試論如何做好項(xiàng)目管理中的招投標(biāo)及合同管理

李鵬

內(nèi)蒙古北方重工業(yè)集團(tuán)有限公司 內(nèi)蒙古 包頭 014000

前言

項(xiàng)目管理是工程建設(shè)的重要基石，在確保設(shè)計(jì)方案可靠的情況之下，做好項(xiàng)目管理，嚴(yán)格落實(shí)合同管理、招投標(biāo)過(guò)程監(jiān)管、施工過(guò)程控制、原材料管理等工作，能夠有效減少施工過(guò)程風(fēng)險(xiǎn)，兼顧工程質(zhì)量、進(jìn)度以及成本。從當(dāng)前環(huán)境看，招投標(biāo)工作存在的管理缺陷，嚴(yán)重干擾了建筑交易市場(chǎng)的正常秩序，而建設(shè)單位對(duì)合同管理工作的重視程度不足，給雙方職責(zé)的履行形成了一定的制約作用。對(duì)業(yè)主與承包單位而言，合同管理是否科學(xué)有效，可能會(huì)成為雙方是否獲得預(yù)期社會(huì)經(jīng)濟(jì)效益的關(guān)鍵。因此，做好項(xiàng)目招投標(biāo)工作，規(guī)范合同管理，對(duì)項(xiàng)目建設(shè)有重大意義。

1 建筑工程招投標(biāo)及合同的日常管理

在一定程度上我國(guó)有很多工程招標(biāo)的代理機(jī)構(gòu)，缺少了內(nèi)部的管理，內(nèi)部管理較為混亂；有很多工程招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)動(dòng)態(tài)監(jiān)管沒(méi)有全方位的去實(shí)施，對(duì)于申請(qǐng)辦理虛借，經(jīng)濟(jì)人員以及拼湊專業(yè)技術(shù)和承攬代理業(yè)務(wù)之后再臨時(shí)將工程招標(biāo)轉(zhuǎn)給不專業(yè)的人員，這些情況的出現(xiàn)會(huì)直接導(dǎo)致對(duì)工程招標(biāo)的不負(fù)責(zé)情況出現(xiàn)。還有很多企業(yè)在原本經(jīng)營(yíng)的實(shí)際范圍之內(nèi)增加了工程招標(biāo)代理業(yè)務(wù)，這樣會(huì)以本企業(yè)的名義去承接工程招標(biāo)代理業(yè)務(wù)。這種企業(yè)對(duì)于內(nèi)部的管理是相對(duì)忽視的，沒(méi)有責(zé)任心，這樣的情況會(huì)導(dǎo)致企業(yè)出現(xiàn)違法經(jīng)營(yíng)，嚴(yán)重時(shí)會(huì)造成工程招標(biāo)質(zhì)量低下，或者是投訴情況出現(xiàn)。

基于既往合同管理經(jīng)驗(yàn)，在對(duì)雙方的履約行為進(jìn)行監(jiān)管時(shí)，需要安排具有一定經(jīng)驗(yàn)的記錄人員，必要時(shí)可聘請(qǐng)合同管理方面的專家進(jìn)行工作指導(dǎo)，提高人員業(yè)務(wù)能力。對(duì)涉及規(guī)模較大的項(xiàng)目，應(yīng)當(dāng)設(shè)置專職于合同管理的部門，并明確部門內(nèi)員工個(gè)體的工作職責(zé)，將項(xiàng)目施工進(jìn)度、合同履行情況等記錄工作落實(shí)到具體崗位。需要注意的是，在合同管理中有如下兩項(xiàng)要點(diǎn)：①業(yè)主和工程師履約的監(jiān)督機(jī)制；②違約行為的處理機(jī)制[1]。

第一，按照合同所規(guī)定的格式和時(shí)間，及時(shí)的上交各種合同中的保函，比如預(yù)付款保函和履約保函等保函，從而避免造成經(jīng)費(fèi)的誤用。第二，監(jiān)督并管理合同的相關(guān)要求去提交的任何承包商的相關(guān)文件。來(lái)協(xié)助工程施工采購(gòu)部門完成資料的整理和關(guān)稅的分?jǐn)傆?jì)算，要充分發(fā)揮好建筑工程合同語(yǔ)言優(yōu)勢(shì)以及職能優(yōu)勢(shì)，在一定程度上做到每一批的工程貨物都能夠債權(quán)分明，財(cái)務(wù)清楚，給后續(xù)工作提供良好的保障。第三，對(duì)合同的實(shí)施進(jìn)行實(shí)時(shí)跟蹤，對(duì)于建筑工程項(xiàng)目的進(jìn)度、質(zhì)量和施工費(fèi)用執(zhí)行情況進(jìn)行督查，若是一旦發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，就需要及時(shí)地去協(xié)調(diào)各部門，去監(jiān)督責(zé)任部門進(jìn)行及時(shí)的改正，給予后續(xù)工程順利施工保障。第四，需要根據(jù)實(shí)際中合同的規(guī)定施工進(jìn)度，去有效的協(xié)調(diào)相關(guān)部門對(duì)于資料的整理和結(jié)款方面的計(jì)算，并在特定的時(shí)間之內(nèi)去做好收款的資金準(zhǔn)備。尤其是需要對(duì)報(bào)稅工作進(jìn)行預(yù)先劃稅的管理，從而避免稅務(wù)損失。第五，有效的配合建筑工程項(xiàng)目其他部門做好工程事宜的移交工作以及工程后續(xù)驗(yàn)收工作。要整理好和保管好各種工程驗(yàn)收的報(bào)告數(shù)據(jù)資料，移交證明等方面的文件。

2 工程合同中合同事件管理

2.1 合同的變更管理

在某種程度上，合同變更管理是業(yè)主和承包商在合同簽訂之后所進(jìn)行的變更條款。其主要表現(xiàn)是在合同的范圍內(nèi)進(jìn)行相應(yīng)的變動(dòng)。工程承包人員需要做好該項(xiàng)工作的主要是在于及時(shí)的評(píng)估該變更條款對(duì)于承包商施工進(jìn)度以及建設(shè)成本的影響，要及時(shí)上報(bào)變更的費(fèi)用和具體的單價(jià)，及時(shí)和業(yè)主進(jìn)行溝通，在和業(yè)主達(dá)成一致情況之后，由工程施工人員發(fā)布變更合同不可分割部分，對(duì)于重要變更項(xiàng)目必須要得到工程是的同意之后才能夠進(jìn)行后續(xù)使用[2]。

2.2 合同的索賠管理

在一定程度上對(duì)于工程承包商來(lái)說(shuō)，索賠事件不僅限制業(yè)主和承包商之間，還包含了供貨商、保險(xiǎn)公司的索賠條款。在這些索賠當(dāng)中所出現(xiàn)的索賠原因，是因?yàn)榻ㄖこ痰暮贤兏l(fā)的、有些是業(yè)主要求趕工期的索賠以及業(yè)主拖延付款所引發(fā)的索賠，還有增減工程量所引發(fā)的索賠等方面的內(nèi)容。工程施工項(xiàng)目部門所意識(shí)到的索賠需要總承包商去維護(hù)自身的經(jīng)濟(jì)權(quán)益，而不是非高效獲取經(jīng)濟(jì)利益的工具。有效結(jié)合建筑工程的實(shí)際情況，去對(duì)索賠的管理分析做出合理的工期索賠和相關(guān)費(fèi)用的索賠。

2.3 合同的分包管理分析

因?yàn)楣こ炭偝邪桃獮槠渌职驑I(yè)主負(fù)全部責(zé)任，再加上分包商的管理人員的自身素質(zhì)是會(huì)直接影響到建筑工程質(zhì)量、工程進(jìn)度以及工程施工成本的。所以，分包合同管理是要相對(duì)于其他施工合同管理對(duì)象是更為重要的。在合同分包商內(nèi)容中，所需要的注意到的就是合同的標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量以及進(jìn)度等方面的要求去制定分包合同，要對(duì)分包的施工范圍和相關(guān)的權(quán)限劃分進(jìn)行界定，要善于使用分包保函和分包索賠條款去降低總承包商的經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)；還有就是在業(yè)主和建筑工程承包商簽訂合同時(shí)，所需要進(jìn)行的施工分包選擇，要從技術(shù)和工程經(jīng)驗(yàn)以及管理方面等進(jìn)行全方位的考慮，嚴(yán)謹(jǐn)?shù)厝ミx擇分包商企業(yè)；最后是需要相關(guān)管理人員去對(duì)分包施工單位進(jìn)行實(shí)時(shí)的監(jiān)督，并做好施工進(jìn)度和付款進(jìn)度。在對(duì)總工程分包商施工質(zhì)量檢驗(yàn)方面需要嚴(yán)格進(jìn)行把控，還需要重視分包商是否能夠適應(yīng)工程市場(chǎng)的實(shí)際運(yùn)行能力[3]。

3 結(jié)束語(yǔ)

總而言之，工程招投標(biāo)和合同管理是建筑工程合同中最核心的部分，其會(huì)貫穿在整個(gè)工程中。若是要想獲得公平公正的經(jīng)濟(jì)效益，就必須要做好在合同制定期間及時(shí)地去發(fā)現(xiàn)和調(diào)整對(duì)自身不利的合同條款，向?qū)Ψ絾挝惶岢龊贤薷囊庖?。與此同時(shí)，在建筑工程合同實(shí)施期間，必須要做好合同相關(guān)資料和數(shù)據(jù)、文件的整理和歸納，要針對(duì)合同的變更。索賠以及分包等合同事件之外的事宜，進(jìn)行綜合考慮，因此，企業(yè)必須要做好合同管理，這也是保障企業(yè)獲取最大經(jīng)濟(jì)效益的保障。