基層檔案管理的信息化建設(shè)路徑分析

周惠俠

（棗莊市中區(qū)龍山路街道辦事處，山東 棗莊 277101）

當(dāng)前時(shí)代背景下，互聯(lián)網(wǎng)和信息技術(shù)的飛速發(fā)展，為各個(gè)行業(yè)增添了新的生機(jī)與活力，極大地轉(zhuǎn)變了傳統(tǒng)的生產(chǎn)生活方式。在基層檔案管理工作中，積極應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)和信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化建設(shè)，是檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展的必由之路。而對(duì)于基層單位來(lái)說(shuō)，由于基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)以及檔案管理工作人員觀念等多種因素的影響，導(dǎo)致檔案管理工作現(xiàn)代化建設(shè)過(guò)程中存在諸多問(wèn)題。因此，首先針對(duì)這些問(wèn)題進(jìn)行分析，認(rèn)識(shí)到檔案管理工作現(xiàn)代化建設(shè)的重要性和必要性，這樣才能夠提出更具有針對(duì)性的建設(shè)策略，從而有效提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率，發(fā)揮檔案管理工作的最大價(jià)值。

一、基層檔案管理信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題

1.檔案管理信息化意識(shí)有待提升

對(duì)于基層企事業(yè)機(jī)關(guān)單位來(lái)說(shuō)，在發(fā)展和管理的過(guò)程中始終將管理的重心放在業(yè)務(wù)方面，把對(duì)于檔案管理工作缺乏正確認(rèn)知。一些企事業(yè)機(jī)關(guān)單位甚至沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)，這導(dǎo)致檔案管理工作缺乏必要的基礎(chǔ)和前提。也有一些企事業(yè)機(jī)關(guān)單位制定的檔案管理工作制度不契合本單位的實(shí)際情況，也有一些企事業(yè)機(jī)關(guān)單位單純地認(rèn)為檔案管理工作只是記錄信息的工作，沒(méi)有給基層企事業(yè)機(jī)關(guān)單位的發(fā)展帶來(lái)效益，這導(dǎo)致檔案管理工作混亂，檔案管理工作人員在工作中也缺乏積極性和主動(dòng)性[1]。

2.檔案管理工作人員信息化素養(yǎng)有待提升

推動(dòng)基層檔案管理信息化建設(shè)的過(guò)程中，需要一支高水平的專(zhuān)業(yè)人才隊(duì)伍，才能更好地實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)，提供信息化建設(shè)的必要前提。但實(shí)際上，基層檔案管理工作中，由于檔案管理工作人員人口老齡化的現(xiàn)象嚴(yán)重，缺乏較高的信息素養(yǎng)，難以滿(mǎn)足信息化建設(shè)的發(fā)展和需要。也有一些企事業(yè)機(jī)關(guān)單位甚至沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的檔案管理工作人員，這些問(wèn)題的出現(xiàn)導(dǎo)致檔案管理工作人員缺乏檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化的能力，而在信息化時(shí)代背景下，針對(duì)檔案管理工作也缺乏必要的信息素養(yǎng)，難以滿(mǎn)足檔案管理工作現(xiàn)代化和信息化發(fā)展的需要。

3.基層檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)落后

在大多數(shù)基層檔案管理工作中，仍然還在沿用傳統(tǒng)的管理工作手段，檔案管理室的檔案信息儲(chǔ)存條件差，缺乏防護(hù)措施，一些年代相對(duì)久遠(yuǎn)的檔案信息已經(jīng)變質(zhì)，出現(xiàn)了檔案損毀和滅失的情況，失去了檔案保存的價(jià)值。除此之外，由于資金投入力度不足，導(dǎo)致檔案管理信息化建設(shè)的過(guò)程中，缺乏必要的軟硬件設(shè)施設(shè)備，導(dǎo)致檔案管理信息化建設(shè)失去了必要的基礎(chǔ)。

二、基層檔案管理工作信息化建設(shè)的必要性

實(shí)際上，基層檔案管理工作是企事業(yè)機(jī)關(guān)單位建設(shè)和發(fā)展中的重要管理內(nèi)容，檔案信息忠實(shí)地記錄了企事業(yè)機(jī)關(guān)單位在發(fā)展和建設(shè)中的各項(xiàng)活動(dòng)，對(duì)于企事業(yè)機(jī)關(guān)單位今后的發(fā)展具有十分重要的指導(dǎo)意義。因此，只有重視檔案管理工作的價(jià)值，提高檔案管理工作的實(shí)效性才能更好地促進(jìn)企事業(yè)機(jī)關(guān)單位的發(fā)展。

三、基層檔案管理信息化建設(shè)路徑分析

1.樹(shù)立信息化檔案管理的理念

首先，進(jìn)行基層檔案管理工作信息化建設(shè)的過(guò)程中，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理觀念，提高對(duì)檔案管理工作的重視程度，加大對(duì)檔案管理工作現(xiàn)代化和信息化建設(shè)的重視，才能制定一系列有效的制度，制定針對(duì)性的策略。其次，要積極聯(lián)動(dòng)檔案管理部門(mén)與其他院部門(mén)，加強(qiáng)部門(mén)與部門(mén)之間的聯(lián)系，通過(guò)制定針對(duì)性的措施應(yīng)對(duì)這些挑戰(zhàn)。

2.成立檔案管理信息化建設(shè)隊(duì)伍

一是應(yīng)當(dāng)做好對(duì)現(xiàn)有檔案管理工作人員的培訓(xùn)與再教育工作，結(jié)合基層檔案管理信息化建設(shè)的需要，制定一系列培訓(xùn)內(nèi)容和培訓(xùn)制度，引導(dǎo)檔案管理工作人員積極參與到培訓(xùn)工作中。二是應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)后備人才的儲(chǔ)備，積極引進(jìn)具有專(zhuān)業(yè)能力和綜合素質(zhì)的檔案管理人才進(jìn)入企事業(yè)機(jī)關(guān)單位中。這要求基層單位不斷優(yōu)化人力資源結(jié)構(gòu)，調(diào)整檔案管理工作人員的薪酬結(jié)構(gòu)，這樣才能使更多優(yōu)秀人才進(jìn)入檔案管理部門(mén)，進(jìn)行檔案管理工作的信息化建設(shè)。

3.加強(qiáng)檔案管理信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

首先，基層企事業(yè)機(jī)關(guān)單位應(yīng)當(dāng)成立專(zhuān)項(xiàng)資金用于檔案管理信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。將專(zhuān)項(xiàng)資金進(jìn)行落實(shí)，確保資金預(yù)算充足。同時(shí)，單位還要合理拓展資金來(lái)源渠道，確保專(zhuān)項(xiàng)資金能夠切實(shí)用于信息化建設(shè)。其次，進(jìn)行基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的過(guò)程中應(yīng)當(dāng)從軟硬件兩個(gè)方面著手。在硬件方面，結(jié)合基層檔案管理工作的需要，購(gòu)置專(zhuān)業(yè)的檔案管理工作設(shè)備。軟件方面，應(yīng)當(dāng)結(jié)合信息化建設(shè)的需要并且請(qǐng)專(zhuān)業(yè)的人才進(jìn)行系統(tǒng)搭建，確保搭建的系統(tǒng)滿(mǎn)足本單位的檔案管理工作特點(diǎn)[2]。

4.建立檔案管理工作信息化管理制度

建立信息化的檔案管理制度是推動(dòng)檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化運(yùn)行的重要基礎(chǔ)。在建設(shè)信息化管理制度的過(guò)程中，從檔案信息的收集與整理到檔案信息的利用等各個(gè)環(huán)節(jié)中都要制定切實(shí)可行的管理辦法。并且要求檔案管理工作人員嚴(yán)格按照檔案管理工作制度進(jìn)行各項(xiàng)工作，也要以制度不斷提高檔案管理工作人員工作的積極性和主動(dòng)性，這樣才能使檔案管理工作信息化管理制度進(jìn)一步推動(dòng)檔案管理工作的信息化建設(shè)。

結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在基層單位加強(qiáng)檔案管理工作的信息化建設(shè)，是檔案管理工作發(fā)展的必然之路。在進(jìn)行檔案管理工作現(xiàn)代化建設(shè)的過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作中面臨的挑戰(zhàn)和問(wèn)題，結(jié)合基層單位的實(shí)際情況，根據(jù)檔案管理工作信息化發(fā)展的需要制定相應(yīng)的策略，這樣才能不斷提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率，使之更好地適應(yīng)信息化時(shí)代檔案管理工作的需求，更好地展現(xiàn)檔案管理工作的價(jià)值。