新時代背景下基于信息化的高職院校檔案創(chuàng)新管理研究

李曉霞

（錫林郭勒職業(yè)學院 內蒙古 錫林浩特 026000 ）

1 引言

高職院校檔案管理信息化建設是指從傳統(tǒng)紙質檔案管理逐步向數(shù)字化檔案管理轉變的過程。目前很多高職院校正在不斷推動信息技術在教學與管理中的應用，充分整合學校資源，提高資源的利用率[1]。檔案管理的信息化建設，能夠與校園網(wǎng)建設相結合，并為校務信息平臺的建設提供相應的支持。因此需要根據(jù)高職院校檔案管理信息化建設中存在的問題進行深入分析，從而采取有效的解決措施。

2 目前高職院校檔案管理信息化建設的現(xiàn)狀分析

2.1 對檔案管理信息化建設的認識不清

很多領導以及管理人員認為檔案管理的信息化建設是簡單地將紙質檔案數(shù)字化，沒有完全清楚檔案管理信息化建設的內涵以及作用；還有一些人認為檔案管理信息化建設就是應用信息技術，沒有與校內管理信息化建設相結合，也沒有與其他部門進行合作交流，把檔案管理信息化建設認為是檔案管理部門的任務；同時很多檔案管理人員為了追求信息化建設速度，不斷提高紙質檔案的電子化速度和數(shù)量，但是忽略了電子檔案的整理與歸納問題，檔案管理工作仍舊停留在傳統(tǒng)的檔案保存與管理上，沒有重視檔案信息的合理利用，導致檔案信息無法發(fā)揮應有的作用。

2.2 管理制度不完善

很多高職院校在推動檔案管理信息化建設過程中沒有明確建設目標，缺乏嚴密的計劃，也沒有做好組織協(xié)調工作，導致檔案管理信息化建設工作無法與學校整體的發(fā)展相適應，缺乏有效的政策、技術以及資金支持[2]。同時高職院校在推行檔案管理信息化建設過程中還存在目標不明確、計劃方案不合理、定位錯誤等問題，從而導致建設進度受到影響。此外，部分檔案信息處理速度較慢，影響了檔案管理信息化建設速度。

2.3 缺乏相應的法律法規(guī)保護

隨著人們隱私意識的不斷提高，如何協(xié)調信息資源與信息利用中的矛盾涉及法律層面的問題。高職院校檔案中涉及較多的個人隱私與機密信息，檔案管理信息化建設過程中由于安全管理不到位，經(jīng)常發(fā)生檔案信息被竊取或者是黑客攻擊等情況。同時電子檔案存在容易被復制和修改的特點，加上電子信息與載體相分離，這也導致數(shù)據(jù)儲存過程中容易發(fā)生丟失的情況。此外，加上檔案管理相關法律法規(guī)仍不夠完善，這些問題都會限制檔案管理工作的開展。

3 推動高職院校檔案管理信息化建設的相關對策

3.1 明確檔案管理信息化建設的作用與意義

檔案管理的信息化建設有助于提高檔案資源的合理開發(fā)與利用，其與傳統(tǒng)管理模式相比存在較大的差異，主要是以數(shù)據(jù)庫為載體，將文字、圖片、影像等信息儲存在數(shù)據(jù)庫中，并通過互聯(lián)網(wǎng)以及終端機等方式進行檔案信息的共享與利用，從而為用戶提供有效的檔案信息服務。高職院校要認識到檔案管理信息化建設對于學校自身發(fā)展的重要性，需要利用先進的信息技術，學習其他學校先進的管理經(jīng)驗，將檔案管理作為學校管理的重點，利用大數(shù)據(jù)技術、云計算技術來推動檔案管理信息化建設，從而提高檔案信息的開發(fā)利用效果。高職院校檔案管理信息化建設過程中需要建立多元化的服務體系，從而為用戶提供更加便捷的檔案信息咨詢服務；高職院校需要利用信息技術建立配套的檔案數(shù)據(jù)庫與校內網(wǎng)，開放檔案管理平臺，并配置檔案咨詢、檢索、儲存、采集以及修改等多項服務；提高系統(tǒng)的交互性，并注重用戶的反饋，從而不斷完善檔案信息管理平臺。

3.2 完善檔案管理相關制度

根據(jù)高職院校實際管理特點制定檔案管理相關制度的標準與規(guī)范。檔案管理部門需要認真思考檔案管理信息化建設的相關標準，結合學校的實際情況，制定出符合自身檔案管理規(guī)章制度，從而規(guī)范電子檔案的整理、歸檔和利用等方面的步驟與流程，從而對電子檔案進行有效管理。在實際工作中也要不斷根據(jù)出現(xiàn)的問題進行完善，從而提高管理制度的有效性。

3.3 加大經(jīng)費投入

領導需要重視檔案管理信息化建設，并給予足夠的資金支持，確保檔案管理信息化建設中軟硬件設施的合理配置，從而推動檔案管理信息化建設的發(fā)展。檔案管理部門也要結合實際情況，合理利用經(jīng)費，利用有限的資金達到最好的建設效果。檔案管理部門在采購設備時，也要結合實際需求，選購性價比更高的設備，同時及時更換老舊設備，避免系統(tǒng)故障的出現(xiàn)。

3.4 重視檔案信息安全

高職院校在推動檔案管理信息化建設過程中也要重視信息的安全問題，要保障檔案信息的保密性與安全性。嚴格遵循國家對于信息安全制定的相關要求，重視檔案信息的安全，嚴密預防檔案信息泄漏的情況發(fā)生。同時要重視數(shù)據(jù)庫以及網(wǎng)絡服務器的安全管理，建立配套的安全管理系統(tǒng)，對數(shù)據(jù)庫以及網(wǎng)絡服務器進行動態(tài)監(jiān)控與維護。此外，還需要不斷提高檔案管理人員的安全意識，充分利用現(xiàn)有防護措施，例如防火墻、安全檢測技術、殺毒軟件等，增加網(wǎng)絡安全培訓，從而能夠有效處理各種突發(fā)情況。檔案管理部門也要加強安全管理，將責任落實到個人身上，并根據(jù)檔案管理人員的工作表現(xiàn)進行獎懲，提高檔案管理人員的安全意識。此外，高職院校還可以聘請相應的專家來優(yōu)化安全管理系統(tǒng)。

4 結語

高職院校檔案管理信息化建設是為了充分利用檔案信息資源，提高其開發(fā)利用率，從而進一步推動高職院校的可持續(xù)發(fā)展。因此領導需要認識到檔案管理信息化建設的作用與意義，不斷完善檔案管理相關制度，增加經(jīng)費投入，并且要做好檔案信息安全管理，預防檔案信息泄露的情況發(fā)生，保障檔案信息的安全，不斷探索高職院校檔案管理的創(chuàng)新路徑，從而進一步推動檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展。