醫(yī)院檔案管理工作基于新形勢(shì)的開展途徑分析

莫言娟，呂志勇

1.日照市中醫(yī)醫(yī)院檔案室，山東日照 276800；2.日照市中醫(yī)醫(yī)院宣傳科，山東日照 276800

在經(jīng)濟(jì)水平快速發(fā)展的社會(huì)背景下，醫(yī)院要想實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展，必須結(jié)合時(shí)代需求創(chuàng)新。 醫(yī)院檔案管理工作是醫(yī)院綜合發(fā)展過程中的重要環(huán)節(jié)，其信息化建設(shè)水平會(huì)直接影響醫(yī)院創(chuàng)新質(zhì)量，所以對(duì)醫(yī)院檔案管理工作進(jìn)行革新勢(shì)在必行。醫(yī)院檔案管理工作革新是醫(yī)院對(duì)社會(huì)資源進(jìn)行整合的重要保障，是醫(yī)院構(gòu)建中國特色醫(yī)療體系的關(guān)鍵環(huán)節(jié)[1]。 借由新形勢(shì)下的現(xiàn)代化技術(shù)促使醫(yī)院檔案管理工作實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化發(fā)展，可以在一定程度上優(yōu)化醫(yī)院檔案管理水平，提高醫(yī)院檔案管理的規(guī)范性以及高效性，有利于醫(yī)院檔案管理工作全面發(fā)揮自身所具備的能效[2]。信息技術(shù)的發(fā)展與應(yīng)用衍生了電子醫(yī)務(wù)系統(tǒng)，該系統(tǒng)的應(yīng)用促使醫(yī)務(wù)工作得到了大幅度的簡(jiǎn)化，同時(shí)也改善了醫(yī)院服務(wù)質(zhì)量、工作效果。

1 醫(yī)院檔案管理工作新形勢(shì)下革新的意義

首先，可以改善醫(yī)院服務(wù)質(zhì)量。 基于市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，醫(yī)院醫(yī)療事業(yè)落實(shí)供給側(cè)改革勢(shì)在必行，對(duì)比需求側(cè)改革，供給側(cè)改革對(duì)服務(wù)效率、質(zhì)量提出了較高的要求，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，有利于醫(yī)院構(gòu)建動(dòng)態(tài)化信息服務(wù)機(jī)制，提高醫(yī)院運(yùn)行的公開度、透明度，為相關(guān)工作的開展提供秩序保證[3]。

其次，可以提高技術(shù)人員的創(chuàng)新意識(shí)。 高素質(zhì)人才匱乏是現(xiàn)階段我國醫(yī)院發(fā)展面臨的重大問題，也在很大程度上限制了我國醫(yī)院事業(yè)的轉(zhuǎn)型與發(fā)展。 所以醫(yī)院亟需通過改革為高素質(zhì)人才創(chuàng)造較好的成長(zhǎng)環(huán)境。檔案管理工作的革新可以構(gòu)建流動(dòng)性人才培養(yǎng)體系，同時(shí)也能幫助醫(yī)院人才樹立良好的競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)[4]。

2 傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理工作的弊端

2.1 缺乏對(duì)檔案管理工作的正確認(rèn)知

醫(yī)院從上層領(lǐng)導(dǎo)到基層管理人員均沒有明確認(rèn)知到檔案管理工作所具備的意義，而是將其歸納為后勤范疇，認(rèn)為檔案管理工作質(zhì)量無關(guān)緊要。 但檔案管理所提供的護(hù)理服務(wù)工作與醫(yī)療護(hù)理工作一樣影響巨大，因?yàn)獒t(yī)療檔案是患者就診、治療情況的詳細(xì)記錄，也是醫(yī)療工作開展的指導(dǎo)信息[5]。 不過當(dāng)前很多醫(yī)護(hù)人員并沒有明確認(rèn)識(shí)到檔案管理工作所具備的意義，導(dǎo)致其創(chuàng)新、發(fā)展面臨著重重困難。

2.2 缺乏高素養(yǎng)的檔案管理人員

隨便著醫(yī)學(xué)技術(shù)的發(fā)展，對(duì)醫(yī)護(hù)人員的專業(yè)技術(shù)能力、綜合素質(zhì)水平提出了較高的要求，明確認(rèn)知到了高素質(zhì)人員的重要性，但目前尚未致力于對(duì)檔案管理人員的專業(yè)培養(yǎng)，甚至一些醫(yī)院在成立檔案管理部門后，并沒有聘請(qǐng)專業(yè)人員負(fù)責(zé)管理，而是由后勤人員兼任，導(dǎo)致檔案信息難以得到妥善保管，常見信息缺損[6]。 除此之外，因認(rèn)知不足，檔案管理人員工作態(tài)度不端正，也在極大程度上影響了檔案管理工作的有效性。 沒有做好檔案管理人員的培訓(xùn)工作， 對(duì)各個(gè)崗位的職責(zé)沒有明確，無法保證檔案管理工作人員擁有完善的相關(guān)知識(shí)體系，與新形勢(shì)下醫(yī)院檔案管理工作發(fā)展需求不相符。

2.3 缺乏完善的檔案管理機(jī)制

隨著時(shí)代發(fā)展，檔案管理工作由傳統(tǒng)的紙質(zhì)記錄逐漸發(fā)展為信息化，醫(yī)院檔案信息十分龐雜，且存在大量的無效信息，或是信息丟失等情況，面對(duì)此種情況，構(gòu)建有效的管理機(jī)制意義顯著。但由于醫(yī)院對(duì)檔案管理工作認(rèn)知不足，導(dǎo)致檔案管理工作開展過程中普遍存在較強(qiáng)的主觀隨意性，信息遺漏等問題比比皆是[7]。 不僅如此，很多醫(yī)院甚至沒有明確相關(guān)人員的職責(zé)，導(dǎo)致檔案管理工作開展混亂，出現(xiàn)問題無法有效問責(zé)，不利于提高醫(yī)院服務(wù)水平[8]。

2.4 缺乏對(duì)檔案管理工作的信息化建設(shè)

基于新形勢(shì)發(fā)展需求，醫(yī)院檔案管理工作必將摒棄傳統(tǒng)模式轉(zhuǎn)型為信息化建設(shè)，不過現(xiàn)階段多數(shù)醫(yī)院并沒有構(gòu)建學(xué)科化信息管理系統(tǒng)，導(dǎo)致檔案信息留存方式仍以書面為主，無法對(duì)其進(jìn)行妥善保管，丟失的風(fēng)險(xiǎn)性極大，且調(diào)取效率較低，會(huì)給醫(yī)院工作運(yùn)行造成干擾[9]。 或是一些醫(yī)院構(gòu)建了信息管理系統(tǒng)，但沒有實(shí)時(shí)更新，也會(huì)造成檔案信息的丟失，不利于提高醫(yī)院的醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量。

3 醫(yī)院檔案管理工作基于新形勢(shì)的開展途徑

3.1 加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視度

首先，醫(yī)院要幫助全體醫(yī)務(wù)人員明確認(rèn)識(shí)到檔案管理工作所具備的重要影響意義，對(duì)此可以定期召開主題演講、集中培訓(xùn)等方式，幫助醫(yī)務(wù)人員樹立良好的檔案管理意識(shí)，強(qiáng)化檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)的工作質(zhì)量，以改善檔案管理工作質(zhì)量。除此之外，醫(yī)院還需要結(jié)合新形勢(shì)下時(shí)代需求，改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，逐級(jí)、逐部門落實(shí)電子檔案管理系統(tǒng)，以推動(dòng)電子檔案的普及、發(fā)展，為檔案管理工作質(zhì)量提供更好的保證[10]。

3.2 強(qiáng)化檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)

檔案管理人員直接參與檔案管理工作，其專業(yè)素養(yǎng)會(huì)對(duì)檔案管理工作效率、質(zhì)量產(chǎn)生直接性影響，所以醫(yī)院應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)的培訓(xùn)，以提升醫(yī)院整體服務(wù)水平。對(duì)此，醫(yī)院可以通過招聘的方式納入檔案管理專業(yè)人員，通過科學(xué)規(guī)劃、指導(dǎo)檔案管理工作，提高其整體水平[11]；此外，還需要做好檔案管理人員的培訓(xùn)工作，對(duì)各個(gè)崗位的職責(zé)進(jìn)行明確，保證檔案管理工作人員擁有完善的相關(guān)知識(shí)體系，與新形勢(shì)下醫(yī)院檔案管理工作發(fā)展需求相符，同時(shí)樹立對(duì)自己負(fù)責(zé)、對(duì)工作負(fù)責(zé)、對(duì)患者負(fù)責(zé)的正確態(tài)度，以促使醫(yī)院檔案管理工作質(zhì)量實(shí)現(xiàn)質(zhì)變[12]。

3.3 建立健全檔案管理機(jī)制

為了確保自身可以滿足新形勢(shì)下醫(yī)改要求，符合當(dāng)代醫(yī)院所具備的使命，醫(yī)院應(yīng)結(jié)合當(dāng)前其檔案管理工作具體情況，分析其中的不足之處，引進(jìn)全新的管理系統(tǒng)，建立健全檔案管理機(jī)制，以確保其可以為患者提供更為便捷、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。對(duì)此，醫(yī)院應(yīng)在檔案保管、借閱、銷毀以及歸檔等環(huán)節(jié)通過系統(tǒng)化流程實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理。所以要求醫(yī)院構(gòu)建檔案管理部門，并配備綜合檔案室，為確保檔案的連貫性、完整性，需要將綜合檔案室歸納于綜合管理體系中加以管理[13]。 此外，還要結(jié)合檔案管理工作的問題所在進(jìn)行討論、完善；同時(shí)對(duì)各個(gè)崗位人員的職責(zé)加以明確，避免出現(xiàn)問題后相關(guān)人員互相推諉，以提高工作有效性與時(shí)效性。 最后，醫(yī)院需要保證檔案管理機(jī)制的完善性，明確考核標(biāo)準(zhǔn)，定期就檔案管理工作內(nèi)容進(jìn)行考核，同時(shí)聯(lián)合獎(jiǎng)懲制度，以推動(dòng)檔案管理工作的持續(xù)發(fā)展[14]。

3.4 數(shù)字化建設(shè)檔案管理工作

信息技術(shù)的發(fā)展與應(yīng)用衍生了電子醫(yī)務(wù)系統(tǒng)，該系統(tǒng)的應(yīng)用促使醫(yī)務(wù)工作得到了大幅度的簡(jiǎn)化，同時(shí)也改善了醫(yī)院服務(wù)質(zhì)量、工作效果。由此可見，檔案管理工作也亟需數(shù)字化建設(shè)，以確保其與時(shí)代發(fā)展需求相符[15]。

首先，需要構(gòu)建電子檔案，其便于攜帶或轉(zhuǎn)接，且保存安全性較好，對(duì)此醫(yī)院需要引入電子檔案信息管理系統(tǒng)，同時(shí)培養(yǎng)檔案管理工作人員的計(jì)算機(jī)操作能力，促使電子檔案信息管理系統(tǒng)可以盡快投入使用。

其次，需要做好檔案管理人員的培訓(xùn)工作，對(duì)各個(gè)崗位的職責(zé)進(jìn)行明確，聯(lián)合獎(jiǎng)懲制度，推動(dòng)檔案管理工作的持續(xù)發(fā)展。

再次，應(yīng)當(dāng)在目前醫(yī)院檔案管理基礎(chǔ)上,精準(zhǔn)發(fā)力,通過建立健全檔案工作制度,提升檔案管理人員服務(wù)意識(shí),改變檔案管理手段,提高專業(yè)知識(shí)能力,進(jìn)一步提高新形勢(shì)下醫(yī)院檔案管理的工作效率[13]。

除此之外，還需要依賴政府的幫扶，通過在區(qū)域內(nèi)構(gòu)建醫(yī)療檔案平臺(tái)，促使不同醫(yī)療系統(tǒng)信息實(shí)現(xiàn)共享，以此促使醫(yī)療檔案系統(tǒng)邁入“大數(shù)據(jù)”時(shí)代，提高患者轉(zhuǎn)院治療時(shí)醫(yī)療信息傳輸效率，為患者提供更好的服務(wù)質(zhì)量[16-17]。

4 結(jié)語

醫(yī)改的不斷落實(shí)與信息技術(shù)的發(fā)展，促使醫(yī)院檔案管理工作全面革新已經(jīng)成為必然趨勢(shì)，所以基于新形勢(shì)條件，醫(yī)院應(yīng)明確自身檔案管理工作中的弊端，對(duì)工作模式進(jìn)行創(chuàng)新，同時(shí)加大對(duì)相關(guān)人員專業(yè)素養(yǎng)的培養(yǎng)，以持續(xù)改進(jìn)檔案管理工作質(zhì)量，促使其所具備能效可以得到充分發(fā)揮，最終為醫(yī)院實(shí)現(xiàn)持續(xù)發(fā)展提供助力。