醫(yī)院文書檔案管理存在問題與質量提升策略探討

李敏 莫言娟

在醫(yī)院檔案管理工作中，文書檔案管理占據著重要的地位，這是因為文書檔案可以反映醫(yī)院的發(fā)展歷程，是醫(yī)院重大事件與活動最原始的資料，是醫(yī)院各項醫(yī)療工作的有力保障。文書檔案管理水平會直接影響醫(yī)院文書檔案資料的完整性與質量，鑒于醫(yī)院文書檔案管理的重要性，特別是近年來醫(yī)院各項工作朝著規(guī)范化、科學化、智能化的方向發(fā)展，醫(yī)院必須高度重視文書檔案管理工作，文書檔案管理改革勢在必行。但目前醫(yī)院文書檔案管理工作中仍或多或少存在問題，例如管理人員素質不高、基礎建設建設滯后等，需要對此進行深入地探討，以提高醫(yī)院整體管理水平，探尋解決文書檔案管理問題的有效途徑，從而提高醫(yī)院文書檔案管理的效率、質量與利用率，也有利于推動現代醫(yī)院管理朝著規(guī)范化的方向發(fā)展。

1 醫(yī)院文書檔案管理存在問題

1.1 檔案管理人員專業(yè)性不高

醫(yī)院雖然對檔案管理人員進行了專業(yè)化的培訓，但是卻沒有重視對培訓人員的考核，一些檔案管理人員在培訓后可能工作能力并無太大提高。而且醫(yī)院也沒有重視其他部門文書檔案管理人員，使這些人員在工作中專業(yè)知識與技能難以應對新時期文書檔案管理工作中的挑戰(zhàn)，甚至在工作中隨意堆放材料，這嚴重影響了醫(yī)院文書檔案管理質量[1-2]。

1.2 檔案管理制度不健全

《檔案法》中要求檔案應由本單位的檔案部門進行統一化管理[3]。但受醫(yī)院管理體制以及其他因素影響，醫(yī)院文書檔案管理大多采用分散管理模式，檔案管理是主要保存醫(yī)院的文書檔案，在管理過程中也沒有完全落實統一的標準與保管制度。同時，在信息化時代下以及醫(yī)改背景下，醫(yī)院文件的數量越來越多，文件的類型也更為多樣，但有關部門沒有及時修訂文書檔案的管理流程與工作制度，使檔案管理人員在文書歸檔整理工作中，需要花費較多的時間與精力[4-5]。

1.3 檔案管理方法落后

現代信息技術的快速發(fā)展使管理手段與管理理念不斷創(chuàng)新，但醫(yī)院文書檔案管理人員，在工作中沒有積極的學習新的管理理念，也沒有積極的運用新的管理手段，醫(yī)院文書檔案資源的整理、歸檔等還主要依靠人工管理方式，沒有積極的運用信息化手段去提高文書檔案管理的效率，這種人工管理的方式也容易出錯。

2 文書檔案的管理特征

2.1 檔案管理的標準性

檔案信息工作本身是一項技術性非常突出的工作，無論是檔案的收集管理還是保管利用工作，都有一套密切相關的流程，在每個流程環(huán)節(jié)都有著極強的標準性。早在2006年頒布的《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》當中就已經明確提到了如何準確把握文件立卷歸檔實效性，并完成不同階段的文件任務。在實際工作當中，我們也需要對歸檔的重點進行合理分工，尤其區(qū)分文件和資料的差異性，注意內容和形式作用方面的相似之處和有關區(qū)別，從而綜合提升檔案利用的效率和作用。在工作流程方面，未來科學技術的不斷發(fā)展，使得檔案的收集鑒定和保管利用，可以通過技術手段保障材料的完整性和系統性。

2.2 檔案管理的保密性

目前醫(yī)院文書檔案在紙質檔案和電子檔案管理過程中還存在保密難度的問題。由于紙質文件形成之后，原始檔案中所包含的內容和特征形式不會發(fā)生改變，所以紙質文件的原始性會體現在內容和形式的統一上。與之相比，電子檔案的內容則比較獨立，不僅內容會發(fā)生改變且形式多樣化，會因為載體轉化和格式轉換改變自身的存在方式，這說明電子檔案的原始性確認難度更高。即便現代科學技術快速發(fā)展電子檔案的安全利用問題和通訊傳輸加密技術，仍然成為研究重點，如何不定期更換密鑰做好跟蹤監(jiān)控工作也非常關鍵。這需要檔案人員本身具有良好的道德素養(yǎng)和法律素質，依法樹立管理意識，對各項工作進行嚴格要求杜絕檔案的遺失和損壞。

2.3 檔案管理的服務性

文書檔案的服務性體現在檔案利用和檔案統計等工作當中，且可以為醫(yī)院工作的決策和職能劃分提供有效的參考和借鑒。例如在醫(yī)院內部人員的任免和職稱競爭等重大事項檔案，可以給個人提供資料和憑證，便于各項工作的順利完成。在涉及到基礎設施建設的有關項目管理當中，檔案工作也能積極提供圖紙信息，完成基建改造任務，加快未來建設的數字化進程，必要時可提供網上信息查詢服務?？傮w而言，檔案工作作為一項業(yè)務性和技術性都非常突出的管理工作，如何落實和探索各項要求，確保檔案完整和利用價值最大化成為了今后的工作重點。醫(yī)院內部人員應加強文書檔案的人員協調工作，加大管理設備方面的資金投入，不斷對現有的檔案內容進行總結和詳細檢查，做好提交驗收工作，對完成成效和質量進行綜合考評。各個管理部門在實踐中也應充分認識到服務性起到的現實作用，更重視檔案信息資源的開發(fā)和利用，實現多層次和多途徑管理，促進醫(yī)院內部工作的可持續(xù)發(fā)展。

3 提升醫(yī)院文書檔案管理質量的策略

3.1 建設專業(yè)化管理隊伍

為了提高醫(yī)院文書檔案管理質量，醫(yī)院應該重視檔案管理人員的培訓，需要建設一支專業(yè)化的檔案管理隊伍。在管理上醫(yī)院文書檔案應由院辦公室主任全面負責，并指導與管理各職能部門負責人以及專兼職檔案員工作，構建三級網絡管理模式[6-8]。與此同時，醫(yī)院還應該加強對現有檔案管理人員的培訓工作，利用業(yè)余時間組織檔案管理人員前往合作的醫(yī)院參觀學習，與其他醫(yī)院檔案管理人員交流文書檔案管理工作中的問題，學習他人的經驗。有條件的還可以邀請檔案管理專家前來指導文書檔案管理人員整理、歸檔等工作，及時指出文書檔案管理人員工作中的問題，并提出改進的建議。通過外出學習交流、專家指導、專業(yè)化培訓等方式引導醫(yī)院文書檔案管理人員不斷更新知識，不斷學習新的管理理念、管理手段，提高創(chuàng)新能力，可以及時根據外部環(huán)境以及醫(yī)院文書檔案管理工作的需要調整管理方法，不斷增強主動服務意識，使文書檔案管理人員成為新時期和檔案學科發(fā)展的復合型人才。在重視對醫(yī)院文書檔案管理人員培訓的同時，也應該加大宣傳力度，進一步強化文書檔案管理人員檔案意識以及其他部門職工管理意識，通過部門活動、宣傳單、宣傳欄等方式進行檔案宣傳，宣傳內容以《檔案法》《醫(yī)療事故處理條例》以及醫(yī)院文書檔案管理辦法等為主，強化全體職工依法治檔的意識[9-10]。

3.2 健全文書檔案管理制度

制度是指導各項工作有序開展的重要保障，要想提升醫(yī)院文書檔案管理質量，就需要加強文書檔案管理制度建設。醫(yī)院應該在現行法律法規(guī)以及制度的基礎上，結合醫(yī)院檔案管理工作的特點以及實際需要，調整現行文書檔案管理制度，進一步細化文書檔案保管制度，歸檔制度等，使各項工作可以有序開展[11-12]。此外，醫(yī)院還應該制定明確的、可行的、有效的文書檔案管理標準，明確規(guī)定文書檔案分類原則、歸檔方法、檔案管理程序，完善文書檔案管理人員考核與獎懲機制，使文書檔案管理人員在工作中能夠按照要求正確編制卷內目錄，按流程與要求完成文書檔案收發(fā)、傳閱等工作，同時還可以調動文書檔案管理人員工作的積極性。

3.3 加強檔案信息化建設

在互聯網時代，醫(yī)院文書檔案管理工作也應該與時俱進，采用現代化、智能化的檔案管理手段去提高醫(yī)院文書檔案管理的效率。醫(yī)院可以委托第三方機構或者聯合自身技術部門開發(fā)與完善檔案管理信息平臺，將現代信息技術應用于醫(yī)院文書、檔案、分類、收集編制等工作中，去彌補人工管理方式的不足，也可以有效減輕文書檔案管理人員的工作壓力，醫(yī)院內的科室可以利用現有的信息管理平臺查找與使用文書檔案，可以使醫(yī)院文書檔案管理工作更高效地服務于臨床診療活動。醫(yī)院可以基于B/S技術結構設計檔案管理信息系統，對檔案管理人員、系統管理人員、內部高級用戶、內部普通用戶以及外部訪問用戶賦予不同的權限，例如檔案管理人員擁有對整個檔案管理信息系統管理與維護的權限，內部普通用戶只有檔案查詢即直接訪問的權限，而外部訪問用戶則需要在申請通過后才可進行訪問。個人用戶檔案查詢功能僅有個人檔案查詢、個人檔案打印，管理員檔案查詢功能在此基礎上有批量查詢、數據分析功能。將現代信息技術應用于醫(yī)院文書檔案管理中可以提高文書檔案管理人員的工作效率也有利于實現醫(yī)院文書檔案智能化與現代化管理，例如管理人員在工作過程中可以利用電子文檔、電子照片等提高管理效率。

4 結語

醫(yī)院文書檔案質量管理對醫(yī)院日常診療工作的開展以及整體管理質量都有著影響，醫(yī)改背景下的醫(yī)院為文書檔案管理工作應該作出切實的改變，利用信息技術讓管理工作變得更加高效，同時文書檔案管理人員需要不斷提升自己對于檔案管理的技能，結合互聯網設備將已有的文件進行整理，明確做好文件保養(yǎng)以及借出歸還記錄，將現代信息技術應用于醫(yī)院文書、檔案、分類、收集編制等工作中，從制度、管理隊伍、管理手段等方面入手，加大投入，以提高文書檔案管理質量。