新檔案法修訂對(duì)工程檔案管理工作的影響芻議

李玲玲

（青島市公路事業(yè)發(fā)展中心，山東 青島 266061）

一、引言

無(wú)論是新冠肺炎疫情突發(fā)時(shí)，武漢火神山和雷神山醫(yī)院建造對(duì)小湯山醫(yī)院工程建設(shè)檔案的應(yīng)用借鑒，還是G42滬蓉高速公路江蘇無(wú)錫段緩解擁堵建設(shè)經(jīng)驗(yàn)在其他高速公路上的推廣，都證明了工程檔案的利用價(jià)值。如何更好地利用檔案總結(jié)經(jīng)驗(yàn)促進(jìn)交通發(fā)展和經(jīng)濟(jì)進(jìn)步，不僅是做好工程檔案管理工作的行業(yè)話題，也是當(dāng)今時(shí)期黨史學(xué)習(xí)教育的重點(diǎn)內(nèi)容。

二、檔案形成主體多元化發(fā)展需要

（一）新檔案法修訂背景

隨著《中華人民共和國(guó)公司法》對(duì)有限責(zé)任公司成立門檻降低等優(yōu)化營(yíng)商環(huán)境政策落實(shí)和措施實(shí)施，越來(lái)越多小微工程企業(yè)以合法身份參與到交通建設(shè)中來(lái)，企業(yè)的多元化結(jié)構(gòu)，導(dǎo)致了工程檔案形成主體和檔案材料的多樣化，工程檔案形成主體以公路部門為主流的格局發(fā)生變化。如何保存和利用這些新出現(xiàn)的工程檔案，更好地規(guī)范新增主體的工程檔案管理行為，以便后期工程項(xiàng)目建設(shè)利用，需要立法部門做出明確的規(guī)制。

（二）政府信息公開(kāi)與檔案公開(kāi)的法條競(jìng)合問(wèn)題需要上位法明確

政府信息與檔案之間存在一定的前后演變關(guān)系。對(duì)于已經(jīng)移交各級(jí)國(guó)家檔案館或者存放在公路部門檔案機(jī)構(gòu)的政府信息，應(yīng)當(dāng)采用《政府信息公開(kāi)條例》還是檔案管理法規(guī)管理目前尚未明確，行政法規(guī)和國(guó)家有關(guān)規(guī)定存在法律適用的競(jìng)合。在面臨政府信息公開(kāi)申請(qǐng)時(shí)，司法機(jī)構(gòu)應(yīng)該如何判定，成為需要高位階法律解決的法條競(jìng)合問(wèn)題。

（三）電子檔案的合法使用問(wèn)題和檔案信息化建設(shè)工作需要法律明示

檔案信息化建設(shè)是社會(huì)實(shí)現(xiàn)大數(shù)據(jù)應(yīng)用的前提。目前，部分系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)填寫(xiě)基礎(chǔ)信息后，其他的所有信息全部基于大數(shù)據(jù)分析自動(dòng)回填，如果在數(shù)據(jù)平臺(tái)上輸入某一工程項(xiàng)目的關(guān)鍵字，就能在一定范圍內(nèi)共享該項(xiàng)目的信息，那么這些信息是否準(zhǔn)確有效且不侵害第三方權(quán)利，都需要在實(shí)際應(yīng)用中考量。在BIM等現(xiàn)代工程項(xiàng)目管理模式成為趨勢(shì)的時(shí)代要求下，電子工程檔案的合法有效使用和信息化規(guī)范建設(shè)都該提出立法需求。

三、新檔案法做出的典型修訂及產(chǎn)生的影響

（一）明確和完善了檔案管理體制和制度

2020年新檔案法不僅確立了黨管檔案，而且明確把檔案主管部門確定為具體的主管監(jiān)督機(jī)構(gòu)，將檔案發(fā)展經(jīng)費(fèi)列入政府預(yù)算。2012年之前，筆者曾在一線公路建設(shè)單位兼職擔(dān)任過(guò)7年檔案管理員，由于辦公經(jīng)費(fèi)的壓縮，工程檔案存放硬件環(huán)境改造往往被擱置推延，導(dǎo)致一些利用率不高的工程檔案因存放條件不好而受潮受損。諸如此例，新檔案法的實(shí)施為檔案工作提供了政策保障。

2020年新檔案法在2016年檔案法的基礎(chǔ)上實(shí)施檔案工作責(zé)任制，明確了檔案保管主體的多樣性，為各類工程檔案納入本層級(jí)統(tǒng)一管理提供了法律依據(jù)，既滿足了工程檔案形成主體多元化需要，也為有效防止工程檔案流失、提高優(yōu)秀項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)利用率提供了法律依據(jù)。

（二）推動(dòng)檔案開(kāi)放與利用的同時(shí)加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)

隨著交通建設(shè)的迅速發(fā)展，查閱工程檔案的作用不僅體現(xiàn)在對(duì)老項(xiàng)目的經(jīng)驗(yàn)借鑒，更多地趨向于利用現(xiàn)有項(xiàng)目資料進(jìn)行建設(shè)成果轉(zhuǎn)化和技術(shù)研發(fā)。新檔案法順應(yīng)時(shí)代需要，對(duì)以上各項(xiàng)做了專章修正和新增規(guī)定。2020年新檔案法將檔案向社會(huì)開(kāi)放的期限由30年縮短為25年。其中第十五條關(guān)于館藏檔案的利用審核規(guī)定，解決了政府信息公開(kāi)與檔案利用的法條競(jìng)合沖突，同時(shí)二十八條對(duì)完善利用規(guī)則、創(chuàng)新服務(wù)形式進(jìn)行規(guī)范，以上法條都凸顯出檔案工作的“服務(wù)社會(huì)”原則。

檔案信息化建設(shè)主要指利用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案資料進(jìn)行數(shù)字化處理，將檔案中的文字、數(shù)據(jù)、視屏、音頻等以電子檔案的形式通過(guò)搭建數(shù)字平臺(tái)實(shí)現(xiàn)特定范圍的共享。2020年新檔案法第三十七條：“電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用”給予電子檔案與紙質(zhì)檔案同等效力，為工程檔案管理向信息化轉(zhuǎn)變提供了合法性前提。在確保信息安全的前提下，做好工程檔案信息化建設(shè)，能夠更好地實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目管理資源共享，并服務(wù)社會(huì)經(jīng)濟(jì)。

（三）強(qiáng)化檔案工作監(jiān)督檢查并進(jìn)一步規(guī)范法律責(zé)任追究

2020年新檔案法新設(shè)專章明確了工程檔案監(jiān)督檢查工作，與分散在其他各章的權(quán)利職責(zé)相呼應(yīng)，并且在第七章對(duì)法律責(zé)任作出規(guī)范性修正，明確了責(zé)任監(jiān)督和相關(guān)罰則，保障檔案管理部門權(quán)力有監(jiān)督、檔案利用人權(quán)利有保障，有利于各主體依法履行職能和行使權(quán)利，逐步構(gòu)建起檔案工作的法治化管理體系。

在明確檔案主管部門監(jiān)督檢查職能的同時(shí)，2020年新檔案法進(jìn)一步明確了檔案違法行為應(yīng)當(dāng)承擔(dān)的法律責(zé)任。不僅明確了對(duì)違法行為的具體處罰額度，還新增設(shè)了兜底條款：“違反本法規(guī)定，構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任；造成財(cái)產(chǎn)損失或者其他損害的，依法承擔(dān)民事責(zé)任”實(shí)現(xiàn)了法律責(zé)任在行政、民事、刑事領(lǐng)域的有效銜接，依法治檔得到保障，現(xiàn)代化檔案治理體系會(huì)在法治化前提下逐步完善和落地。

四、做好新法時(shí)期工程檔案管理工作的幾點(diǎn)建議

（一）將工程檔案工作納入各形成和管理主體績(jī)效考核體系

將檔案管理工作納入工程建設(shè)單位和工程企業(yè)年度整體績(jī)效考核評(píng)價(jià)體系。對(duì)歸檔及時(shí)、規(guī)范的單位給予績(jī)效評(píng)價(jià)獎(jiǎng)勵(lì)，同時(shí)各工程建設(shè)單位和工程企業(yè)對(duì)其內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)和個(gè)人給予績(jī)效獎(jiǎng)勵(lì)，實(shí)現(xiàn)通過(guò)檔案管理工作對(duì)工程建設(shè)單位和各參與企業(yè)的質(zhì)量反饋。這與2020年新檔案法第七條：“國(guó)家鼓勵(lì)社會(huì)力量參與和支持檔案事業(yè)的發(fā)展。對(duì)在檔案收集、整理、保護(hù)、利用等方面做出突出貢獻(xiàn)的單位和個(gè)人，按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定給予表彰、獎(jiǎng)勵(lì)”的規(guī)定契合。

（二）做好頂層設(shè)計(jì)，推進(jìn)檔案治理體系現(xiàn)代化

新檔案法已經(jīng)落地實(shí)施，各工程檔案管理責(zé)任主體要結(jié)合實(shí)際做好本單位方案規(guī)劃，明確落實(shí)舉措，形成完整的工程檔案制度體系。一是要抓好檔案人才隊(duì)伍建設(shè)，負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員既要有一定的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，也要掌握工程建設(shè)知識(shí)、信息化應(yīng)用技能，同時(shí)要對(duì)相關(guān)法律法規(guī)融匯貫通；二是在預(yù)算資金保障前提下，加大工程檔案工作財(cái)力投入，在保證檔案庫(kù)房、保存環(huán)境等硬件設(shè)施符合標(biāo)準(zhǔn)的同時(shí)，為單位內(nèi)部查閱檔案及再利用提供更便捷的信息化查閱途徑；三是要做好工程檔案應(yīng)用分析，最大程度地開(kāi)發(fā)利用檔案價(jià)值，為公路發(fā)展規(guī)劃提供有力支撐。

（三）在市（設(shè)區(qū)）級(jí)層面建立涵蓋面廣的工程檔案數(shù)字檔案館

就當(dāng)前檔案信息化建設(shè)水平而言，各公路部門都有一套與辦公系統(tǒng)相連的檔案系統(tǒng)供本單位查閱利用，但是除館藏檔案，各公路部門之間的檔案系統(tǒng)存在信息壁壘。基于此，建議在設(shè)區(qū)的市建立聯(lián)通包含公路部門在內(nèi)的各類交通建筑單位檔案數(shù)據(jù)平臺(tái)的數(shù)字檔案館。通過(guò)對(duì)各單位獨(dú)立的檔案系統(tǒng)升級(jí)，在做好共享審核前提下，建立工程檔案市級(jí)數(shù)字檔案館，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)共享和優(yōu)秀建設(shè)經(jīng)驗(yàn)的借鑒利用。

（四）充分發(fā)揮公路學(xué)會(huì)的平臺(tái)作用

公路學(xué)會(huì)是全國(guó)各地公路交通工作交流的橋梁和紐帶，各級(jí)交通公路部門要用好公路學(xué)會(huì)的平臺(tái)效應(yīng)，依托學(xué)會(huì)在開(kāi)展日常工作交流和科技研討的同時(shí)，搭建檔案管理交流學(xué)習(xí)平臺(tái)，提升工程檔案管理人員的專業(yè)水平，引導(dǎo)各工程參建單位和檔案管理單位在檔案實(shí)務(wù)工作中有創(chuàng)新、有成果，有序推動(dòng)工程檔案治理體系現(xiàn)代化建設(shè)。

五、結(jié)語(yǔ)

本文圍繞2020年新檔案法修訂內(nèi)容，分析了其對(duì)工程檔案日常工作的影響，并為如何更好地實(shí)現(xiàn)工程檔案治理體系現(xiàn)代化提出了幾點(diǎn)建議，以期為工程檔案管理工作提供參考借鑒。