電子檔案在高職院校檔案管理中的應(yīng)用分析

馬 娜

（運(yùn)城護(hù)理職業(yè)學(xué)院 山西 運(yùn)城 044000）

1 引言

電子檔案的出現(xiàn)和普及推動(dòng)了檔案管理工作模式的轉(zhuǎn)變和管理效率的提升，相較于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，電子檔案更加容易存儲(chǔ)，日后的調(diào)取和查閱也更加方便。高職院校的檔案數(shù)量眾多，管理工作量較大，通過(guò)電子檔案的應(yīng)用可以在提高管理質(zhì)量的同時(shí)，降低檔案管理的成本，推動(dòng)高職院校檔案管理工作的規(guī)范化發(fā)展。

2 高職院校檔案管理中電子檔案的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)

2.1 有利于檔案管理效率的提升

高職院校的學(xué)生眾多，而每個(gè)學(xué)生檔案信息中需要涵蓋其成績(jī)、校園活動(dòng)、教育經(jīng)濟(jì)、政治生活等多方面內(nèi)容，紙質(zhì)檔案的采集整理需要耗費(fèi)大量的時(shí)間，后續(xù)信息查找讀取的難度也比較高。電子檔案可以在相關(guān)軟件的支持下對(duì)學(xué)生信息進(jìn)行科學(xué)的編碼和分類整理，后續(xù)信息查找也更為方便，同時(shí)支持在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境中進(jìn)行信息的查閱，檔案管理的效率和靈活性提高。計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的應(yīng)用可以有效減輕檔案管理人員的工作量[1]。

2.2 為院校學(xué)生管理和人事管理提供可靠的支撐

電子檔案中可以存儲(chǔ)高職院校學(xué)生和教職工的各項(xiàng)信息，從而為日常的人事管理以及學(xué)生管理提供更加準(zhǔn)確可靠的數(shù)據(jù)信息支撐。例如在進(jìn)行教職工和學(xué)生評(píng)優(yōu)時(shí)，可以利用電子檔案軟件對(duì)一定時(shí)期內(nèi)的教職工、學(xué)生的各項(xiàng)表現(xiàn)進(jìn)行查找和對(duì)比分析，從而確保評(píng)估的準(zhǔn)確性和公正性，且在此過(guò)程中檔案管理人員的工作量也可以保持在合理的水平。

2.3 提高檔案管理的安全性

相較于紙質(zhì)檔案，電子檔案存儲(chǔ)的安全性更高，通過(guò)科學(xué)的信息加密技術(shù)、檔案系統(tǒng)身份驗(yàn)證以及防火墻等技術(shù)的綜合應(yīng)用，可以有效保障高職院校學(xué)生安全信息的安全性。同時(shí)電子檔案管理系統(tǒng)信息泄露追責(zé)可控性和準(zhǔn)確性更高，可以確保檔案管理人員工作的責(zé)任感，降低信息泄露的風(fēng)險(xiǎn)性。與此同時(shí)電子檔案存儲(chǔ)和信息調(diào)取可以擺脫時(shí)間和空間的限制，高職院校在檔案管理方面的資金投入可以得到有效的控制。

3 高職院校電子檔案管理策略

3.1 提高對(duì)電子檔案的重視程度

對(duì)于高職院校而言，檔案管理的成效會(huì)直接影響職工人事管理和學(xué)生管理的質(zhì)量。高職院校檔案管理人員必須要加快自身工作理念的轉(zhuǎn)變，提高對(duì)于電子檔案的重視程度，結(jié)合電子檔案的特點(diǎn)和管理要求創(chuàng)新和調(diào)整自身工作方法。高職院校的管理人員要進(jìn)行電子檔案規(guī)范化管理的引導(dǎo)和宣傳，通過(guò)完善可靠的管理制度和管理方法，促使一線檔案工作者提高重視，確保高職院校學(xué)生檔案的完整性和管理的有序性，加強(qiáng)檔案審核和日常調(diào)取身份核驗(yàn)，降低電子檔案與實(shí)際情況不匹配的情況。高職院校檔案管理工作人員要真正認(rèn)可電子檔案，善于利用數(shù)據(jù)庫(kù)等技術(shù)優(yōu)化檔案管理流程降低自身的工作難度，逐步實(shí)現(xiàn)電子檔案對(duì)紙質(zhì)檔案的取代。與此同時(shí)，在實(shí)際的檔案管理工作中，要認(rèn)真對(duì)待檔案的錄入和信息的修改、調(diào)取以及刪除等操作，避免人為操作失誤導(dǎo)致的院校人事信息以及學(xué)生檔案信息的錯(cuò)漏。檔案工作者要及時(shí)進(jìn)行學(xué)生和教職工信息的更新，確保電子檔案系統(tǒng)內(nèi)信息的完整性、準(zhǔn)確性和時(shí)效性[2]。

3.2 優(yōu)化電子檔案管理方法

依托于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的電子檔案需要面對(duì)由于技術(shù)限制導(dǎo)致的信息安全問(wèn)題，為了避免高職院校教職工以及學(xué)生的個(gè)人信息的泄露，要落實(shí)信息加密和管理人員身份驗(yàn)證等制度，提高個(gè)人信息的保密程度。高職院校要結(jié)合電子檔案的特點(diǎn)制定完善的標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理規(guī)章制度和工作流程，對(duì)檔案管理人員的工作進(jìn)行引導(dǎo)和約束，將檔案管理的成效與相關(guān)崗位的績(jī)效掛鉤，同時(shí)采取信息泄漏追責(zé)機(jī)制，提高高職院校檔案管理人員的工作責(zé)任感和認(rèn)真程度。此外電子檔案管理人員嚴(yán)格按照相關(guān)的規(guī)則要求進(jìn)行信息的錄入，并定期進(jìn)行高職院校人員電子檔案信息的更新，通過(guò)錯(cuò)誤信息的刪除、缺失信息的補(bǔ)充以及錯(cuò)誤信息的更改等操作確保電子檔案信息的真實(shí)性。當(dāng)電子檔案管理系統(tǒng)出現(xiàn)故障時(shí)要進(jìn)行迅速的上報(bào)并與技術(shù)人員進(jìn)行及時(shí)溝通，避免自己系統(tǒng)修復(fù)操作失誤造成的信息丟失和泄漏等問(wèn)題。檔案管理人員要確保信息錄入、查詢以及更新操作的合規(guī)性，對(duì)學(xué)生信息進(jìn)行分類整理，并確保成績(jī)、獎(jiǎng)懲等信息記錄的真實(shí)性。檔案管理人員要給每個(gè)學(xué)生建立單獨(dú)的文件夾并進(jìn)行編號(hào)排序，提高后續(xù)學(xué)生信息錄入更新以及查詢的效率。當(dāng)需要調(diào)閱學(xué)生的個(gè)人檔案信息時(shí)，要嚴(yán)格核實(shí)其身份，嚴(yán)禁將學(xué)生的個(gè)人信息透露給無(wú)關(guān)人員。

3.3 提高檔案管理人員的專業(yè)能力

高職院校電子檔案管理對(duì)相關(guān)崗位工作人員的職業(yè)能力提出了更多的要求，檔案管理工作者除了需要具備檔案管理的專業(yè)知識(shí)之外還需要具有一定的計(jì)算機(jī)和軟件系統(tǒng)操作能力，同時(shí)要秉持認(rèn)真負(fù)責(zé)的檔案管理工作態(tài)度。在進(jìn)行高職院校學(xué)生信息的錄入操作時(shí)，由于學(xué)生數(shù)量較多，因而檔案管理人員錄入的工作量也比較大，檔案管理人員要確保工作的嚴(yán)謹(jǐn)性，避免數(shù)據(jù)信息的差錯(cuò)。此外，檔案管理人員要清楚了解學(xué)生和教職工檔案文件的編碼規(guī)則，提高信息調(diào)取的效率。在實(shí)際的電子檔案管理工作中，要積極采用效率更高的新管理手段和方法。高職院校電子檔案管理工作涉及的領(lǐng)域眾多，檔案管理人員在上崗前必須要經(jīng)過(guò)系統(tǒng)性的學(xué)習(xí)。高職院校要確保檔案管理崗位人員安排的合理性，同時(shí)為在崗人員提供必要的培訓(xùn)指導(dǎo)和進(jìn)修機(jī)會(huì)，提高本校檔案管理工作者的綜合能力。檔案管理工作者可以通過(guò)與其他院校同崗位工作人員的交流溝通以及日常的學(xué)習(xí)，不斷優(yōu)化高職院校電子檔案管理模式和管理方法，促進(jìn)方案管理工作效率、工作質(zhì)量和規(guī)范性的全面提高。

3.4 加強(qiáng)電子檔案管理設(shè)備和技術(shù)的優(yōu)化

電子檔案管理的質(zhì)量會(huì)受到檔案存儲(chǔ)設(shè)備以及數(shù)據(jù)庫(kù)管理軟件直接影響，因而高職院校要加強(qiáng)硬件設(shè)備和軟件的優(yōu)化更新，為更加高效的電子檔案管理工作提供必要的保障，避免設(shè)備故障或軟件漏洞導(dǎo)致的管理問(wèn)題。高職院校的技術(shù)人員要定期對(duì)檔案室內(nèi)的計(jì)算機(jī)設(shè)備進(jìn)行維護(hù)，做好硬件設(shè)備的故障排查和環(huán)境安全隱患的處理。此外，要加強(qiáng)電子檔案信息的安全管理，通過(guò)防火墻、加密技術(shù)以及殺毒軟件等保障高職院校電子檔案的信息安全性，降低電子檔案管理系統(tǒng)被入侵的可能性。信息技術(shù)人員要注重電子檔案管理系統(tǒng)漏洞的排查，對(duì)于發(fā)現(xiàn)的系統(tǒng)缺陷要進(jìn)行及時(shí)的修復(fù)，有效防范信息安全風(fēng)險(xiǎn)，并結(jié)合高職院校的檔案管理實(shí)際需求定期對(duì)管理軟件進(jìn)行更新。對(duì)于老舊的電子檔案存儲(chǔ)設(shè)備要進(jìn)行及時(shí)的淘汰，確保電子檔案設(shè)備操作的流暢性和可靠性[3]。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，電子檔案對(duì)于高職院校檔案管理工作具有積極的促進(jìn)作用，高職院校要加快檔案管理觀念的轉(zhuǎn)變，結(jié)合電子檔案的特點(diǎn)對(duì)檔案管理模式和管理方法進(jìn)行改進(jìn)和優(yōu)化，同時(shí)要注重硬件設(shè)備和電子檔案管理軟件的日常維護(hù)，檔案管理人員也要不斷提高自身的檔案管理專業(yè)能力和計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平，促進(jìn)電子檔案高效、省時(shí)、便捷等優(yōu)勢(shì)的發(fā)揮。