基于合同管理的財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)構(gòu)建

梅日龍

(浙江嘉科新能源科技有限公司，浙江 嘉興 314000)

新技術(shù)發(fā)展驅(qū)動(dòng)下，促使會(huì)計(jì)工作全面改革，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)信息化的轉(zhuǎn)變。合同管理為符合新時(shí)代、新技術(shù)的要求，也隨之面臨技術(shù)變革，受云會(huì)計(jì)、大數(shù)據(jù)技術(shù)及“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)的影響，傳統(tǒng)合同管理的也開(kāi)始信息化轉(zhuǎn)變[1]。具體需要基于合同管理構(gòu)建一套完善的財(cái)務(wù)信息管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)的構(gòu)建充分發(fā)揮出了大數(shù)據(jù)技術(shù)及云計(jì)算技術(shù)所具備的優(yōu)勢(shì)特點(diǎn)，來(lái)對(duì)合同實(shí)施信息化管理。合同管理信息化系統(tǒng)在功能上要求能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)整個(gè)項(xiàng)目的全周期、全流程覆蓋，在流程操作上可實(shí)現(xiàn)對(duì)合同從簽訂、管理、履約至查詢追蹤的全程控制，促使企業(yè)合同管理具備智能化、信息化特性。基于合同管理的財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)構(gòu)建，不但能夠切實(shí)提升企業(yè)合同管理的效率及質(zhì)量，還將在此基礎(chǔ)上有效防控對(duì)合同管理過(guò)程中可能產(chǎn)生的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。

一、當(dāng)前企業(yè)合同管理現(xiàn)狀

1.合同管理效率不高，協(xié)同溝通功能不全

當(dāng)企業(yè)行為生效時(shí)，為切實(shí)保證企業(yè)本身權(quán)益，通常企業(yè)會(huì)在合同發(fā)起部門(mén)基礎(chǔ)上，組建多種不同性質(zhì)的管理類部門(mén)，由此針對(duì)企業(yè)行為當(dāng)中，具備獨(dú)特表現(xiàn)形式的合同內(nèi)容進(jìn)行利弊分析及修訂，期望能夠在企業(yè)持續(xù)發(fā)展當(dāng)中，有效控制及不斷降低相應(yīng)風(fēng)險(xiǎn)。然而在實(shí)際執(zhí)行當(dāng)中，因?yàn)槠髽I(yè)單方面設(shè)立多樣化的部門(mén)，所承擔(dān)的主體責(zé)任也差異明顯，且各部門(mén)相互間處于平行管理狀態(tài)，由此直接造成多個(gè)部門(mén)間對(duì)合同條款內(nèi)容認(rèn)識(shí)差異也越來(lái)越明顯。最終很有可能致使合同內(nèi)容評(píng)審久評(píng)不下的情況，從而引發(fā)合同發(fā)起部門(mén)不斷督促的情況出現(xiàn)，最終導(dǎo)致項(xiàng)目不了了之。從本質(zhì)而言，企業(yè)設(shè)立管理部門(mén)目的在于風(fēng)險(xiǎn)控制，保障企業(yè)穩(wěn)步發(fā)展，但由于缺乏行之有效的管理舉措及溝通模式，反而成為企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展的阻礙。為此，就必須建立相應(yīng)的管理系統(tǒng)來(lái)達(dá)成各部門(mén)的協(xié)同溝通，由此才能提升合同管理效能。

2.合同信息內(nèi)容管理滯后，信息數(shù)據(jù)歸集困難

多數(shù)企業(yè)在合同管理中，進(jìn)行數(shù)據(jù)信息歸集分析時(shí)，至今仍然采用常規(guī)的Word、Excel等辦公軟件來(lái)進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)及處理。然而在實(shí)際的合同信息數(shù)據(jù)歸集管理當(dāng)中，通常因?yàn)椴煌块T(mén)對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)信息內(nèi)容的需求及數(shù)據(jù)內(nèi)容格式的要求不一致、采集歸集形式不統(tǒng)一等，導(dǎo)致企業(yè)合同發(fā)起部門(mén)在具體合同執(zhí)行當(dāng)中，難以和上級(jí)管理部門(mén)最終達(dá)成統(tǒng)一的信息數(shù)據(jù)采集模式，最終引發(fā)多種統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬及數(shù)據(jù)格式并存，不但直接影響企業(yè)信息化的整體管理，同時(shí)對(duì)管理者及時(shí)有效獲取信息造成直接影響[2]。最主要的是將因此加劇企業(yè)不同部門(mén)關(guān)于合同管理的工作壓力，增大企業(yè)的內(nèi)部辦公成本。

3.合同管理對(duì)財(cái)務(wù)信息反饋不足、風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警落后

當(dāng)前多數(shù)企業(yè)采用的合同管理體系，難以及時(shí)有效的將合同與財(cái)務(wù)信息達(dá)成有機(jī)整合。在實(shí)際操作當(dāng)中，通常合同發(fā)起部門(mén)需將合同的執(zhí)行進(jìn)度借助票據(jù)、首付款及財(cái)務(wù)情況進(jìn)行交流溝通。然而企業(yè)合同管理和財(cái)務(wù)管理缺乏系統(tǒng)支撐，并且財(cái)務(wù)信息本身也難以借助合同系統(tǒng)直接反饋于合同發(fā)起部門(mén)，再加上系統(tǒng)本身獨(dú)立性及人員的分散性，直接導(dǎo)致系統(tǒng)交流難以達(dá)成理論層面的互動(dòng)。并且在相應(yīng)的合同簽訂、評(píng)審及執(zhí)行當(dāng)中，多數(shù)管理部門(mén)本身難以發(fā)揮相應(yīng)監(jiān)管職責(zé)，通常在風(fēng)險(xiǎn)產(chǎn)生時(shí)，管理部門(mén)才作出相應(yīng)反應(yīng)，表現(xiàn)出明顯的風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警落后。

二、基于合同管理的財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)構(gòu)建

1.系統(tǒng)功能概述

構(gòu)建合同管理的財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)，重點(diǎn)在于強(qiáng)化對(duì)合同的科學(xué)管理，在執(zhí)行上需對(duì)多類型合同簽訂條件、合同執(zhí)行的經(jīng)濟(jì)范圍、所需嚴(yán)格遵循的條件等加以明確，同時(shí)還需明晰如何有效監(jiān)督合同執(zhí)行等內(nèi)容。而在系統(tǒng)功能上，則需將合同管理中的管理程序、制度及人員權(quán)限納入其中，同時(shí)還需考慮系統(tǒng)功能的交互性，需將合同的細(xì)化內(nèi)容、線上審核、線下審批、合同執(zhí)行進(jìn)度、進(jìn)度推進(jìn)及到期提醒、歸檔及臺(tái)賬信息等，由此形成一套全項(xiàng)目、全流程、全周期覆蓋的系統(tǒng)(如圖1)。

圖1 基于合同管理的企業(yè)財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)功能圖

2.系統(tǒng)運(yùn)行流程(附流程圖)

結(jié)合以上合同管理財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)的功能描述，對(duì)于該系統(tǒng)的操作運(yùn)行流程，設(shè)定為合同簽訂階段、合同管理階段、合同履約階段、查詢跟蹤系統(tǒng)幾個(gè)方面(如圖2)。這套流程在實(shí)際應(yīng)用當(dāng)中，需要事先對(duì)原有合同管理方式及流程實(shí)施優(yōu)化改善，然后由此融入到該系統(tǒng)當(dāng)中。在系統(tǒng)最終搭建完成后，需要實(shí)施多次測(cè)試與評(píng)估，并結(jié)合測(cè)評(píng)結(jié)果來(lái)進(jìn)行程序優(yōu)化，由此才能真正達(dá)成全項(xiàng)目、全流程及全周期的合同財(cái)務(wù)信息管理系統(tǒng)。

圖2 基于合同管理的財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)流程

(1)合同簽訂階段

由企業(yè)合同發(fā)起部門(mén)進(jìn)行立項(xiàng)申請(qǐng)，由此對(duì)合同合作部門(mén)實(shí)施資信調(diào)查，并對(duì)受約方展開(kāi)談判。在最終合同內(nèi)容通過(guò)談判確定后，由合同管理部門(mén)擬定合同文本，并將各種要素導(dǎo)入合同管理系統(tǒng)當(dāng)中，再由企業(yè)內(nèi)多個(gè)部門(mén)(法律、紀(jì)委、財(cái)務(wù)管理、技術(shù)主管等多部門(mén))審批合同內(nèi)容條款的合法、合規(guī)及可執(zhí)行性，在最終審核完畢后，由系統(tǒng)生成最終的審查表格。審查表格填寫(xiě)完畢，交由各個(gè)部門(mén)共同審核確認(rèn)簽字實(shí)施復(fù)核，復(fù)核工作主要是圍繞合同的簽訂主體、內(nèi)容、履約方式、期限、應(yīng)盡職責(zé)及義務(wù)展開(kāi)論證，最終通過(guò)系統(tǒng)自動(dòng)出具復(fù)核表，由此即可認(rèn)定合同通過(guò)審核，可進(jìn)行合同簽訂，然后進(jìn)入合同管理階段。

(2)合同管理階段

合同簽訂后，需做好對(duì)合同的管理工作，在管理當(dāng)中系統(tǒng)也將自動(dòng)進(jìn)行識(shí)別，并生成相應(yīng)的臺(tái)賬記錄，這一操作只需合同管理工作人員在后臺(tái)點(diǎn)擊錄入即可完成。合同的錄入包含多方面信息，如雙方基本資料、簽訂的金額、約定的時(shí)間、款項(xiàng)收支賬號(hào)、質(zhì)押金等。然后將合同文本以電子掃描形式上傳系統(tǒng)，并由系統(tǒng)設(shè)定待辦工作模塊，設(shè)置自動(dòng)履約提醒等內(nèi)容操作，然后進(jìn)入合同履約階段。

(3)合同履約階段

在合同履約階段當(dāng)中，合同管理系統(tǒng)提醒功能模塊將自動(dòng)設(shè)定合同期限前十天進(jìn)行提醒，由經(jīng)辦人按時(shí)辦理相應(yīng)的履約程序，由此促使合同履約盡快達(dá)成，從而更早的完成收付款事項(xiàng)。在款項(xiàng)收支上，可由系統(tǒng)出具催款通知書(shū)、收付款合同計(jì)劃執(zhí)行表等，在自行打印后嚴(yán)格依照流程進(jìn)行辦理。將收付款表格以向上申請(qǐng)的形式直接上傳至財(cái)務(wù)部門(mén)，然后在財(cái)務(wù)部門(mén)收取申請(qǐng)表后，借助合同管理系統(tǒng)的審核功能展開(kāi)財(cái)務(wù)審核，并執(zhí)行合同收付款操作，由此合同管理系統(tǒng)也將同步收付款事項(xiàng)進(jìn)度，最終進(jìn)入查詢跟蹤階段。

(4)查詢跟蹤階段

基于合同管理的財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)，具備完善的數(shù)據(jù)信息查詢功能，能夠在相應(yīng)權(quán)限之下隨時(shí)實(shí)現(xiàn)跟蹤查詢合同履約情況及進(jìn)度情況，并且還可在此基礎(chǔ)上針對(duì)合同執(zhí)行的效果進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，并對(duì)進(jìn)度滯后的情況做好提前預(yù)警。如果在合同執(zhí)行當(dāng)中出現(xiàn)金額超出合同簽訂金額的情況，則系統(tǒng)將自動(dòng)識(shí)別并要求合同變更，后續(xù)提前相關(guān)方面簽訂相應(yīng)的補(bǔ)充合同。補(bǔ)充合同的流程和正常合同一致，但須在系統(tǒng)當(dāng)中選取合同補(bǔ)錄功能。后續(xù)一系列操作執(zhí)行完成后，由相關(guān)人員實(shí)施合同歸檔處理，歸檔后所有流程即處理完畢。

三、基于合同管理的財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)實(shí)用價(jià)值

1.提升合同管理效率

合同簽訂完后，各個(gè)部門(mén)都將由此納入到合同執(zhí)行的全生命周期當(dāng)中，一旦項(xiàng)目本身的執(zhí)行周期過(guò)長(zhǎng)，相應(yīng)的操作流程也繁雜異常，則勢(shì)必將由此產(chǎn)生大量的信息數(shù)據(jù)。而通過(guò)財(cái)務(wù)信息合同管理系統(tǒng)來(lái)處理此類實(shí)現(xiàn)則變得更加便捷，對(duì)于信息數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)、分析及處理更加高效，必將極大的提升合同管理的整體效率水平。即便是在合同管理過(guò)程中，突發(fā)異常狀況，可以通過(guò)系統(tǒng)權(quán)限的設(shè)置來(lái)及時(shí)獲取相應(yīng)的信息，并經(jīng)過(guò)系統(tǒng)核算分析及時(shí)制定及給出可視化的處理決策[3]。比如合同管理人員可通過(guò)所具備的管理權(quán)限，并借助財(cái)務(wù)云平臺(tái)移動(dòng)客戶端或智能移動(dòng)APP來(lái)實(shí)現(xiàn)相關(guān)信息的獲取，并且還可結(jié)合合同的細(xì)化分類來(lái)展開(kāi)細(xì)化查詢，生成相應(yīng)的合同報(bào)告，促使合同管理更為便捷、有效。

2.切實(shí)提升合同管理水平

基于合同管理的財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)構(gòu)建，真正實(shí)現(xiàn)了合同管理的信息化轉(zhuǎn)變。如今系統(tǒng)操作模式下，合同管理人員的操作趨于規(guī)范化，促使合同管理的水平直線攀升。比如在具體的合同執(zhí)行當(dāng)中，可通過(guò)系統(tǒng)設(shè)置明確的到期提醒功能，在合同管理履約期限即將到達(dá)的前十天，自動(dòng)對(duì)相關(guān)合同管理人員進(jìn)行提醒，在進(jìn)行提醒的內(nèi)容上，涵蓋到期時(shí)間、需支付金額等。還可針對(duì)合同管理的關(guān)鍵點(diǎn)及重要事項(xiàng)實(shí)施預(yù)警，從而輔助財(cái)務(wù)人員進(jìn)行財(cái)務(wù)規(guī)劃，強(qiáng)化財(cái)務(wù)分析和決策提供重要支撐[4]。借助合同管理系統(tǒng)，合同的相關(guān)信息也將依托網(wǎng)絡(luò)途徑來(lái)獲得實(shí)時(shí)反饋，這樣不但能夠切實(shí)增強(qiáng)對(duì)合同的實(shí)時(shí)管理，從而有效拓展合同信息渠道的拓展，從而切實(shí)保障合同信息內(nèi)容的真實(shí)有效性；由此，也能夠給企業(yè)的商務(wù)談判及財(cái)務(wù)預(yù)算提供非常詳細(xì)的信息支撐。

3.實(shí)現(xiàn)合同全生命周期管理

在合同管理系統(tǒng)構(gòu)建前，常規(guī)的合同管理模式難以達(dá)成對(duì)所簽合同的統(tǒng)一監(jiān)控及管理，也無(wú)法及時(shí)反饋合同執(zhí)行信息，因此合同管理及所指定的合同管理制度幾乎都形同虛設(shè)。而構(gòu)建合同管理系統(tǒng)后，真正實(shí)現(xiàn)了對(duì)合同實(shí)施全生命周期管理的自動(dòng)化管理模式，在內(nèi)容上涵蓋了合同簽訂、審核、審批、臺(tái)賬錄入、合同執(zhí)行、監(jiān)督、查詢及統(tǒng)計(jì)分析、歸檔處理等多個(gè)環(huán)節(jié)，真正實(shí)現(xiàn)了對(duì)合同的全面、規(guī)范化管理。

4.構(gòu)建了高效權(quán)限控制體系

基于合同管理的財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)，在功能效用上相比一些傳統(tǒng)的合同管理，其主要差異在于功能模塊的控制權(quán)限方面。促使合同管理人員的操作方式由以往紙質(zhì)形式向著信息化的系統(tǒng)管理轉(zhuǎn)變。需注意的是，盡管權(quán)限控制體系較為完善，但是在實(shí)際操作當(dāng)中，需充分考慮相關(guān)政策的操作性及可執(zhí)行性，由此來(lái)嚴(yán)格控制每位系統(tǒng)使用人員管理權(quán)限。比如相關(guān)操作人員肩負(fù)不同職責(zé)時(shí)，需為此類人員設(shè)置不同的權(quán)限，這種權(quán)限分化的方式將極大的降低和控制合同管理可能產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn)。最后，在設(shè)置合同管理權(quán)限中，需促使管理人員角色信息、操作權(quán)限、功能模塊等多方面互為結(jié)合，并且也需對(duì)未獲得權(quán)限的管理模塊實(shí)施強(qiáng)化管控，所有未經(jīng)授權(quán)的人員無(wú)權(quán)訪問(wèn)，由此才能充分保障合同的保密性。

四、基于合同管理的財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)功能優(yōu)化思路

1.搭建大數(shù)據(jù)資信數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)簽約對(duì)象資信全面分析

依托大數(shù)據(jù)技術(shù)搭建資信數(shù)據(jù)庫(kù)很有必要，比如可在合同前期簽訂的調(diào)查階段，通過(guò)大數(shù)據(jù)技術(shù)來(lái)進(jìn)行數(shù)據(jù)采集，直接從云平臺(tái)、互聯(lián)網(wǎng)層面采集充分的合同調(diào)查對(duì)象資信數(shù)據(jù)，內(nèi)容上涵蓋對(duì)方的基本資料、項(xiàng)目情況、相關(guān)合同及資金統(tǒng)計(jì)、執(zhí)行進(jìn)度、款項(xiàng)收支執(zhí)行進(jìn)度、合同狀態(tài)以及金額統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)等，最主要的是針對(duì)合同簽約對(duì)象的財(cái)務(wù)年報(bào)、稅務(wù)信息、業(yè)務(wù)情況等數(shù)據(jù)，由此實(shí)現(xiàn)對(duì)合同簽約對(duì)象的調(diào)查更為全面、科學(xué)及準(zhǔn)確。與此同時(shí)，還可采用大數(shù)據(jù)技術(shù)來(lái)收集簽約對(duì)象的資質(zhì)、信譽(yù)及綜合能力等實(shí)施評(píng)估，分析其競(jìng)爭(zhēng)力及潛在風(fēng)險(xiǎn)，并采取準(zhǔn)確的信用級(jí)別來(lái)對(duì)簽訂對(duì)象實(shí)施準(zhǔn)確的等級(jí)劃分，這樣才能夠在合同簽訂當(dāng)中，提供充分的決策支撐，最終有效的規(guī)避合同簽訂風(fēng)險(xiǎn)[5]。

2.增設(shè)合同起草及初審功能，搭建合同風(fēng)險(xiǎn)數(shù)據(jù)庫(kù)

在合同管理系統(tǒng)當(dāng)中增設(shè)合同內(nèi)容起草功能，由此可采取多種方式達(dá)成信息內(nèi)容的錄入。首先是標(biāo)準(zhǔn)合同形式錄入。操作者只需要選取相應(yīng)的合同類型后，再進(jìn)行合同關(guān)鍵要素填寫(xiě)即可生成所需的合同文檔內(nèi)容。其次是框架式的合同錄入?？梢詫⒁恍┏Ｒ?guī)使用較為頻繁的合同文檔，依照某種固定的框架進(jìn)行列示，由此從數(shù)據(jù)庫(kù)當(dāng)中提取可供備選的款項(xiàng)，然后在此基礎(chǔ)上可直接選取框架及合同細(xì)化條款來(lái)生成最終的合同內(nèi)容。最后，為了有效預(yù)防合同內(nèi)容的填寫(xiě)不夠完整和規(guī)范，有必要增設(shè)合同草稿階段的審批流程，這一操作可由系統(tǒng)自動(dòng)進(jìn)行數(shù)據(jù)庫(kù)及合同樣本的檢索來(lái)完成，由此能夠極大地規(guī)范合同文本、輔助相關(guān)人員實(shí)現(xiàn)對(duì)合同內(nèi)容的完善和補(bǔ)充，大大縮減審核時(shí)間成本。

3.實(shí)施合同的全過(guò)程數(shù)據(jù)分析利用，切實(shí)強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)防控

針對(duì)合同的數(shù)據(jù)分析利用非常重要，屬于歸檔管理分析的范疇。因此就可以借助網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)來(lái)達(dá)成合同文檔的電子、信息化管理，具體可將合同文本及相應(yīng)的文檔材料轉(zhuǎn)變?yōu)槲淖?、圖像及電子文件形式存儲(chǔ)于云平臺(tái)中，由此完善數(shù)據(jù)庫(kù)，給大數(shù)據(jù)分析提供充分的結(jié)構(gòu)化、非結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)支撐。并且，在深度分析合同管理數(shù)據(jù)過(guò)程中，可充分借助網(wǎng)絡(luò)爬蟲(chóng)、Web信息采集及ETL信息處理等技術(shù)從網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)收集多維度下的信息數(shù)據(jù)集，再借助數(shù)據(jù)分類管理的形式進(jìn)行數(shù)據(jù)類型的精準(zhǔn)劃分。通過(guò)此種方式，能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)合同全過(guò)程數(shù)據(jù)分析和利用，進(jìn)而全面掌控合同風(fēng)險(xiǎn)要素，給合同管理的風(fēng)險(xiǎn)防控提供重要的決策支持。

五、結(jié)語(yǔ)

為便于企業(yè)更好地實(shí)施合同管理，通過(guò)新技術(shù)的運(yùn)用構(gòu)建基于合同管理的財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)很有必要。通過(guò)該系統(tǒng)的運(yùn)用，能夠極大的優(yōu)化對(duì)合同管理的內(nèi)部控制，促使全生命周期自動(dòng)化管理的實(shí)現(xiàn)，極大的解決了合同管理低效問(wèn)題，切實(shí)增強(qiáng)了企業(yè)合同管理的質(zhì)量與財(cái)務(wù)風(fēng)控管控能力，因此值得應(yīng)用和推廣。