基于SAP系統(tǒng)的設(shè)備備件管理探究

韓冰，李程

（一汽解放大連柴油機(jī)有限公司，遼寧 大連 116600）

設(shè)備在運(yùn)行過(guò)程中難免會(huì)因?yàn)楦鞣N突發(fā)事件而出現(xiàn)故障問(wèn)題，此時(shí)便需要通過(guò)使用備件來(lái)完成快速更換與維修，所以設(shè)備備件管理非常重要，若因?yàn)閭浼芾泶嬖趩?wèn)題而影響到了設(shè)備的正常運(yùn)行，就會(huì)對(duì)公司的發(fā)展帶來(lái)影響。因此，有必要對(duì)以SAP系統(tǒng)為核心的設(shè)備備件管理進(jìn)行分析。

1 設(shè)備備件管理綜述

在公司經(jīng)營(yíng)發(fā)展過(guò)程中，備件的主要作用就是滿足設(shè)備對(duì)于維修的實(shí)際需求，根據(jù)備件來(lái)源的不同通常可以分為外購(gòu)、自制備件兩大類(lèi)。設(shè)備備件管理就是為了能夠按照既定計(jì)劃開(kāi)展設(shè)備的維修，確保在面對(duì)各類(lèi)突發(fā)事件時(shí)能夠第一時(shí)間對(duì)其進(jìn)行處理，從而降低維修停機(jī)時(shí)間，在降低維修費(fèi)用的同時(shí)避免對(duì)設(shè)備的正常運(yùn)行帶來(lái)影響，因此設(shè)備備件管理工作就是設(shè)備維修中的重點(diǎn)環(huán)節(jié)之一，通過(guò)對(duì)備件生產(chǎn)、采購(gòu)、使用等環(huán)節(jié)進(jìn)行全方位管控，能夠有效提高設(shè)備運(yùn)行時(shí)的穩(wěn)定性，強(qiáng)化經(jīng)濟(jì)效益。例如在備件管理過(guò)程中，備件儲(chǔ)備非常重要，無(wú)論自制備件還是外購(gòu)備件，在未經(jīng)使用之前都需要通過(guò)高質(zhì)量的備件儲(chǔ)備來(lái)保證備件品質(zhì)。備件的儲(chǔ)備形式包括有成品、半成品、毛坯、成套儲(chǔ)備等多種方式，儲(chǔ)備期間需要結(jié)合實(shí)際需求來(lái)選擇不同的儲(chǔ)備方式。儲(chǔ)備定額指的是公司結(jié)合實(shí)際需求對(duì)備件數(shù)量進(jìn)行統(tǒng)計(jì)與申請(qǐng)，以此來(lái)完成備件計(jì)劃的編制，保證備件數(shù)量能夠滿足公司經(jīng)營(yíng)所需。

以SAP系統(tǒng)為核心的設(shè)備備件管理方式是對(duì)傳統(tǒng)管理方式的一種優(yōu)化，在SAP系統(tǒng)的作用下，備件采購(gòu)、領(lǐng)取等環(huán)節(jié)都可以在SAP系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)，而且SAP系統(tǒng)中的維修模塊還能夠整合財(cái)務(wù)審批流程，進(jìn)而促使公司維修、采購(gòu)、財(cái)務(wù)等部門(mén)的備件審批流程得到優(yōu)化。根據(jù)備件采購(gòu)方式、金額的不同，備件自身的審批方案也將有所改變。通過(guò)設(shè)備備件的框架合同采購(gòu)可以實(shí)現(xiàn)內(nèi)部審批流程的全方位優(yōu)化，降低采購(gòu)備件時(shí)所需要的成本與周期。處于框架合同內(nèi)的備件，其備件采購(gòu)訂單不再需要重新進(jìn)行價(jià)格問(wèn)詢(xún)與對(duì)比，因?yàn)橥ㄟ^(guò)系統(tǒng)自動(dòng)形成的訂單，其得出的備件價(jià)格與供應(yīng)商都屬于對(duì)比完成對(duì)。以SAP系統(tǒng)為核心的設(shè)備備件管理流程，無(wú)論是備件名稱(chēng)還是信號(hào)規(guī)格都需要在SAP系統(tǒng)中自行完成設(shè)定與維護(hù)。其中備件采購(gòu)需求在審批結(jié)束之后將會(huì)自動(dòng)通過(guò)傳送進(jìn)入到框架合同中，如果此時(shí)框架合同處于有效狀態(tài)，就會(huì)自動(dòng)完成對(duì)于備件采購(gòu)訂單的創(chuàng)建。采購(gòu)員此時(shí)便可以從系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)RO的下載與轉(zhuǎn)發(fā)，當(dāng)備件人員檢查完成后，便會(huì)將RO根據(jù)要求配送至中央庫(kù)房，當(dāng)RO內(nèi)的備件成功完成收貨工作之后，財(cái)務(wù)便可以為供應(yīng)商提供設(shè)備備件的貨款。

2 SAP系統(tǒng)分析

SAP系統(tǒng)即企業(yè)管理解決方案，能夠通過(guò)軟件程序?yàn)楣径ㄖ七m合的管理系統(tǒng)，進(jìn)而使公司形成數(shù)據(jù)化的資源管理方式，滿足公司的經(jīng)營(yíng)發(fā)展需求。對(duì)于設(shè)備備件管理而言，在SAP系統(tǒng)的作用下，能夠?qū)崿F(xiàn)采購(gòu)、倉(cāng)儲(chǔ)、庫(kù)存等環(huán)節(jié)的合理優(yōu)化，并幫助企業(yè)完成備件資金的合理分配，提高經(jīng)濟(jì)性。作為資源管理系統(tǒng)，SAP系統(tǒng)具有現(xiàn)代化、信息化等優(yōu)勢(shì)，所以在實(shí)際應(yīng)用過(guò)程中可以為公司管理層提供參考意見(jiàn)，公司在發(fā)展階段還可以通過(guò)SAP系統(tǒng)來(lái)優(yōu)化現(xiàn)有的管理流程，從而幫助公司解決資源浪費(fèi)等問(wèn)題。相較于傳統(tǒng)財(cái)務(wù)管理模式而言，在SAP系統(tǒng)的作用下，能夠促使財(cái)務(wù)管理制度得到優(yōu)化與升級(jí)，但是SAP系統(tǒng)對(duì)于人員的能力要求會(huì)更高，只有財(cái)務(wù)人員具有足夠的專(zhuān)業(yè)能力，才能夠?qū)AP系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)完全發(fā)揮出來(lái)。

3 設(shè)備備件管理問(wèn)題分析

3.1 備件訂單中間傳遞環(huán)節(jié)多

在公司進(jìn)行設(shè)備備件管理時(shí)，備件訂單需要從Globus來(lái)進(jìn)行下載，下載完成后要經(jīng)由公司的采購(gòu)、備件、物流部門(mén)的多環(huán)節(jié)傳遞，然后物流部門(mén)的訂單管理人員會(huì)將它轉(zhuǎn)發(fā)給其他設(shè)備備件的供應(yīng)商。環(huán)節(jié)時(shí)間、傳遞流程的延長(zhǎng)將會(huì)促使備件管理時(shí)間收到影響，此時(shí)工作效率無(wú)法得到保障。當(dāng)工作效率無(wú)法滿足設(shè)備備件管理時(shí)，就會(huì)促使采購(gòu)周期受到影響，而且在復(fù)雜的傳遞環(huán)節(jié)中，備件出錯(cuò)的可能性也將會(huì)得到大幅提高。通常情況下，某一環(huán)節(jié)出現(xiàn)的錯(cuò)誤將會(huì)導(dǎo)致延誤時(shí)間延長(zhǎng)，管理質(zhì)量下降。而且在不同的工作環(huán)節(jié)中，因?yàn)槿鄙侪h(huán)節(jié)之間的互相監(jiān)管，所以出現(xiàn)遺漏訂單時(shí)很難在第一時(shí)間發(fā)現(xiàn)，有時(shí)甚至?xí)跀?shù)周之后才發(fā)現(xiàn)訂單存在遺漏問(wèn)題，遺漏現(xiàn)象將會(huì)嚴(yán)重影響到設(shè)備備件的管理質(zhì)量。

3.2 設(shè)備備件價(jià)格過(guò)高

部分品牌的備件雖然會(huì)跟供應(yīng)商專(zhuān)門(mén)簽訂框架合同，但是在采購(gòu)相同備件時(shí)，扣除相應(yīng)稅費(fèi)后其采購(gòu)價(jià)格依然很高，此時(shí)便會(huì)對(duì)備件自身的經(jīng)濟(jì)效益帶來(lái)影響。對(duì)于部分品牌備件而言，因?yàn)槠洚a(chǎn)品特性較為特殊，所以在備件市場(chǎng)中并不存在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)，此時(shí)便可以通過(guò)市場(chǎng)壟斷的方式來(lái)提高備件采購(gòu)價(jià)格，最終導(dǎo)致備件采購(gòu)價(jià)格虛高。除此之外，個(gè)別品牌備件自身還具有年需求量的制約，所以備件的采購(gòu)量尚且沒(méi)有形成規(guī)?；?，此類(lèi)備件將會(huì)在議價(jià)空間的限制下導(dǎo)致采購(gòu)價(jià)格上升。

3.3 備件供貨期過(guò)長(zhǎng)

在設(shè)備備件管理中，部分進(jìn)口備件存在供貨周期過(guò)長(zhǎng)的問(wèn)題，備件根據(jù)工作環(huán)境的不同，其更換頻率也會(huì)有所改變，對(duì)于更換相對(duì)較為頻繁的備件而言，供貨期過(guò)長(zhǎng)將會(huì)導(dǎo)致備件無(wú)法及時(shí)得到補(bǔ)充，所以備件的缺貨風(fēng)險(xiǎn)將會(huì)有所上升，這也代表供應(yīng)商的服務(wù)水平難以滿足備件管理的實(shí)際需求。

4 以SAP系統(tǒng)為核心的設(shè)備備件管理建議

4.1 啟用edocs（電子文件）系統(tǒng)，取消備件管理中的重復(fù)環(huán)節(jié)

通過(guò)啟用edocs備件管理流程后，RO將會(huì)通過(guò)Globus自動(dòng)傳輸至edocs，然后edocs會(huì)將RO發(fā)送到備件所對(duì)應(yīng)的供應(yīng)商負(fù)責(zé)人，此時(shí)供應(yīng)商就可以在edocs中對(duì)訂單進(jìn)行確認(rèn)并輸入貨期。edocs將會(huì)自動(dòng)完成備件貨期信息的快速傳遞，并經(jīng)過(guò)Globus將備件貨期信息傳輸至維修系統(tǒng)中，此時(shí)備件采購(gòu)人員與維修人員便可以自行觀看備件的相應(yīng)貨期。在edocs系統(tǒng)的作用下，RO此時(shí)便不再需要經(jīng)過(guò)公司多個(gè)部門(mén)的相互傳遞，其效率將會(huì)得到顯著提升。而且在這種備件流程下，還有助于公司實(shí)現(xiàn)備件快速下單以及無(wú)紙化辦公，進(jìn)而避免設(shè)備備件管理出現(xiàn)人為錯(cuò)誤以及訂單遺漏問(wèn)題。除此之外，當(dāng)備件訂貨提前之后，還能夠?yàn)楣竟?jié)約部分時(shí)間與人力成本，提高備件管理時(shí)的綜合工作效率，優(yōu)化備件管理質(zhì)量。

4.2 融入全球框架，實(shí)現(xiàn)備件采購(gòu)價(jià)格共享

對(duì)于部分大品牌備件而言，特別是個(gè)別大型自動(dòng)化備件品牌以及壟斷配件品牌，可以通過(guò)引入全球框架來(lái)實(shí)現(xiàn)備件需求的數(shù)據(jù)共享，然后可以與備件供應(yīng)商簽訂全球統(tǒng)一的備件協(xié)議價(jià)格，從而實(shí)現(xiàn)備件采購(gòu)價(jià)格均質(zhì)化，均質(zhì)化的價(jià)格需要同時(shí)考慮不同國(guó)家的稅率與匯率，以此來(lái)實(shí)現(xiàn)備件價(jià)格的集中優(yōu)化。

4.3 采用階梯價(jià)格，優(yōu)化框架合同價(jià)格模式

在設(shè)備備件管理中，采用階梯價(jià)格的主要目的就是實(shí)現(xiàn)框架合同價(jià)格模式的優(yōu)化與創(chuàng)新。在框架合同中，備件采購(gòu)所約定的價(jià)格大多都屬于備件采購(gòu)單價(jià)，因此在采購(gòu)期間容易在全年采購(gòu)數(shù)量不明確、采購(gòu)量少等不確定因素下而受到約束，而且很多時(shí)候無(wú)法在最佳價(jià)格中完成備件的采購(gòu)，所以需要對(duì)備件采購(gòu)模式做出優(yōu)化，通過(guò)與備件供應(yīng)商約定備件價(jià)格的階梯性，來(lái)提高備件采購(gòu)效果。根據(jù)不同采購(gòu)數(shù)量的備件，可以匹配不同的備件價(jià)格等級(jí)。若公司備件采購(gòu)數(shù)量有所提高，則備件的單價(jià)就可以有所下降，通過(guò)在框架合同內(nèi)實(shí)現(xiàn)備件價(jià)格共享，能夠令備件的整體采購(gòu)價(jià)格變得更加合理。

4.4 實(shí)現(xiàn)設(shè)備備件國(guó)產(chǎn)化

在采購(gòu)備件時(shí)，個(gè)別備件存在周期長(zhǎng)、價(jià)格高的問(wèn)題，而且與供應(yīng)商之間的溝通也存在一定問(wèn)題，所以為了避免因?yàn)楣┴浿芷谶^(guò)長(zhǎng)而影響到設(shè)備維修，可以落實(shí)設(shè)備備件國(guó)產(chǎn)化，通過(guò)合作構(gòu)建國(guó)內(nèi)備件加工廠來(lái)降低備件采購(gòu)周期，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)備件成本的有效節(jié)約。

5 結(jié)語(yǔ)

總而言之，基于SAP系統(tǒng)的設(shè)備備件管理非常重要，能夠在應(yīng)用期間有效實(shí)現(xiàn)備件管理工作的合理優(yōu)化，優(yōu)化后的備件管理將會(huì)有效增加公司的經(jīng)濟(jì)效益，為公司提供更為廣闊的發(fā)展空間。相信隨著更多人了解到以SAP系統(tǒng)為核心的備件管理方式其優(yōu)勢(shì)所在，公司備件管理一定會(huì)變得更好。