黨政公文寫作質(zhì)量的影響因素及對策探討

文/林邱成

黨政公文是法定公文，是實施領(lǐng)導、履行職能、處理公務的具有法定效力和規(guī)范體式的文書。公文寫作是為公務活動和依法行政服務、具有明確的目的性和很強的實用性，黨政公文在公文流轉(zhuǎn)中起到了憑證、指導、規(guī)范、溝通、曉諭等基本作用。黨政公文的出現(xiàn)，大大提高了各單位的工作效率。近年來,隨著機關(guān)工作人員文化素質(zhì)和辦公自動化程度的提高及公文管理規(guī)范化措施的實施,公文質(zhì)量有了一定提高，較好地發(fā)揮了傳達政令、溝通情況、指導工作的作用[1]。但從一些單位和部門的情況來看,由于公文草擬人員素質(zhì)參差不齊，公文質(zhì)量大打折扣，嚴重影響和制約了公文的嚴肅性、準確性及其效力的發(fā)揮。因此，準確把握公文寫作特點、明確影響公文寫作質(zhì)量因素、了解掌握公文寫作質(zhì)量提升策略十分重要。以下是筆者對黨政公文寫作的一些粗淺看法，希望能拋磚引玉，為規(guī)范公文寫作提供幫助。

一、準確把握公文寫作特點

公文作為一種規(guī)范性書面材料，有別于其他文體，其主要特點包括如下幾方面。

（一）作者的法定性與群體性

黨政公文作者是法定機關(guān)，即依法成立并能以自己的名義行使職權(quán)和承擔義務的國家機關(guān)、社會團體和企事業(yè)單位。制發(fā)黨政公文，必須是法定機關(guān)及其代表人，其他機關(guān)和個人無權(quán)制發(fā)。公文寫作不代表個人意見，而是代表制文、發(fā)文機關(guān)的意見。公文寫作時，尤其是寫作重要公文時，寫作主體往往并非嚴格意義上的個人寫作，而是群體寫作的結(jié)晶[2]。因此，公文寫作的群體性和代表制文機關(guān)的特點決定了公文寫作不具備個人寫作風格的特點。

（二）成文過程的程序性

公文擬稿、制文過程應遵循嚴格制文程序。正式公文的寫作與處理應經(jīng)組織、領(lǐng)導根據(jù)實際工作需求或上級、同級來文決定制文意圖，并授權(quán)公文制文者撰寫文稿，明確公文寫作的目的、內(nèi)容、印發(fā)范圍等因素；公文草擬形成初稿后，根據(jù)公文審核權(quán)限層層審核把關(guān)后由領(lǐng)導簽發(fā)、專人打印，最終形成公文終稿。因此，公文寫作成文需經(jīng)授意、擬稿、核稿、簽發(fā)、印發(fā)等系列規(guī)范性審核審批程序[3]，并非撰寫者隨意創(chuàng)造形成。

（三）體式規(guī)范性

黨政公文寫作最主要的特點是體式結(jié)構(gòu)的規(guī)范性，公文一般由版頭（眉首）、主體、版記、特定格式四部分組成，公文寫作應嚴格遵循《黨政機關(guān)公文處理工作條例》（以下簡稱《條例》）、《黨政機關(guān)公文格式(國家標準)》等要求，合理把握公文寫作規(guī)范要素，如公文通用紙張要求、排版和印刷裝訂要求、公文格式各要素及編排規(guī)則等，如每行字數(shù)不得少于28個字、成文日期位置應規(guī)范、主送機關(guān)應界定范圍、關(guān)鍵要素引用格式應合乎規(guī)定要求、不得出現(xiàn)錯字或數(shù)字書寫不規(guī)范等問題[4]。公文寫作區(qū)別于其他體裁的文體結(jié)構(gòu)，形成了具有自身語言風格特點和邏輯方式，體現(xiàn)了公文寫作的規(guī)范性、嚴謹性。

（四）功能的權(quán)威性

國家黨政機關(guān)的公文代表國家職能，是國家的管理工具。黨政公文代表國家的權(quán)力和意志，傳達制發(fā)機關(guān)的決策和意圖，對主要受文單位在法定的時間和空間范圍內(nèi)產(chǎn)生強制性作用。黨政公文功能上的權(quán)威性由制發(fā)機關(guān)職權(quán)決定，此外，還受時間、范圍、公文內(nèi)容和形式的制約。

二、公文寫作質(zhì)量影響因素分析

我國實施的《黨政機關(guān)公文格式(國家標準)》，詳盡規(guī)定了公文寫作格式、標點和數(shù)字用法、公文處理過程及要求等，但由于公文寫作制文中草擬者、校閱者疏忽大意等因素，極易出現(xiàn)公文文種選擇不規(guī)范、格式不規(guī)范、語言表達不規(guī)范等問題。

（一）公文文種選擇不規(guī)范

常見公文文種包括請示、報告、批復、通知、函、會議紀要、通報等[5]，不同的文種格式適用范圍不同。根據(jù)《條例》要求，公文文種選擇應根據(jù)行文目的、發(fā)文機單位職權(quán)和主送單位行文關(guān)系確定。根據(jù)公文寫作實踐，文種選擇中常見的問題包括：1.選擇的文種非法定文種。在公文寫作中，“指示”“決議”“細則”“辦法”等不屬于法定公文類型，不能獨立行文，但存在部分發(fā)文單位將“辦法”“細則”作為正式公文使用的文體錯用問題；2.文種選擇與內(nèi)容不符。公文寫作質(zhì)量關(guān)鍵在于合理選擇文種，其原因在于每種文種寫作體式、內(nèi)容、用途不同，即使是同一文種根據(jù)其內(nèi)容差異，其用法也并不相同。在公文寫作中，常常存在文種誤用問題，如“報告”與“請示”混用、“函”與“請示”混用等問題。

（二）公文標題格式不規(guī)范

公文寫作應符合其格式規(guī)范。我國公文已經(jīng)形成了一套統(tǒng)一的寫作格式，根據(jù)公文格式寫作是保證公文權(quán)威性的基礎(chǔ)，但在公文寫作中格式失范問題較為突出。一是標題不規(guī)范。標題是公文的“眉目”，由制文單位、事由、文種三要素組成，標題應能體現(xiàn)公文的主要內(nèi)容。公文標題應區(qū)別于文學創(chuàng)作標題，文學作品標題力求新穎，而公文標題應審慎擬定標題。公文標題“三要素”不得隨意省略。在公文寫作中，經(jīng)常會出現(xiàn)如省略發(fā)文單位、隨意省略事由等問題，導致公文既不莊重也不嚴肅，更不利于公文運轉(zhuǎn)和處理，嚴重影響了公文辦理的嚴肅性和公文自身的權(quán)威性；二是事由表述錯誤。事由部分是公文標題的核心，明確、規(guī)范表述事由可為公文登記、批辦、立卷、歸檔和查閱提供便利。事由一般由“關(guān)于”領(lǐng)起，“關(guān)于”在事由中起介紹、提示作用，其位置相對固定，如缺少“關(guān)于”，就有可能出現(xiàn)歧義、搭配不當?shù)葐栴}，如《XXX單位領(lǐng)導XXX違反制度的通知》，發(fā)文單位與事由之間缺少“關(guān)于”，容易產(chǎn)生歧義；三是亂用標點符號。根據(jù)《條例》規(guī)定，“公文標題除法規(guī)、規(guī)章名稱外，一般不用標點符號?！钡诠膶懽髦?，較為常見的是亂用書名號的問題，如《XXX學校關(guān)于舉辦〈校園開放日〉的通知》，根據(jù)《條例》規(guī)定，應將《校園開放日》書名號去掉；四是發(fā)文編號不規(guī)范，發(fā)文編號是發(fā)文制文規(guī)范化管理的重要組成部分，發(fā)文編號為公文檢索與引用提供了依據(jù)，但在公文寫作中，部分單位存在編號不統(tǒng)一、編號錯用亂用、年份與編號次序不統(tǒng)一等問題，導致公文寫作規(guī)范性較差；五是主送單位不明確。主送單位是對公文發(fā)文范圍的限定，只有準確界定主送單位，才能讓公文得到及時處理，但公文寫作中有的單位存在請示多頭主送的現(xiàn)象，違反了《條例》中“請示一般只寫一個主送機關(guān)，如需同時送其他機關(guān)應采用抄報形式”的要求。

（三）公文行文中語言表達不規(guī)范

公文寫作中的語言表達不規(guī)范問題主要體現(xiàn)在用語重復、搭配不當、成分欠缺、標點符號不規(guī)范等問題：一是語言表達重復。公文屬于應用文體，實用性是公文寫作的出發(fā)點和落腳點。公文寫作中，用語重復問題較為常見，如用詞過多、語句表達不清，突出表現(xiàn)為相近詞句重復、相同語義語句重復等，損害了發(fā)文單位公文的嚴肅性、權(quán)威性；二是搭配不當。搭配不當是指公文寫作時語法關(guān)系不正確，如主謂搭配不當、動賓搭配不當、修飾語與中心詞搭配不當?shù)?，容易引發(fā)歧義；三是成分欠缺。公文寫作中，完整的表達應由必要的語句成分組成，包括主語、謂語、賓語等，如主語欠缺可能造成主體表達不明確而引發(fā)歧義，導致公文寫作不嚴謹；四是關(guān)系混亂。公文寫作中，如語句表達中各關(guān)系表達不符合語法規(guī)則，可能造成關(guān)系混亂，如用詞順序不當、前后矛盾等，造成語句表達不完整、不明確。

由此可見，公文寫作質(zhì)量問題多樣，其根本原因還在于寫作人員對公文寫作的思想重視程度不足，未認真學習公文寫作的相關(guān)規(guī)定要求，也未能正確領(lǐng)會、感知并體會發(fā)文意圖，以及理清制文綱目，從而導致公文寫作質(zhì)量偏低。

三、公文寫作質(zhì)量提升策略研究

提高公文寫作質(zhì)量，應當以調(diào)研為基礎(chǔ)、以規(guī)范要求為依據(jù)，深刻認識提高公文寫作質(zhì)量的重要性，廣泛學習和積累寫作知識，做到“雙向溝通”，把握和領(lǐng)會發(fā)文意圖，從而擬定高質(zhì)量公文，提高公文寫作的規(guī)范性。

（一）增強角色意識和全局意識

公文自身的特點要求公文寫作和審核應不局限于自身角色，而是應當從部門、單位、機關(guān)的總體高度思考問題，而非從起草人的角度思考問題。只有站位高、思考全，才能不遺漏重要內(nèi)容，并對公文內(nèi)容進行取舍，提高公文寫作的全局性、整體性、規(guī)范性。同時，公文寫作應樹立全局意識，把握基本世情、國情和本地區(qū)實際情況，認真分析事物的階段性特征，考慮問題應注意到時間、條件的變化，深刻把握公文寫作的出發(fā)點和落腳點是用于指導工作和解決實際問題，而非為寫而寫，因此要注重調(diào)研，在調(diào)查的基礎(chǔ)上，深入研究公文寫作的內(nèi)容，做到言之有物，實現(xiàn)由寫文字向研究工作的轉(zhuǎn)變，并在公文寫作中體現(xiàn)其寫作高度、寫作層次、寫作水平。通過提高調(diào)研能力和公文寫作站位，深刻理解公文寫作的重要性，能夠確保公文寫作有的放矢、有據(jù)可依，這樣形成的公文才能指導實際工作。

（二）加強學習，掌握公文寫作的基本理論知識，把好公文“審核關(guān)”

針對公文寫作人員文種選擇不當、公文標題格式不規(guī)范、公文語言不規(guī)范等問題，公文寫作人員應加強理論知識學習，認真學習和掌握各文種的適用范圍、差異和文體結(jié)構(gòu)，掌握公文標題擬定要素、標點符號、字體、版式等要素要求，標題應居中排布，標題用2號小標宋體字；主送機關(guān)位于標題下空一行左頂格，字體用3號宋體字；正文位于主送機關(guān)名稱下一行，用3號仿宋體字，每自然段左空2字，回行頂格。黨政公文寫作者要加強公文寫作理論知識的學習，要對公文的內(nèi)容、體式進行全面的審核和檢查，公文審核應做到“五查”，這是確保公文質(zhì)量的前提工作，也是促進公文寫作人員及時發(fā)現(xiàn)和糾正公文寫作中存在錯誤的重要工作。

（三）學習和積累寫作知識，夯實公文寫作功底

公文寫作要求具備良好的邏輯思維能力。不同于文學作品創(chuàng)作追求夸張、浪漫、虛構(gòu)等技巧，公文寫作具有其自身的規(guī)律和寫作技巧，要求寫作人員合理組織、運用語言準確、恰當表達公文寫作意圖。公文寫作質(zhì)量提升離不開寫作公文者扎實的文字功底，公文寫作人員應多閱讀經(jīng)典著作，善于引用公理、名言、成語、警句烘托氣氛、增強表達，以提高公文寫作的感染力。同時，在公文寫作知識積累中，寫作人員應把握臨摹、修改和多寫的作用。臨摹即模仿范文進行試寫，揣摩公文如何寫得更好，從中掌握公文寫作規(guī)律。修改即對起草的公文進行認真修改，不放過格式、語句、標點符號紕漏，經(jīng)修改無誤后，再次征求領(lǐng)導的意見進行審核修改，公文寫作和核稿應秉承高度負責的責任要求，修改出高質(zhì)量的公文。多寫即多實踐，嘗試寫不同文種的公文，從中研究、分析公文寫作規(guī)律，在寫作中積累寫作經(jīng)驗、寫作知識，形成不同文種寫作心得，直至不同文種公文寫作自如，寫出高質(zhì)量的公文。

（四）雙向溝通，領(lǐng)會寫作意圖

公文寫作具有其內(nèi)在要求，即把握公文要解決和說明的主要問題，公文寫作應當圍繞和服務于主題，不應偏離主題或悖離主題，否則將會內(nèi)容散亂、沖突，影響公文效用和權(quán)威性。把握主題的關(guān)鍵在于領(lǐng)會領(lǐng)導的意圖，將意圖轉(zhuǎn)化為明確的寫作主題，保證公文寫作準確，能夠表達領(lǐng)導意圖。為實現(xiàn)該目的，公文寫作人員應與領(lǐng)導雙向溝通，即寫作人員向領(lǐng)導“討底”，領(lǐng)導要向?qū)懽髡摺敖坏住?。雙向溝通越透徹，公文寫作契合領(lǐng)導要求的程度越高，反之則可能出現(xiàn)偏離、悖離情況。為實現(xiàn)雙向溝通，公文寫作人員應從領(lǐng)導講話、指示中分析、歸納、提煉形成公文寫作的思想主線，時機恰當時可擬定框架、初稿后向領(lǐng)導請示、溝通，在討論中完善初稿，并就初稿中存在的語意、語句表達問題進行反復修改，最終形成終稿。

四、結(jié)語

在黨政公文寫作中，存在著公文文種選擇不規(guī)范、格式不規(guī)范、公文主體語言表達不規(guī)范等問題，其根本原因是公文寫作者對公文寫作要求掌握不足、文字功底不扎實和未能充分領(lǐng)會公文寫作意圖，從而影響了公文的寫作質(zhì)量。針對文章中提出的問題，公文寫作者應自覺增強角色意識和全局意識，從全局高度研判公文寫作要點，加強公文寫作理論知識的學習和積累，并與領(lǐng)導雙向溝通，準確領(lǐng)會寫作意圖，提高公文寫作質(zhì)量，為黨政機關(guān)實施領(lǐng)導、指導工作發(fā)揮應有的作用。