6S精細(xì)化管理在醫(yī)院人事檔案管理中的應(yīng)用初探

劉 麗

在醫(yī)院管理工作中，人事檔案是重要的內(nèi)容之一。人事檔案管理與醫(yī)院人才的選拔、醫(yī)院隊(duì)伍建設(shè)等具有密切關(guān)系，是醫(yī)院長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的基礎(chǔ)[1]。人事檔案中記錄每個(gè)人的信息，包括姓名、性別、學(xué)歷、履歷、相關(guān)職稱(chēng)等等。通過(guò)人事檔案，醫(yī)院的管理者能對(duì)醫(yī)院人員有基本的認(rèn)知，并將其安排在合適的崗位上，對(duì)日后調(diào)配、晉升等起到重要的作用。目前，很多醫(yī)院對(duì)人事檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不足、重視不夠，存在管理制度不健全、設(shè)施不足、管理人員專(zhuān)業(yè)性差等問(wèn)題，導(dǎo)致醫(yī)院人事檔案管理效果一直欠理想，影響醫(yī)院的整體發(fā)展[2]。6S精細(xì)化管理是現(xiàn)代管理方法之一，其目的是通過(guò)高效的管理，提高管理質(zhì)量，保證管理安全性[3]。本次研究通過(guò)對(duì)比不同時(shí)間段人事檔案管理情況，探究6S精細(xì)化管理用于醫(yī)院人事檔案管理中的價(jià)值，現(xiàn)報(bào)道如下。

1 資料與方法

1.1 一般資料

選取我院人事檔案管理處2017年1月—2018年3月采用常規(guī)管理方法管理的600份檔案作為對(duì)照組，2018年4月—2019年4月采用6S精細(xì)化管理方法管理的600份檔案作為研究組，兩組檔案相關(guān)信息如表1所示，應(yīng)用統(tǒng)計(jì)學(xué)軟件對(duì)納入檔案信息數(shù)據(jù)處理，無(wú)統(tǒng)計(jì)學(xué)差異性(P>0.05)。

表1 一般資料數(shù)據(jù)比較結(jié)果 n=600

1.2 方法

對(duì)照組：人事檔案采取常規(guī)管理方法，即由專(zhuān)人對(duì)醫(yī)院人事檔案負(fù)責(zé)，定期對(duì)檔案室進(jìn)行清潔，例如擦拭裝檔案的櫥柜、每周對(duì)檔案室消毒等；每年整理一次檔案，將檔案按照人員入職時(shí)間進(jìn)行歸檔統(tǒng)計(jì)；半年檢查一次檔案室的隱患，以減少因隱患導(dǎo)致的檔案破損、缺損等。

研究組：人事檔案實(shí)施6S精細(xì)化管理，具體方法如下：①整理：每個(gè)人因?qū)W歷不同、履歷不同、職稱(chēng)不同，導(dǎo)致其檔案存在個(gè)體差異性，對(duì)于醫(yī)院而言，因科室較多，如果所有科室人員檔案放在一起，當(dāng)需要調(diào)個(gè)人檔案時(shí)，工作繁瑣，增加了檔案管理人員的工作量，因此，對(duì)于檔案管理人員，在對(duì)檔案進(jìn)行整理時(shí)，可以根據(jù)科室為單位，按照科室情況對(duì)檔案進(jìn)行整理、劃分，并在整理好的檔案上標(biāo)注科室名稱(chēng)、科室人員名稱(chēng)，便于核對(duì)。②整頓：健全檔案室管理制度：結(jié)合以往的管理經(jīng)驗(yàn)，對(duì)檔案室的制度進(jìn)一步完善，例如，為保證檔案的實(shí)時(shí)性，要求檔案負(fù)責(zé)人員每個(gè)季度對(duì)檔案進(jìn)行一次整理，尤其是涉及職稱(chēng)變動(dòng)、學(xué)術(shù)水平變動(dòng)人員，要及時(shí)做好標(biāo)記，便于日后工作的調(diào)配。此外，對(duì)于檔案室環(huán)境管理方面，要求明確具體物品的擺放位置，并做好標(biāo)識(shí)工作，也可以通過(guò)現(xiàn)代化手段，例如借助電腦編制檢索工具，方便對(duì)檔案的查找，或者采取電子文件形式對(duì)檔案進(jìn)行管理。③清掃：對(duì)于檔案室管理人員，要每天對(duì)檔案室進(jìn)行清掃、定期消毒，尤其是節(jié)假日前后，要徹底清掃，包括角落、柜頂?shù)忍?，為減少灰塵，可以將檔案裝入密封塑料袋中，防止發(fā)潮。檔案管理人員切不可在檔案室吸煙，防止造成火災(zāi)隱患。此外，要求管理者在對(duì)檔案進(jìn)行整此外理時(shí)，不可在辦公區(qū)域吃東西，喝水，防止破損檔案的清潔性。④清潔：對(duì)整理、整頓、清掃等制定標(biāo)準(zhǔn)化，并嚴(yán)格按照制定的要求開(kāi)展，以維護(hù)上述管理效果。⑤安全：檔案信息的安全性對(duì)個(gè)人極為重要，因此，要定期進(jìn)行對(duì)檔、排查、及時(shí)更新，在對(duì)人事檔案進(jìn)行操作時(shí)，一定做好其保密工作，預(yù)防醫(yī)院工作人員信息的泄露。⑥素養(yǎng)：醫(yī)院檔案管理人員的素養(yǎng)也直接影響檔案管理的有效性。作為檔案管理者的工作態(tài)度、專(zhuān)業(yè)性、服務(wù)態(tài)度等是做好檔案管理工作的前提及基礎(chǔ)。檔案管理工作是一項(xiàng)負(fù)責(zé)、繁瑣的工作。檔案管理人員的技能、價(jià)值觀、知識(shí)、態(tài)度等均是其職業(yè)素質(zhì)的體現(xiàn)，但是在實(shí)際工作中，很多醫(yī)院缺乏專(zhuān)業(yè)的管理人員，導(dǎo)致管理者知識(shí)儲(chǔ)備不足、管理技能差等，影響檔案管理的效率。所以管理隊(duì)伍職業(yè)化建設(shè),己成為醫(yī)院改革和發(fā)展迫切需要解決的問(wèn)題[4]。因此，醫(yī)院管理者可以通過(guò)外聘專(zhuān)業(yè)的管理人員或者引入相關(guān)專(zhuān)業(yè)的人才對(duì)檔案進(jìn)行管理[5]，并定期對(duì)其培訓(xùn)、學(xué)習(xí)，提高其專(zhuān)業(yè)方面的知識(shí)及管理技能，完善其職業(yè)素養(yǎng)。

1.3 觀察指標(biāo)及標(biāo)準(zhǔn)

比較兩組檔案缺失率、破損率、正常利用率、管理質(zhì)量評(píng)分。由醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)及員工根據(jù)我院自擬的醫(yī)院人事檔案管理質(zhì)量評(píng)估量表對(duì)醫(yī)院人事檔案管理質(zhì)量情況進(jìn)行評(píng)估，量表評(píng)估內(nèi)容包括檔案標(biāo)識(shí)規(guī)范程度、檔案室清潔程度、檔案管理安全性，每項(xiàng)均為100分，分?jǐn)?shù)越高，則說(shuō)明管理質(zhì)量越好。研究中自擬量表Cronbach’s alpha>0.75，說(shuō)明該量表信度較高。

1.4 統(tǒng)計(jì)學(xué)方法

2 結(jié)果

2.1 兩組檔案缺失率、破損率、正常利用率比較

研究組檔案缺失率、破損率均低于對(duì)照組，正常利用率高干對(duì)照組，有統(tǒng)計(jì)學(xué)差異性(P<0.05)，見(jiàn)表2。

表2 兩組檔案缺失率、破損率、正常利用率比較結(jié)果 (n=600，%)

2.2 兩組檔案管理質(zhì)量評(píng)分對(duì)比結(jié)果

研究組檔案標(biāo)識(shí)規(guī)范程度、檔案室清潔程度、檔案管理安全性評(píng)分均高于對(duì)照組，有統(tǒng)計(jì)學(xué)差異性(P<0.05)，見(jiàn)表3。

表3 兩組檔案管理質(zhì)量評(píng)分比較結(jié)果

3 討論

3.1 醫(yī)院人事檔案管理存在的問(wèn)題

醫(yī)院人事檔案是對(duì)人員相關(guān)信息的記錄，是原始的歷史記錄，人事檔案對(duì)醫(yī)院而言，是其重要的財(cái)富，可以將員工的所有信息予以體現(xiàn)，院方可以結(jié)合具體的信息，對(duì)員工的職位、獎(jiǎng)懲進(jìn)行合理的分配[6]，人事檔案在醫(yī)院工作今后的工作中，對(duì)員工具有憑證的作用，價(jià)值極大。實(shí)踐調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，常規(guī)的醫(yī)院人事檔案管理方法普遍存在下述問(wèn)題:①管理不規(guī)范：因醫(yī)院對(duì)人事檔案管理工作重視不足，導(dǎo)致醫(yī)院缺乏健全、完善的管理制度，大量檔案堆積，增加了管理人員工作量，導(dǎo)致管理人員在工作中經(jīng)常出現(xiàn)失誤[7]，例如，未及時(shí)更新相關(guān)人員的職稱(chēng)變化、學(xué)歷變化，影響工作人員調(diào)配及晉升。②檔案室環(huán)境差：很多檔案室負(fù)責(zé)管理的人員不足，缺乏定期的清掃、清潔工作，導(dǎo)致檔案破損率高，影響檔案的查找工作[8]。③保密工作差：因管理人員對(duì)檔案重要性認(rèn)知不足，缺乏保密意識(shí)，容易泄露相關(guān)人員的個(gè)人信息。④檔案管理人員綜合能力欠理想：大部分醫(yī)院對(duì)檔案管理工作認(rèn)知不足，對(duì)檔案管理的整體要求不高，檔案管理人員也缺乏專(zhuān)業(yè)性及管理技能，例如，不能合理應(yīng)用現(xiàn)代化手段對(duì)檔案進(jìn)行整理、歸納，對(duì)檔案更新不及時(shí)等[9]。

3.2 6S精細(xì)化管理的優(yōu)勢(shì)及醫(yī)院人事檔案管理應(yīng)用必要性

6S精細(xì)化管理是目前企業(yè)重要的管理模式之一，6S管理是5s的升級(jí)，包括SEIRI(整理)、SEITON(整頓)、SEISO(清掃)、SEIKETSU(清潔)、SECURITY(安全)及SHITSUKE(素養(yǎng))，與5S管理基本相近，均興起于日本企業(yè)，因均為S開(kāi)頭，也將其稱(chēng)之為6S管理。6S管理的作用在于清潔工作環(huán)境，減少因雜物隨意堆放導(dǎo)致的空間浪費(fèi)，且良好的工作環(huán)境，可以讓人心情愉悅，對(duì)提高工作效率具有重要的意義[10]。精細(xì)化管理是一種文化，也是一種理念，是指建立在常規(guī)管理基礎(chǔ)上，將社會(huì)分工精細(xì)化、將服務(wù)質(zhì)量精細(xì)化，是現(xiàn)代管理的一種必然需求，是以最大程度減少管理占用資源、減少成本為目標(biāo)的管理方式[11-12]，現(xiàn)在已經(jīng)廣泛應(yīng)用于醫(yī)院檔案管理等整個(gè)醫(yī)療體系當(dāng)中[13-15]。6S管理引入后，筆者醫(yī)院在檔案缺失率、破損率及正常利用率方面均得到極大的改善，檔案標(biāo)識(shí)規(guī)范程度、檔案室清潔程度、檔案管理安全性等方面也得到極大的提升，這與6S精細(xì)化管理的優(yōu)勢(shì)有著密切的關(guān)系。6S精細(xì)化管理的優(yōu)勢(shì)在于將6S管理、精細(xì)化管理進(jìn)行有效的結(jié)合，從6個(gè)方面，細(xì)致、規(guī)范的對(duì)工作進(jìn)行管理，不僅可降低管理成本，還能提升整體的管理水平，備受企業(yè)的青睞與認(rèn)可。在醫(yī)院人事檔案管理中，因人事檔案在醫(yī)院?jiǎn)T工調(diào)配方面占據(jù)重要比重，而6S精細(xì)化管理，能提高管理質(zhì)量，因此，有必要將其引入[16]。應(yīng)用6S精細(xì)化管理的必要性體現(xiàn)在：第一，人事檔案在醫(yī)院管理、發(fā)展中均占據(jù)重要的地位，價(jià)值高，醫(yī)院對(duì)其管理的效率要求也隨之升高，而大部分醫(yī)院多采取傳統(tǒng)的管理手段，不符合現(xiàn)代信息化發(fā)展需求。6S精細(xì)化管理結(jié)合了現(xiàn)代的管理技術(shù)，通過(guò)采取電子文件形式、編程搜索等，可以減少管理人員的工作量，縮短檔案查找時(shí)間，與傳統(tǒng)管理手段比較，更具有先進(jìn)性，能提高整體管理質(zhì)量[17]。第二，因醫(yī)院對(duì)人事檔案管理重視不足、人事檔案管理缺乏專(zhuān)業(yè)性，導(dǎo)致檔案更新不及時(shí)，時(shí)效性差[18]，而6S精細(xì)化管理充分考慮了這一問(wèn)題，增加了人事檔案管理人員的培訓(xùn)、學(xué)習(xí)，對(duì)檔案的及時(shí)更新予以保證，利于醫(yī)院日后的對(duì)工作人員職稱(chēng)變動(dòng)的參考。

3.3 6S精細(xì)化管理在醫(yī)院人事檔案管理中應(yīng)用的價(jià)值

在醫(yī)院人事檔案管理中應(yīng)用6S精細(xì)化管理，通過(guò)及時(shí)的整理、整頓，可以進(jìn)一步健全醫(yī)院人事管理的制度，方便各科室人員檔案的統(tǒng)計(jì)工作，能及時(shí)更新其檔案信息變化，醫(yī)院在對(duì)相關(guān)人員職位進(jìn)行調(diào)整時(shí)，可以將其作為原始憑證進(jìn)行考核，且能降低人事檔案的缺失率[19]；通過(guò)清掃、清潔工作，可以減少人事檔案的破損率[20]；通過(guò)加強(qiáng)安全、素養(yǎng)培養(yǎng)等，可以提高管理人員的對(duì)人事檔案重要性的觀念，提高管理人員對(duì)檔案安全的意識(shí)[21]，定期的外出學(xué)習(xí)、培訓(xùn)，能增強(qiáng)人事檔案管理人員的綜合水平，包括技能、專(zhuān)業(yè)性等，使其能更勝任崗位工作。

綜上所述，在醫(yī)院人事檔案管理中，應(yīng)用6S精細(xì)化管理，可顯著提高人事檔案的有效利用率，降低檔案缺失率、破損率，提升管理人員的管理質(zhì)量，具有重要的應(yīng)用價(jià)值。