煤炭企業(yè)非主流輔助業(yè)務(wù)委外運(yùn)作內(nèi)控體系建設(shè)的研究與探索

文/唐曉燕

煤炭企業(yè)的非主流輔助業(yè)務(wù)在生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)中必不可少，但往往比較繁雜，如果非主流輔助業(yè)務(wù)都由企業(yè)開(kāi)展，勢(shì)必會(huì)對(duì)企業(yè)的主導(dǎo)業(yè)務(wù)的發(fā)展產(chǎn)生負(fù)面影響。因此，企業(yè)的非主流輔助業(yè)務(wù)應(yīng)委托給專業(yè)的機(jī)構(gòu)去開(kāi)展，這樣可減少企業(yè)在機(jī)構(gòu)設(shè)置、人力資源配置、設(shè)備廠房等方面的投入，從而使企業(yè)輕裝前進(jìn)，強(qiáng)化主業(yè)，提高效益。對(duì)于委外業(yè)務(wù)的管理，企業(yè)需要建立有效的內(nèi)控體系，以防范法律、經(jīng)濟(jì)、廉潔等方面的風(fēng)險(xiǎn)。

一、煤炭企業(yè)非主流輔助業(yè)務(wù)的特點(diǎn)

煤炭企業(yè)非主流輔助業(yè)務(wù)具有以下特點(diǎn)。

一是種類繁多，涉及面廣。煤炭企業(yè)的非主流輔助業(yè)務(wù)的特點(diǎn)是種類復(fù)雜，涉及面較廣，跨多種行業(yè)、多種領(lǐng)域。比如，工程類項(xiàng)目，主要包括建筑設(shè)施、井巷工程及道路維修、零星土建、安裝工程等；設(shè)備、儀器維修項(xiàng)目，主要包括特種設(shè)備、運(yùn)輸設(shè)備、化驗(yàn)設(shè)備、儀器儀表的維修等；檢驗(yàn)檢測(cè)項(xiàng)目，主要包括特種設(shè)備、壓力設(shè)備及儀器儀表檢驗(yàn)、有害氣體檢測(cè)等；后勤服務(wù)，主要包括餐飲、保潔、綠化保養(yǎng)等；專業(yè)保運(yùn)服務(wù)，主要包括煤化工等專業(yè)保修運(yùn)行，特殊裝置、設(shè)備的保修等。

二是工作量及完成周期差別較大。由于輔助業(yè)務(wù)的多樣性及繁復(fù)性，工作量和完成的周期存在很大差別。有的輔助業(yè)務(wù)是季節(jié)性的、隨機(jī)性的，有的是周期性的、經(jīng)常性的；有的輔助業(yè)務(wù)可以列入年度計(jì)劃，納入企業(yè)的計(jì)劃管理，有的屬于臨時(shí)性業(yè)務(wù)，無(wú)法納入計(jì)劃管理；有的輔助業(yè)務(wù)可以根據(jù)國(guó)家或企業(yè)制定的成本定額確定造價(jià)，有的則無(wú)定額標(biāo)準(zhǔn)，造價(jià)無(wú)執(zhí)行依據(jù)。此外，由于業(yè)務(wù)的不連續(xù)性、不確定性，在供應(yīng)商的選擇、招標(biāo)采購(gòu)等方面增加了難度，可能造成企業(yè)管理在某些環(huán)節(jié)和某種程度上的不規(guī)范。

三是專業(yè)性及技術(shù)含量差別較大。有的輔助業(yè)務(wù)專業(yè)性強(qiáng)，具有很高的技術(shù)含量，需要專業(yè)隊(duì)伍、專業(yè)人員和專業(yè)設(shè)備工具來(lái)完成，同時(shí)此類業(yè)務(wù)具有一定的技術(shù)和安全風(fēng)險(xiǎn)，需要具備專業(yè)資質(zhì)的機(jī)構(gòu)方可承擔(dān)，企業(yè)內(nèi)部也需要專門的部門進(jìn)行管理；而多數(shù)輔助業(yè)務(wù)技術(shù)含量較低，基本屬于純勞務(wù)性質(zhì)，承擔(dān)這些業(yè)務(wù)的勞務(wù)人員素質(zhì)能力一般較低、組織性較差，對(duì)其培訓(xùn)和管理難度較大，會(huì)給企業(yè)的正常管理帶來(lái)一定困難。

四是輔助業(yè)務(wù)與主業(yè)相互交織，需要隨時(shí)協(xié)調(diào)和調(diào)度。企業(yè)的大多數(shù)輔助業(yè)務(wù)與主業(yè)實(shí)施時(shí)，在時(shí)間和空間上是相互交織、相互重疊的，二者既互為補(bǔ)充、互為配合，在實(shí)施過(guò)程中又可能相互干擾、相互影響。有的輔助業(yè)務(wù)在實(shí)施時(shí)，主業(yè)可能需要停止運(yùn)行，有的則需要交叉平行作業(yè)，多個(gè)作業(yè)主體同時(shí)工作，會(huì)給生產(chǎn)管理、調(diào)度管理、安全管理帶來(lái)潛在的隱患和問(wèn)題，由此增加了管理的難度和風(fēng)險(xiǎn)。

二、構(gòu)建非主流輔助業(yè)務(wù)內(nèi)控體系的基本原則

煤炭企業(yè)構(gòu)建非主流輔助業(yè)務(wù)內(nèi)控體系要重點(diǎn)把握以下幾個(gè)方面。

一是建立健全管理制度，這是規(guī)范輔助業(yè)務(wù)管理的基礎(chǔ)。有了完善的管理制度，才能明確管理職責(zé)、管理程序、業(yè)務(wù)流程、監(jiān)督檢查及考核標(biāo)準(zhǔn)，才能有章可循、有據(jù)可依，使管理工作更加正規(guī)。

二是健全組織機(jī)構(gòu)，這是規(guī)范輔助業(yè)務(wù)管理的保證。由于企業(yè)輔助業(yè)務(wù)的復(fù)雜性，企業(yè)應(yīng)該建立由主要領(lǐng)導(dǎo)、主管領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)部門組成的領(lǐng)導(dǎo)小組，協(xié)調(diào)處理運(yùn)行過(guò)程中的重大問(wèn)題。同時(shí)，應(yīng)明確主管部門及配合管理部門，明確各自的職責(zé)和權(quán)限，做到各司其職、各行其責(zé)，相互銜接、相互配合。

三是明確運(yùn)行程序和業(yè)務(wù)流程，這是輔助業(yè)務(wù)管理規(guī)范化的關(guān)鍵。程序明確、流程清晰，才能使業(yè)務(wù)運(yùn)行環(huán)環(huán)相扣、層層銜接，防止在運(yùn)行過(guò)程中出現(xiàn)斷層和漏洞，可提高內(nèi)部控制力，實(shí)現(xiàn)管理的高效率和高效益。

四是完善考核體系、明確考核標(biāo)準(zhǔn)，這是強(qiáng)化管理的最后環(huán)節(jié)。嚴(yán)格的考核，能保證各環(huán)節(jié)按照確定的標(biāo)準(zhǔn)運(yùn)行，能使參與管理的每個(gè)部門、每個(gè)人都盡心盡力、盡職盡責(zé)，從整體上提高管理的質(zhì)量和水平。

三、構(gòu)建非主流輔助業(yè)務(wù)管理體系的具體方案

由于委外業(yè)務(wù)管理需要與承包商合作，企業(yè)需要規(guī)范管理，明確管理機(jī)構(gòu)及責(zé)任，建立健全管理機(jī)制。

一是成立委外業(yè)務(wù)管理委員會(huì)，對(duì)委外業(yè)務(wù)進(jìn)行統(tǒng)一管理。委外業(yè)務(wù)管理委員會(huì)職責(zé)為：建立健全委外業(yè)務(wù)管理相關(guān)制度；根據(jù)委外業(yè)務(wù)管理運(yùn)行情況，適時(shí)優(yōu)化管理流程；組織協(xié)調(diào)、解決委外業(yè)務(wù)管理過(guò)程中存在的具體問(wèn)題；組織審定業(yè)務(wù)歸口部門制定的委外項(xiàng)目費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)。

二是明確各業(yè)務(wù)歸口部門職責(zé)。各業(yè)務(wù)歸口部門的職責(zé)為：根據(jù)項(xiàng)目實(shí)施單位的委外項(xiàng)目計(jì)劃，審核編制歸口業(yè)務(wù)管理范圍內(nèi)的年度委外項(xiàng)目計(jì)劃；擬定歸口業(yè)務(wù)管理范圍內(nèi)委外業(yè)務(wù)管理實(shí)施細(xì)則，建立委外業(yè)務(wù)管理臺(tái)賬；負(fù)責(zé)歸口業(yè)務(wù)管理范圍內(nèi)委外業(yè)務(wù)項(xiàng)目招標(biāo)方案審批和合同范本修訂與限額以上合同審核；配合定額標(biāo)準(zhǔn)管理部門擬定歸口業(yè)務(wù)管理范圍內(nèi)的委外項(xiàng)目費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)，并適時(shí)予以修訂；負(fù)責(zé)歸口業(yè)務(wù)管理范圍內(nèi)委外項(xiàng)目清單范圍外的項(xiàng)目審批；對(duì)歸口業(yè)務(wù)管理范圍內(nèi)的委外項(xiàng)目承包商服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)督和考核；負(fù)責(zé)歸口業(yè)務(wù)管理范圍內(nèi)的委外項(xiàng)目工程技術(shù)資料（施工圖、竣工圖、設(shè)計(jì)工程變更和現(xiàn)場(chǎng)簽證等與工程造價(jià)審查相關(guān)的所有資料）的審核和簽證；參與項(xiàng)目費(fèi)用竣工結(jié)算的審核和竣工驗(yàn)收；參與對(duì)項(xiàng)目實(shí)施單位委外業(yè)務(wù)管理工作的監(jiān)督、考核和評(píng)價(jià)；協(xié)調(diào)、處理歸口業(yè)務(wù)管理范圍內(nèi)委外項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。

三是發(fā)揮委外業(yè)務(wù)管理相關(guān)部門作用。法律事務(wù)部門負(fù)責(zé)規(guī)范委外項(xiàng)目合同范本，審核委外項(xiàng)目合同，辦理合同授權(quán)。財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)將歸口業(yè)務(wù)部門提交的年度委外項(xiàng)目計(jì)劃納入年度經(jīng)營(yíng)預(yù)算，根據(jù)部門職責(zé)范圍參與審核委外項(xiàng)目合同和委外項(xiàng)目費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)，辦理委外項(xiàng)目資金支付。企業(yè)管理部門負(fù)責(zé)制定招投標(biāo)管理辦法及承包商準(zhǔn)入制度，組織實(shí)施招投標(biāo)管理工作，依據(jù)委外業(yè)務(wù)管理相關(guān)規(guī)定審核委外合同項(xiàng)目的合規(guī)性。造價(jià)管理部門負(fù)責(zé)職責(zé)范圍內(nèi)委外項(xiàng)目的工程控制價(jià)、施工圖預(yù)算和竣工結(jié)算的審核。人力資源部門負(fù)責(zé)對(duì)委外項(xiàng)目收回自營(yíng)或應(yīng)自營(yíng)項(xiàng)目委外實(shí)施單位的人工費(fèi)給予調(diào)整。

四是將基層單位作為委外項(xiàng)目的管理主體?；鶎訂挝回?fù)責(zé)編制本單位年度委外項(xiàng)目建議計(jì)劃，依據(jù)公司下達(dá)的委外項(xiàng)目計(jì)劃，按照招標(biāo)管理程序選擇委外承包商；擬定委外項(xiàng)目合同，按照公司合同管理辦法履行審批手續(xù)；負(fù)責(zé)制定本單位委外業(yè)務(wù)管理實(shí)施細(xì)則，對(duì)委外項(xiàng)目實(shí)施進(jìn)行過(guò)程管理和質(zhì)量管理；負(fù)責(zé)委外項(xiàng)目實(shí)施隊(duì)伍的安全培訓(xùn)和現(xiàn)場(chǎng)管理，貫徹、落實(shí)各項(xiàng)安全措施并進(jìn)行監(jiān)督檢查；建立委外業(yè)務(wù)項(xiàng)目管理臺(tái)賬，收集整理、歸檔保存內(nèi)業(yè)資料；編制和審核職責(zé)范圍內(nèi)的委外項(xiàng)目預(yù)算和竣工結(jié)算，按規(guī)定程序辦理結(jié)算，負(fù)責(zé)工程技術(shù)資料（施工圖、竣工圖、設(shè)計(jì)工程變更和現(xiàn)場(chǎng)簽證等與工程造價(jià)審查相關(guān)的所有資料）的審核、簽證、竣工驗(yàn)收及建檔管理；負(fù)責(zé)對(duì)委外項(xiàng)目承包商進(jìn)行日常監(jiān)督、考核和年度評(píng)價(jià)，及時(shí)向業(yè)務(wù)歸口部門報(bào)告質(zhì)量事故信息。

五是建立委外業(yè)務(wù)清單制度。企業(yè)要根據(jù)非主流輔助業(yè)務(wù)的實(shí)際情況，制定委外業(yè)務(wù)清單，分類分項(xiàng)明確委外項(xiàng)目。凡列入清單范圍內(nèi)且能明確費(fèi)用預(yù)算的項(xiàng)目，各項(xiàng)目實(shí)施單位按照公司采購(gòu)管理規(guī)定開(kāi)展委外工作；對(duì)于未列入清單的臨時(shí)發(fā)生的業(yè)務(wù)，實(shí)行“一事一批”制度，報(bào)公司會(huì)議研究決策后執(zhí)行。

六是建立委外業(yè)務(wù)服務(wù)商短名單制。根據(jù)委外業(yè)務(wù)類別，對(duì)市場(chǎng)潛在供應(yīng)商按照完全競(jìng)爭(zhēng)的原則，通過(guò)預(yù)設(shè)的資格審查，擇優(yōu)納入短名單。委外業(yè)務(wù)短名單一經(jīng)發(fā)布需制定相應(yīng)的管理辦法，規(guī)范相關(guān)業(yè)務(wù)。規(guī)定不在短名單之外選擇服務(wù)商；采用短名單邀請(qǐng)招標(biāo)時(shí)，需向短名單內(nèi)的所有服務(wù)商發(fā)出邀請(qǐng)；短名單邀請(qǐng)招標(biāo)視同為資格預(yù)審的公開(kāi)招標(biāo)；建立短名單維護(hù)機(jī)制。