企業(yè)檔案托管寄存面臨的主要問題及對策

胡永賀

摘要：隨著檔案數(shù)量的逐步增加，越來越多的企業(yè)選擇通過托管寄存的方式購買檔案服務，有效地優(yōu)化了企業(yè)檔案管理工作，實現(xiàn)了降本增效。但與此同時，也出現(xiàn)了諸如檔案安全事故、檔案利用服務不到位、收費糾紛等問題，亟待進一步加強行業(yè)規(guī)范。

關鍵詞：企業(yè) 檔案 托管寄存

隨著經(jīng)濟社會快速發(fā)展以及企業(yè)檔案管理職能的逐步強化，檔案產(chǎn)生的數(shù)量日益快速增加，進而導致企業(yè)需要花費越來越多的人力、物力和財力開展檔案整理、保管、利用等工作，負擔較重。2014年，中辦、國辦聯(lián)合下發(fā)的《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》中明確提出“規(guī)范并支持社會力量參與檔案事務”，為檔案托管寄存業(yè)務提供了有力的政策支持。但在實際工作中，企業(yè)卻面臨著如何遴選托管寄存服務商的難題，包括如何鑒定其安全性、服務能力、收費合理性等，加之行業(yè)亂象頻出，亟待深入探討解決措施。

一、檔案托管寄存行業(yè)現(xiàn)狀

檔案托管寄存，顧名思義，是將檔案交由第三方服務商，由第三方服務商提供檔案整理、保管、利用、銷毀等服務，檔案的所有者按照約定向第三方服務商支付相應費用的服務模式。

檔案托管寄存業(yè)務起源于國外，在20世紀50年代初期已有運輸公司開展此項業(yè)務，如美國鐵山公司已為五大洲超過39個國家的140 000家企業(yè)提供了檔案托管寄存服務，并于1999年在紐約證券交易所上市。我國在20世紀90年代出現(xiàn)了以外企為代表的檔案托管寄存公司，初期主要服務于外資企業(yè)，所采用的管理模式延續(xù)國外的倉儲式服務標準。進入21世紀后，國內(nèi)企業(yè)開始進入檔案托管寄存行業(yè)，由于政策要求，具有外資背景的檔案托管寄存公司業(yè)務受到一定制約，而國內(nèi)檔案托管寄存公司業(yè)務發(fā)展迅速。在我國具有檔案托管寄存需求的群體主要聚集在金融、房地產(chǎn)、法院、醫(yī)院、社保等領域，通過檔案托管寄存，一方面可以減少企業(yè)資金的投入，另一方面可以獲取更為優(yōu)質(zhì)、高效的服務。此時，檔案托管寄存業(yè)務已在各行業(yè)得到廣泛的認可。

但在實際開展檔案托管寄存業(yè)務的過程中發(fā)現(xiàn)，企業(yè)與服務商之間經(jīng)常會出現(xiàn)需求與供給之間的矛盾，比如企業(yè)檔案安全保管、高效利用服務等需求得不到有效保障，存在收費爭議等，仍然有待通過進一步加強行業(yè)管理予以規(guī)避。

二、企業(yè)檔案托管寄存過程中存在的主要問題及對策

（一）檔案庫房硬件條件相關問題與對策

1.檔案庫房產(chǎn)權方面。檔案托管寄存服務商的檔案庫房產(chǎn)權主要有兩種性質(zhì)：一是自有產(chǎn)權，即采取購買土地自建檔案庫房的方式；二是租賃，采取向第三方物流園或其他業(yè)主租賃倉庫并進行改造，或租賃土地自建檔案庫房的方式。相比較而言，擁有自有產(chǎn)權檔案庫房的服務商更具穩(wěn)定性優(yōu)勢，而租賃的檔案庫房面臨合約到期、臨時退租、價格上漲等不穩(wěn)定性因素，可能產(chǎn)生檔案托管業(yè)務中斷、檔案臨時搬遷等問題。筆者在調(diào)研國內(nèi)服務商時發(fā)現(xiàn)，目前國內(nèi)擁有自有產(chǎn)權檔案庫房的服務商比例較小，絕大多數(shù)采用租賃方式，因此企業(yè)在遴選供應商時，考慮到行業(yè)現(xiàn)狀，可將檔案庫房為自有產(chǎn)權屬性的作為一項優(yōu)勢條件加以考慮，對于租賃產(chǎn)權屬性的要深入了解其租賃的物流園、土地的租期、業(yè)主信譽、是否面臨拆遷等問題，而其土地租期原則上應大于企業(yè)檔案托管寄存服務的合同周期。

2.檔案庫房保管條件方面。檔案“八防”條件是檔案庫房建設的重要內(nèi)容，尤其以防盜、防火、防潮、防有害生物最為關鍵。筆者調(diào)研發(fā)現(xiàn)，通常情況下，一般具有資質(zhì)、具備一定規(guī)模的服務商均能夠在防盜、防火、防有害生物方面做到有效防控，出現(xiàn)檔案被盜、著火、生物侵襲等情況的概率很小。而考慮到大部分檔案庫房為倉儲式的大空間，實現(xiàn)檔案庫房恒溫恒濕的投入極大，即便單一實現(xiàn)全天候恒濕也需要較大的設備投入、能源消耗，因此國內(nèi)極少有倉儲式的檔案庫房能夠做到全天候恒濕。而考慮到防潮對于檔案安全保管的影響較大，因此企業(yè)在遴選服務商時，尤其是南方企業(yè)，應將服務商檔案庫房防潮能力、防潮投入作為一項重要的考量因素。

3.檔案庫房布局配置方面。大型的全國性企業(yè)在各地分設有地方機構，檔案的管理模式一般分為大集中式、區(qū)域集中式及分散式等，對于大型的全國性企業(yè)而言，比如采取區(qū)域集中式或分散式的管理模式，相應的檔案托管寄存服務商應具備檔案庫房全國布局的服務能力。經(jīng)筆者調(diào)研，目前國內(nèi)具備全國性布局的服務商不超過三家，大多數(shù)服務商以區(qū)域或地方布局為主。因此，大型的全國性企業(yè)在遴選服務商時，一方面要結合檔案業(yè)務布局去進行服務商匹配，另一方面也要做好同時遴選多家服務商按區(qū)域服務的準備。

（二）服務商服務能力相關問題與對策

在常規(guī)的檔案托管寄存服務項目中，檔案保管、調(diào)閱為最主要的兩項服務，其中檔案保管與檔案硬件條件直接相關，而檔案調(diào)閱服務主要體現(xiàn)服務商的服務能力。按照客戶的不同需求，檔案調(diào)閱一般可分為線下調(diào)閱和線上調(diào)閱，其中線下調(diào)閱指客戶需要調(diào)閱檔案原件，由服務商調(diào)取實體檔案并及時快遞或由專人送達。筆者調(diào)研發(fā)現(xiàn)，大部分服務商是將客戶檔案集中存放在同一檔案庫房中，而有的服務商為節(jié)省空間按照檔案入庫的時間順序混放不同的客戶檔案，這對于服務商的庫房管理能力提出了較高的要求，需要強大的信息管理系統(tǒng)支撐和有經(jīng)驗的檔案調(diào)閱人員，一旦信息管理不善以及檔案調(diào)閱人員頻繁更換或人員不足，將會難以保障客戶調(diào)閱檔案的時效性，且容易造成檔案混亂散失。線上調(diào)閱指客戶需要檔案的電子掃描件時，由服務商負責現(xiàn)場掃描并線上傳遞給客戶，這同樣考驗服務商的調(diào)檔效率。

除了調(diào)檔效率外，服務商的響應速度同樣是關鍵的服務能力。有的服務商設立全國檔案調(diào)度中心，可以提供7×24小時全天候調(diào)檔服務，能夠在最短時間內(nèi)響應客戶需求。而一些服務商因檔案調(diào)閱人員有限，往往不能第一時間響應客戶需求，造成檔案調(diào)閱需求受擠壓，嚴重影響客戶業(yè)務。

鑒于通常情況下對檔案調(diào)閱的時效性要求較高，無法及時有效滿足調(diào)檔需求可能給企業(yè)帶來損失和危害，因此企業(yè)在遴選服務商時，應著重考察服務商的服務能力，并在合作協(xié)議中明確服務內(nèi)容和時效等硬性要求。

（三）服務商收費模式相關問題及對策

檔案托管寄存是一項周期性較長的業(yè)務，收費模式?jīng)Q定了企業(yè)在一定時期內(nèi)檔案托管寄存方面的費用支出。通常情況下，檔案托管寄存的主要收費項目包括檔案保管費、檔案裝具費、調(diào)閱物流費、入庫運輸費、檔案上下架費等。其中，檔案保管費為所有費用的主體部分，其余費用占比相對較小。目前行業(yè)上沒有固定的收費模式與標準，具體的收費模式和標準由企業(yè)與服務商商定。收費模式和標準的決定因素包括地區(qū)經(jīng)濟發(fā)展水平、檔案數(shù)量、檔案調(diào)閱頻率、檔案托管寄存周期等。

不同情況的企業(yè)適用不同的收費模式和標準。比如檔案數(shù)量大、周期長、調(diào)閱少的，適合檔案保管費單價低、其余費用高的收費模式；檔案數(shù)量少、周期短、調(diào)閱頻繁的，適合檔案保管費單價高、其余收費低的收費模式。同時，考慮到檔案托管寄存數(shù)量越多，對服務商的收益越有利，檔案數(shù)量較多的企業(yè)具備較強的議價能力。因此，企業(yè)應根據(jù)實際的托管需求，與服務商協(xié)商最有利的收費模式和標準，以便降低整體的托管寄存費用。

（四）服務商信譽相關問題及對策

檔案托管寄存業(yè)務對于服務商而言，是一項投入大、周期長、短期回報率較低的業(yè)務，因此在開展檔案托管寄存業(yè)務的前期階段，服務商在完成土地、庫房等建設投入后，財務壓力較大，急需提高檔案庫房的滿載率，快速回收成本。目前國內(nèi)服務商大多一方面需要留住現(xiàn)有客戶，另一方面還要面臨其他服務商因自身庫房空置而出現(xiàn)的低價競爭，從而導致市場競爭無序，亂象叢生。例如，一些服務商在合作協(xié)議中設有不良條款，設置各種條件限制客戶將合作協(xié)議到期后的檔案移出，或在移出的過程中收取不合理費用。

企業(yè)在進行商務談判的過程中，一方面應做好行業(yè)對標，做好服務商的背景調(diào)查，爭取對自身最有利的收費模式和標準，將檔案托管寄存的費用降到最低；另一方面應加強對合同條款的審核，尤其要關注合同到期后不再繼續(xù)合作并進行檔案移庫的約定，避免被惡意“套牢”，受制于人。

三、結語

隨著企業(yè)檔案意識的覺醒和檔案管理精細化程度的提高，檔案收集的完整性將得到進一步提升，檔案數(shù)量也將逐步增加。與此同時，從經(jīng)濟社會發(fā)展的趨勢來看，企業(yè)信息化、無紙化辦公的程度將越來越高，檔案的產(chǎn)生方式也在同步發(fā)生巨大變化，未來電子檔案將逐步取代紙質(zhì)實體檔案成為庫藏檔案的主體部分?？紤]到檔案保管期限普遍較長，檔案銷毀較為慎重，因此在未來一段時期內(nèi)，檔案托管寄存業(yè)務仍然具有較好的發(fā)展前景，這也是當下共享經(jīng)濟在檔案管理中的具體應用。

從長期發(fā)展的角度來看，存量業(yè)務的競爭核心是服務商的服務能力與性價比，增量業(yè)務的關注點應逐步從紙質(zhì)實體檔案的托管寄存轉移到電子檔案的異地異質(zhì)備份，以及從檔案托管寄存業(yè)務向檔案收集、檔案整理與數(shù)字化、檔案信息開發(fā)等其他業(yè)務領域延伸。檔案托管服務商應該用更為專業(yè)的管理、更為靈活的用工方式、更為經(jīng)濟的費用支出協(xié)同企業(yè)開展更為科學的檔案管理。

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作者單位：中化商業(yè)保理有限公司