基于數(shù)字化校園環(huán)境的高職院校檔案信息化建設(shè)分析

艾江紅

（湖北省武漢商貿(mào)職業(yè)學(xué)院 湖北 武漢 430205）

1 引言

自改革開(kāi)放以來(lái)，國(guó)家就十分重視職業(yè)教育的發(fā)展，而職業(yè)院校尤其是高等職業(yè)院校，近年來(lái)發(fā)展十分迅速，特別是在當(dāng)前的數(shù)字化校園建設(shè)背景下，高職院校教育教學(xué)水平得以不斷提高，同時(shí)也為其檔案信息化建設(shè)與發(fā)展提供了便利條件和無(wú)限可能。檔案信息化建設(shè)是高職院校發(fā)展中的重要組成部分，對(duì)于其可持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)很有幫助。

2 數(shù)字化校園環(huán)境下的高職院校檔案信息化建設(shè)概述

網(wǎng)絡(luò)化和信息數(shù)字化是數(shù)字化校園建設(shè)的基礎(chǔ)與核心，在計(jì)算機(jī)技術(shù)的支持之下，能夠?qū)Ω咝５母鞣N信息進(jìn)行整理、收集和應(yīng)用，從而打造一種虛擬化的教育環(huán)境。通過(guò)數(shù)字化校園建設(shè)，既能實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)字資源的高效合理應(yīng)用，又能有效提高教育教學(xué)質(zhì)量。在數(shù)字化校園環(huán)境下，也對(duì)高職院校檔案建設(shè)工作提出更高要求，而信息化是未來(lái)發(fā)展的主要方向，所謂“信息化檔案建設(shè)”主要就是在各種現(xiàn)代化先進(jìn)技術(shù)的輔助之下，對(duì)校園信息資源進(jìn)行開(kāi)發(fā)和利用，為用戶(hù)提供更多便于接受和應(yīng)用的信息產(chǎn)品，促進(jìn)檔案信息資源的優(yōu)化共享。而要想實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)目標(biāo)，首先就是要對(duì)傳統(tǒng)的歸檔手段進(jìn)行一些改變，在這一過(guò)程中，數(shù)字化校園發(fā)揮著關(guān)鍵性的作用，它能夠促進(jìn)教學(xué)結(jié)構(gòu)、教學(xué)模式、教學(xué)內(nèi)容以及教學(xué)方法的全面變革，以實(shí)現(xiàn)對(duì)各種優(yōu)秀教育資源的共享、共建，全面提高教育質(zhì)量，為社會(huì)培養(yǎng)出更多優(yōu)質(zhì)創(chuàng)新型人才[1]。

3 高職院校檔案信息化建設(shè)的必要性分析

3.1 與高職院校整體發(fā)展要求相符合

在高職院校日常工作當(dāng)中，檔案工作至關(guān)重要，它能夠?qū)Ω呗氃盒？蒲泄芾?、日常教學(xué)等工作效果進(jìn)行記錄和反映，同時(shí)也有助于學(xué)校歷史面貌的維護(hù)，是衡量和評(píng)估高職院校管理水平和教育質(zhì)量的重要依據(jù)。在高職院校數(shù)字化校園建設(shè)當(dāng)中，信息化檔案管理是至關(guān)重要的組成部分，與時(shí)代發(fā)展要求相符合，同時(shí)也是發(fā)展國(guó)家檔案事業(yè)、貫徹和落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀的關(guān)鍵一步。在數(shù)字化背景之下，檔案管理工作可對(duì)各種現(xiàn)代化先進(jìn)技術(shù)和手段進(jìn)行應(yīng)用，并逐漸開(kāi)始對(duì)人工管理進(jìn)行取代，最大限度提高檔案管理工作質(zhì)量和效率，與此同時(shí)，也有助于學(xué)院形象的提升，與高職院校整體發(fā)展要求相符合[2]。

3.2 有助于高職院校管理水平和工作效率的提升

數(shù)字化檔案管理擺脫了以往陳舊、落后的傳統(tǒng)管理模式，使檔案管理逐漸開(kāi)始朝著現(xiàn)代化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化方向發(fā)展，對(duì)于高職院校管理水平和工作效率的提升很有幫助。與此同時(shí)通過(guò)數(shù)字化檔案管理，還能使檔案查詢(xún)存儲(chǔ)更加穩(wěn)定高效，快速便捷。傳統(tǒng)的檔案查詢(xún)，基本上都需要經(jīng)過(guò)復(fù)雜煩瑣的環(huán)節(jié)，不僅浪費(fèi)時(shí)間且工作效率低下，受人為因素的影響還很容易出現(xiàn)檔案材料磨損、缺失等問(wèn)題，而數(shù)字化檔案管理則可有效彌補(bǔ)傳統(tǒng)檔案管理模式的缺陷和不足，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程操作就可以查詢(xún)所需要的檔案材料，從根本上保證了檔案材料和檔案原件內(nèi)容的一致。

4 數(shù)字化校園環(huán)境下的高職院校檔案管理手段

4.1 完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

數(shù)字化校園環(huán)境下的信息化檔案建設(shè)，首先就是要完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。實(shí)踐過(guò)程中，一般包括軟件設(shè)施和硬件設(shè)施兩個(gè)主要方面，軟件設(shè)施建設(shè)主要包括檔案信息處理系統(tǒng)、相關(guān)軟件和程序、檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)等，而硬件設(shè)施建設(shè)主要包括校園網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)、復(fù)印機(jī)、掃描儀、打印機(jī)、計(jì)算機(jī)、存儲(chǔ)器等，只有妥善做好軟硬件建設(shè)工作，才能為信息化檔案建設(shè)奠定良好基礎(chǔ)。

4.2 標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)

標(biāo)準(zhǔn)化是網(wǎng)絡(luò)化、自動(dòng)化建設(shè)的基礎(chǔ)和前提，要想實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，高職院校檔案部門(mén)必須要對(duì)相關(guān)檔案設(shè)備技術(shù)方法、業(yè)務(wù)工作等建立統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和原則，具體如檔案信息系統(tǒng)應(yīng)用和設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)、檔案館數(shù)據(jù)資源庫(kù)工作標(biāo)準(zhǔn)等等。與此同時(shí)，還要結(jié)合國(guó)內(nèi)外行業(yè)發(fā)展標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)網(wǎng)絡(luò)化過(guò)程中高職院校以及社會(huì)需要共同遵守的各項(xiàng)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行制定[3]。

4.3 強(qiáng)化信息資源建設(shè)

在檔案信息化建設(shè)工作當(dāng)中，檔案信息資源建設(shè)是關(guān)鍵與核心，因此，高職院校必須要結(jié)合實(shí)際情況，建立起完善的數(shù)字化檔案專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)，在共享數(shù)據(jù)庫(kù)當(dāng)中集中存儲(chǔ)數(shù)字檔案。在檔案信息資源建設(shè)工作當(dāng)中，電子文件接收、采集也是至關(guān)重要的內(nèi)容，高職院校的信息資源十分豐富，院校內(nèi)各單位都有專(zhuān)屬的信息網(wǎng)站和系統(tǒng)，而這些都能夠?yàn)樾畔⒐蚕砗蛡鞑ヌ峁┝己闷脚_(tái)。與此同時(shí)，檔案部門(mén)還可借助校園網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，為相關(guān)用戶(hù)提供檔案應(yīng)用服務(wù)。其次，對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行應(yīng)用，對(duì)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行建立，使所有案卷級(jí)目錄都能實(shí)現(xiàn)機(jī)驗(yàn)，以提升檔案檢索和應(yīng)用服務(wù)質(zhì)量。最后，強(qiáng)化紙質(zhì)檔案、錄像檔案、錄音檔案以及照片檔案的數(shù)字化建設(shè)，并建設(shè)與之相應(yīng)的綜合化數(shù)字平臺(tái)。

4.4 完善信息安全保障體系

隨著高職院校檔案信息化建設(shè)步伐的日益加快，檔案信息資源的應(yīng)用方式也日益廣泛，在此情況下，必須要強(qiáng)化對(duì)檔案信息的安全保障。為實(shí)現(xiàn)上述目標(biāo)，必須要建立起一個(gè)完善的檔案信息安全保障體系和安全管理系統(tǒng)。高職院校的檔案部門(mén)一般可從安全管理措施、制度、組織等方面入手，制定出完善可行的工作規(guī)范，對(duì)高校的管理措施和技術(shù)手段進(jìn)行應(yīng)用，以提高檔案信息安全性，同時(shí)也為信息化系統(tǒng)的安全可靠運(yùn)行提供保障，例如，在技術(shù)方面，可對(duì)硬件防火墻、網(wǎng)絡(luò)殺毒軟件等進(jìn)行應(yīng)用，從根本上避免信息泄露和非法操作等問(wèn)題的發(fā)生，與此同時(shí)，還要定期對(duì)軟硬件進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理[4]。

與此同時(shí)，高職院校的人才培養(yǎng)目標(biāo)和日常管理手段不同于其他普通高校，因此，在專(zhuān)業(yè)設(shè)置方面具備獨(dú)特的行業(yè)特點(diǎn)，注重對(duì)應(yīng)用型人才的培養(yǎng)。鑒于上述情況，必須要強(qiáng)化對(duì)實(shí)訓(xùn)體系、基礎(chǔ)研究、精品課程等特色數(shù)據(jù)庫(kù)檔案的建設(shè)，同時(shí)也要加強(qiáng)對(duì)這方面管理人才的培養(yǎng)，從而最大限度凸顯高職院校的檔案信息館（室）藏特色。

5 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，本文主要對(duì)數(shù)字化校園環(huán)境下，高職院校檔案信息化建設(shè)及其必要性進(jìn)行了分析，最后提出了幾點(diǎn)建議和措施?？傊?，隨著高職院校數(shù)字化校園建設(shè)步伐的日益加快，也對(duì)檔案管理工作提出更高要求，而檔案信息化建設(shè)是其未來(lái)發(fā)展的主要方向。為實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，高職院校必須要充分發(fā)揮檔案數(shù)字化技術(shù)優(yōu)勢(shì)，從基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、人才隊(duì)伍建設(shè)、規(guī)范化建設(shè)、信息資源建設(shè)以及安全保障等方面入手，為檔案信息化建設(shè)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)奠定良好基礎(chǔ)，提高檔案現(xiàn)代化建設(shè)水平，促進(jìn)高職院校的整體健康穩(wěn)定發(fā)展。