關(guān)于做好醫(yī)院宣傳檔案管理工作的思考

湯偉，陳東

山東省胸科醫(yī)院黨務(wù)部，山東濟(jì)南 250013

隨著社會的不斷建設(shè)和發(fā)展，醫(yī)院所面臨的發(fā)展壓力和競爭壓力逐漸提升，醫(yī)院需要借助一些科學(xué)、合理的方式提升醫(yī)院的影響力，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。醫(yī)院的宣傳檔案管理是醫(yī)院檔案管理工作的一部分，是醫(yī)院宣傳工作的基礎(chǔ)，醫(yī)院需要借助醫(yī)院的宣傳檔案管理工作提升醫(yī)院各項(xiàng)宣傳工作質(zhì)量的提升，為實(shí)現(xiàn)醫(yī)院職工思想品質(zhì)的提升和醫(yī)院美好形象的樹立打下基礎(chǔ)[1]。此外，就當(dāng)前醫(yī)院的建設(shè)和發(fā)展分析，醫(yī)院需要借助宣傳工作提升自身在社會中影響的深度和廣度，并在宣傳的過程中提升醫(yī)院職工的凝聚力，為醫(yī)院的長期建設(shè)和發(fā)展打好思想基礎(chǔ)，確保醫(yī)院能夠在未來的發(fā)展中始終擁有較高的發(fā)展?jié)摿桶l(fā)展優(yōu)勢，所以醫(yī)院需要給予宣傳檔案管理工作充足的重視，不斷引導(dǎo)相關(guān)工作人員就當(dāng)前宣傳檔案管理工作的現(xiàn)狀進(jìn)行分析，明確醫(yī)院宣傳檔案管理工作的工作范圍，找到其中存在的問題，并有針對性地進(jìn)行解決，提升醫(yī)院宣傳檔案管理工作的工作質(zhì)量和水平，讓醫(yī)院宣傳檔案管理工作在醫(yī)院的建設(shè)和發(fā)展中發(fā)揮出應(yīng)有的作用和價(jià)值。

1 醫(yī)院宣傳檔案管理工作的范圍

為實(shí)現(xiàn)醫(yī)院宣傳檔案管理工作質(zhì)量和工作水平的提升，醫(yī)院相關(guān)工作人員必須明確醫(yī)院宣傳檔案管理工作的范圍，并將工作范圍內(nèi)的各種資源材料進(jìn)行收集、分類和管理，為醫(yī)院的建設(shè)發(fā)展和宣傳工作打下基礎(chǔ)[2]。就當(dāng)前醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)狀分析，醫(yī)院宣傳檔案管理工作內(nèi)容主要分為文字類型和錄像照片類型檔案。其中文字檔案包含醫(yī)院內(nèi)部的新聞宣傳、醫(yī)院內(nèi)部發(fā)表的刊物、醫(yī)院各個科室及醫(yī)院職工個人的事跡材料，甚至是社會媒體的新聞宣傳等。而視頻圖像類的宣傳檔案包含醫(yī)院各項(xiàng)事務(wù)的照片資料，比如各省市級領(lǐng)導(dǎo)現(xiàn)場指導(dǎo)工作的圖片和視頻、外籍專家及學(xué)者的指導(dǎo)視頻及圖片、醫(yī)院義診及科普活動的圖像資料，甚至是醫(yī)院召開的各項(xiàng)會議音視頻資料等[3]。

2 醫(yī)院宣傳檔案管理工作的現(xiàn)狀

為滿足醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)的需求，近年來，各個醫(yī)院都從自身發(fā)展的需求出發(fā)，積極融入了一些先進(jìn)的管理制度、工作技術(shù)以及先進(jìn)的設(shè)備，在這種發(fā)展的趨勢下，醫(yī)院整體的管理工作逐漸進(jìn)入了信息化建設(shè)的階段，同時醫(yī)院也借助這種信息化發(fā)展的優(yōu)勢，極大提升了醫(yī)院的檔案管理工作水平[4]。相對于其他檔案管理工作而言，醫(yī)院的宣傳檔案管理工作重要性并沒有體現(xiàn)出直觀的價(jià)值，讓部分領(lǐng)導(dǎo)和基層工作者忽視了對宣傳檔案管理工作的建設(shè)，而這種忽視導(dǎo)致部分醫(yī)院的宣傳檔案管理工作建設(shè)的質(zhì)量和水平較低，更不利于宣傳檔案管理工作作用和價(jià)值的體現(xiàn)[5]。就當(dāng)前我國部分醫(yī)院宣傳檔案管理工作的建設(shè)而言，其存在的問題主要表現(xiàn)在以下幾個層面。

2.1 管理機(jī)制不健全

管理機(jī)制的不健全是部分醫(yī)院存在的重要問題，宣傳檔案管理工作雖然屬于檔案管理工作的一部分，但是在實(shí)際工作中，部分醫(yī)院檔案管理工作者卻并未重視宣傳檔案管理的工作，大部分的宣傳檔案都集中在醫(yī)院宣傳部門工作人員的手中，相對于統(tǒng)一化的檔案管理工作而言，由醫(yī)院宣傳人員進(jìn)行宣傳檔案管理的工作模式，不僅將各種宣傳資料進(jìn)行了分散，降低了宣傳資料的使用價(jià)值和使用效率，同時也會因?yàn)樾麄魅藛T缺乏必要的檔案管理工作意識和方法，導(dǎo)致各種宣傳檔案混淆、宣傳檔案遺失以及宣傳檔案外泄等事件頻發(fā)，導(dǎo)致醫(yī)院的宣傳檔案管理工作混亂不堪，難以在醫(yī)院的建設(shè)和發(fā)展中體現(xiàn)出宣傳檔案管理工作存在的意義[6]。

2.2 管理方式單一

管理方式單一是當(dāng)前部分醫(yī)院宣傳檔案管理工作中存在的重要問題，而且在醫(yī)院檔案管理工作的信息化建設(shè)中，管理方式單一的方式顯得更加突出和明顯，部分宣傳檔案管理工作人員在管理工作中依賴于醫(yī)院各部門宣傳檔案上交，再進(jìn)行數(shù)字化保存的管理模式中，并未深入地對這些宣傳資料進(jìn)行分類和管理，不僅限制了各種宣傳資料價(jià)值的發(fā)揮，也令醫(yī)院宣傳工作的質(zhì)量和水平始終無法提升，讓醫(yī)院宣傳檔案管理工作存在的價(jià)值和意義被淡化，而這種發(fā)展?fàn)顩r也加深了醫(yī)院部分領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)工作人員對宣傳檔案管理工作的不重視[7]。

2.3 檔案管理不完善

檔案管理不完善是對醫(yī)院宣傳檔案管理工作質(zhì)量和水平影響較大的關(guān)鍵因素。對于醫(yī)院宣傳檔案管理工作而言，相關(guān)工作人員應(yīng)當(dāng)發(fā)揮出自身的主觀能動性，主動對醫(yī)院建設(shè)和發(fā)展中有利于醫(yī)院持續(xù)建設(shè)和發(fā)展的各種宣傳資料進(jìn)行收集和管理，為醫(yī)院各項(xiàng)宣傳教育活動打下基礎(chǔ)。但反觀部分醫(yī)院的宣傳檔案管理工作，部分宣傳檔案并未被醫(yī)院宣傳檔案管理工作者進(jìn)行收集和保存，依舊掌握在醫(yī)院各個部門相關(guān)負(fù)責(zé)人或者醫(yī)院宣傳部門員工手中[8]。充分地體現(xiàn)出了醫(yī)院檔案管理工作的不完善，覆蓋度不高的問題，為實(shí)現(xiàn)醫(yī)院宣傳檔案管理工作質(zhì)量和效果的提升，醫(yī)院宣傳檔案管理者需要基于實(shí)際工作的需求進(jìn)行思考，提升宣傳檔案管理工作的廣度和深度。

2.4 軟硬件設(shè)備落后

軟硬件設(shè)備落后的問題是醫(yī)院宣傳檔案管理工作中存在的重要問題，雖然在信息化建設(shè)的背景下，各大醫(yī)院也將檔案管理工作納入了信息化建設(shè)的范圍內(nèi)，也從一定程度上推動了醫(yī)院檔案管理工作各軟硬件設(shè)備的更新，但相對于醫(yī)院的財(cái)務(wù)檔案管理工作、職工信息檔案管理工作等，醫(yī)院并未將宣傳檔案管理工作的軟硬件設(shè)備的更新提上日程，讓宣傳檔案管理相關(guān)的工作主要依賴于各個部門自己的工作設(shè)備進(jìn)行管理，從一定程度上提升了醫(yī)院宣傳檔案的分散程度，降低了醫(yī)院宣傳檔案管理工作的質(zhì)量和水平[9]。

3 醫(yī)院宣傳檔案管理工作中存在問題的原因

為實(shí)現(xiàn)對醫(yī)院宣傳檔案管理工作質(zhì)量和水平的提升，醫(yī)院相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)發(fā)揮出自身的引導(dǎo)作用，引導(dǎo)相關(guān)工作人員基于實(shí)際工作深入地進(jìn)行分析，找到導(dǎo)致這些問題產(chǎn)生的原因，為醫(yī)院能夠有針對性地采取應(yīng)對措施打下基礎(chǔ)。

3.1 檔案管理工作創(chuàng)新不足

與其他檔案管理工作不同，醫(yī)院的宣傳檔案存在方式和產(chǎn)生的路徑具有一定的獨(dú)特性，它可能來源于醫(yī)院日常工作和社會發(fā)展的各個方面，包含一些國家政策、相關(guān)會議、文件資料，甚至是醫(yī)院工作中的一些比較平凡、普通的工作。而這種獨(dú)特的產(chǎn)生方式需要宣傳檔案管理工作者能夠積極地創(chuàng)新工作管理的方式，提升醫(yī)院宣傳檔案管理工作的廣度和深度，從醫(yī)院建設(shè)和發(fā)展的各個角度進(jìn)行宣傳資料的收集。但就當(dāng)前我國部分醫(yī)院的建設(shè)現(xiàn)狀分析，檔案管理工作的創(chuàng)新不足是導(dǎo)致醫(yī)院宣傳檔案管理工作中存在問題的主要因素之一，正是由于檔案管理工作的創(chuàng)新不足，才會產(chǎn)生類似于檔案管理方式單一、覆蓋程度不夠等情況的產(chǎn)生[10]。

3.2 相關(guān)工作人員的認(rèn)識不足

正確的思想認(rèn)知是確保醫(yī)院宣傳檔案管理工作質(zhì)量的重要保障，只有相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和基層工作者能夠正確地認(rèn)識到宣傳檔案管理工作的重要性，才能讓醫(yī)院宣傳檔案管理工作的質(zhì)量和水平得到提升。但根據(jù)我國部分醫(yī)院宣傳檔案管理工作的現(xiàn)狀分析，相關(guān)工作人員的認(rèn)識不足仍然是宣傳檔案管理工作中存在建設(shè)不足的重要因素，因相關(guān)工作人員的認(rèn)識不足，導(dǎo)致醫(yī)院在宣傳檔案管理工作制度、機(jī)制等方向的建設(shè)不足，也導(dǎo)致醫(yī)院缺乏在宣傳檔案管理工作建設(shè)中的經(jīng)濟(jì)投入，令醫(yī)院宣傳檔案管理工作基礎(chǔ)建設(shè)落后于醫(yī)院的整體建設(shè)，無法為醫(yī)院的建設(shè)和發(fā)展提供長久的助力，難以真正體現(xiàn)出宣傳檔案管理工作的作用和價(jià)值[11]。

3.3 基層工作者的工作素養(yǎng)不足

人才是醫(yī)院各項(xiàng)工作的基礎(chǔ)，只有讓醫(yī)院的人才建設(shè)與醫(yī)院的整體建設(shè)相適配，才能讓醫(yī)院各方面的建設(shè)質(zhì)量和水平得到有效提升。但是相對于醫(yī)院其他科室的建設(shè)而言，醫(yī)院宣傳檔案管理工作中部分工作人員的工作素養(yǎng)不足，導(dǎo)致醫(yī)院宣傳檔案管理工作的質(zhì)量和效果始終無法得到有效提升。在這種因素的影響下，導(dǎo)致醫(yī)院宣傳檔案管理工作中存在以下方面的不足：①宣傳檔案管理工作不規(guī)范，部分宣傳檔案并未按照科學(xué)、規(guī)范的方式進(jìn)行管理，醫(yī)院宣傳部門在開展相關(guān)宣傳工作時，檔案管理人員并不能及時、準(zhǔn)確地找到滿足醫(yī)院宣傳工作需要的資料[12]；②宣傳檔案管理方式單一，部分宣傳工作人員并不能主動、積極地深入到醫(yī)院各項(xiàng)工作基層中進(jìn)行資料的收集，大多數(shù)資料都是由各科室自行收集和上報(bào)，體現(xiàn)不出宣傳檔案管理工作人員在該項(xiàng)工作中的價(jià)值；③宣傳檔案價(jià)值挖掘程度不足，醫(yī)院宣傳檔案的價(jià)值并不僅僅在于醫(yī)院各項(xiàng)事務(wù)的宣傳層面，必要時也能夠?yàn)獒t(yī)院的穩(wěn)定存在和可持續(xù)發(fā)展提供必要的建議，但因?yàn)橄嚓P(guān)工作人員自身素質(zhì)有限，導(dǎo)致其在工作的過程中并未能實(shí)現(xiàn)對各種宣傳檔案價(jià)值的挖掘，讓宣傳檔案管理工作的實(shí)際價(jià)值縮減，為宣傳檔案管理工作的建設(shè)和發(fā)展帶來了較大的消極影響。

3.4 檔案管理工作內(nèi)容和界限不明

檔案管理工作內(nèi)容和界限不明，對于醫(yī)院宣傳檔案管理工作人員而言，只有明確了檔案管理工作的內(nèi)容和相關(guān)界限，才能讓相關(guān)工作人員更好地融入實(shí)際的工作中，實(shí)現(xiàn)對各種宣傳檔案的收集和管理。但就當(dāng)前部分醫(yī)院宣傳檔案管理工作分析，宣傳檔案管理工作內(nèi)容和界限不明是導(dǎo)致醫(yī)院各項(xiàng)工作存在問題的重要原因，因這種檔案管理工作的內(nèi)容和界限不明，讓相關(guān)工作人員在實(shí)際工作中存在較大的工作局限，未能將醫(yī)院各職工個人發(fā)展、醫(yī)院發(fā)展以及國家發(fā)展等進(jìn)行聯(lián)系，間接導(dǎo)致醫(yī)院宣傳工作也存在一定的局限性[13]。

4 提升醫(yī)院宣傳檔案管理工作的路徑

4.1 重視檔案管理工作基礎(chǔ)，加強(qiáng)宣傳檔案管理體系建設(shè)

為了能夠有效提升醫(yī)院檔案管理工作的質(zhì)量和效果，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)從宣傳檔案管理工作的基礎(chǔ)出發(fā)進(jìn)行思考，構(gòu)建出一套完善的檔案管理體系，從而實(shí)現(xiàn)對醫(yī)院宣傳檔案管理工作中存在的各項(xiàng)問題進(jìn)行有效解決。為此，醫(yī)院可以從以下角度進(jìn)行思考；①加強(qiáng)醫(yī)院宣傳檔案管理工作制度的建設(shè)，借助醫(yī)院宣傳檔案管理工作制度的建設(shè)加強(qiáng)對相關(guān)人員進(jìn)行引導(dǎo)，令其能夠深入到醫(yī)院各項(xiàng)基層工作中進(jìn)行宣傳資料的收集。比如醫(yī)院可以要求宣傳檔案管理工作者定期參與到醫(yī)院各部門的緊要會議中，或者醫(yī)院的義診、科普活動中進(jìn)行資料的收集[14]；②細(xì)化醫(yī)院宣傳檔案管理工作的內(nèi)容，針對醫(yī)院宣傳檔案收集、整理、分類、管理等工作環(huán)節(jié)中的每一個環(huán)節(jié)都制定出詳細(xì)的工作細(xì)節(jié)，促進(jìn)醫(yī)院宣傳檔案管理工作的規(guī)范化建設(shè)，讓醫(yī)院宣傳檔案管理工作能夠根據(jù)醫(yī)院實(shí)際工作的需求，及時地出具相應(yīng)的檔案[15]；③加強(qiáng)醫(yī)院宣傳檔案管理工作機(jī)構(gòu)的建設(shè)，將醫(yī)院宣傳檔案管理工作交給專業(yè)的工作人員和專門的管理部門，將醫(yī)院各個部門和宣傳部門的工作人員從檔案宣傳檔案管理中解放出來，促進(jìn)醫(yī)院整體工作效率的提升。

4.2 重視檔案管理工作質(zhì)量，轉(zhuǎn)變相關(guān)工作人員思想認(rèn)知

為了能夠讓醫(yī)院宣傳檔案管理工作體現(xiàn)出自身的價(jià)值，醫(yī)院在建設(shè)和發(fā)展的過程中可以立足于檔案管理工作的質(zhì)量，以轉(zhuǎn)變相關(guān)工作人員的思想認(rèn)知為基礎(chǔ)，促進(jìn)醫(yī)院宣傳檔案管理工作整體建設(shè)質(zhì)量和水平的提升。為此，醫(yī)院可以從以下角度入手：①重視醫(yī)院宣傳檔案相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人思想觀念的轉(zhuǎn)變，引導(dǎo)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人在醫(yī)院宣傳檔案管理工作中發(fā)揮出自身的引導(dǎo)和監(jiān)督作用，督促相關(guān)工作人員及時地發(fā)現(xiàn)工作中的問題，并進(jìn)行整改，促進(jìn)醫(yī)院宣傳檔案管理工作質(zhì)量的提升[16]；②重視醫(yī)院宣傳檔案負(fù)責(zé)人的思想轉(zhuǎn)變，要求其在醫(yī)院宣傳檔案管理工作中能夠以自身為示范，引導(dǎo)各基層宣傳檔案管理人員能夠以實(shí)際工作的需求出發(fā)，將醫(yī)院宣傳檔案管理工作的科學(xué)化、規(guī)范化、高效化建設(shè)提上日程，確保醫(yī)院宣傳檔案宣傳工作能夠在醫(yī)院建設(shè)和發(fā)展中發(fā)揮出應(yīng)有的價(jià)值[17]；③重視對醫(yī)院全體員工思想觀念的轉(zhuǎn)變，醫(yī)院可以加強(qiáng)對醫(yī)院宣傳檔案管理工作重要性的宣傳，引導(dǎo)醫(yī)院全體員工都能夠積極地參與到醫(yī)院宣傳檔案管理工作中，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院宣傳檔案管理工作資料收集質(zhì)量和效率的提升，為醫(yī)院宣傳檔案管理工作質(zhì)量和效果的提升打下基礎(chǔ)。

4.3 重視管理人員業(yè)務(wù)水平，提升管理人員專業(yè)技能培訓(xùn)

宣傳檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)水平是確保醫(yī)院宣傳檔案管理工作科學(xué)化、規(guī)范化建設(shè)的重要基礎(chǔ)，為提升醫(yī)院宣傳檔案管理工作的質(zhì)量和效果，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)將管理人員業(yè)務(wù)水平的提升重視起來，借助管理人員業(yè)務(wù)水平的提升，促進(jìn)醫(yī)院宣傳檔案管理工作質(zhì)量的提升，為此，醫(yī)院可以從以下角度進(jìn)行思考：（1）重視宣傳檔案管理工作人才的選聘，從人才建設(shè)的源頭入手，提升醫(yī)院對宣傳檔案管理人才的要求[18]。為實(shí)現(xiàn)人才業(yè)務(wù)水平的提升，醫(yī)院要注重對人才兩方面的要求。①檔案管理人才的檔案管理素養(yǎng)，確保其能夠借助專業(yè)的理論知識和管理方法，實(shí)現(xiàn)對醫(yī)院宣傳檔案的規(guī)范管理。②檔案管理人才的信息技術(shù)素養(yǎng)，確保其能夠靈活地運(yùn)用各種現(xiàn)代化的信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)醫(yī)院宣傳檔案管理工作的高效管理[19]。（2）加強(qiáng)醫(yī)院宣傳檔案管理工作人員的培訓(xùn)，為醫(yī)院宣傳檔案管理工作人員提供自我提升的途徑。為實(shí)現(xiàn)對相關(guān)工作人員的有效培訓(xùn)，醫(yī)院除了借助傳統(tǒng)的講座、經(jīng)驗(yàn)交流和培訓(xùn)活動之外，還應(yīng)當(dāng)借助一些現(xiàn)代化的方法，激發(fā)醫(yī)院宣傳檔案管理工作人員的主觀能動性，讓該部分工作人員也能夠借助MOOC等專業(yè)化的學(xué)習(xí)網(wǎng)站，自行進(jìn)行學(xué)習(xí)，提升自己的業(yè)務(wù)能力。

4.4 重視管理工作基礎(chǔ)建設(shè)，及時更新檔案管理軟硬件設(shè)備

宣傳檔案管理工作的基礎(chǔ)建設(shè)是醫(yī)院宣傳檔案管理工作的重要基礎(chǔ)，為此，醫(yī)院需要及時地對醫(yī)院宣傳檔案管理工作中所涉及到的軟硬件設(shè)備進(jìn)行及時更新，確保其能夠滿足實(shí)際宣傳檔案管理工作的需求[20]。為了讓醫(yī)院宣傳檔案管理工作軟硬件設(shè)備能夠發(fā)揮出應(yīng)有的價(jià)值和意義，相關(guān)工作人員應(yīng)當(dāng)根據(jù)這些軟硬件設(shè)備及時調(diào)整工作管理制度和管理體系，讓軟硬件設(shè)備的建設(shè)水平、工作管理制度的建設(shè)水平以及宣傳檔案管理體系的建設(shè)水平三者相適應(yīng)，真正實(shí)現(xiàn)醫(yī)院宣傳檔案管理工作質(zhì)量和水平的提升。需要注意的是，醫(yī)院在引入先進(jìn)軟硬件設(shè)備的同時也要考慮醫(yī)院的實(shí)際發(fā)展水平和實(shí)際工作的需要，避免造成醫(yī)院資源的不必要浪費(fèi)。

5 總結(jié)

為實(shí)現(xiàn)醫(yī)院宣傳檔案管理工作質(zhì)量和水平的提升，相關(guān)工作人員在工作的過程中應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)轉(zhuǎn)變自己的思想認(rèn)識，深入到實(shí)際工作中進(jìn)行思考，找到宣傳檔案管理工作中存在的問題，并積極地引入先進(jìn)的管理方法和管理技術(shù)，加強(qiáng)醫(yī)院的宣傳檔案管理工作，讓宣傳檔案管理工作在醫(yī)院的建設(shè)和發(fā)展過程中體現(xiàn)出應(yīng)有的價(jià)值和意義。