電力設(shè)計企業(yè)總承包項目檔案管理常見問題及對策研究

(中國能源建設(shè)集團廣東省電力設(shè)計研究院有限公司，廣東 廣州 510663)

0 引言

近年來，隨著轉(zhuǎn)型升級步伐加快，電力設(shè)計企業(yè)承接的工程總承包項目越來越多。作為真實反映項目從招投標(biāo)、合同簽訂、實施直至收尾全過程的歷史記錄，項目檔案理應(yīng)受到重視，也必將發(fā)揮更重要的作用。然而，由于種種原因，項目檔案管理工作開展情況不理想，項目文件收集、整理、保管、歸檔移交等環(huán)節(jié)存在較多問題，影響了項目檔案作用的發(fā)揮，也不利于企業(yè)項目經(jīng)驗的積累。

筆者從事總承包項目檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作多年，既體會到了項目檔案人員的艱辛和不易，也發(fā)現(xiàn)了項目檔案工作中存在的諸多共性問題。本文列舉的問題在大多數(shù)總承包項目中客觀存在，希望能夠引起企業(yè)的高度重視。企業(yè)應(yīng)正視存在的問題，采取多種措施，使項目檔案管理更加科學(xué)化、規(guī)范化，為項目建設(shè)、市場開發(fā)等工作提供有力支撐。

1 總承包項目檔案管理常見問題

1.1 文件質(zhì)量方面

主要有以下五類常見問題：

1)文件編號規(guī)則設(shè)置不合理，文件編號過長。有的項目過于夸大文件編號的作用，編號規(guī)則過于復(fù)雜，導(dǎo)致編號位數(shù)過長，給后續(xù)查找利用帶來極大不便。筆者認(rèn)為，編號規(guī)則要合理、適用，一般項目文件可采用“項目編號—發(fā)文單位代號—文件類型代碼—專業(yè)代碼—流水號”的編制規(guī)則。

2)文件題名不夠準(zhǔn)確或過于簡單。項目文件題名一般由有關(guān)崗位人員擬寫形成，有的題名過于簡單，只反映了文件的類型，如題名直接采用“施工專題會會議紀(jì)要”，不利于文件日常管理和查找使用。項目檔案人員應(yīng)督促文件編制人員補充完善文件題名，如將上述文件題名改為“2019年第一期施工進度協(xié)調(diào)會會議紀(jì)要”。

3)文件簽署不規(guī)范，存在法律風(fēng)險。在簽字方面，存在無手簽、他人代簽等問題；在蓋章方面，存在未蓋公章、蓋章模糊等問題；在日期方面，存在未填寫日期、正文與附件日期邏輯關(guān)系不符合實際等問題。項目檔案人員應(yīng)做好質(zhì)量檢查，發(fā)現(xiàn)問題后督促整改。

4)文件不能滿足齊全、完整需要。主要有正文與附件不能完全對應(yīng)、某份文件本身缺頁漏頁等問題。項目檔案人員應(yīng)做好質(zhì)量檢查和管控，發(fā)現(xiàn)問題后督促整改。

5)資質(zhì)資格文件有效性不足，存在法律風(fēng)險。如單位資質(zhì)、人員資格文件超過有效期，資質(zhì)、資格報審表中列明的單位、人員名稱與資質(zhì)、資格附件不一致等問題。項目檔案人員應(yīng)要求相關(guān)崗位人員做好此類文件有效性管控。

1.2 文件保管方面

主要有以下兩類常見問題：

1)項目現(xiàn)場檔案庫房及設(shè)施設(shè)備不能滿足實際需要，管理不夠規(guī)范。主要有庫房同時用作雜物間、休息室，未配備滅火器，未采用可關(guān)閉式檔案柜架等問題。項目檔案人員應(yīng)在籌建檔案庫房時提出明確要求，以滿足保管工作需要。

2)文件擺放不夠規(guī)范。主要有檔案柜架缺少標(biāo)識、流轉(zhuǎn)辦理完畢文件未及時上架擺放等問題。項目檔案人員應(yīng)按要求做好標(biāo)識及擺放工作。

1.3 文件整理方面

主要有以下三類常見問題：

1)分類組卷不規(guī)范，不利于今后查找使用。主要表現(xiàn)為未理解分類類目的含義和范圍，導(dǎo)致跨類別組卷、組厚卷等情況時有發(fā)生。項目檔案人員應(yīng)正確類目的含義和作用，規(guī)范組卷。

2)案卷題名不準(zhǔn)確，過于含糊、籠統(tǒng)，不能準(zhǔn)確反映案卷及卷內(nèi)文件特征。主要表現(xiàn)為案卷過厚、文件類別過多，導(dǎo)致案卷題名擬寫時過于冗長。項目檔案人員應(yīng)規(guī)范填寫案卷題名。

3)卷內(nèi)目錄中部分信息填寫不規(guī)范，不利于快速、準(zhǔn)確查找卷內(nèi)文件。主要表現(xiàn)為未填寫責(zé)任者、日期等重要信息，頁數(shù)/頁號填寫不正確，文件題名填寫不準(zhǔn)確等問題。項目檔案人員應(yīng)規(guī)范目錄中的信息，不能漏填。

1.4 文件歸檔方面

主要有以下兩類常見問題：

1)歸檔不及時問題。項目現(xiàn)場檔案人員日常以文件收發(fā)流轉(zhuǎn)為主，文件整理工作嚴(yán)重滯后，多數(shù)項目文件集中在項目竣工后進行整理，導(dǎo)致歸檔不及時情況普遍存在。

2)向本部歸檔復(fù)印件問題。部分項目前期策劃沒做好，未考慮項目各方歸檔保存原件的需要，導(dǎo)致文件原件份數(shù)不夠，最終歸檔時只能向本部歸檔復(fù)印件。但復(fù)印件效力沒有原件高，且清晰度相對較差，如此歸檔存在一定的風(fēng)險。

2 原因分析

2.1 項目檔案人員數(shù)量和質(zhì)量不能滿足要求

目前各企業(yè)對項目檔案工作還存在誤區(qū)，認(rèn)為檔案工作就是跑跑腿、收發(fā)文件，沒什么技術(shù)含量，對項目檔案工作投入明顯不足，特別是在檔案人員配備上“偷工減料”，檔案人員特別是項目現(xiàn)場檔案人員數(shù)量少、知識和技能不能滿足要求。與進度、費用、質(zhì)量、安全等崗位人員相比，項目檔案人員薪酬待遇低、晉升機會少，工作量卻并不少，遇到現(xiàn)場施工高峰期、設(shè)備到貨高峰期、檔案移交等時段工作強度非常大，經(jīng)常需要加班。據(jù)筆者了解，目檔案人員專業(yè)背景多為非檔案專業(yè)，檔案基礎(chǔ)知識較缺乏，即使經(jīng)過實踐鍛煉具備了一定的知識和技能，由于收入與付出不匹配，項目檔案人員留不住等情況普遍存在，直接影響到項目檔案工作的正常開展。

2.2 項目其他崗位人員檔案知識缺乏

項目其他崗位人員對項目檔案工作普遍存在誤解，認(rèn)為該項工作是檔案人員的事，于己無關(guān)，項目文件由各崗位人員直接產(chǎn)生或從外部收集，若是該環(huán)節(jié)工作沒有做好，項目文件質(zhì)量存在缺陷，會直接影響到后續(xù)的整理和歸檔移交工作。正是由于認(rèn)識不到位、缺少檔案工作考核措施，項目其他崗位人員不夠重視檔案工作，也缺乏學(xué)習(xí)檔案基礎(chǔ)知識和技能的動力，上文提到的文件質(zhì)量常見問題多與其有關(guān)。其實，只要其他崗位人員具備一定的檔案知識和技能，將會大大減少上述問題的發(fā)生。

2.3 企業(yè)檔案部門監(jiān)督指導(dǎo)力度不夠

由于企業(yè)投入力度、對檔案工作定位等因素，企業(yè)本部檔案部門普遍存在人手緊張、高素質(zhì)檔案人才缺乏等情況，檔案人員多從事收、管、存、用等日常工作，沒有時間精力從事項目檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作，也缺乏這方面的經(jīng)驗和知識。客觀地說，項目檔案工作開展得好不好，主要責(zé)任在項目部。企業(yè)檔案部門肩負(fù)監(jiān)督檢查、業(yè)務(wù)服務(wù)職能，不能缺位。從事項目檔案工作，除了具備檔案基礎(chǔ)知識外，還要掌握一定的項目管理知識、基本熟悉項目管理流程和有關(guān)規(guī)范，這一點，對企業(yè)檔案部門同樣適用。如果沒有項目管理相關(guān)知識，企業(yè)本部檔案人員的監(jiān)督指導(dǎo)就不可能很深入，也就不能產(chǎn)生好的效果。

3 總承包項目檔案管理應(yīng)遵循的原則

3.1 全員參與

項目文件源頭在其他崗位人員，其流轉(zhuǎn)辦理過程牽涉到不同單位、不同崗位人員，因此，必須樹立全員參與理念，才能做好項目檔案工作。企業(yè)應(yīng)建立檔案人員牽頭負(fù)責(zé)、其他崗位人員分工協(xié)作的工作機制，形成工作合力，發(fā)揮團隊力量。例如，在檢查文件質(zhì)量時，檔案人員負(fù)責(zé)檢查文件是否簽署、是否缺頁漏頁等，崗位專責(zé)負(fù)責(zé)檢查是否符合相應(yīng)的業(yè)務(wù)程序要求等。

3.2 全程控制

項目文件形成、流轉(zhuǎn)、收集整理直至最終歸檔移交全過程周期較長，如果只是對部分過程如歸檔移交工作進行管控，忽視了對其他過程的控制，則必然會造成檔案不齊全、不完整、不準(zhǔn)確等情況，違背檔案管理要求和工作規(guī)律。例如，文件形成階段不注意文件質(zhì)量，則文件整理、歸檔工作必然受到影響。企業(yè)應(yīng)牢固樹立全程控制的理念，針對不同過程的特點采取針對性的管控措施，特別是要做好文件形成、流轉(zhuǎn)等前端過程的控制，為后續(xù)工作的開展打好基礎(chǔ)。

3.3 因地制宜

項目類型、所處國別和地區(qū)、業(yè)主方工作要求等情況不同，項目檔案管理深度、資源投入力度、執(zhí)行的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范等也不盡相同。企業(yè)應(yīng)在深入分析法律法規(guī)、合同條款、駐在國或地區(qū)(國際項目)要求等基礎(chǔ)上，采取不同的管控策略、工作方法，規(guī)范、高效開展項目檔案工作，服務(wù)于市場開發(fā)與項目履約等工作。

4 總承包項目檔案管理工作對策

4.1 建立項目檔案工作標(biāo)準(zhǔn)體系

企業(yè)應(yīng)在貫徹落實法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)基礎(chǔ)上，建立起一套企業(yè)級項目檔案工作標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)項目規(guī)模、所在國別(國際項目)、業(yè)主及相關(guān)方要求等實際情況制訂項目檔案標(biāo)準(zhǔn)。

國內(nèi)項目檔案管理相關(guān)法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)有：《重大建設(shè)項目檔案驗收辦法》(檔發(fā)〔2006〕2號)、GB/T 11822—2008《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》、GB/T 18894—2016《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》、DA/T 28—2018《建設(shè)項目檔案管理規(guī)范》、DL/T 241—2012《火電建設(shè)項目文件收集及檔案整理規(guī)范》、DL/T 1363—2014《電網(wǎng)建設(shè)項目文件歸檔與檔案整理規(guī)范》、DL/T 5229—2016《電力工程竣工圖文件編制規(guī)定》等。

企業(yè)級、具體項目的檔案工作標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)包括以下內(nèi)容：文件編號規(guī)則，文件歸檔范圍與檔案保管期限要求，文件整理與歸檔規(guī)范，聲像文件拍攝、收集、整理、歸檔要求，電子文件收集、整理、歸檔要求等。項目規(guī)模較小、業(yè)主對檔案工作沒有創(chuàng)優(yōu)等要求情況下，項目級檔案工作標(biāo)準(zhǔn)可以在引用企業(yè)級標(biāo)準(zhǔn)基礎(chǔ)上進行微調(diào)，國際項目、其他類型項目應(yīng)根據(jù)實際制訂適用的檔案工作標(biāo)準(zhǔn)。

4.2 配備檔案工作所需的各種保障性資源

企業(yè)應(yīng)根據(jù)項目規(guī)模、業(yè)主方要求等實際情況，配備人、財、物等保障性資源，確保項目檔案工作順利開展：1)在人力資源方面，配備數(shù)量充足、知識和技能滿足需要的檔案人員，對于國際項目，其檔案人員還應(yīng)具備一定的外語知識，此外，也要在合同中明確分包方項目檔案人員配備的要求；2)在資金方面，編制項目預(yù)算時要考慮檔案工作所需資金情況，以充分保障項目檔案工作正常開展；3)在物資方面，要配備檔案設(shè)施設(shè)備，包括合適的檔案庫房、數(shù)量充足的檔案用具，需要注意的是，設(shè)施設(shè)備質(zhì)量要符合檔案標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范要求。

4.3 搭建權(quán)責(zé)清晰、高效協(xié)作的檔案管理機制

企業(yè)應(yīng)重點圍繞以下幾個方面，建立起項目各方權(quán)責(zé)清晰、高效協(xié)作的檔案管理機制：

1)將檔案工作要求納入分包合同條款，做到有據(jù)可依。應(yīng)在吸收、分解總承包項目合同檔案有關(guān)條款的基礎(chǔ)上，針對分包方工作范圍等實際，將檔案工作要求以條款形式納入分包合同，特別是要將歸檔移交與進度款支付掛鉤，為各項工作開展打好基礎(chǔ)。

2)強化檔案工作監(jiān)督檢查。企業(yè)檔案部門、項目管理部門應(yīng)根據(jù)項目進展情況，定期對總承包項目部開展監(jiān)督檢查，并要求項目部強化對分包方的監(jiān)督檢查。檔案監(jiān)督檢查可單獨開展，也可與安全、質(zhì)量等檢查工作相結(jié)合。

3)嚴(yán)格落實考核獎懲，做好激勵約束。總承包項目部應(yīng)按合同條款要求，定期對分包方檔案工作進行考核，并兌現(xiàn)獎懲措施，督促分包方采取措施提升項目檔案管理水平。

4)做好日常溝通協(xié)作，形成工作合力?？偝邪椖坎繎?yīng)采取召開檔案工作例會、檔案人員出席項目例會及有關(guān)專題會等方式，做好與業(yè)主、分包方及相關(guān)方的定期溝通、交流，為項目檔案工作順利開展創(chuàng)造良好的氛圍。

5)強化檔案工作交底、培訓(xùn)，宣貫檔案管理要求。重點圍繞法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范要求，收集歸檔范圍、整理及移交要求等進行講解和介紹，使所有參與項目人員掌握有關(guān)知識。培訓(xùn)與交底可以分別開展，也可以合并進行。

4.4 推廣應(yīng)用項目檔案管理信息化平臺

企業(yè)應(yīng)為項目檔案工作配備信息化平臺，便于項目文件高效流轉(zhuǎn)，提高工作效率。企業(yè)可根據(jù)自身業(yè)務(wù)規(guī)模等實際情況，采取配備專門的項目檔案管理信息系統(tǒng)、在項目管理信息系統(tǒng)中內(nèi)嵌檔案管理模塊、直接采用企業(yè)數(shù)字檔案館系統(tǒng)等方式，為項目檔案信息化建設(shè)提供基礎(chǔ)。相關(guān)平臺應(yīng)具備文件收集與流轉(zhuǎn)、文件整理、查詢利用、文件歸檔與檔案移交等功能。注意完善各相關(guān)信息系統(tǒng)間的接口，確保信息得到充分的共享與交換，讓數(shù)據(jù)“跑起來、活起來”。

5 結(jié)語

總承包項目與設(shè)計項目有著較大差異，企業(yè)應(yīng)變革觀念，認(rèn)真分析總承包項目檔案工作的特點、難點，找準(zhǔn)工作要點和著力點，才能滿足項目管理和市場開發(fā)的實際需要。檔案部門應(yīng)主動作為，進一步加強總承包項目檔案管理、杜絕常見問題的發(fā)生、確保項目檔案質(zhì)量，這既是檔案人員的神圣職責(zé)，也是檔案工作高質(zhì)量發(fā)展的重要路徑之一。企業(yè)要高度重視項目檔案工作，在標(biāo)準(zhǔn)體系搭建、體制機制完善、資源投入保障上多下工夫，激發(fā)項目檔案人員的主動性和積極性，更好地服務(wù)于項目建設(shè)及企業(yè)有關(guān)工作。