醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀及對策

王蘇醒

醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院各類信息存儲、分類、歸納的重要手段，其制度的改革和完善對醫(yī)院的發(fā)展起著重要作用[1]。加強檔案管理的規(guī)范化、程序化，從而促進醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展[2]。文章就如何加強醫(yī)院檔案管理，進一步促進醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展做出簡要論述。

1 檔案管理的重要性

檔案管理可以為醫(yī)院科學(xué)的管理決策提供可靠的依據(jù)，檔案管理可以提高醫(yī)院的醫(yī)療質(zhì)量，促進科學(xué)研究的發(fā)展[3]。對檔案進行有效的管理，不僅可以幫助醫(yī)務(wù)人員，而且可以幫助他們總結(jié)很多工作經(jīng)驗，提高工作效率[4]。因此，檔案管理在醫(yī)院發(fā)展中的重要性不言而喻，必須引起相關(guān)人員的重視。

2 醫(yī)院檔案管理中存在的問題

2.1 意識不強

現(xiàn)階段，由于醫(yī)院管理層缺乏對檔案管理工作重要性的認識，導(dǎo)致醫(yī)院檔案由許多非專業(yè)的人員進行管理，不僅檔案管理意識較弱，沒有形成正確的服務(wù)意識，而且檔案管理工作實效較差[5]。他們沒有足夠的耐心和責(zé)任心，即使發(fā)現(xiàn)檔案丟失、歸檔不及時、工作拖延有缺陷，也不重視或不及時處理，從而影響檔案管理的質(zhì)量[6]。

2.2 制度不健全

導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理制度不健全的原因眾多，例如醫(yī)院管理層缺乏對檔案工作重要性的認識，檔案管理部門尚未做好檔案管理機制建設(shè)工作，導(dǎo)致檔案管理方案、方式等比較落后，管理效率低下[7]。目前，計算機技術(shù)在大多數(shù)醫(yī)院得到了廣泛的應(yīng)用。但是，在實際檔案管理工作中，由于工作人員不具備計算機操作的相關(guān)知識和技巧，導(dǎo)致檔案計算機管理水平較低[8]。現(xiàn)階段，醫(yī)院檔案依然主要采用人工管理的方式，例如人工采集檔案數(shù)據(jù)、人工整理檔案、人工儲存等。上述原因?qū)е箩t(yī)院檔案管理制度不科學(xué)，無法實現(xiàn)醫(yī)院檔案的自動化管理。

2.3 種類較多，不能規(guī)范裝檔

檔案的驗證功能：檔案的全面性、可靠性，直接影響檔案在醫(yī)院中的價值，驗證功能作為其核心功能，其價值更為突出[9]。

2.3.1 會計檔案 醫(yī)院會計檔案主要由會計報表、賬簿等組成，其能夠?qū)︶t(yī)院的各項經(jīng)濟活動、經(jīng)營狀況等進行反映。會計檔案信息是對醫(yī)院各項經(jīng)濟活動的記錄，能夠直觀反映財會工作的實際情況，為醫(yī)院財會分析、收支、預(yù)算、結(jié)算、成本管理等各項工作提供可靠的參考。同時，會計檔案信息也為醫(yī)院經(jīng)濟活動監(jiān)督、檢查等工作提供數(shù)據(jù)支持。

2.3.2 醫(yī)學(xué)檔案 由醫(yī)學(xué)檔案中的文字、圖像和其他文字組成的檔案。醫(yī)學(xué)檔案在醫(yī)院檔案中的地位舉足輕重，其既是醫(yī)院各項醫(yī)療工作的數(shù)據(jù)支持，也是社會各界對醫(yī)院進行監(jiān)督的重要依據(jù)。醫(yī)學(xué)檔案具有非常高的醫(yī)療價值，能夠為相關(guān)病例的治療、研究等提供可靠、有效的數(shù)據(jù)支持；同時眾多患者可以通過醫(yī)學(xué)檔案了解各種醫(yī)療信息，根據(jù)自身的癥狀選擇合適的科室和醫(yī)生，同時能夠準確、及時的了解自身的病情，既能夠快速就醫(yī)，又能夠維護自身的利益。從社會角度進行分析，通過醫(yī)學(xué)檔案能夠為分析、評價以及解決醫(yī)療糾紛提供數(shù)據(jù)支持和參考，同時也能夠為醫(yī)療保險的理賠、研判等提供支持?？傊?，做好醫(yī)學(xué)檔案管理工作，既能夠保證醫(yī)院各項醫(yī)療工作順利進行，又能夠為維護患者權(quán)益提供支持。

2.3.3 基本建設(shè)檔案 基本建設(shè)檔案是醫(yī)院檔案管理的重要內(nèi)容，其涉及的環(huán)節(jié)眾多，例如醫(yī)院各種建筑的規(guī)劃方案、建設(shè)方案、參建單位等檔案資料。通過強化基本建設(shè)檔案管理，對醫(yī)院各種基建檔案進行整理和研究，能夠為醫(yī)院規(guī)劃和建設(shè)、管理和發(fā)展提供全面、準確的數(shù)據(jù)信息，不僅可以為醫(yī)院現(xiàn)階段的建設(shè)工作提供服務(wù)，還能夠為未來的規(guī)劃和發(fā)展提供參考和支持。

2.3.4 文書檔案 文書檔案管理在我們的生活中無處不在。它不僅見證了一個醫(yī)院的發(fā)展歷程，也見證了國家和社會的發(fā)展。文書檔案記錄著一個單位的事件過程和一個單位的發(fā)展歷史。醫(yī)院的文書檔案包括：重要稿件、人事檔案、行政檔案、活動計劃和記錄、簽訂的各種協(xié)議、上級下發(fā)的文件、各種重要時刻的照片等，檔案大多是紙質(zhì)的，有錄像、錄音、照片、電子文件等多種記錄。

2.3.5 人事檔案 人事檔案是檔案管理的重要環(huán)節(jié)，同時也是做好人事管理工作的前提和基礎(chǔ)，為醫(yī)院人力資源管理工作提供了可靠、全面的依據(jù)，在醫(yī)院人事管理工作中發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。醫(yī)院人事檔案管理的內(nèi)容眾多，例如崗位分配、職位晉升等。通過人事檔案可以初步了解醫(yī)院醫(yī)務(wù)人員的基本情況，例如學(xué)歷狀況、職稱情況等，通過對上述檔案數(shù)據(jù)進行全面的分析和研究，能夠為人事管理工作提供可靠的數(shù)據(jù)支持。通過創(chuàng)建網(wǎng)絡(luò)化的人事檔案管理模式，不斷提升人事檔案管理水平，能夠保證人事管理、調(diào)度工作的科學(xué)性和準確性，能夠為醫(yī)院選聘、培養(yǎng)一批高素質(zhì)的醫(yī)療人才。創(chuàng)新人事檔案管理制度的有效措施，針對醫(yī)院在實際的發(fā)展過程中，創(chuàng)新人事檔案管理模式，注重以人為本的管理理念，促進醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展。

2.3.6 科教檔案 科教檔案能夠為醫(yī)院教學(xué)科研、醫(yī)學(xué)科研等提供理論依據(jù)、實踐經(jīng)驗，通過創(chuàng)新管理方法，取得更好的效果，不僅有利于醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展，而且有利于充分發(fā)揮醫(yī)生對患者的責(zé)任心，從而取得更好的效果。

綜上所述，由于醫(yī)院檔案管理人員意識不強，醫(yī)院管理制度不完善，加上醫(yī)院檔案管理種類多，保存方式的不同，從而增加了歸檔審核的工作量。

3 醫(yī)院檔案管理改革的重要性

3.1 順應(yīng)時代發(fā)展的要求

在信息化時代背景下，醫(yī)院檔案管理若依然采用傳統(tǒng)的管理理念和模式，勢必會被時代所淘汰[10]。通過做好檔案管理改革工作，逐漸采用信息化管理手段取代傳統(tǒng)手動管理方式，能夠快速理清各種檔案之間的關(guān)系，并做好采、編、管、存等工作[11]。由此可見，在信息時代下，大幅度提升醫(yī)院檔案的管理效率，這也符合當下時代的需求。

3.2 推動醫(yī)院自身發(fā)展

目前，我國對醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的重視程度不斷的提升，并且頒布和制定了眾多推動醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)綠色、健康發(fā)展的優(yōu)惠政策。但是，隨著醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展，醫(yī)療服務(wù)類型不斷增多、檔案數(shù)據(jù)逐漸增加，如何處理好海量的醫(yī)療衛(wèi)生檔案，成為困擾檔案管理工作者的難題[12]。通過做好醫(yī)院檔案管理改革，采用多元化的措施和對策對醫(yī)院檔案進行優(yōu)化管理，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理效果升級，使其成為推動醫(yī)院自身長足、快速發(fā)展的動力和保障。

4 加強醫(yī)院檔案管理的措施及對策

4.1 增強意識

首先，領(lǐng)導(dǎo)重視是提高醫(yī)院檔案管理水平的前提。要把檔案管理作為醫(yī)院發(fā)展的重要內(nèi)容提上重要議事日程。第二，要長期堅持不懈地宣傳教育檔案法。《檔案法》是醫(yī)院檔案管理的法律依據(jù)和保障。在檔案工作中，提高全員法律意識，讓醫(yī)院的所有檔案管理工作人員都能夠認識檔案管理的價值和意義，尤其是醫(yī)院的管理層和領(lǐng)導(dǎo)層，需要熟悉檔案法的各項規(guī)定，并充分發(fā)揮自身的模范帶頭作用，所有檔案管理工作人員在領(lǐng)導(dǎo)層和管理層的帶領(lǐng)下主動參與到檔案管理中，認識到自身在檔案管理、保護工作中的義務(wù)[13]。這樣能夠從根本上改變檔案管理工作人員的意識，真正的將檔案管理作為影響醫(yī)院各項工作的重要任務(wù)，充分發(fā)揮自身主觀能動性，為醫(yī)院建設(shè)、發(fā)展提供更加方便、全面的檔案管理服務(wù)。

4.2 創(chuàng)新理念

管理理念水平高低，直接影響檔案管理質(zhì)量，做好管理理念創(chuàng)新，已經(jīng)成為互聯(lián)網(wǎng)時代的必然需求[14]。因此，檔案管理工作人員需要不斷對理念進行創(chuàng)新，以創(chuàng)新的思維和意識對檔案進行管理。在檔案管理實踐過程中，既需要秉承先進的理念，還需要與檔案管理實踐相結(jié)合，這樣才能從根本上提升檔案管理實效[15]。檔案管理工作人員需要摒棄傳統(tǒng)的封閉理念，因為傳統(tǒng)的“要、等”觀念缺乏主觀能動性，導(dǎo)致檔案管理實效較低。因此，需要實現(xiàn)從傳統(tǒng)封閉理念向創(chuàng)新、開發(fā)思想的轉(zhuǎn)型，實現(xiàn)主動管理，主動創(chuàng)新思維、主動更新理念、主動拓展業(yè)務(wù)，積極的研究醫(yī)院建設(shè)的未來發(fā)展方向，和醫(yī)院中心工作人員做好溝通，對檔案管理流程、方案、步驟等進行調(diào)整，主動為醫(yī)院中心工作提供便利、多元的檔案服務(wù)，這樣既能夠凸顯檔案管理的價值，還能夠提升醫(yī)院中心工作實效，顯著提升檔案管理的實際效益。

4.3 提升素質(zhì)

檔案管理隊伍人員素質(zhì)水平的高低，不僅影響檔案管理質(zhì)量，還關(guān)系到醫(yī)院各項工作的有序進行[16]。因此，檔案管理工作人員需要不斷的更新和拓展自己的知識儲備，尤其是在醫(yī)療衛(wèi)生體制改革的背景下，各種新的理念、知識、技術(shù)等逐漸得到推廣和應(yīng)用，檔案數(shù)據(jù)的種類、數(shù)量在不斷的增多，如果依然沿用傳統(tǒng)的檔案管理知識和方式，已經(jīng)無法滿足醫(yī)院檔案管理工作的實際需求[17]。因此，需要創(chuàng)建一支綜合素養(yǎng)水平高、知識理論豐富、實踐經(jīng)驗豐富的檔案管理人才隊伍，在醫(yī)院檔案工作實踐中，以豐富的知識積累、嫻熟的檔案管理技能、創(chuàng)新的意識、嚴謹?shù)膽B(tài)度、敬業(yè)的精神等，提升檔案管理效率。此外，為了提升檔案管理人員整體水平，需要創(chuàng)建以人為本的培訓(xùn)計劃，對醫(yī)院所有檔案管理工作人員進行有計劃、有方案的培訓(xùn)管理，這樣能夠不斷的完善檔案管理工作人員的知識系統(tǒng)，尤其是實踐操作培訓(xùn)，能夠幫助醫(yī)院檔案管理人員掌握檔案管理的各種技巧、注意事項等。

4.4 完善機制

管理機制的創(chuàng)建，是保證醫(yī)院檔案管理水平的重要前提和保障。因此，醫(yī)院需要根據(jù)自身的實際情況，創(chuàng)建系統(tǒng)、完善的檔案管理機制[18]。為了保障檔案管理機制的順利實施，需要創(chuàng)建檔案管理人員網(wǎng)絡(luò)，該網(wǎng)絡(luò)由醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)、院主任、專職檔案管理工作人員、兼職檔案管理工作人員組成，由院領(lǐng)導(dǎo)和院主任對檔案管理工作進行監(jiān)督和管理，由專職和兼職檔案管理工作人員進行檔案管理操作，各項分工明確，機制健全，保障檔案管理工作順利、高效進行。此外，需要創(chuàng)建科學(xué)的檔案管理體系，該管理體系涉及的內(nèi)容眾多，包括檔案管理工作的各項內(nèi)容，例如檔案采集、管理、編目、分類、儲存、總結(jié)、檢索、借閱等，其中檔案信息采集是基礎(chǔ)和起點，因為醫(yī)院科室眾多、醫(yī)生和患者類型眾多，并且具有比較強的專業(yè)性，在進行檔案信息采集時，需要根據(jù)醫(yī)院科室、醫(yī)生、患者等的特點，做好針對性的采集，保證所有檔案信息的真實性、準確性以及完整性，并做好仔細的甄別和分類，進行合理的歸類和良好的保存。為了保證檔案信息的安全性和可靠性，還需要做好檔案的備份工作，尤其是重要檔案數(shù)據(jù)，既能夠方便查找，又能夠提升檔案數(shù)據(jù)安全[19]。

4.5 實現(xiàn)醫(yī)院檔案信息化管理

醫(yī)院檔案管理是一項系統(tǒng)、復(fù)雜的工作，若采用傳統(tǒng)的管理設(shè)備與技術(shù)，無法滿足醫(yī)院檔案實際發(fā)展的需求，因此需要采用信息化管理的方式。檔案管理部門需要根據(jù)醫(yī)院的實際情況，創(chuàng)建符合檔案管理需求的局域網(wǎng)，引進先進的計算機設(shè)備，對醫(yī)院的各種檔案數(shù)據(jù)進行信息化管理，例如科研檔案、設(shè)備檔案、患者檔案、醫(yī)生檔案、圖書檔案等，創(chuàng)建醫(yī)院信息化檔案管理系統(tǒng)和平臺，為實現(xiàn)檔案信息化、自動化管理奠定基礎(chǔ)。信息化檔案管理系統(tǒng)的創(chuàng)建，檔案管理工作人員、醫(yī)生等都可以隨時、隨地通過網(wǎng)絡(luò)查閱相關(guān)檔案數(shù)據(jù)，顯著提升檔案利用效率[20]。此外，在保障檔案信息安全性的基礎(chǔ)上，還需要借助計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的共享，其他醫(yī)院的醫(yī)生、護士以及相關(guān)學(xué)者、患者等都可以通過該共享平臺，借閱相關(guān)檔案信息，實現(xiàn)醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)利用的最大化。以局域網(wǎng)、計算機技術(shù)為基礎(chǔ)的信息化檔案平臺，能夠為檔案管理提供開闊、共享、便捷的發(fā)展平臺，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案的電子化管理，可以實現(xiàn)和紙質(zhì)檔案的協(xié)同管理，并逐漸取代傳統(tǒng)的手工管理方式，檔案信息化管理必然成為一種新的發(fā)展趨勢。

4.6 強化開發(fā)利用

檔案管理的目標是實現(xiàn)檔案資源的最大化利用。因此，檔案管理工作人員需要樹立正確的服務(wù)意識，以服務(wù)醫(yī)院各項工作為根本目標，對醫(yī)院的所有檔案信息進行全面的采集和管理，以方便、快捷的服務(wù)方式，為醫(yī)院中心工作的開展提供準確、全面的檔案資料，例如醫(yī)療診斷、護理工作、公共衛(wèi)生服務(wù)活動、義診活動、科研工作、教學(xué)工作等。在檔案開發(fā)和利用工作中，還需要做好編研工作，這樣能夠?qū)崿F(xiàn)檔案編研與醫(yī)院各項工作的密切聯(lián)合，例如管理工作、科研工作、醫(yī)療工作等。對檔案信息進行更深入的挖掘和整理，做好不同專題的匯編工作，例如醫(yī)學(xué)信息、出版物、醫(yī)療事件等。通過匯編對醫(yī)院各種檔案數(shù)據(jù)進行全方位、多角度的整理，能夠為醫(yī)院各項工作提供便捷的服務(wù)，例如提升醫(yī)療質(zhì)量、加快醫(yī)院改革發(fā)展等。此外，醫(yī)院檔案管理工作人員需要始終以服務(wù)醫(yī)院各項工作為目標，以多樣化的手段和先進的理念，提升檔案開發(fā)和利用水平，逐漸提高醫(yī)院檔案服務(wù)水平，為實現(xiàn)醫(yī)院的改革以及快速發(fā)展提供便利和支持。

4.7 強化檔案管理安全保障

按照國家規(guī)定，配備了完善的消防、安保、溫濕度控制、災(zāi)備備份、應(yīng)急電源等檔案安全設(shè)施和設(shè)備，檔案庫房滿足防火、防水、防潮的要求，防蟲、防鼠、防光、防塵、防盜、防毒、防磁，倉庫溫濕度控制符合國家規(guī)定。完善人防、物防、技防、聯(lián)防等制度，落實檔案安全制度，嚴防信息丟失、泄密和泄密，對涉密檔案進行數(shù)字化保密處理。完善檔案信息數(shù)據(jù)安全管理機制和電子檔案災(zāi)備管理，確保檔案信息安全。建立健全檔案安全應(yīng)急管理制度，制定檔案災(zāi)害應(yīng)急預(yù)案，定期組織演練和培訓(xùn)，提高相關(guān)責(zé)任人按預(yù)案處置危機的能力。

5 小結(jié)

檔案管理工作不僅能夠為醫(yī)院各項工作方案的制定、管理決策的制定提供依據(jù)，還能夠為醫(yī)療、科研、教學(xué)等提供指導(dǎo)作用，其重要性不言而喻。尤其是在信息化時代背景下，醫(yī)院檔案的類型、數(shù)量等不斷的增加，為了能夠更好地適應(yīng)新時代的發(fā)展需求，無論是醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)層和管理層，還是醫(yī)院檔案管理工作者都需要樹立正確的檔案管理意識，以多元、科學(xué)的措施解決傳統(tǒng)檔案管理的各種弊病和問題，更好的滿足醫(yī)院檔案管理的實際需求，更好的為醫(yī)院各項工作提供保障。