企業(yè)的人才管理手段比較落后，缺乏一定的先進性和專業(yè)性，與這個經(jīng)濟科技極速發(fā)展的時代很不相符。其次，企業(yè)的管理內(nèi)容種類比較少。人事檔案只是基礎(chǔ)地記錄人員的姓名、年齡、學歷等基本信息，對于人才在工作中積累的經(jīng)驗以及在各個企業(yè)的工作經(jīng)歷、工作歷程的記錄并不詳細。這樣難以對人員進行客觀合理的評價，只憑一些基礎(chǔ)的信息也難以對人才進行進一步的了解，導致企業(yè)在安排任務(wù)以及合理運用人才的過程中出現(xiàn)一定的困難，在一定程度上對企業(yè)造成一定的損失。最后，科學技術(shù)的運用比較少。人事檔案管理工作中，大多還采取人工記錄的方法，很大程度上缺乏一定的專業(yè)性與精準度，這樣也就會導致人員的檔案信息出現(xiàn)一些誤差與問題，使人事檔案管理缺乏科學性與精準性。

3.3 管理人員素質(zhì)不足

人事檔案管理是一項政策性、專業(yè)性較強的工作，管理人員需要具備過硬的業(yè)務(wù)素質(zhì)，但目前很多企業(yè)人事檔案管理人員素質(zhì)參差不齊。首先，人事檔案管理人員上崗前，企業(yè)沒有考量其勝任能力，也未進行專業(yè)培訓和指導，使他們對其工作職責認知模糊，對檔案管理工作敷衍了事。其次，很多企業(yè)人事檔案管理人員身兼數(shù)職，既無時間和精力投入到人事檔案管理工作中，也無閑暇學習專業(yè)的檔案管理知識。他們只應(yīng)付基本的檔案工作，如及時轉(zhuǎn)遞、歸檔材料等，根本談不上對專業(yè)性內(nèi)容，如信息審核認定、真假辨別等的學習和整理，更不可能利用和開發(fā)信息化技術(shù)進行人事檔案管理。再次，有些員工認為人事檔案管理工作崗位缺乏挑戰(zhàn)性和升職空間，只是抱著短期過渡的目的，工作崗位頻頻更換，使得長期有經(jīng)驗的人事檔案管理人員缺乏。員工素質(zhì)參差不齊給企業(yè)人事檔案管理工作留下較多隱患，大大影響了人事檔案管理的水平。

4 企業(yè)人事檔案管理工作的運用與創(chuàng)新策略

4.1 深化人事檔案管理意識

人事檔案不僅與員工的升遷、薪酬有著直接聯(lián)系，還關(guān)系到企業(yè)的人才挖掘與崗位調(diào)動。企業(yè)應(yīng)當加強對人事檔案管理的重視程度，優(yōu)先強化檔案管理部門的人事檔案管理觀念，推動檔案管理部門整體性優(yōu)化人事檔案管理流程，為其提供先進的檔案管理設(shè)備與設(shè)施，保障人事檔案管理的科學化運行。同時，還有必要提高所有員工的人事檔案管理意識，要求檔案管理部門之外的其他部門人員也需要形成良好的人事檔案認知，能夠主動配合人事檔案管理工作的開展，及時更新檔案信息，確保人事檔案管理的完善性與準確性。

4.2 創(chuàng)新人事檔案管理工作方法

企業(yè)一定要在人事檔案管理工作中加強科技化，從而提高管理的精準度。例如，企業(yè)在進行人事檔案管理工作的過程中要加大管理的力度，投入一定的經(jīng)濟與科技的支持，以便能夠滿足企業(yè)在發(fā)展過程中的需要。科技化與我們的生活息息相關(guān)，企業(yè)在進行檔案記錄的過程中可以增加一些科技記錄，也能夠在一定程度上提高人事檔案管理的效率，為企業(yè)發(fā)展節(jié)約時間，做到在最短的時間內(nèi)完成最多的工作任務(wù)。企業(yè)需要加大力度引進先進的資源設(shè)備，這樣可以將難以識別的圖片或者是晦澀難懂的文字轉(zhuǎn)換成數(shù)據(jù)，方便人們進行觀察與判斷，也可以為員工減少一定的工作量，從而減輕員工的工作壓力，讓員工將自己更多的精力投入到更有需要的地方。將科技化融入人事檔案管理工作中，能夠更長時間、更加有效地保存檔案，增強其保密性與安全性，保護人事隱私，也能夠通過信息技術(shù)為企業(yè)人事檔案的管理工作提供更加有效的服務(wù)與保障。

4.3 提升工作人員綜合素養(yǎng)

無論是哪一個部門的工作都需要工作人員優(yōu)秀的綜合素養(yǎng)進行支持。許多企業(yè)的人事檔案管理工作，被認為是一項可有可無的工作，因此，從事這項工作的員工不受重視，而且其綜合素質(zhì)也十分堪憂。但是正如前文所述，人事檔案管理在人資管理當中起著非?；A(chǔ)性的作用，而且它對于企業(yè)的決策，以及人資管理的發(fā)展，都有著重要的意義，因此，重視人事檔案管理工作員工的素質(zhì)也是非常重要的。這就需要企業(yè)在進行人事檔案管理工作人員招聘的過程當中，積極對相關(guān)工作人員的素質(zhì)進行考核，嚴格遴選。除此之外，還應(yīng)該對人事檔案管理工作人員進行必要的培訓。對于人事檔案管理工作人員而言，不僅需要具備檔案管理的工作技能，還應(yīng)該具有人資管理的工作技能，因此，該項工作的難度并不低。

4.4 構(gòu)建人事檔案信息管理系統(tǒng)

數(shù)字信息時代的發(fā)展，對于檔案管理工作來說是非常大的契機，建立信息化管理系統(tǒng)刻不容緩。應(yīng)用計算機等信息化設(shè)備進行人事檔案管理，可以減輕勞動強度，提高工作效率。首先，應(yīng)建立完善的人事檔案數(shù)據(jù)庫，分析和整理數(shù)據(jù)，整合資料數(shù)據(jù)，使得這些數(shù)據(jù)信息可以在企業(yè)人力資源管理中得到運用。其次，通過先進的信息技術(shù)強化人事檔案信息化建設(shè)，加強人事檔案工作人才的交流與服務(wù)，實現(xiàn)資源共享。最后，利用先進的數(shù)字技術(shù)，實現(xiàn)人事檔案的數(shù)字化處理，提升檔案的準確性，保證檔案的真實性，有效提升檔案管理的效率。

4.5 注重企業(yè)人事檔案信息安全管理

網(wǎng)絡(luò)給人事檔案管理帶來諸多益處的同時，也影響人事檔案信息安全，企業(yè)要做好人事檔案信息安全管理。首先，完善人事檔案信息安全管理法規(guī)、標準及保障應(yīng)急機制，提升人事檔案信息安全管理處置能力，確保各項制度高效有序執(zhí)行。如使用人事檔案時加大信息審批控制，設(shè)置不同級別使用權(quán)限，全方位保護個人隱私信息。其次，強化人事檔案信息安全管理人員的安全意識、責任意識和保密意識，多渠道對檔案管理人員進行信息安全管理培訓，普及網(wǎng)絡(luò)安全知識。再次，利用安全技術(shù)手段防范數(shù)據(jù)損壞、丟失或人為篡改。如通過備份電子檔案、實時監(jiān)控信息設(shè)備、定時查殺木馬病毒等技術(shù)措施來防范安全風險。

5 結(jié)束語

總之，人力資源在企業(yè)日益競爭的環(huán)境中發(fā)揮越來越大的價值，人事檔案管理作為人力資源管理中非常重要的組成部分，其價值也不斷提升，人事檔案管理在企業(yè)中發(fā)揮的作用越來越大。因此，應(yīng)該采用新的人事檔案管理理念，總結(jié)經(jīng)驗，利用新的技術(shù)和方法，提升管理人員整體素質(zhì)，促進人事檔案管理質(zhì)量的提升。