文書檔案整理對事業(yè)單位效能化發(fā)展的重要意義

李海寧

（棗莊市薛城區(qū)檔案館，山東 棗莊 277000）

文書檔案整理是確保檔案完整性的重要途徑，為檔案的保存和查詢提供了便利的行動指南，對于事業(yè)單位已經(jīng)發(fā)布的各種指令，不管是口頭表達還是書面表述，將這些重要文書進行整理，分門別類統(tǒng)計規(guī)劃，是一項為行政單位未來工作打下基礎的關鍵工作。

一、文書檔案整理的概念

對于事業(yè)單位或很多企業(yè)而言，內(nèi)部頒發(fā)并需要下級執(zhí)行的命令、任務，通常以文書的形式出現(xiàn)，是行政部門日常工作的直接記錄者，能夠直觀反映事業(yè)單位近期的工作重點。隨著信息存儲技術的發(fā)展，工作人員開始轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案整理方式，將紙質(zhì)版的文書文件再以電子版形式存入計算機，建立專屬的信息數(shù)據(jù)庫，既能夠減少文件存儲的空間，也能夠方便后續(xù)信息采集、歸納和查找工作的順利進行。在人員工作分配上能夠省時省力，大幅提升工作效能，同時對單位的整體管理和運行呈現(xiàn)事半功倍的效果[1]。

二、現(xiàn)存檔案整理工作中存在的問題

1.事業(yè)單位對文書檔案的管理工作重視不夠

很多事業(yè)單位還沒有完全意識到文書檔案對于企業(yè)的重大作用，因此在檔案整理工作進行時不會積極配合，導致工作進程推進十分緩慢，也不能發(fā)揮出檔案對企業(yè)提升效能的價值。很多企業(yè)追求高產(chǎn)量、高收益，沒有對行業(yè)的未來做長遠打算，總是在工作中一個接一個地發(fā)布各種文書來盲目追求實時工作的進程，卻忽視了這些文書的整理工作。因此，事業(yè)單位要轉(zhuǎn)變這種片面的思維方式，對檔案整理投入一定的人力、物力和財力[2]。

2.相關工作人員業(yè)務素質(zhì)有待提高

一般檔案整理工作要求工作人員具備基本的信息識別、篩選能力，也能夠?qū)νw系、同類別的文書進行歸納，因此要重視專業(yè)的管理人才的引進，只有為企業(yè)引進更多的人才，提高整體員工的專業(yè)素養(yǎng)和受教育水平，才能使每個人的文書整理意識根深蒂固，發(fā)展眼光更加長遠，很大程度上增加了企業(yè)工作效率和能力水平。

三、文書檔案整理對事業(yè)單位效能化發(fā)展的重要意義

1.有助于行政單位的檔案建設

現(xiàn)代企業(yè)隨著社會的發(fā)展，逐漸面臨多元化、海量信息接踵而至的社會環(huán)境，在這種大環(huán)境下，企業(yè)必須建立成熟的信息管理系統(tǒng)尤其是文書檔案整理系統(tǒng)，只有檔案體系完善，才能提高人員的管理，從而幫助企業(yè)整體進步。工作人員在整理檔案的同時可以建立虛擬數(shù)據(jù)和紙質(zhì)實體兩種不同卻等效的檔案管理體系，兩者互為彼此信息的完整性的保障。兩者數(shù)據(jù)信息和歸納方式要保持同步，可以由檔案管理人員對檔案進行編號、標記等，使檔案存放更加具有條理性和邏輯性，為后續(xù)的校驗工作提供便利[3]。

2.有助于發(fā)現(xiàn)信息缺失

由于文書檔案隨著時間和工作進程的推進而隨機發(fā)布，通常都是比較零碎的關聯(lián)文件，一般會根據(jù)具體工作情況頒發(fā)有用的文書文件，對員工的工作進度起到督促和調(diào)整的作用，因此，由于文書的零散性，往往在整理文件時會造成信息缺失或文書遺漏等問題的出現(xiàn)。如果在文書發(fā)布的同時對其進行備份并保存，則能夠保證檔案的完整性，在進行文書檔案整理就能實時監(jiān)督人物的完成效率和員工的工作質(zhì)量，同時檔案整理也要養(yǎng)成電腦外設備留底的好習慣，避免由于電腦損壞造成的信息遺失，產(chǎn)生不利后果[4]。

3.有助于管理工作的進行

文書檔案的管理工作并不僅僅是對文件的簡單分類，任何有效的管理手段都離不開先進的管理理念，檔案管理追求的是一個過程，而不僅僅是一個結果，在引進先進技術手段的同時也要制定與新型技術手段相匹配的管理體系。首先，是對文書檔案的管理。采取線上線下雙重管理機制，若通過企業(yè)內(nèi)部的線上監(jiān)管平臺發(fā)現(xiàn)某一文書中的指令任務完成狀況不佳，可以及時通知線下相關負責人員采取補救手段，向相關負責人核實信息，也能及時通知線上工作人員進行信息記錄，使檔案管理工作有序進行。其次，是對工作人員的管理。工作人員是企業(yè)工作效能發(fā)展能否順利進行的關鍵，因此管理好每一個人不僅包括如何分配崗位、調(diào)整作息還包括如何發(fā)揮每個人的最大潛能以及完美的配合。在對工作人員進行管理的同時，還要向他們傳授新的工作理念，轉(zhuǎn)變工作方式，有利于促進企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展。

結語

綜上所述，文書檔案自身蘊藏的價值有待更多有心人士和事業(yè)單位去挖掘，但整理文書檔案這項任務的關鍵性是不容置疑的。文書檔案的整理工作和企業(yè)的管理工作密不可分，在檔案整理工作中，工作人員既要學會使用更多信息整理技能，熟練掌握多種存檔技巧，保證文書檔案的完整程度，也要看到在工作中時時出現(xiàn)的不足之處，加以改進，爭取做到企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展和效能化發(fā)展。