大數(shù)據(jù)背景下企事業(yè)檔案管理工作研究

胡純輝

摘 要：大數(shù)據(jù)背景下，企事業(yè)檔案管理工作在思想和行為上都有轉(zhuǎn)變趨勢(shì)，這些轉(zhuǎn)變將會(huì)使其檔案管理工作更加高效、更加正規(guī)和更具有價(jià)值。不過，大數(shù)據(jù)背景下的企事業(yè)單位檔案管理工作依舊存在工作方式過時(shí)、基礎(chǔ)設(shè)施落后、管理人員專業(yè)性不足和信息安全難以保障的問題，針對(duì)這些問題，企事業(yè)檔案管理工作應(yīng)當(dāng)采取相對(duì)應(yīng)的優(yōu)化措施。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);檔案管理;轉(zhuǎn)變意義;問題;優(yōu)化措施

隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的不斷發(fā)展，企事業(yè)單位的檔案管理工作面臨著重大的改革機(jī)遇，將大數(shù)據(jù)運(yùn)用到本單位的檔案管理工作，將會(huì)帶來巨大成效。如何順應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理工作，是目前企事業(yè)單位需要著重思考的問題之一。

一、大數(shù)據(jù)時(shí)代下企事業(yè)檔案管理工作的發(fā)展趨勢(shì)

1.大數(shù)據(jù)的特點(diǎn)概述

“大數(shù)據(jù)時(shí)代”的概念由全球知名咨詢公司麥肯錫最早提出，隨著科技的進(jìn)步和“云時(shí)代”的到來，大數(shù)據(jù)也被更多地提及和運(yùn)用，它已經(jīng)成為一些企業(yè)未來發(fā)展的影響因素甚至是決定因素。大數(shù)據(jù)具有四個(gè)特點(diǎn)，分別為Volume（大量）、Variety（多樣）、Velocity（高速）、Value（價(jià)值），相關(guān)人士一般稱其為“4V特點(diǎn)”。第一，最突出的特點(diǎn)是Volume（大量），大數(shù)據(jù)的起始計(jì)量單位早已經(jīng)不是TB，而是P（1000個(gè)T）、E（100萬個(gè)T），或者Z（10億個(gè)T），龐大的數(shù)據(jù)量對(duì)許多企業(yè)的數(shù)據(jù)接收和擇選能力提出了更高的要求;第二，是Variety（多樣），大數(shù)據(jù)的類型繁多，包括但不限于網(wǎng)絡(luò)日志、地理位置、各種圖片、視頻、音頻，多樣化的數(shù)據(jù)使得各個(gè)行業(yè)在分析數(shù)據(jù)時(shí)需要更高的信息處理能力;第三，是Velocity（高速），大數(shù)據(jù)是在運(yùn)動(dòng)著的，而且越來越多的數(shù)據(jù)正在以越來越快的速度產(chǎn)生，這種情況下，企業(yè)通常無法保留全部數(shù)據(jù)，而是選擇遺棄一部分?jǐn)?shù)據(jù)，這也是對(duì)數(shù)據(jù)處理者的能力挑戰(zhàn);第四，是Value（價(jià)值），大數(shù)據(jù)只要合理利用，將會(huì)帶來巨大的價(jià)值。

2.大數(shù)據(jù)背景下企事業(yè)檔案管理工作的發(fā)展趨勢(shì)

企事業(yè)檔案管理工作是企事業(yè)單位的檔案室對(duì)本單位的檔案實(shí)體和檔案信息進(jìn)行管理并提供利用服務(wù)的各項(xiàng)工作總稱，也是企事業(yè)單位檔案事業(yè)最基本的組成部分。大數(shù)據(jù)背景對(duì)企事業(yè)檔案管理工作具有深刻的影響，企事業(yè)單位的檔案管理工作亦面臨著許多轉(zhuǎn)變和機(jī)遇。從思想觀念方面來說，大數(shù)據(jù)背景要求企事業(yè)單位檔案管理工作具有積極挖掘信息價(jià)值的工作理念，用過的檔案不能隨之拋下，而是要利用大數(shù)據(jù)對(duì)這些檔案信息加以整合然后再利用，充分發(fā)揮檔案信息的價(jià)值，謀求企事業(yè)單位的提升。從管理方式方法方面來說，大數(shù)據(jù)背景要求企事業(yè)檔案管理工作要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的存儲(chǔ)模式，企事業(yè)單位傳統(tǒng)的檔案存儲(chǔ)為紙質(zhì)管理為主、電子管理為輔，目前的趨勢(shì)是大數(shù)據(jù)管理為主，“云服務(wù)”平臺(tái)為輔，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)重新進(jìn)行檔案信息存儲(chǔ)和利用，并且利用“云服務(wù)”技術(shù)來實(shí)施更多先進(jìn)的檔案管理方法，由此實(shí)現(xiàn)單位檔案信息的新的使用價(jià)值。

二、大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)企事業(yè)檔案管理工作的重要推動(dòng)意義

1.使企事業(yè)單位檔案管理工作更加高效

大數(shù)據(jù)背景下，數(shù)據(jù)的產(chǎn)生速度越來越快，企事業(yè)單位檔案管理面臨著巨大挑戰(zhàn)，因此，創(chuàng)新檔案管理工作方式才是符合時(shí)代潮流的正確途徑，如將紙質(zhì)檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒐芾?。傳統(tǒng)工作模式下，檔案的收集靠人工以一個(gè)個(gè)檔案袋來進(jìn)行收納，現(xiàn)在只需要將檔案通過掃描機(jī)錄入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，即可完成信息存儲(chǔ)。除了信息錄入，在大數(shù)據(jù)技術(shù)支持下，檔案信息的檢索工作速度也會(huì)加快，工作人員只需要輸入關(guān)鍵詞，即可找出要找的檔案，而不是費(fèi)時(shí)費(fèi)力地一個(gè)個(gè)去翻找。此外，大數(shù)據(jù)背景要求企事業(yè)單位掌握的數(shù)據(jù)規(guī)模成倍增加，因此，企事業(yè)單位檔案管理工作依靠各種信息化設(shè)備，可以收納更多的檔案信息，如各種高端存儲(chǔ)硬件、云服務(wù)器等等。掌握的數(shù)據(jù)規(guī)模符合時(shí)代背景才能更好地順應(yīng)時(shí)代發(fā)展做出相應(yīng)的數(shù)據(jù)分析。總之，大數(shù)據(jù)背景推動(dòng)了企事業(yè)單位檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新和變革，使其工作更為高效。

2.使企事業(yè)單位檔案管理工作更加正規(guī)

大數(shù)據(jù)時(shí)代，信息的安全性更為重要，對(duì)于企事業(yè)單位的檔案信息來說，如果信息丟失或者損壞將會(huì)使該單位的利益受到嚴(yán)重?fù)p失。所以，大數(shù)據(jù)背景對(duì)企事業(yè)單位檔案管理工作的正規(guī)性提出了新的要求。在這一背景下，企事業(yè)單位將會(huì)更加嚴(yán)苛地挑選檔案管理人員，對(duì)管理人員的保密意識(shí)水平提出更高要求。此外，企事業(yè)單位為了保證信息不被泄露或者篡改，還會(huì)采用更為嚴(yán)格的統(tǒng)一檔案整理和驗(yàn)收方式，對(duì)每個(gè)環(huán)節(jié)的檔案工作都加以嚴(yán)格把控，如檔案的借閱、打印、復(fù)印等等。這些嚴(yán)格的管理程序使得企事業(yè)單位的檔案管理工作更加嚴(yán)肅、正規(guī)，保密性也更強(qiáng)，符合新時(shí)代檔案管理工作對(duì)信息安全性嚴(yán)格把控的要求。

3.使企事業(yè)單位檔案管理工作更加重要

在市場經(jīng)濟(jì)條件下，信息已經(jīng)成為了一種非常重要的商品，不過信息的獨(dú)特特征使得它的價(jià)值難以評(píng)價(jià)，它的價(jià)值決定于決策者如何看待它和利用它。企事業(yè)單位檔案管理工作人員需要對(duì)檔案信息具有深刻的價(jià)值認(rèn)識(shí)時(shí)，只有這樣，檔案管理工作的重要性才會(huì)凸現(xiàn)出來。大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理工作與傳統(tǒng)的檔案管理工作具有非常大的出入，它要求的不僅僅是信息的錄入和輸出，還要求對(duì)信息進(jìn)行整理、分析、鑒別、選擇等等，當(dāng)這一系列的信息工作完成后，信息的價(jià)值才會(huì)提升。優(yōu)質(zhì)的檔案管理工作將會(huì)為企事業(yè)單位帶來更高的經(jīng)濟(jì)效益，如某公司看中了幾個(gè)樓盤想要對(duì)其中一個(gè)進(jìn)行投標(biāo)，這時(shí)候就需要檔案部門對(duì)這些樓盤的信息進(jìn)行收集整理和分析處理，采用數(shù)據(jù)模型的方式挑選出最適合自己公司的樓盤，從而獲得最大的經(jīng)濟(jì)收益。

三、大數(shù)據(jù)背景下企事業(yè)檔案管理工作存在的問題

1.工作方式過時(shí)，管理規(guī)范混亂

企事業(yè)單位在檔案管理工作中，應(yīng)當(dāng)有一套完善的、合理的、硬性的工作標(biāo)準(zhǔn)和管理規(guī)范，大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)工作方式和管理規(guī)范的要求更高。就目前國內(nèi)企事業(yè)單位檔案管理工作來看，普遍存在著工作方式落后、管理規(guī)范混亂的問題。許多企事業(yè)單位的檔案管理工作依舊在沿用老式的工作方式，即以紙質(zhì)檔案為主、電子檔案為輔。雖然有借助計(jì)算機(jī)進(jìn)行查詢，不過要進(jìn)行檔案的調(diào)閱實(shí)際上依舊需要人工進(jìn)行翻找。這種情況的后果是檔案調(diào)閱流程繁多，層層搜找耗時(shí)耗力，不利于檔案的有效利用。部分企事業(yè)單位認(rèn)為檔案管理工作不需要過分規(guī)范，只需要做好基本的要求即可。實(shí)際上，檔案管理工作的規(guī)范性要求頗高，它需要的是規(guī)范性的工作人員、工作環(huán)境、工作規(guī)章制度等一套規(guī)范化體系，規(guī)范性不足將會(huì)出現(xiàn)管理混亂的局面，如檔案不上交等

現(xiàn)象。

2.基礎(chǔ)設(shè)施落后

大數(shù)據(jù)時(shí)代下，有的企事業(yè)單位雖然有了較為先進(jìn)的檔案管理工作理念，但卻缺乏相對(duì)應(yīng)的數(shù)字化設(shè)備。數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施的落后表現(xiàn)在兩個(gè)方面：硬件和軟件。硬件方面，許多企事業(yè)單位雖然資金雄厚，但對(duì)檔案管理工作的投入非常少，高配置的計(jì)算機(jī)數(shù)量和先進(jìn)的信息儲(chǔ)存設(shè)備數(shù)量都遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，這就導(dǎo)致了檔案管理工作難以高效運(yùn)行;軟件方面，相當(dāng)多的企事業(yè)單位還用著未經(jīng)更新?lián)Q代的管理軟件，而不是購入最新的軟件系統(tǒng)，舊軟件可以滿足日常工作所需，不過當(dāng)出現(xiàn)急性事件或者安全事故，這些舊軟件往往會(huì)阻礙檔案管理工作的進(jìn)行。除了數(shù)字化的基礎(chǔ)設(shè)施落后，許多企事業(yè)單位存放檔案的環(huán)境也不合格，檔案室溫度不符合標(biāo)準(zhǔn)、破舊易積灰塵、火災(zāi)等安全隱患大等等問題。這種環(huán)境不僅會(huì)損傷計(jì)算機(jī)等高端設(shè)備，更會(huì)導(dǎo)致數(shù)據(jù)損壞、檔案丟失等嚴(yán)重問題。

3.管理人員專業(yè)性不足

在經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展和市場競爭日益激烈環(huán)境下，許多的企事業(yè)單位規(guī)模不斷擴(kuò)大，這種情況要求這些單位需要持續(xù)性地招聘檔案管理人員，以便應(yīng)對(duì)其不斷擴(kuò)大所帶來的檔案管理挑戰(zhàn)。大數(shù)據(jù)時(shí)代要求檔案管理人員具備較高的數(shù)據(jù)處理能力，不過社會(huì)上專業(yè)性的、懂大數(shù)據(jù)技術(shù)的檔案管理人員數(shù)量有限，企事業(yè)單位難以招到這樣的檔案管理人員，這就導(dǎo)致了大量單位的檔案管理人員質(zhì)量參差不齊、水平差距較為明顯。大數(shù)據(jù)時(shí)代下，檔案管理人員對(duì)于數(shù)據(jù)處理的專業(yè)性能力不足，可能會(huì)導(dǎo)致管理過程中出現(xiàn)人為失誤，造成企事業(yè)單位的利益損失。比如，在檔案的錄入階段，由于人為的錯(cuò)誤導(dǎo)致錄入的信息不符合實(shí)際情況，那么在后續(xù)調(diào)閱檔案或進(jìn)行管理時(shí)，將會(huì)出現(xiàn)更大的錯(cuò)誤。專業(yè)性不足的管理人員應(yīng)對(duì)突發(fā)性的事件時(shí)候，其應(yīng)對(duì)能力也會(huì)略顯不足，他們無法察覺到數(shù)據(jù)中暗含的問題，難以及時(shí)給出應(yīng)對(duì)方案，導(dǎo)致?lián)p失進(jìn)一步擴(kuò)大。

4.信息安全難以保障

在數(shù)據(jù)化檔案資源開發(fā)和利用的過程中，難免會(huì)牽扯到檔案信息的泄密、篡改等諸多安全問題，而在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，這個(gè)問題將會(huì)進(jìn)一步擴(kuò)大。我國一直在信息化建設(shè)方面強(qiáng)調(diào)網(wǎng)絡(luò)信息安全，但是直到目前為止都缺乏行之有效的網(wǎng)絡(luò)信息安全管理措施。不只是國內(nèi)，發(fā)達(dá)國家的信息安全也同樣難以保障。在運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)管理檔案時(shí)，電子檔案確實(shí)便于企事業(yè)單位存放和使用，但檔案的安全風(fēng)險(xiǎn)性將會(huì)與大數(shù)據(jù)背景相貼合，呈現(xiàn)上升趨勢(shì)。一方面，如果檔案管理過程中使用的計(jì)算機(jī)軟件不完善或者使用的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)不穩(wěn)定，就可能讓檔案信息流失于計(jì)算機(jī)或者網(wǎng)絡(luò)中，導(dǎo)致檔案信息丟失或者泄露。另一方面，大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理難以抵擋黑客和病毒的入侵。黑客的入侵技術(shù)始終處于世界先進(jìn)水平，如果黑客和病毒入侵到企事業(yè)單位的檔案管理系統(tǒng)，將會(huì)造成系統(tǒng)崩潰、數(shù)據(jù)損壞、數(shù)據(jù)泄露等許多嚴(yán)重后果。

四、大數(shù)據(jù)背景下企事業(yè)檔案管理工作的優(yōu)化措施

1.轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)工作方式，建設(shè)新時(shí)代工作規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)

隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，缺乏前瞻性的工作方式已經(jīng)明顯不適應(yīng)時(shí)代。企事業(yè)單位檔案管理工作要順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，轉(zhuǎn)變工作方式，響應(yīng)“無紙化辦公”，積極采用計(jì)算機(jī)錄入等工作手段，將電子檔案作為主要的存儲(chǔ)方式。這樣不僅方便查找檔案，還簡化了調(diào)閱的流程，省時(shí)省力，讓檔案及時(shí)發(fā)揮了應(yīng)有的作用，符合大數(shù)據(jù)時(shí)代的要求。大數(shù)據(jù)背景下，企事業(yè)檔案管理工作不僅要有規(guī)劃，更要往精準(zhǔn)化、規(guī)范化方面發(fā)展。工作方式產(chǎn)生變革，那么工作規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)也應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)。比如，某單位開始著手檔案的信息化錄入，需要進(jìn)行大量的信息掃描，此時(shí)關(guān)于“信息錄入掃描”的工作規(guī)范就應(yīng)該被制定出來。此外，還需要制定一系列相應(yīng)的規(guī)章制度，形成一套全方位的工作規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，如檔案信息錄入標(biāo)準(zhǔn)、檔案查詢標(biāo)準(zhǔn)、檔案調(diào)閱手續(xù)標(biāo)準(zhǔn)、檔案保存標(biāo)準(zhǔn)等等。只有建設(shè)一套符合新時(shí)代要求的工作規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，才能在大數(shù)據(jù)背景下，將檔案管理工作的作用發(fā)揮出來。

2.加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，提升信息處理能力

一方面，企事業(yè)單位需要擴(kuò)大相關(guān)設(shè)備的投資。首先，企事業(yè)應(yīng)該加大資金投入，制定適合的資金配比，購入足夠數(shù)量的高配置的計(jì)算機(jī)和先進(jìn)的操作軟件，為檔案管理工作提供一個(gè)符合時(shí)代背景的工作條件。除了高配置的計(jì)算機(jī)和操作軟件，規(guī)模較大的企事業(yè)單位還需要購入足夠的存儲(chǔ)設(shè)備和云服務(wù)設(shè)備，因?yàn)槌罅康臄?shù)據(jù)僅靠計(jì)算機(jī)是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，專業(yè)存儲(chǔ)設(shè)備不僅可以存儲(chǔ)更多信息，還可以配合計(jì)算機(jī)、云設(shè)備進(jìn)行數(shù)據(jù)的處理。此外，企事業(yè)單位還需要建立一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)化的檔案資源庫，檔案的管理部門還需要購入專業(yè)的防火、防水材料對(duì)其裝潢，防止事故產(chǎn)生。另一方面，企事業(yè)單位需要定期維護(hù)相關(guān)設(shè)備，定期檢查計(jì)算機(jī)等設(shè)備的完好程度、檢測(cè)軟件是否需要更新等等，這些都是保證檔案數(shù)據(jù)流暢處理的有效措施。

3.注重管理人員專業(yè)性培訓(xùn)

社會(huì)上的檔案管理專業(yè)人員數(shù)量不足，企事業(yè)單位可以自行進(jìn)行培養(yǎng)。在檔案管理人員的培訓(xùn)上，首先是要幫助其樹立正確的工作態(tài)度和意識(shí)，讓管理人員明確檔案管理工作的重要性。除了要樹立正確的工作理念，還需要提升檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)和能力。傳統(tǒng)的檔案管理知識(shí)和檔案管理技術(shù)是必須要進(jìn)行培訓(xùn)的，而大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)檔案管理人員提出了更高的要求，除了要能存入、調(diào)出檔案資源，還要掌握數(shù)據(jù)收集、數(shù)據(jù)整理、數(shù)據(jù)分析等能力，甚至還需具備設(shè)計(jì)、規(guī)劃、維護(hù)等多方面的能力。這些能力的培養(yǎng)需要企事業(yè)單位長期進(jìn)行專業(yè)化培訓(xùn)。培訓(xùn)的過程中還需要結(jié)合計(jì)算機(jī)等設(shè)備來提高檔案管理人員進(jìn)行數(shù)字化檔案管理的能力。

4.提升信息安全管控能力

檔案管理實(shí)際上就是信息管理，對(duì)于信息安全問題必須要進(jìn)行防備，企事業(yè)單位需要把好兩個(gè)信息安全關(guān)。一是把握好運(yùn)行系統(tǒng)安全關(guān)。大數(shù)據(jù)時(shí)代下的檔案管理工作很大程度上靠的是各種操作系統(tǒng)，如果信息系統(tǒng)運(yùn)行出現(xiàn)故障，那么就有可能出現(xiàn)“蝴蝶效應(yīng)”，導(dǎo)致?lián)p失一步步加劇。對(duì)此，企事業(yè)單位需要?jiǎng)潛軐ｍ?xiàng)資金，定期地安排專業(yè)人士檢測(cè)運(yùn)行系統(tǒng)并且進(jìn)行維護(hù)，還可以與網(wǎng)絡(luò)信息安全公司合作，制定本單位專用的信息操作系統(tǒng)，從而提升安全性。二是把握好檔案信息安全關(guān)。電子檔案的信息安全隱患較高，信息的泄露和丟失都有不小的發(fā)生概率。針對(duì)此問題，企事業(yè)單位檔案管理部門應(yīng)該適時(shí)地對(duì)檔案信息進(jìn)行備份、加密，謹(jǐn)防信息丟失。此外，企事業(yè)單位需要購入先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)防火墻防止網(wǎng)絡(luò)病毒入侵和黑客攻擊，檔案信息管理部門還需要安排專門的信息安全員定時(shí)進(jìn)行信息安全巡查。

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（作者單位：廣西南寧市第三中學(xué)）