如何利用大數(shù)據(jù)創(chuàng)新檔案管理模式和提升服務(wù)能力

郭喜萍

（鐵嶺市城市發(fā)展服務(wù)中心，遼寧 鐵嶺 112000）

引言

隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，數(shù)據(jù)信息的安全性和利用的高效性成了一個(gè)關(guān)鍵的問(wèn)題。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理中，受到信息整合利用開(kāi)發(fā)的限制，檔案管理的服務(wù)水平無(wú)法得到提高，檔案信息數(shù)據(jù)很難真正發(fā)揮作用，滿足社會(huì)、個(gè)人以及單位應(yīng)用的需要。而信息技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，則大大提高了信息數(shù)據(jù)的開(kāi)發(fā)利用整合處理速度和效率，檔案的開(kāi)發(fā)利用率提高，數(shù)據(jù)共享成為一種被廣泛應(yīng)用的服務(wù)方式，能夠滿足社會(huì)、個(gè)人以及單位對(duì)于檔案信息的需求。

一、大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理模式的變化

1.服務(wù)體系的變化

檔案管理的本質(zhì)目的是能夠?yàn)樯鐣?huì)發(fā)展提供服務(wù)，當(dāng)前社會(huì)發(fā)展形勢(shì)下，對(duì)于檔案管理的多元化需求逐步提高，為滿足企業(yè)以及個(gè)人的多元化、個(gè)性化需求，需要提升檔案管理的人性化服務(wù)意識(shí)，將服務(wù)對(duì)象作為關(guān)注重點(diǎn)，為服務(wù)對(duì)象提供精細(xì)化服務(wù)。由于檔案管理的資料量巨大，實(shí)現(xiàn)個(gè)性化的服務(wù)會(huì)產(chǎn)生巨大的工作量，借助數(shù)據(jù)化管理模式的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)，可以大幅提升檔案查詢以及調(diào)轉(zhuǎn)等工作的工作效率，大數(shù)據(jù)時(shí)代促使檔案管理服務(wù)體系發(fā)生變化。

2.安全管理工作發(fā)生變化

檔案的安全管理是檔案管理工作的重點(diǎn)問(wèn)題，傳統(tǒng)檔案管理模式容易出現(xiàn)檔案污損或者丟失等問(wèn)題，大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案的數(shù)據(jù)信息量更加龐大，檔案的安全管理問(wèn)題更是重中之重。檔案的安全管理工作需要重視檔案的保存條件、管理制度和模式、安全管理控制技術(shù)以及加密保密措施等內(nèi)容，開(kāi)放的網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用環(huán)境，使數(shù)據(jù)形式的檔案管理工作面臨更大的安全威脅，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題的防范，對(duì)各種形式的檔案進(jìn)行分類和分等級(jí)的保存，才能夠有效避免檔案出現(xiàn)檔案損壞或者非法入侵等問(wèn)題，大數(shù)據(jù)時(shí)代推動(dòng)檔案的安全管理工作發(fā)生變化。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理模式創(chuàng)新的發(fā)展策略

1.重視檔案資源的安全防護(hù)

檔案資源的安全管理問(wèn)題是當(dāng)前社會(huì)領(lǐng)域關(guān)注的重點(diǎn)問(wèn)題，檔案信息即涉及國(guó)家安全，同時(shí)也涉及公民的個(gè)人信息和隱私問(wèn)題。開(kāi)放的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境為檔案管理工作提供便利的同時(shí)，也給檔案管理工作帶來(lái)更大的安全威脅，相關(guān)單位需要提升對(duì)于檔案安全管理問(wèn)題的重視程度，對(duì)于負(fù)責(zé)存儲(chǔ)檔案信息的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，要設(shè)置防火墻和多重防入侵技術(shù)，以實(shí)現(xiàn)對(duì)于黑客病毒的入侵?jǐn)r截。檔案管理單位還需要將檔案數(shù)據(jù)信息進(jìn)行備份，以備檔案數(shù)據(jù)信息發(fā)生意外情況時(shí)，能夠?yàn)闄n案管理工作的開(kāi)展提供保障。

2.加快檔案管理工作的創(chuàng)新意識(shí)

大數(shù)據(jù)時(shí)代進(jìn)行檔案管理工作，需要提升其創(chuàng)新工作理念，在創(chuàng)新思維意識(shí)下帶動(dòng)其行為能力的提高，通過(guò)創(chuàng)新工作方法的融入，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的不斷發(fā)展。檔案管理工作具有社會(huì)服務(wù)性特征，從經(jīng)濟(jì)發(fā)展角度而言，有效的檔案管理工作可以為社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展提供服務(wù)保障，因而工作人員需要重視自身工作理念的創(chuàng)新，重視服務(wù)意識(shí)的提高，保持良好的工作態(tài)度，借助計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，提升自身的工作質(zhì)量和工作效率。

3.建立完善的檔案體系

3.1 擴(kuò)大檔案信息的收集范圍。伴隨著科技的飛速發(fā)展，存儲(chǔ)技術(shù)不斷進(jìn)步，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案信息化存儲(chǔ)的能力也有了質(zhì)的提升。為此，應(yīng)在保證技術(shù)的基礎(chǔ)上，不斷擴(kuò)大檔案信息的收集范圍，確保其全面性，提高檔案的價(jià)值和利用率。歸檔資料的收集可以保留傳統(tǒng)文字的原貌，增加更生動(dòng)的信息，比如圖片和視頻。通過(guò)將這些信息數(shù)字化，使其能夠存儲(chǔ)在指定的媒體中，同時(shí)在云端進(jìn)行備份，從而有效地豐富了檔案的內(nèi)容。

3.2 制定專業(yè)的信息采集標(biāo)準(zhǔn)。當(dāng)前，傳統(tǒng)檔案的建立已有成熟的技術(shù)和制度，而基于大數(shù)據(jù)的檔案卻沒(méi)有明確具體的制度，因此，建立完善的相關(guān)檔案信息化管理系統(tǒng)十分重要。信息檔案的建立與保管需要檔案館內(nèi)部各部門(mén)的協(xié)作，相互間協(xié)調(diào)不良，信息收集會(huì)出現(xiàn)重復(fù)、不完全現(xiàn)象。所以，在制定了合理的制度之后，各部門(mén)按照制度標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行才能有效地配合信息化檔案管理部門(mén)的工作，從而大大提高檔案管理工作的效率。

三、大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理服務(wù)水平提升的策略

1.創(chuàng)新服務(wù)方法

以前的檔案要從檔案館取回，時(shí)間浪費(fèi)、效率低。大數(shù)據(jù)可以改善傳統(tǒng)訪問(wèn)的不便性，提供在線訪問(wèn)功能。使用者可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)和電腦隨時(shí)隨地進(jìn)行網(wǎng)上訪問(wèn)。管理者可根據(jù)用戶的要求對(duì)相關(guān)文件進(jìn)行整理，并通過(guò)電子郵件發(fā)送給用戶，大大節(jié)省了用戶的時(shí)間，提高了工作效率?？沙掷m(xù)改進(jìn)和增加檔案形式，增強(qiáng)檔案的利用功能。單位及個(gè)人可查閱電子圖紙及檔案，作為工作參考。

2.提高服務(wù)質(zhì)量

一是保證信息存檔平臺(tái)的穩(wěn)定性，確保能為用戶提供長(zhǎng)期穩(wěn)定的服務(wù)；二是保證了平臺(tái)的運(yùn)行速度，保證了用戶在查閱文件時(shí)能迅速找到所需文件；確保檔案的安全性，避免信息泄露和數(shù)據(jù)丟失，確保用戶所發(fā)現(xiàn)的檔案的完整性、真實(shí)性和安全性。

3.大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)使我們重新認(rèn)識(shí)管理工作

大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案管理模式變化的研究，有利于保護(hù)各類檔案文化資源，優(yōu)化檔案業(yè)務(wù)流程，挖掘檔案增值信息，加強(qiáng)檔案管理機(jī)構(gòu)的職能建設(shè)，達(dá)到促進(jìn)檔案事業(yè)發(fā)展的目的。在理清大數(shù)據(jù)相關(guān)概念的基礎(chǔ)上，本文對(duì)國(guó)內(nèi)外相關(guān)研究文獻(xiàn)進(jìn)行歸納和總結(jié)，了解和分析目前學(xué)術(shù)界對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案管理研究的重點(diǎn)內(nèi)容，提出本文研究的主要內(nèi)容；檔案數(shù)據(jù)資源的變化主要是檔案數(shù)據(jù)的來(lái)源更廣、內(nèi)容更豐富、收集方式多樣；檔案利用服務(wù)的變化主要是檔案服務(wù)對(duì)象、內(nèi)容、方式和目的的變化；檔案安全保密的變化主要是檔案保管條件、應(yīng)急管理、技術(shù)手段、長(zhǎng)期保存和信息安全的變化；檔案行政管理體系的變化主要是檔案部門(mén)行政職能、業(yè)務(wù)指導(dǎo)、行政執(zhí)法以及合作方式的變化。為科學(xué)應(yīng)對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理模式的變化，尋求大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理的有效路徑，需要從拓寬檔案資源的收集類別、完善檔案資源的建設(shè)主體、改變檔案資源采集方式和科學(xué)整合檔案資源來(lái)加強(qiáng)檔案資源聚集，建立覆蓋人民群眾的檔案數(shù)據(jù)資源體系，從加速檔案資源開(kāi)放進(jìn)程、創(chuàng)新服務(wù)理念和開(kāi)拓服務(wù)途徑來(lái)創(chuàng)新服務(wù)內(nèi)容，健全方便人民群眾的檔案利用服務(wù)體系。檔案管理工作經(jīng)受了檢驗(yàn)，檔案管理的目的是促進(jìn)檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，大數(shù)據(jù)時(shí)代管理模式發(fā)生了變化，保護(hù)文化資源完善流程，主要抓好檔案管理理論體系建設(shè)、數(shù)據(jù)資源體系建設(shè)、利用服務(wù)體系建設(shè)、加大安全保密職能和行政管理職能。增加數(shù)據(jù)、服務(wù)、利用的意識(shí)。拓寬檔案收集渠道。建立覆蓋人民群眾的檔案數(shù)據(jù)資源體系。

四、法律法規(guī)問(wèn)題

傳統(tǒng)的檔案管理法規(guī)主要針對(duì)的是紙質(zhì)檔案管理，現(xiàn)代大數(shù)據(jù)環(huán)境下追求的是檔案管理和數(shù)據(jù)資源共享。虛擬環(huán)境下涉及一些需保密的數(shù)據(jù)可靠性問(wèn)題。一方面，國(guó)家現(xiàn)有的法規(guī)在保護(hù)檔案安全方面還不完善，大數(shù)據(jù)環(huán)境下的法律法規(guī)明顯的存在滯后性。另一方面，檔案數(shù)據(jù)信息在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代還缺乏相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行支撐，這使得檔案在大數(shù)據(jù)平臺(tái)運(yùn)行過(guò)程中，存在信息孤島等問(wèn)題不能得到有效解決。只有不斷完善大數(shù)據(jù)背景下隱私保護(hù)機(jī)制，尋求法律保護(hù)路徑，才能推動(dòng)大數(shù)據(jù)環(huán)境良序發(fā)展，促進(jìn)社會(huì)穩(wěn)定。

五、數(shù)據(jù)共享和創(chuàng)新服務(wù)能力依靠政府的支持

我國(guó)當(dāng)前治理模式正處于數(shù)據(jù)化、信息化的轉(zhuǎn)型、政府部門(mén)治理過(guò)程中開(kāi)始挖掘數(shù)據(jù)價(jià)值，對(duì)公共領(lǐng)域產(chǎn)生廣泛深刻的影響，在人與人之間、任何組織之間、任何政府之間都在公共視野下，政府主體和公民主體的行為方式發(fā)生了改變。我們政府部門(mén)為了方便辦事效率，在鐵嶺政務(wù)網(wǎng)上，開(kāi)展了便民服務(wù)，把我們部門(mén)依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》和《城建檔案管理規(guī)定》等文件以及職能、辦公地點(diǎn)都放在上面，方便單位和個(gè)人利用，提高辦事效率。

結(jié)語(yǔ)

綜上，在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，需要積極創(chuàng)建檔案管理信息，不斷提高檔案管理效率，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息共享，更好地滿足當(dāng)今國(guó)家數(shù)據(jù)管理的多方面需求。但是，在構(gòu)建過(guò)程中仍然存在一些問(wèn)題，嚴(yán)重阻礙了檔案管理的科學(xué)發(fā)展。因此，結(jié)合實(shí)際情況，有必要建立一個(gè)數(shù)字檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，發(fā)展和優(yōu)化檔案管理機(jī)制，改善員工整合，不斷改革檔案的功能，在政府的干預(yù)支持下最終完善我國(guó)信息數(shù)字化和數(shù)字化的檔案管理，更好地為社會(huì)提供利用服務(wù)。