創(chuàng)新檔案管理理念實現(xiàn)檔案管理信息化

江 帆

（鐵嶺縣人力資源和社會保障事務服務中心，遼寧 鐵嶺 112000）

隨著我國科技與經(jīng)濟的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式主要采用人工調(diào)查或者人工檢索的方式，已經(jīng)很難跟上時代的步伐，滿足人們的需求，如今的檔案管理主要將計算機技術(shù)應用管理模式之中，將人工與計算機技術(shù)有效結(jié)合在一起，形成了一套較為完善的檔案管理體系，在一定程度上提高了管理的系統(tǒng)性，同時為文件的查找以及儲存提供了便利的條件，使得檔案管理的效率與質(zhì)量在一定程度上得以提升。

一、檔案管理信息化的優(yōu)點

1.檔案管理信息化可有效地提高辦公的效率

在傳統(tǒng)的檔案管理過程之中，主要采用人工進行查找以及儲存檔案的模式，在一定程度之上，由于人工的失誤率較大，檔案管理的效率以及質(zhì)量得不到保障。若將信息技術(shù)及計算機技術(shù)與人工技術(shù)相結(jié)合，在一定程度之上，能夠為檔案信息的管理與儲存提供較大的幫助，同時，能夠提高檔案管理辦公效率以及辦公質(zhì)量，在一定程度上促進了檔案管理信息化、現(xiàn)代化，促進檔案管理工作的順利進行。

2.檔案管理信息化可促進資源共享

傳統(tǒng)檔案管理模式很難進行資源共享，若必須資源共享則需要將大量的檔案進行運輸，在此過程之中，耗時耗力，因此，資源共享有很大局限性，會給遠程的資源信息查找?guī)砭薮蟮恼系K。如今，隨著我國信息技術(shù)的不斷發(fā)展，可以采用計算機技術(shù)，對檔案信息進行分類儲存，使其成為一個龐大的數(shù)字系統(tǒng)，在一定程度上可以促進檔案管理的質(zhì)量與效率，同時可以利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，將信息技術(shù)進行實時的傳輸，提高檔案資源的利用效率。

二、創(chuàng)新檔案管理理念與實現(xiàn)信息化的必然聯(lián)系

1.創(chuàng)新檔案管理理念是落實檔案管理信息化的必要條件

傳統(tǒng)的檔案管理模式不利于當今的時代要求，因此要落實檔案管理信息化就必需要改變傳統(tǒng)的檔案管理理念。改變傳統(tǒng)的以人工管理方式為主的檔案管理理念，應當從檔案管理工作的實際出發(fā)，利用計算機技術(shù)把檔案管理信息化的優(yōu)勢充分發(fā)揮出來。創(chuàng)新檔案管理理念，從管理者的思想上重視信息技術(shù)在檔案管理過程之中的重要作用，在此基礎之上才能充分發(fā)揮當今互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對檔案管理信息化的重要作用。從當今的管理現(xiàn)狀來看，大部分檔案管理局已經(jīng)開始采用檔案管理信息化的模式，然而很多單位的領導人員沒有對檔案管理給予較高的重視，因此使多很多信息管理的設備不夠完善，管理的模式較為落后，在一定程度上阻礙了檔案管理信息化的發(fā)展，因此要使得檔案管理信息化達到所要達到的目的，檔案管理工作者就需要對檔案的管理理念進行創(chuàng)新，改變以往的傳統(tǒng)檔案管理模式。

2.創(chuàng)新檔案管理理念能夠更好地促進檔案管理信息化的實現(xiàn)

在檔案管理過程之中，注入創(chuàng)新的檔案管理理念，在一定程度之上，能夠不斷地將科學技術(shù)融入檔案管理工作過程之中，從而能夠利用科學技術(shù)輔助檔案的管理、儲存、歸檔、建立等工作。同時，利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，能夠在一定程度之上提高檔案管理的效率，促進檔案管理信息的共享，保證了檔案管理的質(zhì)量，能夠更好地為社會所作出自己的貢獻。

三、創(chuàng)新檔案管理理念實現(xiàn)檔案管理信息化的有效途徑

1.建立健全的檔案管理體系

要真正地落實檔案管理信息化，首先要建立健全的檔案管理體系，使檔案管理工作的規(guī)范性和標準性得以保證。而根據(jù)檔案管理現(xiàn)狀來看，很多的檔案管理工作沒有統(tǒng)一的標準，使得檔案管理信息化僅僅在少部分工作之中能夠?qū)崿F(xiàn)，并沒有在整個檔案管理工作之中落實，要使檔案管理信息化發(fā)揮其應有的作用，檔案管理者應當建立健全的檔案管理體系，使檔案管理信息化落實在檔案管理工作中的每個環(huán)節(jié)，使得的檔案管理走向規(guī)范化和標準化，真正地落實檔案管理信息化。

2.為管理信息化提供強硬的技術(shù)支持

檔案管理信息化需要高端的科學技術(shù)水平，因此為檔案管理信息化的落實提供強硬的技術(shù)支持，才能夠使得檔案管理信息化的有效落實。要使得管理信息化的落實，需要強硬的軟件支撐以及硬件支撐。軟件需要在檔案管理過程之中，根據(jù)檔案特點進行有效的軟件開發(fā)，同時，軟件需要與辦公系統(tǒng)進行有效的融合，然而，軟件在使用過程中會出現(xiàn)各種問題，因此，技術(shù)人員要對軟件進行相應的預防措施，使其能夠順利運行。同時除了軟件之外，還需要強硬的硬件設施，因此，檔案管理人員要為檔案管理信息化提供優(yōu)質(zhì)的硬件設施設備，這樣不僅能夠保證軟件的正常運行，同時還能夠防止電磁對工作人員的干擾，保護工作人員的健康身體。

3.要提高檔案管理人員的信息化素質(zhì)

要促進檔案管理信息化水平，首要的是檔案管理人員有較高的信息化素質(zhì)，具有高素質(zhì)的檔案管理人員，才能夠促進檔案管理信息化進程的發(fā)展。具有信息化素質(zhì)的管理人員，需要能夠?qū)n案管理信息化的各種軟件以及硬件設施進行嫻熟的運用，要有主動學習的意識，在工作過程之中，不斷增強自己對硬件軟件設施的使用能力，豐富自己的理論知識，同時要掌握先進的檔案管理的方法，同時要提升自己使用計算機的技能，學會使用計算機來代替自己的人工操作，不斷提升自己的工作效率與質(zhì)量，從而能夠促進檔案管理工作信息化的不斷發(fā)展。

4.通過運用云計算技術(shù)對檔案管理進行優(yōu)化

隨著我國科技水平不斷發(fā)展，云計算技術(shù)逐漸滲透到檔案管理工作過程之中，通過將檔案資料分類儲存在云客戶端，所有的檔案都可以集中在云客戶端，對檔案進行集中化管理，同時，如果客戶需要檔案資料，其就可以登錄到云客戶端，自主獲取相關檢索服務，從而提高了檔案管理的質(zhì)量與水平，提高了使用效率，促進了檔案管理的智能化以及自主化。

結(jié)語

總之，我國當今檔案管理逐漸應用了現(xiàn)代的科學技術(shù)手段，在一定程度上促進了檔案管理的質(zhì)量與效率的提升，同時為了促進檔案管理更加能夠符合時代的要求，就需要管理人員在管理理念上不斷創(chuàng)新，不斷完善檔案管理信息化水平，促進檔案管理的智能化，自主化以及現(xiàn)代化，促進我國檔案管理實現(xiàn)其應有的價值。