探究信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用

龔水英

(福建省晉江市養(yǎng)正中學(xué)，福建 晉江 362261)

引言

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，其在我們?nèi)粘Ｉ钆c工作中的應(yīng)用也越來(lái)越廣泛。而事業(yè)單位作為我國(guó)機(jī)構(gòu)的重要組成部分，信息技術(shù)的應(yīng)用可以給事業(yè)單位的各項(xiàng)工作帶了非常大便利，尤其是在檔案管理工作中，很多事業(yè)單位由于時(shí)間關(guān)系，堆積的檔案信息越來(lái)越多，而這些檔案如果已經(jīng)采取紙質(zhì)的形式進(jìn)行管理，很容易出現(xiàn)損壞、丟失等問(wèn)題，而且一旦發(fā)生這種問(wèn)題就很難再挽回。因此，將現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作中，是當(dāng)前各大事業(yè)單位必須要予以重視的工作內(nèi)容之一。

1 信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用現(xiàn)狀

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，很多事業(yè)單位也在檔案管理過(guò)程中對(duì)其進(jìn)行了應(yīng)用，但是應(yīng)用效果卻不夠突出，究其原因，是由于很多事業(yè)單位在信息技術(shù)的應(yīng)用方面還存在很多問(wèn)題，使得信息技術(shù)在檔案管理方面的優(yōu)勢(shì)難以得到充分發(fā)揮，從而降低了檔案管理的工作效率。當(dāng)前，信息技術(shù)在事業(yè)單位答案管理中主要存在以下幾點(diǎn)問(wèn)題。

1.1 缺乏先進(jìn)的檔案管理觀念

目前，部分事業(yè)單位還在以一種傳統(tǒng)的思想觀念看待檔案管理這件事，為了減少單位的用工成本，部分事業(yè)單位聘請(qǐng)的檔案管理人員年齡往往偏大，對(duì)于新鮮事物的接受程度差，會(huì)先入為主的認(rèn)為信息技術(shù)沒有傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的安全度高，缺乏對(duì)信息技術(shù)的重視，使得信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用效果不夠明顯[1]。但人總是會(huì)犯錯(cuò)的，傳統(tǒng)的以人工手段處理檔案管理的方式，極易因人員疏漏而造成檔案數(shù)據(jù)或檔案信息遺漏，甚至可能會(huì)導(dǎo)致檔案信息失真。

1.2 現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用不足

目前，我國(guó)的現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展的非常迅猛，可謂是日新月異，所以事業(yè)單位要想跟上時(shí)代的步伐，必然要對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行實(shí)時(shí)更新，尤其是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，這可是檔案管理工作要用到的核心工具，所以事業(yè)單位要想及時(shí)的應(yīng)用到先進(jìn)信息技術(shù)，就必然要對(duì)計(jì)算機(jī)的軟件以及硬件進(jìn)行更新，并一直保持下去，如此現(xiàn)代信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)才能在檔案管理過(guò)程中得以充分發(fā)揮。

1.3 缺乏高素質(zhì)的管理隊(duì)伍

目前，仍有部分事業(yè)單位缺乏對(duì)檔案管理工作的正確認(rèn)識(shí)，認(rèn)為其只用看管好檔案就可以了，所以，缺乏對(duì)組建檔案管理人才隊(duì)伍的充分重視，檔案管理隊(duì)伍缺乏高素質(zhì)的專業(yè)人才，這極易影響事業(yè)單位工作的高效開展[2]。與此同時(shí)，部分事業(yè)單位在招聘檔案管理工作人員時(shí)，沒有明確的聘用標(biāo)準(zhǔn)，有的即便是有相關(guān)聘用標(biāo)準(zhǔn)，但在招聘時(shí)也無(wú)法嚴(yán)格落實(shí)，使得最終招聘的檔案管理人員良莠不齊。另外，事業(yè)單位也沒有定期對(duì)已有檔案管理人才隊(duì)伍進(jìn)行培訓(xùn)，使得檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)難以提升，從而阻礙了檔案管理工作的發(fā)展。

2 信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用策略

2.1 充分落實(shí)檔案管理制度

事業(yè)單位應(yīng)嚴(yán)格按照《檔案法》的要求制定健全完善的檔案管理制度，并加強(qiáng)對(duì)相關(guān)人員培訓(xùn)的重視，幫助工作人員樹立正確的檔案管理觀念。同時(shí)需將合理應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)納入其中，使其以制度的形式來(lái)規(guī)范檔案管理人員的工作，讓檔案管理人員的工作向標(biāo)準(zhǔn)化程度邁進(jìn)，促使檔案管理工作質(zhì)量及效率得到提升。這樣一來(lái)檔案管理工作也會(huì)更加具有層次性，如此當(dāng)有問(wèn)題出現(xiàn)的時(shí)候，工作人員也就更容易找出問(wèn)題的根源，從而及時(shí)的采取有效措施解決問(wèn)題，讓檔案管理工作更加有條不紊的進(jìn)行下去[3]。與此同時(shí)，事業(yè)單位還要加強(qiáng)檔案管理工作的監(jiān)督力度，并建立完善的考核制度，將檔案管理工作和薪資待遇掛鉤，以激發(fā)檔案管理人員工作熱情及積極性，促使工作人員以更高的熱情、更積極的態(tài)度來(lái)投入工作。如此才能更好的提高檔案管理的工作效率。

2.2 組建高素質(zhì)檔案管理隊(duì)伍

事業(yè)單位在組建檔案管理人才隊(duì)伍時(shí)，應(yīng)該加大投資力度，聘請(qǐng)專業(yè)的檔案管理人才組建專業(yè)的管理隊(duì)伍，隊(duì)伍中的檔案管理人才不僅要具備較強(qiáng)的專業(yè)素養(yǎng)，同時(shí)還要具有應(yīng)用信息技術(shù)的能力，這樣在進(jìn)行檔案管理時(shí)才能科學(xué)合理的應(yīng)用信息技術(shù)，使得信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)可以得到發(fā)揮，從而提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量[4]。另外，事業(yè)單位還應(yīng)該定期對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，培訓(xùn)的內(nèi)容包括但不限于信息技術(shù)的各項(xiàng)技術(shù)與能力。這樣一來(lái)，檔案管理工作人員才能及時(shí)更新自身的知識(shí)儲(chǔ)備以及技能，為事業(yè)單位的檔案管理工作做出更突出的貢獻(xiàn)。

2.3 利用信息技術(shù)的云儲(chǔ)存和備份

事業(yè)單位應(yīng)用信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理時(shí)，其首要任務(wù)就是將原本紙質(zhì)的檔案轉(zhuǎn)變成電子檔案，檔案管理工作人員可以通過(guò)人工輸入或者機(jī)器掃描的方式將所有檔案信息轉(zhuǎn)換為電子文檔，并將其錄入到計(jì)算機(jī)中，同時(shí)還要再云端進(jìn)行存儲(chǔ)和備份，以免檔案信息不慎丟失。這樣一來(lái)，便能解決傳統(tǒng)檔案存儲(chǔ)困難且占空間等弊端，使得事業(yè)單位的檔案管理可以得到進(jìn)一步的發(fā)展。尤其是在當(dāng)前這樣一個(gè)大數(shù)據(jù)的時(shí)代，人們對(duì)于數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用越來(lái)越純熟，所以事業(yè)單位就可以緊隨時(shí)代發(fā)展的步伐，將大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用到檔案管理過(guò)程中，以此來(lái)實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的檔案管理。這樣一來(lái)，面對(duì)各種檔案信息，檔案管理人員就可以將其轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案，在存儲(chǔ)的同時(shí)也會(huì)在云端產(chǎn)生備份，這樣即便檔案數(shù)據(jù)丟失，也可以從備份中將丟失的部分找出來(lái)，如此便能避免很多檔案存儲(chǔ)問(wèn)題，使得檔案管理的工作效率更高。

2.4 借助計(jì)算機(jī)程序進(jìn)行檔案管理

現(xiàn)如今，我國(guó)的計(jì)算機(jī)技術(shù)已經(jīng)愈發(fā)成熟，在這樣的大環(huán)境下，事業(yè)單位可以利用計(jì)算機(jī)技術(shù)中的相關(guān)程序，進(jìn)行精細(xì)化的檔案管理。而且現(xiàn)在還有很多針對(duì)檔案管理而研發(fā)出來(lái)的程序，檔案管理人員可以借助這些程序來(lái)完善日常的檔案管理工作，使得工作效率以及工作質(zhì)量可以得到提升。就以計(jì)算機(jī)檢索這一程序來(lái)說(shuō)，檔案管理人員既可以利用檢索程序系統(tǒng)的查找檔案中可能存在的錯(cuò)誤，然后再利用相關(guān)程序?qū)ζ溥M(jìn)行修改，同時(shí)還可以利用檢索程序精確的查詢到某一個(gè)人的檔案位置，從而可極大的提升工作效率，減輕檔案管理工作對(duì)于人工的依賴程度。但需注意的是，檔案屬于機(jī)密信息，在利用信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理的同時(shí)還需要做好保密工作，做到專人負(fù)責(zé)、責(zé)任到人，提升工作人員的責(zé)任意識(shí)及工作謹(jǐn)慎度，確保檔案管理安全，避免檔案泄露事件發(fā)生。

2.5 打造專業(yè)的檔案信息網(wǎng)

在我國(guó)事業(yè)單位的檔案管理工作中，利用信息技術(shù)提高檔案管理工作的效率一直都是各大單位非常重視的一項(xiàng)內(nèi)容，但是很多事業(yè)單位在信息技術(shù)的應(yīng)用上存在一個(gè)誤區(qū)，那就是不少事業(yè)單位在檔案管理過(guò)程中只加強(qiáng)了計(jì)算機(jī)程序的應(yīng)用，而計(jì)算機(jī)程序只是信息技術(shù)的一個(gè)小的部分，所以并不能使得信息技術(shù)的全部?jī)?yōu)勢(shì)得以發(fā)揮。因此，我們?cè)诶糜?jì)算機(jī)程序的同時(shí)，應(yīng)該加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，在事業(yè)單位內(nèi)部構(gòu)建一個(gè)專業(yè)的檔案信息網(wǎng)。這樣一來(lái)，不僅檔案管理的溝通機(jī)制可以得到完善，同時(shí)檔案管理的信息通道也可以得到擴(kuò)充，而最主要的是，檔案信息網(wǎng)可以讓檔案管理的工作流程更加簡(jiǎn)單、方便，促使檔案信息的傳遞更加快捷，從而提高檔案管理工作的效率。

2.6 對(duì)檔案信息實(shí)行共享管理

現(xiàn)如今，我國(guó)的信息技術(shù)已經(jīng)發(fā)展的越來(lái)越成熟，其中“云技術(shù)”作為信息技術(shù)中的一項(xiàng)重要內(nèi)容，在很多領(lǐng)域都得到了廣泛的應(yīng)用。而且隨著科技的不斷發(fā)展，手機(jī)、電腦等電子設(shè)備都有了可以進(jìn)行云端傳輸?shù)慕邮湛?，所以將“云技術(shù)”中的某些功能應(yīng)用到檔案管理中對(duì)于事業(yè)單位來(lái)說(shuō)是非常有利的。因此，為了更好的實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享，各級(jí)政府可建立起相應(yīng)的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，做好各環(huán)節(jié)檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的檢修及維護(hù)工作。同時(shí)各有關(guān)區(qū)域內(nèi)的事業(yè)單位也可通過(guò)政府建立的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行自有檔案信息數(shù)據(jù)建立及維護(hù)，檔案管理工作人員可以利用“云技術(shù)”中的云共享功能，讓檔案信息在事業(yè)單位內(nèi)部實(shí)現(xiàn)共享，這樣檔案信息就可以及時(shí)的被上傳到云端，避免了檔案信息在相關(guān)部門的停留時(shí)間過(guò)長(zhǎng)，從而避免檔案信息泄露，提高檔案管理工作的質(zhì)量[5]。實(shí)現(xiàn)以政府建立的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)位云端支撐的集云端與一體的管理模式，從分應(yīng)用“互聯(lián)網(wǎng)+”的管理理念，提升管理效率。

3 結(jié)束語(yǔ)

總而言之，隨著時(shí)間的推移，事業(yè)單位檔案管理工作中的各種問(wèn)題都顯露了出來(lái)，而要想解決這些問(wèn)題，各大事業(yè)單位就必須加強(qiáng)信息技術(shù)的應(yīng)用，通過(guò)利用信息技術(shù)的各種優(yōu)勢(shì)，讓檔案管理工作的效率和質(zhì)量得以提升，促使事業(yè)單位可以緊隨時(shí)代發(fā)展，朝著信息化管理的方向邁進(jìn)，從而滿足社會(huì)以及人們對(duì)于事業(yè)單位的需求。