大數(shù)據(jù)背景下企事業(yè)檔案管理工作研究

胡純輝

摘 要：大數(shù)據(jù)背景下，企事業(yè)檔案管理工作在思想和行為上都有轉(zhuǎn)變趨勢，這些轉(zhuǎn)變將會使其檔案管理工作更加高效、更加正規(guī)和更具有價值。不過，大數(shù)據(jù)背景下的企事業(yè)單位檔案管理工作依舊存在工作方式過時、基礎(chǔ)設(shè)施落后、管理人員專業(yè)性不足和信息安全難以保障的問題，針對這些問題，企事業(yè)檔案管理工作應(yīng)當(dāng)采取相對應(yīng)的優(yōu)化措施。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);檔案管理;轉(zhuǎn)變意義;問題;優(yōu)化措施

隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的不斷發(fā)展，企事業(yè)單位的檔案管理工作面臨著重大的改革機遇，將大數(shù)據(jù)運用到本單位的檔案管理工作，將會帶來巨大成效。如何順應(yīng)大數(shù)據(jù)時代，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理工作，是目前企事業(yè)單位需要著重思考的問題之一。

一、大數(shù)據(jù)時代下企事業(yè)檔案管理工作的發(fā)展趨勢

1.大數(shù)據(jù)的特點概述

“大數(shù)據(jù)時代”的概念由全球知名咨詢公司麥肯錫最早提出，隨著科技的進步和“云時代”的到來，大數(shù)據(jù)也被更多地提及和運用，它已經(jīng)成為一些企業(yè)未來發(fā)展的影響因素甚至是決定因素。大數(shù)據(jù)具有四個特點，分別為Volume（大量）、Variety（多樣）、Velocity（高速）、Value（價值），相關(guān)人士一般稱其為“4V特點”。第一，最突出的特點是Volume（大量），大數(shù)據(jù)的起始計量單位早已經(jīng)不是TB，而是P（1000個T）、E（100萬個T），或者Z（10億個T），龐大的數(shù)據(jù)量對許多企業(yè)的數(shù)據(jù)接收和擇選能力提出了更高的要求;第二，是Variety（多樣），大數(shù)據(jù)的類型繁多，包括但不限于網(wǎng)絡(luò)日志、地理位置、各種圖片、視頻、音頻，多樣化的數(shù)據(jù)使得各個行業(yè)在分析數(shù)據(jù)時需要更高的信息處理能力;第三，是Velocity（高速），大數(shù)據(jù)是在運動著的，而且越來越多的數(shù)據(jù)正在以越來越快的速度產(chǎn)生，這種情況下，企業(yè)通常無法保留全部數(shù)據(jù)，而是選擇遺棄一部分?jǐn)?shù)據(jù)，這也是對數(shù)據(jù)處理者的能力挑戰(zhàn);第四，是Value（價值），大數(shù)據(jù)只要合理利用，將會帶來巨大的價值。

2.大數(shù)據(jù)背景下企事業(yè)檔案管理工作的發(fā)展趨勢

企事業(yè)檔案管理工作是企事業(yè)單位的檔案室對本單位的檔案實體和檔案信息進行管理并提供利用服務(wù)的各項工作總稱，也是企事業(yè)單位檔案事業(yè)最基本的組成部分。大數(shù)據(jù)背景對企事業(yè)檔案管理工作具有深刻的影響，企事業(yè)單位的檔案管理工作亦面臨著許多轉(zhuǎn)變和機遇。從思想觀念方面來說，大數(shù)據(jù)背景要求企事業(yè)單位檔案管理工作具有積極挖掘信息價值的工作理念，用過的檔案不能隨之拋下，而是要利用大數(shù)據(jù)對這些檔案信息加以整合然后再利用，充分發(fā)揮檔案信息的價值，謀求企事業(yè)單位的提升。從管理方式方法方面來說，大數(shù)據(jù)背景要求企事業(yè)檔案管理工作要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的存儲模式，企事業(yè)單位傳統(tǒng)的檔案存儲為紙質(zhì)管理為主、電子管理為輔，目前的趨勢是大數(shù)據(jù)管理為主，“云服務(wù)”平臺為輔，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)重新進行檔案信息存儲和利用，并且利用“云服務(wù)”技術(shù)來實施更多先進的檔案管理方法，由此實現(xiàn)單位檔案信息的新的使用價值。

二、大數(shù)據(jù)技術(shù)對企事業(yè)檔案管理工作的重要推動意義

1.使企事業(yè)單位檔案管理工作更加高效

大數(shù)據(jù)背景下，數(shù)據(jù)的產(chǎn)生速度越來越快，企事業(yè)單位檔案管理面臨著巨大挑戰(zhàn)，因此，創(chuàng)新檔案管理工作方式才是符合時代潮流的正確途徑，如將紙質(zhì)檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒐芾?。傳統(tǒng)工作模式下，檔案的收集靠人工以一個個檔案袋來進行收納，現(xiàn)在只需要將檔案通過掃描機錄入計算機系統(tǒng)，即可完成信息存儲。除了信息錄入，在大數(shù)據(jù)技術(shù)支持下，檔案信息的檢索工作速度也會加快，工作人員只需要輸入關(guān)鍵詞，即可找出要找的檔案，而不是費時費力地一個個去翻找。此外，大數(shù)據(jù)背景要求企事業(yè)單位掌握的數(shù)據(jù)規(guī)模成倍增加，因此，企事業(yè)單位檔案管理工作依靠各種信息化設(shè)備，可以收納更多的檔案信息，如各種高端存儲硬件、云服務(wù)器等等。掌握的數(shù)據(jù)規(guī)模符合時代背景才能更好地順應(yīng)時代發(fā)展做出相應(yīng)的數(shù)據(jù)分析?？傊?，大數(shù)據(jù)背景推動了企事業(yè)單位檔案管理工作進行創(chuàng)新和變革，使其工作更為高效。

2.使企事業(yè)單位檔案管理工作更加正規(guī)

大數(shù)據(jù)時代，信息的安全性更為重要，對于企事業(yè)單位的檔案信息來說，如果信息丟失或者損壞將會使該單位的利益受到嚴(yán)重?fù)p失。所以，大數(shù)據(jù)背景對企事業(yè)單位檔案管理工作的正規(guī)性提出了新的要求。在這一背景下，企事業(yè)單位將會更加嚴(yán)苛地挑選檔案管理人員，對管理人員的保密意識水平提出更高要求。此外，企事業(yè)單位為了保證信息不被泄露或者篡改，還會采用更為嚴(yán)格的統(tǒng)一檔案整理和驗收方式，對每個環(huán)節(jié)的檔案工作都加以嚴(yán)格把控，如檔案的借閱、打印、復(fù)印等等。這些嚴(yán)格的管理程序使得企事業(yè)單位的檔案管理工作更加嚴(yán)肅、正規(guī)，保密性也更強，符合新時代檔案管理工作對信息安全性嚴(yán)格把控的要求。

3.使企事業(yè)單位檔案管理工作更加重要

在市場經(jīng)濟條件下，信息已經(jīng)成為了一種非常重要的商品，不過信息的獨特特征使得它的價值難以評價，它的價值決定于決策者如何看待它和利用它。企事業(yè)單位檔案管理工作人員需要對檔案信息具有深刻的價值認(rèn)識時，只有這樣，檔案管理工作的重要性才會凸現(xiàn)出來。大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理工作與傳統(tǒng)的檔案管理工作具有非常大的出入，它要求的不僅僅是信息的錄入和輸出，還要求對信息進行整理、分析、鑒別、選擇等等，當(dāng)這一系列的信息工作完成后，信息的價值才會提升。優(yōu)質(zhì)的檔案管理工作將會為企事業(yè)單位帶來更高的經(jīng)濟效益，如某公司看中了幾個樓盤想要對其中一個進行投標(biāo)，這時候就需要檔案部門對這些樓盤的信息進行收集整理和分析處理，采用數(shù)據(jù)模型的方式挑選出最適合自己公司的樓盤，從而獲得最大的經(jīng)濟收益。

三、大數(shù)據(jù)背景下企事業(yè)檔案管理工作存在的問題

1.工作方式過時，管理規(guī)范混亂

企事業(yè)單位在檔案管理工作中，應(yīng)當(dāng)有一套完善的、合理的、硬性的工作標(biāo)準(zhǔn)和管理規(guī)范，大數(shù)據(jù)時代對工作方式和管理規(guī)范的要求更高。就目前國內(nèi)企事業(yè)單位檔案管理工作來看，普遍存在著工作方式落后、管理規(guī)范混亂的問題。許多企事業(yè)單位的檔案管理工作依舊在沿用老式的工作方式，即以紙質(zhì)檔案為主、電子檔案為輔。雖然有借助計算機進行查詢，不過要進行檔案的調(diào)閱實際上依舊需要人工進行翻找。這種情況的后果是檔案調(diào)閱流程繁多，層層搜找耗時耗力，不利于檔案的有效利用。部分企事業(yè)單位認(rèn)為檔案管理工作不需要過分規(guī)范，只需要做好基本的要求即可。實際上，檔案管理工作的規(guī)范性要求頗高，它需要的是規(guī)范性的工作人員、工作環(huán)境、工作規(guī)章制度等一套規(guī)范化體系，規(guī)范性不足將會出現(xiàn)管理混亂的局面，如檔案不上交等

現(xiàn)象。

2.基礎(chǔ)設(shè)施落后

大數(shù)據(jù)時代下，有的企事業(yè)單位雖然有了較為先進的檔案管理工作理念，但卻缺乏相對應(yīng)的數(shù)字化設(shè)備。數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施的落后表現(xiàn)在兩個方面：硬件和軟件。硬件方面，許多企事業(yè)單位雖然資金雄厚，但對檔案管理工作的投入非常少，高配置的計算機數(shù)量和先進的信息儲存設(shè)備數(shù)量都遠遠不夠，這就導(dǎo)致了檔案管理工作難以高效運行;軟件方面，相當(dāng)多的企事業(yè)單位還用著未經(jīng)更新?lián)Q代的管理軟件，而不是購入最新的軟件系統(tǒng)，舊軟件可以滿足日常工作所需，不過當(dāng)出現(xiàn)急性事件或者安全事故，這些舊軟件往往會阻礙檔案管理工作的進行。除了數(shù)字化的基礎(chǔ)設(shè)施落后，許多企事業(yè)單位存放檔案的環(huán)境也不合格，檔案室溫度不符合標(biāo)準(zhǔn)、破舊易積灰塵、火災(zāi)等安全隱患大等等問題。這種環(huán)境不僅會損傷計算機等高端設(shè)備，更會導(dǎo)致數(shù)據(jù)損壞、檔案丟失等嚴(yán)重問題。

3.管理人員專業(yè)性不足

在經(jīng)濟的飛速發(fā)展和市場競爭日益激烈環(huán)境下，許多的企事業(yè)單位規(guī)模不斷擴大，這種情況要求這些單位需要持續(xù)性地招聘檔案管理人員，以便應(yīng)對其不斷擴大所帶來的檔案管理挑戰(zhàn)。大數(shù)據(jù)時代要求檔案管理人員具備較高的數(shù)據(jù)處理能力，不過社會上專業(yè)性的、懂大數(shù)據(jù)技術(shù)的檔案管理人員數(shù)量有限，企事業(yè)單位難以招到這樣的檔案管理人員，這就導(dǎo)致了大量單位的檔案管理人員質(zhì)量參差不齊、水平差距較為明顯。大數(shù)據(jù)時代下，檔案管理人員對于數(shù)據(jù)處理的專業(yè)性能力不足，可能會導(dǎo)致管理過程中出現(xiàn)人為失誤，造成企事業(yè)單位的利益損失。比如，在檔案的錄入階段，由于人為的錯誤導(dǎo)致錄入的信息不符合實際情況，那么在后續(xù)調(diào)閱檔案或進行管理時，將會出現(xiàn)更大的錯誤。專業(yè)性不足的管理人員應(yīng)對突發(fā)性的事件時候，其應(yīng)對能力也會略顯不足，他們無法察覺到數(shù)據(jù)中暗含的問題，難以及時給出應(yīng)對方案，導(dǎo)致?lián)p失進一步擴大。

4.信息安全難以保障

在數(shù)據(jù)化檔案資源開發(fā)和利用的過程中，難免會牽扯到檔案信息的泄密、篡改等諸多安全問題，而在大數(shù)據(jù)時代下，這個問題將會進一步擴大。我國一直在信息化建設(shè)方面強調(diào)網(wǎng)絡(luò)信息安全，但是直到目前為止都缺乏行之有效的網(wǎng)絡(luò)信息安全管理措施。不只是國內(nèi)，發(fā)達國家的信息安全也同樣難以保障。在運用大數(shù)據(jù)技術(shù)管理檔案時，電子檔案確實便于企事業(yè)單位存放和使用，但檔案的安全風(fēng)險性將會與大數(shù)據(jù)背景相貼合，呈現(xiàn)上升趨勢。一方面，如果檔案管理過程中使用的計算機軟件不完善或者使用的計算機網(wǎng)絡(luò)不穩(wěn)定，就可能讓檔案信息流失于計算機或者網(wǎng)絡(luò)中，導(dǎo)致檔案信息丟失或者泄露。另一方面，大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理難以抵擋黑客和病毒的入侵。黑客的入侵技術(shù)始終處于世界先進水平，如果黑客和病毒入侵到企事業(yè)單位的檔案管理系統(tǒng)，將會造成系統(tǒng)崩潰、數(shù)據(jù)損壞、數(shù)據(jù)泄露等許多嚴(yán)重后果。

四、大數(shù)據(jù)背景下企事業(yè)檔案管理工作的優(yōu)化措施

1.轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)工作方式，建設(shè)新時代工作規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)

隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，缺乏前瞻性的工作方式已經(jīng)明顯不適應(yīng)時代。企事業(yè)單位檔案管理工作要順應(yīng)時代發(fā)展，轉(zhuǎn)變工作方式，響應(yīng)“無紙化辦公”，積極采用計算機錄入等工作手段，將電子檔案作為主要的存儲方式。這樣不僅方便查找檔案，還簡化了調(diào)閱的流程，省時省力，讓檔案及時發(fā)揮了應(yīng)有的作用，符合大數(shù)據(jù)時代的要求。大數(shù)據(jù)背景下，企事業(yè)檔案管理工作不僅要有規(guī)劃，更要往精準(zhǔn)化、規(guī)范化方面發(fā)展。工作方式產(chǎn)生變革，那么工作規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)也應(yīng)該與時俱進。比如，某單位開始著手檔案的信息化錄入，需要進行大量的信息掃描，此時關(guān)于“信息錄入掃描”的工作規(guī)范就應(yīng)該被制定出來。此外，還需要制定一系列相應(yīng)的規(guī)章制度，形成一套全方位的工作規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，如檔案信息錄入標(biāo)準(zhǔn)、檔案查詢標(biāo)準(zhǔn)、檔案調(diào)閱手續(xù)標(biāo)準(zhǔn)、檔案保存標(biāo)準(zhǔn)等等。只有建設(shè)一套符合新時代要求的工作規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，才能在大數(shù)據(jù)背景下，將檔案管理工作的作用發(fā)揮出來。

2.加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，提升信息處理能力

一方面，企事業(yè)單位需要擴大相關(guān)設(shè)備的投資。首先，企事業(yè)應(yīng)該加大資金投入，制定適合的資金配比，購入足夠數(shù)量的高配置的計算機和先進的操作軟件，為檔案管理工作提供一個符合時代背景的工作條件。除了高配置的計算機和操作軟件，規(guī)模較大的企事業(yè)單位還需要購入足夠的存儲設(shè)備和云服務(wù)設(shè)備，因為超大量的數(shù)據(jù)僅靠計算機是遠遠不夠的，專業(yè)存儲設(shè)備不僅可以存儲更多信息，還可以配合計算機、云設(shè)備進行數(shù)據(jù)的處理。此外，企事業(yè)單位還需要建立一個標(biāo)準(zhǔn)化的檔案資源庫，檔案的管理部門還需要購入專業(yè)的防火、防水材料對其裝潢，防止事故產(chǎn)生。另一方面，企事業(yè)單位需要定期維護相關(guān)設(shè)備，定期檢查計算機等設(shè)備的完好程度、檢測軟件是否需要更新等等，這些都是保證檔案數(shù)據(jù)流暢處理的有效措施。

3.注重管理人員專業(yè)性培訓(xùn)

社會上的檔案管理專業(yè)人員數(shù)量不足，企事業(yè)單位可以自行進行培養(yǎng)。在檔案管理人員的培訓(xùn)上，首先是要幫助其樹立正確的工作態(tài)度和意識，讓管理人員明確檔案管理工作的重要性。除了要樹立正確的工作理念，還需要提升檔案管理人員的專業(yè)知識和能力。傳統(tǒng)的檔案管理知識和檔案管理技術(shù)是必須要進行培訓(xùn)的，而大數(shù)據(jù)時代對檔案管理人員提出了更高的要求，除了要能存入、調(diào)出檔案資源，還要掌握數(shù)據(jù)收集、數(shù)據(jù)整理、數(shù)據(jù)分析等能力，甚至還需具備設(shè)計、規(guī)劃、維護等多方面的能力。這些能力的培養(yǎng)需要企事業(yè)單位長期進行專業(yè)化培訓(xùn)。培訓(xùn)的過程中還需要結(jié)合計算機等設(shè)備來提高檔案管理人員進行數(shù)字化檔案管理的能力。

4.提升信息安全管控能力

檔案管理實際上就是信息管理，對于信息安全問題必須要進行防備，企事業(yè)單位需要把好兩個信息安全關(guān)。一是把握好運行系統(tǒng)安全關(guān)。大數(shù)據(jù)時代下的檔案管理工作很大程度上靠的是各種操作系統(tǒng)，如果信息系統(tǒng)運行出現(xiàn)故障，那么就有可能出現(xiàn)“蝴蝶效應(yīng)”，導(dǎo)致?lián)p失一步步加劇。對此，企事業(yè)單位需要劃撥專項資金，定期地安排專業(yè)人士檢測運行系統(tǒng)并且進行維護，還可以與網(wǎng)絡(luò)信息安全公司合作，制定本單位專用的信息操作系統(tǒng)，從而提升安全性。二是把握好檔案信息安全關(guān)。電子檔案的信息安全隱患較高，信息的泄露和丟失都有不小的發(fā)生概率。針對此問題，企事業(yè)單位檔案管理部門應(yīng)該適時地對檔案信息進行備份、加密，謹(jǐn)防信息丟失。此外，企事業(yè)單位需要購入先進的網(wǎng)絡(luò)防火墻防止網(wǎng)絡(luò)病毒入侵和黑客攻擊，檔案信息管理部門還需要安排專門的信息安全員定時進行信息安全巡查。

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（作者單位：廣西南寧市第三中學(xué)）