大數(shù)據(jù)時代人事檔案管理探究

李清華

（遼寧省朝陽市凌源市人力資源和社會保障局，遼寧 凌源 122500）

社保檔案指的是社保經(jīng)辦機構(gòu)在為人民群眾辦理社會保險業(yè)務過程中，形成的具有不同利用價值的歷史記錄，該歷史記錄有文字材料載體、電子文檔載體、圖表和聲像載體等。目前參與社保的人員越來越多，在社保機構(gòu)當中檔案的數(shù)量也在與日增多，結(jié)合大數(shù)據(jù)技術(shù)優(yōu)勢，實現(xiàn)社保機構(gòu)檔案信息化管理，能夠有效提升工作質(zhì)量和工作效率。

一、社保檔案特點分析

1.數(shù)量比較多、內(nèi)容比較雜

當前在社保機構(gòu)當中檔案的數(shù)量非常大，并且內(nèi)容比較繁雜，造成這一情況的原因有兩種。首先，我國的人口數(shù)量非常多，因此，從基本角度來說，參加社保的人口基數(shù)量就非常大，并且隨著近些年來，人們對于社保重視程度不斷地加強，還會有更多人民群眾源源不斷地加入社保行列當中，導致社保檔案數(shù)量呈現(xiàn)上升趨勢。其次，社保的種類比較多，例如基本的醫(yī)療保險、養(yǎng)老保險、失業(yè)保險、生育保險等，不同保險種類需要具備不同的佐證材料、保障申請、繳費憑證等，這也導致社保機構(gòu)當中檔案數(shù)量源源不斷的增多，非常需要現(xiàn)代化、智能化的管理手段來幫助社保機構(gòu)提升檔案管理水平。

2.社會性和動態(tài)性特點

建立社保是為了給社會公民提供更加優(yōu)質(zhì)的公共服務和社會保障，因此，社保機構(gòu)內(nèi)部的檔案管理工作具有社會性特點。每年參保人員的數(shù)量都會有所變更，既會產(chǎn)生新增繳費，也會產(chǎn)生退休、醫(yī)療和生育的費用，因此，社保檔案的管理需要具有動態(tài)性特點，隨時更新才能夠保障檔案內(nèi)容更加精確合理，為人民群眾提供更加優(yōu)質(zhì)和全面的服務。

二、大數(shù)據(jù)時代檔案管理信息化優(yōu)勢

1.更加安全和集中

社保檔案具有長久性特點，有些內(nèi)容需要進行永久的保存，在傳統(tǒng)的保存過程中，紙質(zhì)檔案很容易因為頻繁的借用和調(diào)閱而被損壞、丟失。在大數(shù)據(jù)時代結(jié)合大數(shù)據(jù)技術(shù)優(yōu)勢進行信息化檔案管理，能夠有效地減少傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的翻閱次數(shù)，幫助延長檔案的使用壽命和確保檔案保存完整性。信息化管理還能夠針對原來的檔案進行備份和共享，確保社保檔案的利用能夠更加安全，提升社保檔案的利用效率。信息化管理相對于傳統(tǒng)檔案管理來說，具有集約性管理特點，跟傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的有形庫房存儲不同，信息檔案可以保存在光盤、硬盤等載體當中，不僅有效節(jié)省存儲空間，而且體積非常小，容量更大。

2.更加節(jié)約和高效

大數(shù)據(jù)時代信息化管理更加節(jié)省存儲成本，節(jié)省存儲空間，把傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)換成為數(shù)字化信息，更加方便工作人員的快速訪問，能夠有效實現(xiàn)無紙化辦公。在傳統(tǒng)紙質(zhì)社保檔案管理過程中，檔案的查閱、提取和添加都處于封閉狀態(tài)，需要工作人員人工操作，由于文件內(nèi)容比較煩瑣，無形中增加了工作人員的工作壓力。大數(shù)據(jù)時代信息化檔案管理從傳統(tǒng)的手工操作轉(zhuǎn)變成為電腦檢索，只根據(jù)系統(tǒng)操作提示就能夠快捷有效地完成檔案管理工作，有效提升工作效率，節(jié)約工作時間。

3.更新更加實時

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理過程中，從檔案信息的收集、處理加工、入戶存檔等工作程序，需要不同的工作人員協(xié)助進行完成[1]。在具體的工作操作中。由于時效問題，會造成信息過時，影響檔案材料使用的時效性。而社保檔案信息化管理能夠有效避免該問題的出現(xiàn)，能夠確保信息的更新更加及時有效，滿足人們對于該檔案材料的應用需求。

4.管理更加規(guī)范

文件檔案的信息化管理是把傳統(tǒng)的紙張信息錄入計算機當中，把紙張載體轉(zhuǎn)換成為機械設備載體，利用機械設備針對可讀文件進行閱讀、調(diào)閱、存儲等，有效杜絕了在檔案的查閱和應用過程中，可能會出現(xiàn)的抽取、篡改等現(xiàn)象，確保檔案內(nèi)容的管理更加標準和規(guī)范，保障了檔案信息的真實性。在大數(shù)據(jù)時代建立社保檔案管理系統(tǒng)，能夠從傳統(tǒng)的靜態(tài)管理模式轉(zhuǎn)變成為動態(tài)化管理模式，促進我國檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展。

三、社保檔案管理現(xiàn)存問題

1.管理水平參差不齊

目前我國社保檔案管理工作存在效果參差不齊的情況，造成這一問題的主要原因是管理水平不足。一部分地區(qū)的社保局對于內(nèi)部的檔案管理工作十分重視，設置了十分充足的工作人員數(shù)量，提供了足夠的資金支持，因此，該地區(qū)的社保檔案管理工作水平非常高。一部分地區(qū)由于受到客觀條件的限制，人力資源和物力資源沒有充分到位，給該地區(qū)社保檔案管理工作帶來的滯后性。例如人員已經(jīng)參保，但是自己的社交檔案卻遲遲沒有更新，也無法提供有效憑證，影響了社保檔案管理工作質(zhì)量。

2.社保檔案基礎設施建設不足

只有具備了足夠的硬件設施，才能夠真正提升社保檔案的管理工作水平。當前一部分地區(qū)的基層社保單位還在使用傳統(tǒng)的手工檔案記錄和檔案保管方式，這部分地區(qū)有些是受到客觀因素影響，有些是身處于偏遠的山區(qū)，沒有足夠的人力和物力資源支持，導致大量的大量檔案損壞丟失，嚴重影響了社保檔案的應用效率。

3.管理制度建設不完善

目前針對我國的社保業(yè)務開展，政府部門頒布了相關的法律法規(guī)，以期能夠強化社保工作開展效果。但是大部分內(nèi)容都是針對社保業(yè)務開展，沒有對社保檔案管理工作的要求，再加上當前一部分，社保單位忽視了檔案管理工作的重要性，沒有投入足夠的人力、物力資源開展社保檔案管理工作，導致當前社保機構(gòu)形成的管理制度不夠完善，也缺少了相配合的監(jiān)督機制，對于該工作開展會產(chǎn)生不利影響。

4.人員素質(zhì)有待提升

社保檔案管理工作目前并沒有得到應有的重視，配置的管理工作人員綜合素質(zhì)較低，不具備專業(yè)的檔案管理知識和信息技術(shù)應用能力，甚至一部分地區(qū)的社保單位認為檔案管理屬于最簡單的工作，因此，會讓其他工作崗位人員兼職負責，或者是尋找年齡比較大的、學歷比較低的人來進行簡單的檔案管理，沒有把社保檔案價值充分發(fā)揮出來，影響了檔案管理的工作效率。

四、在大數(shù)據(jù)時代社保檔案管理新工作需求

1.社保檔案管理需要信息化、數(shù)字化處理

社保檔案屬于社保機構(gòu)相關工作開展的重要工作內(nèi)容，在大數(shù)據(jù)時代，結(jié)合現(xiàn)代化技術(shù)和設備進行檔案管理，是針對計算機內(nèi)部存儲的數(shù)字信息進行有效的處理，充分利用數(shù)字化和網(wǎng)絡化技術(shù)優(yōu)勢，幫助提升我國社保檔案管理工作效率和質(zhì)量[2]。在大數(shù)據(jù)時代發(fā)展背景下，社保機構(gòu)檔案管理。要把原有的紙質(zhì)檔案信息進行數(shù)字化建設，形成信息化數(shù)字庫，通過使用有效的數(shù)字管理和網(wǎng)絡管理來代替?zhèn)鹘y(tǒng)的人工管理。在數(shù)據(jù)系統(tǒng)當中想要查找社保檔案，可以直接針對個人檔案信息賬號進行檢索，快速地把需要查找的個人檔案資料全部調(diào)取出來，分析個人社保情況。因此，當前社保檔案管理工作需要信息化、數(shù)字化處理，為節(jié)省工作時間打下良好基礎。

2.檔案信息結(jié)構(gòu)需要科學化建設

建立出數(shù)據(jù)化的社保檔案信息，不僅僅是只記錄在檔案文件當中的信息，還是形成更加系統(tǒng)化的信息數(shù)據(jù)庫，利用信息技術(shù)、網(wǎng)絡技術(shù)和計算機技術(shù)，結(jié)合當前社保機構(gòu)實際發(fā)展水平，形成更加科學、合理的社保檔案信息結(jié)構(gòu)。社保檔案的信息存儲結(jié)構(gòu)一定要保證科學合理，選擇使用更加專業(yè)的數(shù)據(jù)庫來保存檔案信息，結(jié)合我國社保機構(gòu)內(nèi)部檔案信息特點，利用鏈狀結(jié)構(gòu)、樹狀結(jié)構(gòu)等不同的信息結(jié)構(gòu)形式，有效存儲檔案信息。便于結(jié)合大數(shù)據(jù)分析技術(shù)，快速有效地針對有效信息進行分析和查找。

3.信息管理人才需要專業(yè)化培養(yǎng)

在大數(shù)據(jù)時代發(fā)展背景下，實現(xiàn)數(shù)字檔案的信息建設，需要具備專業(yè)的工作人員進行檔案管理。具備了專業(yè)化、信息化的檔案管理系統(tǒng)，需要安排具備完善的檔案管理知識和信息技術(shù)人才進行開發(fā)和維護，這樣才能夠真正確保檔案管理信息系統(tǒng)作用充分發(fā)揮出來，確保檔案信息的錄入和提取更加安全、準確。當前，社保檔案管理工作對于人才需求量非常大，要針對現(xiàn)有信息管理人才進行專業(yè)化培養(yǎng)，深刻了解檔案管理系統(tǒng)的運作情況和運作原理，能夠熟練地使用檔案管理系統(tǒng)，并對需要管理的檔案信息有專業(yè)級別的了解認知，根據(jù)實際工作需求來結(jié)構(gòu)和整理信息內(nèi)容，確保信息保存更加安全完整，檔案的調(diào)取和分析也能夠更加快速有實效。

五、大數(shù)據(jù)時代人社局檔案管理有效措施

1.完善檔案管理制度

想要提升管理工作質(zhì)量，首先需要具備規(guī)范化和標準化的檔案管理目標。針對當前人社局檔案管理工作存在的問題，重點針對現(xiàn)有的檔案管理制度進行優(yōu)化和完善，從檔案管理工作制度入手，提升制度內(nèi)容的科學性和合理性特點[4]。人社局要對檔案管理工作開展加強重視，設置專門負責檔案管理的工作機構(gòu)，形成完善和健全的工作制度，明確在檔案管理工作小組當中，每一位工作成員的工作職責和工作內(nèi)容，要求在工作中需要積極主動地接受上級相關部門和領導的監(jiān)督檢查。要把檔案管理制度的要求貫徹落實到每一個工作實處，并配合進行檔案管理工作考核，根據(jù)考核工作得到的結(jié)論實施獎勵和懲罰，不斷激發(fā)工作人員的工作積極性，引導管理小組能夠主動參與到檔案管理工作中，例如組卷和歸檔等工作，嚴格貫徹落實管理工作要求，幫助人社局檔案創(chuàng)造出更多的價值。

2.加強專業(yè)化檔案管理人才隊伍建設

目前，人社部門檔案管理的工作量正在不斷地增多，對于專業(yè)的人力資源需求量越來越大。為了能夠滿足檔案管理工作需求，需要加強專業(yè)工作團隊的建設，在人力資源管理中投入更大的成本，打造出專業(yè)化、高質(zhì)量、素質(zhì)強的檔案管理工作團隊。在團隊當中要配置本科及以上的工作人員，專門負責完成檔案管理工作，組織負責進行檔案管理的工作人員學習中華人民共和國檔案法、干部人員檔案工作條例等有關與檔案管理的法律法規(guī)，強化工作團隊的業(yè)務素質(zhì)水平和檔案管理工作能力。針對在崗的管理人員進行業(yè)務能力培訓，強化檔案工作人員的信息化管理水平，能夠有效地利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和大數(shù)據(jù)技術(shù)提升檔案管理工作效率，在工作崗位當中創(chuàng)造出更大的價值。檔案管理人員需要在工作中始終保持終身學習的態(tài)度，不斷進行自我能力提升，積極主動參與到檔案管理工作當中，充分發(fā)揮出社保檔案資源的價值，不僅能夠幫助檔案管理人員自己實現(xiàn)自我價值，也能夠促進人社局的可持續(xù)發(fā)展。

3.加強硬件設施投入力度

人社局面臨的檔案管理工作量越來越多，檔案的利用需求也逐漸增大，因此，對于工作人員的工作效率和工作能力要求非常高[5]。為了能夠有效地應對人社局檔案管理工作需求，需要加強硬件設施的投入。例如某地區(qū)的人社局逐漸加大了硬件設施投入力度，明確的劃分出檔案，信息化管理庫房、辦公區(qū)域和接待區(qū)域，確保檔案管理是內(nèi)部格局更加科學合理。除此之外，還相應地建立了80平方米的標準化檔案庫房，為接下來檔案的信息化管理工作，開展提供了良好的工作環(huán)境和檔案保存條件。在該庫房當中配置了10列專門的檔案密集架，以及相應的硬件設施，例如掃描儀器、滅火器和中央空調(diào)等，全面輔助檔案管理工作的開展，為檔案管理工作保質(zhì)保量完成提供有效的保障，幫助人社局檔案創(chuàng)造了更多的價值，有效提升檔案管理質(zhì)量。

4.加強檔案數(shù)據(jù)庫建設

在大數(shù)據(jù)時代發(fā)展背景下，為人社局檔案管理工作提供信息管理技術(shù)支持，加強人社局檔案管理信息化建設，能夠有效地提升檔案管理水平，把檔案資源價值充分應用起來[6]。當前已經(jīng)有越來越多的機關單位開始針對內(nèi)部的檔案進行信息化管理，得到了非常良好的檔案管理效果，有效提升了該工作開展質(zhì)量和開展效率。某地區(qū)人社局針對檔案管理進行信息化建設，完善了單位內(nèi)部的基礎設施配置，提供了平板掃描儀器、數(shù)字化檔案存儲系統(tǒng)、數(shù)字化檔案管理服務器、數(shù)字化檔案處理終端等，為接下來檔案的信息化收集、錄入、管理、調(diào)取等提供了數(shù)據(jù)支持。

有了現(xiàn)代化信息技術(shù)的應用，能夠讓更多的檔案管理工作開展更加高效和便利，為人社局檔案管理提供了便捷的服務，減少了人員投入，節(jié)約了成本消耗。同時，信息化管理還能夠減少由于人力因素造成的工作誤差，避免了檔案信息的不確定性，有效保障了檔案信息的質(zhì)量和利用價值。結(jié)合現(xiàn)代化信息技術(shù)應用構(gòu)建出完善的檔案數(shù)據(jù)庫，能夠支持檔案數(shù)據(jù)的存儲和管理，打破了傳統(tǒng)檔案管理中時間和空間的限制，有效提升了資源的利用效率，為檔案的使用者提供了便利條件，針對檔案信息進行最大化的開發(fā)和利用。人社局可以根據(jù)自身的人事業(yè)務系統(tǒng)以及檔案管理電子臺賬來進行檔案管理工作，優(yōu)化傳統(tǒng)檔案業(yè)務開展模式，快速適應在大數(shù)據(jù)時代發(fā)展背景下的檔案管理工作開展需求，不斷地提升檔案管理水平和服務效率，推動社保局內(nèi)部檔案管理信息化建設腳步不斷前進。

5.形成更加規(guī)范的信息化檔案管理流程

具備更加規(guī)范和標準的信息化檔案管理工作流程，從一開始的電子檔案傳輸、保存，再到電子檔案的調(diào)閱和應用，每一步都要嚴格按照管理工作流程進行，能夠有效保障工作開展質(zhì)量[7]。首先需要形成全局統(tǒng)一的檔案管理工作模式，為接下來檔案管理業(yè)務提供統(tǒng)一的指導，形成標準化、統(tǒng)一化的檔案管理服務中心，負責針對檔案資源進行統(tǒng)一管理。針對當前人社局內(nèi)部檔案進行統(tǒng)一標準對好分類、裝訂、上架、保存。利用信息技術(shù)來實現(xiàn)檔案的信息化管理，針對檔案內(nèi)容進行電子化掃描，確保電子檔案能夠和業(yè)務系統(tǒng)完美對接，優(yōu)化當前檔案業(yè)務信息化處理模式，從一開始的保管檔案為主轉(zhuǎn)變成為以檔案系統(tǒng)管理為主，徹底轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)手工管理模式。要針對不同數(shù)據(jù)提供不同的收集方式，例如某地區(qū)人社局在建設檔案資源庫的時候，把財務的業(yè)務系統(tǒng)當中需要進行歸檔的業(yè)務數(shù)據(jù)，通過使用標準的數(shù)據(jù)接口，把數(shù)據(jù)傳輸?shù)綑n案管理平臺當中，完成數(shù)據(jù)收集。文書和財務檔案則通過數(shù)據(jù)管道工具來針對數(shù)據(jù)進行批量導入。針對目前使用的紙質(zhì)檔案，在完成數(shù)字化加工之后，也要批量化進行導入。一部分增量檔案可以根據(jù)情況，采用手工錄入的方式進行收集。

檔案管理要從檔案業(yè)務的基礎性管理工作入手，為使用者提供檔案接收、掃描、管理、編目整理、檢索查詢、借閱、鑒定、統(tǒng)計分析、打印輸出、信息訂閱等服務功能，能夠滿足一系列檔案信息化管理要求。針對實體檔案存放也要從庫存基礎管理入手，為使用者提供庫房定義、檔案上架、移架、出庫、入庫、瀏覽、條碼管理、智能監(jiān)控等服務。要打破傳統(tǒng)檔案管理思維，形成一體化信息聯(lián)動體系，把檔案價值充分發(fā)揮出來，可以拓展檔案查詢、業(yè)務統(tǒng)計、檔案借閱等業(yè)務應用，滿足更多的檔案應用需求。人社部門內(nèi)部檔案類型非常多，下級機構(gòu)的眾多用戶都需要通過廣域網(wǎng)接入到系統(tǒng)當中進行檔案的調(diào)取和查詢，業(yè)務有一定的時效性要求，確保系統(tǒng)在使用過程中運行更加穩(wěn)定，操作更加簡單。

6.保證檔案信息的真實性和安全性

工作人員需要秉持認真負責、嚴謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，確保人社局檔案資料信息能夠更加的真實和安全[8]。要提前針對檔案信息做好備份，并定期進行檔案信息的核對。要購買和定制安全系數(shù)高、防御能力強的安全保護軟件，能夠有效減少系統(tǒng)受到網(wǎng)絡病毒攻擊的概率，確保檔案信息能夠真正安全、準確。

結(jié)語

綜上所述，實現(xiàn)機構(gòu)內(nèi)部檔案管理的數(shù)字化建設，是未來檔案管理工作發(fā)展的必經(jīng)之路，能夠有效創(chuàng)新傳統(tǒng)檔案管理模式、存儲模式和應用模式。面對大數(shù)據(jù)時代發(fā)展，人社局檔案管理也面對新的機遇和挑戰(zhàn)，因此，需要積極結(jié)合當前時代發(fā)展背景，利用信息技術(shù)優(yōu)勢，完善檔案管理系統(tǒng)，形成數(shù)字化、標準化的檔案管理工作流程，打造出素質(zhì)高、能力強的檔案管理工作團隊，有效促使人社局檔案管理工作的網(wǎng)絡化發(fā)展。