關(guān)于醫(yī)院物資采購(gòu)內(nèi)部控制

杭海

廣東省人民醫(yī)院總務(wù)處，廣東廣州 510080

醫(yī)用物資是醫(yī)院開(kāi)展治療活動(dòng)的重要保障，這其中的采購(gòu)環(huán)節(jié)是資金流動(dòng)的組成部分，是醫(yī)院內(nèi)部控制管理的重要內(nèi)容。 醫(yī)院醫(yī)用的物資專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)且種類(lèi)多，所涉及的部門(mén)也比較多，消耗數(shù)量大?，F(xiàn)如今，醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)在社會(huì)中受到人們的廣泛關(guān)注，尤其是醫(yī)療質(zhì)量安全與看病成本更是行業(yè)發(fā)展的熱點(diǎn)問(wèn)題。進(jìn)入到信息時(shí)代之后，科學(xué)技術(shù)與信息推動(dòng)醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)發(fā)展，帶動(dòng)醫(yī)療設(shè)備更新，也提高了疾病診斷與治療的效率，但是卻增加了耗材價(jià)格。 為了保證醫(yī)療質(zhì)量，如何節(jié)省看病成本是醫(yī)院經(jīng)營(yíng)與內(nèi)部控制管理的重點(diǎn)。其中物資采購(gòu)作為醫(yī)院經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)的關(guān)鍵一環(huán)，物資采購(gòu)的質(zhì)量和價(jià)格更是醫(yī)院經(jīng)濟(jì)和社會(huì)效益的重要影響因素。該文圍繞醫(yī)院物資采購(gòu)內(nèi)部控制工作進(jìn)行分析與討論。

1 醫(yī)院中的物資采購(gòu)內(nèi)部控制工作

在經(jīng)濟(jì)行業(yè)發(fā)展的推動(dòng)下，人民群眾的生活水平持續(xù)提升，對(duì)醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)的要求也更為嚴(yán)格。 醫(yī)院內(nèi)部的物資采購(gòu)為醫(yī)院運(yùn)營(yíng)不可或缺的環(huán)節(jié)之一，因?yàn)槲镔Y采購(gòu)資金占比相對(duì)較大，并且覆蓋范圍廣，所以提升物資采購(gòu)內(nèi)部控制水平，是提高醫(yī)院資金使用率、保證資源設(shè)備質(zhì)量的重要手段[1]。

醫(yī)院運(yùn)營(yíng)管理中的物資采購(gòu)非常重要，直接關(guān)系到醫(yī)院是否能夠正常運(yùn)行。通常醫(yī)院需要采購(gòu)的物資可以總結(jié)為4 種類(lèi)型，即藥品、醫(yī)用耗材、醫(yī)用試劑和總務(wù)物資[2]。其中藥品是指醫(yī)院日常需要的常規(guī)性物資，醫(yī)用耗材為一次性醫(yī)用包等材料，醫(yī)用試劑是指試紙條與試劑液等，總物資則是指一些價(jià)值相對(duì)較低的易耗品，例如日常管理需要的用品或者醫(yī)院建設(shè)需要用到的建筑材料以及設(shè)備等。針對(duì)以上物資采購(gòu)進(jìn)行管理，有利于加強(qiáng)采購(gòu)行為的規(guī)范性。建議設(shè)定物資儲(chǔ)備限額與消耗指標(biāo)，并且嚴(yán)格按照物資管理制度進(jìn)行相關(guān)管理工作，體現(xiàn)出物資采購(gòu)工作的作用，減少成本投入，提高經(jīng)濟(jì)效益。不僅能夠滿足醫(yī)院發(fā)展需求，還能夠達(dá)到降低成本目的。

醫(yī)院物資采購(gòu)和企事業(yè)單位的物資采購(gòu)對(duì)比具有明顯的差異性，主要可以總結(jié)為以下4 個(gè)方面：①醫(yī)院內(nèi)部需要采購(gòu)的物資種類(lèi)多且數(shù)量大，例如在采購(gòu)醫(yī)院辦公用品時(shí)，這一類(lèi)物資采購(gòu)不需要大量成本，但是較大的需求量，無(wú)論是臨床科室還是非臨床科室均有需求，加之辦公用品類(lèi)型較多，所以要想實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理存在難度；②醫(yī)院用于患者治療的設(shè)備、儀器等更多是從國(guó)外引進(jìn)，部分藥品的供貨途徑相對(duì)單一，致使采購(gòu)成本較高；③醫(yī)院主要是為患者提供醫(yī)療服務(wù)，為了保證服務(wù)質(zhì)量，必須要采購(gòu)充足的醫(yī)療設(shè)備、機(jī)械、醫(yī)療用品、治療耗材設(shè)施等；④醫(yī)院物資采購(gòu)需要提前制定采購(gòu)清單，以免因?yàn)槲镔Y緊缺而影響到患者的治療。

2 醫(yī)院物資采購(gòu)內(nèi)部控制存在問(wèn)題

2.1 物資采購(gòu)制度不完善

部分醫(yī)院在開(kāi)展內(nèi)部控制這一項(xiàng)工作中欠缺扎實(shí)的基礎(chǔ)，負(fù)責(zé)物資采購(gòu)工作的部門(mén)僅安排了采購(gòu)人員，并沒(méi)有完善的采購(gòu)制度作為保障。盡管部分醫(yī)院創(chuàng)建了采購(gòu)制度，但是制度的內(nèi)容比較片面，無(wú)法掌握醫(yī)院物資采購(gòu)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，從而影響到內(nèi)部控制作用的體現(xiàn)，降低了物資采購(gòu)制度有效性與針對(duì)性。在落實(shí)物資采購(gòu)制度時(shí)，相關(guān)人員并沒(méi)有嚴(yán)格按照制度要求管理，所以物資采購(gòu)的各個(gè)流程缺乏有效的監(jiān)督與約束[3]。 除此之外，在物資采購(gòu)管理方面，相關(guān)工作崗位的職責(zé)劃分比較模糊，采購(gòu)人員權(quán)力比較集中，并且存在審批越位的現(xiàn)象，負(fù)責(zé)制定物資采購(gòu)方案和審批等多項(xiàng)工作，導(dǎo)致物資采購(gòu)流程缺乏公開(kāi)性，選擇供應(yīng)商、簽訂物資采購(gòu)合同等環(huán)節(jié)并沒(méi)有獲得理想的效果。不僅增加了物資采購(gòu)管理的難度，還有可能會(huì)面臨醫(yī)院采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)。

2.2 物資采購(gòu)部門(mén)缺乏獨(dú)立性

在醫(yī)院物資采購(gòu)部門(mén)的設(shè)置上，個(gè)別醫(yī)院因?yàn)閷?duì)該項(xiàng)工作的重視程度不足，所以并未設(shè)立獨(dú)立性的物資采購(gòu)部門(mén)，采購(gòu)物資工作交給各個(gè)科室負(fù)責(zé)，由各科室按照物資需求進(jìn)行采購(gòu)。采購(gòu)醫(yī)療設(shè)備與藥品需要提前制定方案，交給科室中專(zhuān)門(mén)負(fù)責(zé)物資采購(gòu)的人員，與設(shè)備、藥品的供應(yīng)廠商展開(kāi)交流，隨后再按照之前制定的采購(gòu)方案實(shí)施采購(gòu)[4]。 一般醫(yī)療設(shè)備是按照各個(gè)科室的實(shí)際需求采購(gòu)，個(gè)別醫(yī)院在提前制定醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)方案這一層面缺乏深入的認(rèn)知，致使醫(yī)療機(jī)械、藥品最終采購(gòu)量不符合實(shí)際需求，導(dǎo)致資金浪費(fèi)，采購(gòu)的物資積壓，嚴(yán)重影響到醫(yī)院的運(yùn)營(yíng)與管理。

2.3 物資采購(gòu)流程有待優(yōu)化

按照預(yù)算資金管理要求，醫(yī)院在實(shí)施預(yù)算管理期間，所有的預(yù)算外收支要?dú)w納到預(yù)算管理科目。 按照該要求，當(dāng)前醫(yī)院資金便取消了“預(yù)算外資金”的概念，歸納至預(yù)算管理范疇，即財(cái)政性資金。所以，當(dāng)前除了民營(yíng)醫(yī)院外的所有醫(yī)院在物資采購(gòu)這一工作中，所有資金也需要?dú)w納至政府采購(gòu)范疇。按照醫(yī)院采購(gòu)法律法規(guī)，一方面可以按照工程建設(shè)領(lǐng)域的《招標(biāo)投標(biāo)法》進(jìn)行采購(gòu)管理，另一方面也可以按照醫(yī)用物資與藥品采購(gòu)相關(guān)的《政府采購(gòu)法》實(shí)施管理工作[5]。除此之外，按照醫(yī)院物資采購(gòu)實(shí)際情況可以自行制定物資采購(gòu)管理制度和方法。但是當(dāng)前醫(yī)院在實(shí)施物資采購(gòu)的內(nèi)部控制過(guò)程中，相關(guān)流程缺乏針對(duì)性與規(guī)范性，很多醫(yī)院并未制定關(guān)于采購(gòu)物資與金額的統(tǒng)一規(guī)定，致使醫(yī)院內(nèi)部物資采購(gòu)工作人員與管理人員沒(méi)有可以依照的規(guī)范流程。不僅在物資采購(gòu)方面的經(jīng)驗(yàn)不足，還會(huì)影響到后續(xù)采購(gòu)流程的實(shí)施。各個(gè)醫(yī)院所執(zhí)行的采購(gòu)流程存在差異性，主要是以醫(yī)院為主體進(jìn)行單獨(dú)采購(gòu)。 實(shí)際采購(gòu)數(shù)量不多，但是單價(jià)比較高，很有可能會(huì)導(dǎo)致醫(yī)療物資采購(gòu)成本浪費(fèi)的問(wèn)題。

2.4 物資采購(gòu)信息化建設(shè)程度不足

2.4.1 供應(yīng)商管理 在物資采購(gòu)信息化建設(shè)方面，供應(yīng)商管理系統(tǒng)是其中非常重要的一部分。但是個(gè)別醫(yī)院并沒(méi)有創(chuàng)建供應(yīng)商管理系統(tǒng)，對(duì)于醫(yī)療物資供應(yīng)商評(píng)價(jià)不到位，導(dǎo)致供應(yīng)商的評(píng)價(jià)缺乏立體性。 招投標(biāo)環(huán)節(jié)因?yàn)楣?yīng)商評(píng)價(jià)報(bào)告欠缺權(quán)威性，所以只是按照采購(gòu)人員或相應(yīng)科室的觀點(diǎn)做出最終判斷，無(wú)法保證最終決定的客觀性，還有可能會(huì)導(dǎo)致評(píng)標(biāo)環(huán)節(jié)存在舞弊的問(wèn)題。

2.4.2 合同管理 雖然當(dāng)前醫(yī)院物資采購(gòu)信息化建設(shè)已經(jīng)十分深入，并且應(yīng)用了醫(yī)院資源規(guī)劃系統(tǒng)（hospital resource planning，HRP），但是該系統(tǒng)的覆蓋范圍有限，并沒(méi)有對(duì)物資采購(gòu)合同管理發(fā)揮作用，只是憑借供應(yīng)商設(shè)定的合同期限作為提醒的依據(jù)[6]。 特別是醫(yī)療物資耗材類(lèi)型較多，供應(yīng)商合同到期之后不能完全達(dá)到預(yù)期提醒的目的，一旦合同過(guò)期且并沒(méi)有啟動(dòng)招標(biāo)程序便會(huì)影響醫(yī)療物資臨床使用效果，或是出現(xiàn)合同反復(fù)簽訂而導(dǎo)致原合同作廢的現(xiàn)象，也會(huì)使醫(yī)院面臨法律層面的風(fēng)險(xiǎn)。

2.5 采購(gòu)方案和預(yù)算不符

醫(yī)院進(jìn)行物資采購(gòu)必須要提前制定采購(gòu)方案，并且編制采購(gòu)預(yù)算，但是采購(gòu)預(yù)算的編制只是以大型機(jī)械設(shè)備與項(xiàng)目為對(duì)象，才能夠保證預(yù)算明細(xì)度，否則會(huì)增加物資采購(gòu)預(yù)算控制難度，從而面臨采購(gòu)方案與預(yù)算不符，采購(gòu)預(yù)算失控。

4 醫(yī)院物資采購(gòu)內(nèi)部控制完善舉措

4.1 完善物資采購(gòu)制度

單位醫(yī)院在開(kāi)展物資采購(gòu)內(nèi)部控制的過(guò)程中，要確定各個(gè)部門(mén)與科室在采購(gòu)管理工作中負(fù)責(zé)的工作與職責(zé)，明確采購(gòu)管理的主體責(zé)任[7]：①醫(yī)院結(jié)合當(dāng)前物資采購(gòu)現(xiàn)狀，制定完善的內(nèi)部控制制度，嚴(yán)格審批各項(xiàng)物資采購(gòu)業(yè)務(wù)，以成本效益為前提審核物資采購(gòu)清單是否合理。 遵循內(nèi)部牽制這一基本原則，調(diào)整所有物資采購(gòu)人員的工作崗位，保證物資采購(gòu)過(guò)程中不會(huì)出現(xiàn)工作崗位與職務(wù)脫離的現(xiàn)象。所有工作人員都能夠明確個(gè)人承擔(dān)的職責(zé)與分工，確保醫(yī)院物資與資產(chǎn)的安全性、完整性，規(guī)避經(jīng)營(yíng)管理方面的風(fēng)險(xiǎn)，發(fā)揮內(nèi)部控制的優(yōu)勢(shì)，提高醫(yī)院經(jīng)營(yíng)管理水平，保證物資采購(gòu)可以更加規(guī)范且有序地展開(kāi)。 ②醫(yī)院進(jìn)行物資采購(gòu)的內(nèi)部控制要嚴(yán)格按照管理制度，專(zhuān)門(mén)成立物資采購(gòu)內(nèi)部控制團(tuán)隊(duì)，負(fù)責(zé)采購(gòu)業(yè)務(wù)監(jiān)督與協(xié)調(diào)。③建立健全物資采購(gòu)評(píng)價(jià)機(jī)制。通過(guò)物資采購(gòu)業(yè)務(wù)的考核與評(píng)價(jià)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)采購(gòu)工作中的不足之處，并且按照內(nèi)部控制制度的要求進(jìn)行改善。 為了保證物資采購(gòu)制度完整性，提高采購(gòu)業(yè)務(wù)效率，要從物資采購(gòu)方案制定這一環(huán)節(jié)著手，針對(duì)各個(gè)流程進(jìn)行嚴(yán)格監(jiān)督與審批。 發(fā)揮出物資采購(gòu)制度的優(yōu)勢(shì)，將各個(gè)科室提出的物資需求整理之后編制采購(gòu)方案，上報(bào)給管理負(fù)責(zé)人審核，隨后再選擇針對(duì)性的方式采購(gòu)物資。 加強(qiáng)物資采購(gòu)工作的規(guī)范性，保證采購(gòu)業(yè)務(wù)有規(guī)可依。

4.2 組建獨(dú)立性物資采購(gòu)部門(mén)

醫(yī)院在運(yùn)營(yíng)管理工作中對(duì)于物資的需求量比較大，尤其是各類(lèi)藥品、醫(yī)療機(jī)械設(shè)備與衛(wèi)生材料等。所以，醫(yī)院內(nèi)部物資質(zhì)量也會(huì)關(guān)系到醫(yī)療水平[8]。 建議組建獨(dú)立的物資采購(gòu)部門(mén)，專(zhuān)門(mén)負(fù)責(zé)各類(lèi)物資的采購(gòu)工作，將物資采購(gòu)統(tǒng)從各個(gè)科室的職責(zé)范圍中分離，安排專(zhuān)門(mén)人員制定物資采購(gòu)計(jì)劃，并且在醫(yī)院內(nèi)部設(shè)置獨(dú)立物資儲(chǔ)存?zhèn)}庫(kù)。采購(gòu)部門(mén)相關(guān)的財(cái)務(wù)管理等工作也要從其他科室與部門(mén)中分離單獨(dú)申報(bào)，將醫(yī)院各個(gè)科室原本負(fù)責(zé)的物資采購(gòu)工作統(tǒng)一，由獨(dú)立的采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)管理，有利于提高物資采購(gòu)工作效率與專(zhuān)業(yè)性。

4.3 合理安排物資采購(gòu)職責(zé)分工

①優(yōu)化物資采購(gòu)流程需要由醫(yī)院的主要管理者負(fù)責(zé)，其中包括醫(yī)院運(yùn)營(yíng)與治療需要的各類(lèi)醫(yī)療用品、藥品、科研物資和醫(yī)療設(shè)備等，按照物資采購(gòu)內(nèi)部控制制度進(jìn)行嚴(yán)格管理；②在醫(yī)院中成立物資監(jiān)督管理部門(mén)，為了解決物資采購(gòu)流程冗雜的問(wèn)題，建議將采購(gòu)流程監(jiān)管和審計(jì)采購(gòu)資金這兩項(xiàng)流程合并，由醫(yī)療物資采購(gòu)部門(mén)統(tǒng)一負(fù)責(zé)。 在物資采購(gòu)流程合并的過(guò)程中，組織所有工作人員參與培訓(xùn)，分別加入到物資監(jiān)督管理和物資采購(gòu)兩個(gè)部門(mén)當(dāng)中，要求這兩個(gè)部門(mén)分別安排專(zhuān)業(yè)人員進(jìn)行指導(dǎo)[9]。在培訓(xùn)方面采用全鏈條培訓(xùn)模式，結(jié)合近年來(lái)醫(yī)院不同種類(lèi)物資采購(gòu)現(xiàn)狀， 將物資劃分為醫(yī)療耗材、藥品等種類(lèi)， 分別展開(kāi)物資采購(gòu)與監(jiān)督管理的培訓(xùn)，保證所有工作人員能夠掌握物資采購(gòu)方面的知識(shí)與技能，突破原本知識(shí)層面的限制，能夠同時(shí)負(fù)責(zé)物資采購(gòu)與監(jiān)管工作。

4.4 加強(qiáng)物資采購(gòu)信息系統(tǒng)建設(shè)

①在物資采購(gòu)價(jià)格方面加強(qiáng)內(nèi)部控制，創(chuàng)建物資采購(gòu)信息平臺(tái)專(zhuān)門(mén)采集所有醫(yī)療物資的價(jià)格數(shù)據(jù)，并且在系統(tǒng)中統(tǒng)一分析作為物資采購(gòu)的依據(jù)，有利于節(jié)省醫(yī)院物資采購(gòu)的成本支出。②在物資入庫(kù)管理方面加強(qiáng)內(nèi)部控制，創(chuàng)建物資管理平臺(tái)，按照物資采購(gòu)合同、送貨單與購(gòu)物發(fā)票驗(yàn)收入庫(kù)的流程展開(kāi)管理[10]。 安排物資倉(cāng)庫(kù)管理員，針對(duì)所有驗(yàn)收合格的醫(yī)療物資出具入庫(kù)單，并且將該清單轉(zhuǎn)交至核算人員，根據(jù)送貨清單與合同中的各項(xiàng)數(shù)據(jù)，將其錄入到物資管理平臺(tái)中，由庫(kù)房管理人員和驗(yàn)收人員共同校對(duì)，最后上交給醫(yī)院的財(cái)務(wù)部門(mén)完成物資采購(gòu)付款工作。③在供應(yīng)商管理方面加強(qiáng)內(nèi)部控制，創(chuàng)建供應(yīng)商管理平臺(tái)，醫(yī)院中的物資采購(gòu)部門(mén)在完成采購(gòu)與售后反饋等工作后，要將采集到的數(shù)據(jù)上傳到供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫(kù)中，與臨床反饋信息相結(jié)合作為供應(yīng)商資質(zhì)審核的依據(jù)。 定期評(píng)價(jià)所有物資供應(yīng)商信用與資質(zhì)，審核的對(duì)象包含供應(yīng)商資質(zhì)有效性、簽訂合同履約能力以及醫(yī)療物資質(zhì)量等。

4.5 加強(qiáng)采購(gòu)方案與預(yù)算監(jiān)督

醫(yī)院物資采購(gòu)需要制定采購(gòu)方案，將制定好的方案交給管理人員審批，并且向供應(yīng)商詢問(wèn)價(jià)格，選擇資質(zhì)高、履約能力強(qiáng)的供應(yīng)商簽訂物資采購(gòu)合同，后期進(jìn)行物資審批和付款等各項(xiàng)操作。以上環(huán)節(jié)在執(zhí)行的過(guò)程中與工作崗位不相容，要求安排超過(guò)兩名工作人員負(fù)責(zé)對(duì)應(yīng)的業(yè)務(wù)，且各個(gè)工作崗位的員工要相互監(jiān)督，采用定期輪崗制度，避免工作人員長(zhǎng)時(shí)間在同一工作崗位產(chǎn)生倦怠心理[11]。

制定物資采購(gòu)方案和審批這一流程是物資采購(gòu)內(nèi)部控制的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，采購(gòu)部門(mén)按照醫(yī)院實(shí)際業(yè)務(wù)量、臨床情況、各個(gè)科室的醫(yī)療物資需求等提出申請(qǐng)，交給物資管理部門(mén)審核，按照年度采購(gòu)預(yù)算方案上交財(cái)務(wù)部門(mén)管理人員審批，審批的標(biāo)準(zhǔn)是采購(gòu)方案可行性與經(jīng)濟(jì)性。在詢問(wèn)物資價(jià)格、明確供應(yīng)商這一環(huán)節(jié)，對(duì)物資采購(gòu)人員的要求非常高，為了杜絕舞弊現(xiàn)象，保證醫(yī)院的經(jīng)營(yíng)成本，務(wù)必要加強(qiáng)對(duì)這一環(huán)節(jié)的重視。 采購(gòu)部門(mén)按照提前制訂好的物資采購(gòu)計(jì)劃，將選擇確定的采購(gòu)方式在醫(yī)院內(nèi)部公開(kāi)，隨后和物資供應(yīng)商確定價(jià)格。 進(jìn)入到簽訂合同并執(zhí)行這一階段，醫(yī)院需要明確供應(yīng)商的主體資格與履約能力，詳細(xì)閱讀合同中的各項(xiàng)條款，由審計(jì)部門(mén)負(fù)責(zé)合同的審計(jì)工作，確保無(wú)誤后可以簽訂。 一旦完成合同簽訂，醫(yī)院中的財(cái)務(wù)部門(mén)與審計(jì)部門(mén)要將合同原件備份，以便后期審查。最后采購(gòu)物資的貨款結(jié)算，采購(gòu)部門(mén)按照物資入庫(kù)驗(yàn)收清單進(jìn)行審核，審核無(wú)誤后簽字確認(rèn)，由財(cái)務(wù)部門(mén)付款。如此一來(lái)，物資采購(gòu)方案的執(zhí)行效率得到提升，針對(duì)采購(gòu)方案與預(yù)算等環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)督能夠有效避免脫節(jié)的現(xiàn)象。

5 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，結(jié)合當(dāng)前醫(yī)院物資采購(gòu)工作的實(shí)施現(xiàn)狀，發(fā)現(xiàn)其中存在一些問(wèn)題，物資采購(gòu)內(nèi)部控制有利于規(guī)避財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，加強(qiáng)采購(gòu)行為規(guī)范性，確保醫(yī)院內(nèi)部資金能夠得到合理的使用。除此之外，物資采購(gòu)內(nèi)部控制也能夠促進(jìn)醫(yī)院審計(jì)文化的形成，提高醫(yī)院運(yùn)營(yíng)管理能力，為患者提供高質(zhì)量的醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)，在社會(huì)及行業(yè)領(lǐng)域中創(chuàng)建良好的形象，并且加強(qiáng)群眾對(duì)于醫(yī)院及醫(yī)療服務(wù)的滿意度。由此可見(jiàn)，醫(yī)院物資采購(gòu)內(nèi)部控制工作的實(shí)施，對(duì)于醫(yī)院內(nèi)部運(yùn)營(yíng)管理、行業(yè)市場(chǎng)發(fā)展有非常重要的作用。