信息化檔案管理模式在檔案管理中的作用研討

王 浩，宋 青

（山東省濟寧市微山縣檔案館 山東 濟寧 277600）

1 引言

檔案工作是一項管理檔案或者為社會實踐服務(wù)提供檔案信息的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，其與社會生產(chǎn)生活、人類社會共同發(fā)展。伴隨著人類社會文明程度逐漸提高，檔案工作所發(fā)揮的作用和價值愈發(fā)凸顯。當(dāng)前已經(jīng)進入到信息化穩(wěn)定時期，檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為現(xiàn)代檔案管理建設(shè)的重要組成部分，有效實現(xiàn)了檔案管理效率的加快以及檔案管理質(zhì)量的提升。

2 現(xiàn)代檔案信息化管理模式中存在的問題

2.1 數(shù)字化管理的安全性有待提高

一方面利用信息技術(shù)能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息與其載體的分離，從而將檔案信息錄入到信息系統(tǒng)內(nèi)，提升檔案信息的深度與使用范圍，充分發(fā)揮檔案信息的使用價值。另一方面檔案數(shù)字化管理的安全性問題有待關(guān)注，快速便捷的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)也為電子檔案的管理提供一定的難度。當(dāng)前對于電子檔案的保護僅僅是對用戶名與密碼的安全性能進行一次防護，一旦出現(xiàn)密碼泄露等情況，極有可能會影響到電子檔案的安全性。此外，檔案的安全防護工作與檔案管理的制度化建設(shè)密不可分。盡管如此，部分單位仍然沒有建立起一套完善的檔案管理制度，使得計算機網(wǎng)絡(luò)非法運行、檔案被非法竊取的問題得不到妥善解決，在部分檔案信息丟失后，檔案追蹤工作并沒有建立起來，致使檔案數(shù)字管理工作的安全問題仍然停在表面，無法得到有力解決[1]。

2.2 數(shù)字化管理人員的工作素養(yǎng)有待提高

檔案管理工作人員是檔案管理工作的有力實施者，也是檔案管理工作中最活躍的因素，其綜合素養(yǎng)對于檔案管理工作的整體質(zhì)量有著重要影響。在信息化環(huán)境中，格外要求檔案管理人員具備一定的信息化操作技術(shù)，能夠運用自動化軟件處理檔案資料。但就目前情況而言，部分工作人員仍然會依照自己原有的經(jīng)驗而不是檔案管理制度進行操作，導(dǎo)致檔案管理的隨意性比較大，管理比較混亂，并最終使得檔案信息的錄入并不完整。

3 強化信息化檔案管理模式

3.1 提高信息化檔案管理模式的安全性

強化檔案數(shù)字化安全管理，提高檔案管理人員的操作能力是重中之重。通過定期培訓(xùn)等方式，提高其信息化技術(shù)的運用能力和信息化技術(shù)素養(yǎng)，強化工作人員應(yīng)用問題和處理問題的能力。如果工作人員沒有做好安全防范工作，極有可能給檔案管理工作帶來安全問題。此外在信息化管理過程中還會出現(xiàn)由于工作人員操作不當(dāng)因而造成信息泄露或者丟失。為了避免相應(yīng)損失，需要將確保信息安全納入到檔案管理制度當(dāng)中，確保工作人員的規(guī)范化操作，確保每個人都能夠認真對待檔案管理工作，注意檔案信息使用過程中的操作安全，建立防范意識、構(gòu)建完善的管理體系。

強化檔案數(shù)字化安全管理，需要建立檔案安全保障體系。電子檔案無論是進行歸檔還是使用，都需要在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中進行操作，因而數(shù)字化檔案對于計算機設(shè)備的依賴性比較強。而計算機網(wǎng)絡(luò)是一個開放的空間，具有公共性與分享性，在給用戶提供便利的同時，也增加了不法分子借助網(wǎng)絡(luò)竊取檔案信息的機會。因此需要健全并完善網(wǎng)絡(luò)安全保障體系，例如對電子檔案進行加密處理、設(shè)置訪問權(quán)限以及身份認證，服務(wù)器還需要定期修補補丁以及更新系統(tǒng)配置，防止非法入侵者竊取機密信息[2]。

3.2 提高檔案管理人員綜合素養(yǎng)

強化宣傳培訓(xùn)，優(yōu)化管理人員專業(yè)結(jié)構(gòu)。檔案工作能夠健康穩(wěn)定發(fā)展與信息技術(shù)的突飛猛進密不可分，使得信息化檔案管理模式中問題層出不窮。這就需要檔案管理工作人員具備一定的工作素養(yǎng)，通過加強檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)，實現(xiàn)處理方式和處理能力的進步。為此，需要做好檔案管理人員的在職培訓(xùn)工作，以資格培訓(xùn)與繼續(xù)教育為重點，同時還需要激發(fā)工作人員的工作積極性，引導(dǎo)其充分發(fā)揮自身能動性，主動進行知識更新與結(jié)構(gòu)優(yōu)化，強化工作人員隊伍的專業(yè)化水平，建立一支復(fù)合型多層次高素質(zhì)的專業(yè)隊伍[3]。

提高素養(yǎng)需要進行經(jīng)驗交流。經(jīng)驗交流是各個行業(yè)都需要開展的學(xué)習(xí)活動，在此過程中參與人員之間可以相互學(xué)習(xí)、取長補短。檔案管理人員可以開展部門與部門、區(qū)域與區(qū)域之間的交流學(xué)習(xí)活動，借鑒他人檔案管理的新技術(shù)與新方法以及檔案資源轉(zhuǎn)化的經(jīng)驗，從而提高工作人員發(fā)現(xiàn)問題、解決問題、總結(jié)經(jīng)驗的能力。此外，通過交流學(xué)習(xí)，能夠幫助檔案管理工作人員將工作總結(jié)的感性經(jīng)驗理論化，并且將交流過程中學(xué)習(xí)到的經(jīng)驗運用到信息化檔案管理模式當(dāng)中，提高信息處理的效率與質(zhì)量。

4 結(jié)語

綜上所述，檔案信息化建設(shè)是檔案管理工作的重要組成部分，涉及內(nèi)容多、涉及時間長，要求檔案管理人員參與其中進行詳細管理與處理。同時管理人員的管理意識、管理模式、管理設(shè)施以及檔案管理人員的工作水平都對檔案管理有一定影響。為此，檔案管理人員逐步完善檔案管理信息，實現(xiàn)信息的科學(xué)化、系統(tǒng)化轉(zhuǎn)變，方便檔案的查找與利用，充分發(fā)揮檔案的價值。