“互聯(lián)網+”時代醫(yī)院綜合檔案管理的轉變

李曉艷

“互聯(lián)網+”時代為現(xiàn)代檔案資源的管理帶來了新的機遇，但與此同時也帶來了各類發(fā)展問題。醫(yī)院綜合檔案作為醫(yī)院的主要信息載體，是醫(yī)院不同部門在日常工作當中積累并歸檔的檔案總稱，是醫(yī)院重要和關鍵信息的整合。檔案的齊全和完善程度將直接關系到醫(yī)院未來的生存與發(fā)展。檔案類型較多，各種文件資料比較復雜，我們在采取管理工作時也應該進行網絡化管理，這不僅是時代發(fā)展的必然趨勢，同時也是我國醫(yī)療體系多元化的必經之路。

1 “互聯(lián)網+”時代下的綜合檔案管理工作

當前的檔案資源主要包括兩個方面的內容，一種是原生的電子文件，另一種則是傳統(tǒng)載體的檔案類型。隨著“互聯(lián)網+”概念的提出，原生性數(shù)字檔案類型開始出現(xiàn)，也讓人們開始意識到數(shù)字檔案可以獨立在實體檔案之外。新時期，我們利用大數(shù)據(jù)匯集成為的龐大信息群體，促成了檔案管理的集中化特點。

1.1 綜合檔案管理

醫(yī)院內部的綜合檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理具有幾個方面的個性化特征。一是現(xiàn)代檔案以電子化檔案為主，具備可以復制和調整的屬性。原本的紙質類型檔案本身就是元件，電子檔案顯然在操作方面更加便捷，無論是對文字進行增加、刪除還是修改都比較便捷，也不會因此產生修改痕跡，很容易按照實際需求制定統(tǒng)一的制作標準，在短時間內大幅地提升學習和工作效率。通過網絡等途徑，電子檔案可以迅速并安全地傳遞給需要的人群，在這一方面比傳統(tǒng)紙質檔案便捷很多。綜合檔案管理也對存儲空間進行了針對性改進，節(jié)約了大量空間。

1.2 醫(yī)院綜合檔案管理的特點

醫(yī)院綜合檔案管理工作具有便捷化、多元化的特點。通過數(shù)據(jù)庫和計算機技術把醫(yī)院各個部門的檔案、病案信息進行整合處理之后進行資源共享，可以讓醫(yī)護人員利用統(tǒng)一化的搜索平臺，讓工作人員可以隨時借助電腦來獲取他們需要的內容。這標志著檔案管理正式地進入了網絡化時代，大幅地推動了醫(yī)院檔案管理事業(yè)的發(fā)展[1]。資料收集過程與檔案管理質量之間存在著密切聯(lián)系，現(xiàn)代檔案管理的過程是實時開展的，在信息傳輸和應用的過程當中會采取新的途徑來節(jié)約工作時間和工作效率，最大限度地豐富了檔案收集的內容。當然在本次研究中我們的研究對象都是電子檔案，傳統(tǒng)檔案的劣勢過多已經逐漸地被電子檔案所取代?；ヂ?lián)網技術出現(xiàn)后，讓檔案管理在形式上呈現(xiàn)出多元化特點，而互聯(lián)網+的發(fā)展和辦公自動化的普及，檔案不再拘泥于一種傳統(tǒng)的“文字檔案”形式，一些圖片、視頻甚至是聲音資料都可以成為檔案的不同形式。這說明檔案管理所服務的對象和表現(xiàn)模式發(fā)生了改變，檔案的內容得到了更有效的利用，檔案管理事業(yè)也能因此得到穩(wěn)定發(fā)展。

1.3 現(xiàn)實意義

從綜合檔案管理的現(xiàn)實作用來看，“互聯(lián)網+”時代背景下的綜合檔案管理對于提升醫(yī)院內部診療水平意義顯著。醫(yī)學領域存在的治療不足和過度治療現(xiàn)象普遍存在，在不同的醫(yī)療機構當中也會采取不同的處理措施，患者的治療效果和花費也存在差異。但是在“互聯(lián)網+”和大數(shù)據(jù)的支持之下，我們可以直接利用患者的電子檔案作為參考對象，對患者的實際狀態(tài)、體征數(shù)據(jù)和前期治療資料等進行綜合系統(tǒng)分析，并且將分析結果進行整合，幫助醫(yī)生在臨床診療的過程中選擇最佳和最合理的方案，以此而減少出現(xiàn)的負面效應[2]。無論是哪個醫(yī)療機構當中電腦系統(tǒng)都可以為醫(yī)護人員提供不同的參考措施。

在對患者進行治療和護理管理的環(huán)節(jié)，也可以進行檔案信息的數(shù)據(jù)分析。傳統(tǒng)檔案管理要面對大量的紙質文件與信息，醫(yī)院內部很難獲得準確而有效的內部數(shù)據(jù)用于評估工作。但綜合檔案管理理念之下，電子文檔變得越來越規(guī)范化，可以快速定位需要的信息范圍然后獲取結果，對全局運行狀態(tài)展開合理分析[3]。這種做法也轉變了醫(yī)院對于案例跟蹤過程的單一性，保障分析結果的準確程度。例如醫(yī)院內部可以對日常運行過程中出現(xiàn)的數(shù)據(jù)和臨床診療過程進行內容獲取，將其進行整合后再存檔，醫(yī)院在科室管理方面也會更加有效[4]。

值得一提的是，在一些科研工作上，綜合檔案管理也能起到良好的促進作用。借助檔案內容，可以對某些疾病的具體特征進行分析，并將其與醫(yī)療研究過程當中涉及到的數(shù)據(jù)進行對比，從而得出相關性結論。顯然這種結論在促進科研成果的集成化方面效果突出，為技術轉化為生產力的過程提供理論依據(jù)，為一些疑難雜癥提供更加穩(wěn)定而效果突出的治療方案。以藥品研究為例，一項藥物從開始研發(fā)直到最終問世投入臨床應用，需要經過漫長的實驗過程，單純借助人為獲取的數(shù)據(jù)顯然會有誤差的風險存在[5]。因此，借助電子文檔的統(tǒng)一報表形式，可以有效規(guī)避風險，為患者提供更加合適的藥物提供科學而合理的診療方案，按照患者的個體情況采取個性化應對措施[6]。

2 當前醫(yī)院綜合檔案管理當中存在的問題

任何醫(yī)院在經營的過程當中都需要提升信息管理和信息處理水平，利用專業(yè)的系統(tǒng)和運營體系來促進信息化建設工作。隨著信息化建設工作的深入，信息系統(tǒng)的應用范圍不斷擴大，功能性也得到了拓展，逐漸在“互聯(lián)網+”的支持下朝著自動化和智能化的方向而發(fā)展。因此，檔案管理框架體系在醫(yī)院運營建設過程中扮演著非常重要的角色，國家在這一方面也投入了大量工作[7]。例如2010年開始衛(wèi)生部門開始進行電子病歷的試點工作，并取得了良好的成果，醫(yī)院內部的其它檔案資料也發(fā)生了改變。盡管當前對于傳統(tǒng)紙質媒介的管理已經具備了比較完善而成熟的管理制度，各個醫(yī)院也配備了專門的方案用于存儲關鍵資料，安排了專門的人員負責此類工作，特別是一些涉密或是涉及到技術的文件資料[8]。不過對于電子檔案的綜合管理工作而言，無論是在權責還是在管理體系上都存在著一些缺陷，這將直接影響到科室工作能否順利開展[9]。

2.1 安全問題

安全問題是當前安全風險產生的主要原因。以數(shù)字檔案為例，數(shù)字檔案的安全風險主要體現(xiàn)在其高度的共享性帶來的內部信息與信息內容安全問題。數(shù)字檔案自身的特點及其對信息技術的高依賴性，使得檔案內部的系統(tǒng)安全和計算機安全非常關鍵，維持外部網絡環(huán)境安全同時也是適應“互聯(lián)網+”時代的必然要求。醫(yī)院的數(shù)字檔案資源在平臺、手機客戶端等方面實現(xiàn)了開放利用，可以讓檔案資源暴露在網絡開放環(huán)境下，所以也應考慮到網絡環(huán)境帶來的安全威脅。

在大多數(shù)醫(yī)院的網絡系統(tǒng)當中，一部分網絡防御系統(tǒng)的功能性受到了影響，如果出現(xiàn)網絡入侵，會讓一些關鍵的電子檔案系統(tǒng)直接暴露在入侵者的面前，如果涉及到技術和精密研究的關鍵數(shù)據(jù)被惡意篡改，不僅會影響日常工作的展開，還可能會威脅到患者的生命健康安全。醫(yī)院的醫(yī)療系統(tǒng)是很長時間建立起來的綜合體，子系統(tǒng)之間需要進行工作協(xié)調，在缺乏安全管理制度的前提下醫(yī)療機構的安全隱患仍然存在[10]。

2.2 存儲和調用問題

在檔案存儲和管理方面，文字類檔案缺乏比較規(guī)范化的管理，甚至缺乏可以長期使用的分類辨別方式，一些文字類的文檔在調用的過程當中無法根據(jù)相應的標準進行檢索。在面對某些突發(fā)事件或是非日常類的事件時會出現(xiàn)管理問題。無論是文字，還是不同格式的圖片文件、視頻文件在存檔時都應做好規(guī)范化管控，否則必然涉及到某些關鍵信息的丟失?，F(xiàn)代綜合檔案管理方法是“互聯(lián)網+”下的產物，與傳統(tǒng)紙質文件管理體系之間存在著明顯差異。因為每一個文件都可以被作為單獨管理的個體，在進行歸檔和整理時僅僅進行拷貝是不夠的，還需要重視文檔價值和內容鑒定，提升利用率[11]。

例如在檢索調用方面，效率較低浪費時間的問題仍然存在，醫(yī)院數(shù)據(jù)庫中的檔案類型與一般單位的檔案資料不同，除了電子文檔之外還會有電子圖書報紙、會議記錄、護理報告等，這些資料之間可以相互互補起到良好的協(xié)調作用，因此要關注所有文件的管理和規(guī)劃。

2.3 冗余數(shù)據(jù)問題

現(xiàn)代醫(yī)院信息化建設步伐不斷推進，各種類型的檔案數(shù)據(jù)庫被構建然后投入應用，數(shù)據(jù)庫內部也擁有多個方面的信息和文檔，以便于為使用者提供更多有價值的信息。但需要注意的是，這些數(shù)據(jù)內容和檔案內容并非完全都是有效的，冗余數(shù)據(jù)信息大規(guī)模存在，不僅占據(jù)了大量的存儲空間，還會因此模糊數(shù)據(jù)內容，對檢索結果出現(xiàn)不必要的誤導。無論是語法錯誤、邏輯錯誤還是一些內容相同、相似的檔案類型，都會給檔案系統(tǒng)的正常運行帶來風險。而一部分數(shù)據(jù)很難找到原始存入者，讓一些檔案只能長期存儲在系統(tǒng)內部[12]。

3 “互聯(lián)網+”時代下的醫(yī)院綜合檔案管理的轉變

3.1 重視信息安全建設工作

醫(yī)院內部在檔案管理方面應該推動技術進步，提升對于安全風險的控制和評估能力。管理人員需要規(guī)避的是“風險”，而不是規(guī)避信息技術的有效應用。相反，管理人員可以在技術的支持下加強檔案資源的安全識別工作，以平臺監(jiān)測的數(shù)據(jù)作為基礎數(shù)據(jù)的參考標準，以信息技術自主研發(fā)過程作為信息技術的維護模式，構建更加安全和有效的檔案管理體系。在這一方面我們可以參考國內外的某些優(yōu)秀案例，如美國建立的公共衛(wèi)生信息溝通系統(tǒng)，涵蓋了全國范圍內的醫(yī)院傳染病監(jiān)控報告系統(tǒng)、國家應急行動中心的的信息，在發(fā)生重大事件后，醫(yī)院內部可以對這些信息進行手機，保障信息的傳輸時間和響應效率。而我國江西省檔案館內部的集成管理系統(tǒng)，目錄數(shù)據(jù)和實體檔案同步接受機制已經形成，可以對各項活動數(shù)據(jù)進行監(jiān)測[13]?？傮w而言，“互聯(lián)網+”時代構建信息管理平臺并采取安全管理措施非常重要，醫(yī)院人員也應具備風險意識觀念，讓醫(yī)院綜合檔案管理進入數(shù)字化管理的“道路”之內。對于一些需要存儲的內容，我們應關注信息的存儲要求，保障介質的功能發(fā)揮，積極建立入侵檢測防御系統(tǒng)，讓系統(tǒng)平臺可以最大化地發(fā)揮功能。有關人員也應在安全守則的要求下落實各項工作，從根源上減少人為工作失誤產生的可能性，在一些重要事項上進行安全規(guī)定[14]。

3.2 文檔的合理調用和數(shù)據(jù)規(guī)劃

在文檔調用方面，國家級別的標準中已經有了電子文件的歸檔和管理規(guī)范，且各個地區(qū)也出臺了一些地方性管理準則。在今后的工作當中我們需進一步推進實踐工作中的監(jiān)督指導，制定覆蓋檔案資源的形成、歸檔和調用操作制度，在“互聯(lián)網+”時代下以標準化建設手段來實現(xiàn)安全化、技術化發(fā)展，構建一套完善且具有可操作性的數(shù)字檔案資源指導體系。而醫(yī)療行業(yè)也應具備整體化的檔案工作意識，加大對于檔案管理工作的力度[15]。醫(yī)療檔案關系到廣大群眾的切身利益，無論是基礎設施建設還是其它工作都應該落到實處，逐步完善數(shù)字檔案資源在現(xiàn)代社會的管控。

4 結語

大數(shù)據(jù)和“互聯(lián)網+”時代醫(yī)療行業(yè)的綜合檔案管理工作面臨著新的機遇和挑戰(zhàn)，規(guī)避檔案的管理問題和管理風險提升服務質量，合理整合醫(yī)療系統(tǒng)內部檔案資源，為患者提供優(yōu)質服務成為了今后的發(fā)展方向。因此，我們也應加強對于檔案管理工作的重視程度，在實現(xiàn)資源共享的前提下保障檔案的安全性?！盎ヂ?lián)網+”下的檔案資源建設工作是一項長期的系統(tǒng)化過程，要形成完善的保障機制，檔案管理部門的實踐研究工作還需要進一步深入。