淺析計算機在人事檔案方面上的管理

龍 玲 蔡奕龍

（1.湖南省疾病預(yù)防控制中心，湖南 長沙 410005；2.湖南省腫瘤醫(yī)院，湖南 長沙 410013）

隨著我國經(jīng)濟改革的發(fā)展和改革開放四十年來，計算機技術(shù)已經(jīng)成為經(jīng)濟發(fā)展的一個重要應(yīng)用環(huán)節(jié)。人事檔案管理往往包括復(fù)雜的人事安排和薪酬記錄。傳統(tǒng)的紙質(zhì)記錄方法使人事檔案記錄煩瑣，容易疏漏。改用電腦技術(shù)，可以有效地分析人事檔案，提高檔案管理的效率。隨著時代的發(fā)展，對人事檔案的數(shù)據(jù)要求和因素將會越來越多，計算機技術(shù)的可靠性和高效的特性可以有效地解決因人事檔案的復(fù)雜性而帶來的問題。

一、數(shù)據(jù)庫建立意義

1.建立數(shù)據(jù)庫是把信息輸入和保存在電腦里的過程。在建立數(shù)據(jù)庫的過程中，首先要對數(shù)據(jù)項的數(shù)量和信息量進行總結(jié)和分析，收集足夠完整和真實的數(shù)據(jù)。

2.可以根據(jù)自己設(shè)計的條目來組織和排序數(shù)據(jù)，并構(gòu)建一個數(shù)據(jù)分層和搜索系統(tǒng)，這使得排序和搜索更加方便[1]。

二、計算機對人事檔案的作用

1.計算機數(shù)據(jù)寫入能保證人事檔案寫入數(shù)據(jù)的可靠性，檔案包括了對一個人經(jīng)濟和能力的客觀解釋，檔案資料也得需要一定的規(guī)范性特征。而對管理人事檔案資料可以十分便捷地就能完成檔案規(guī)范化等要求，便是應(yīng)用計算機。并且對人事資料的檔案信息能夠很及時地進行記錄，在記錄過程中也比傳統(tǒng)的檔案管理快捷方便許多，利用計算機的智能輸入、保存、檢索所具有的功能操作，可以更加直觀、方便地查看干部的基本信息。

2.可以提高數(shù)據(jù)檢索和統(tǒng)計的效率的技術(shù)便是計算機技術(shù)。在績效考核和崗位分配的過程中，可以利用電腦檢索迅速分析相關(guān)匹配人員，完成對工資分配的有關(guān)統(tǒng)計工作，迅速提高了統(tǒng)計部門的統(tǒng)計效率。計算機還可以評價以及分析有關(guān)人員調(diào)動及績效，有利于管理者掌握單位的運行情況[2]。

3.通過計算機技術(shù)使人事檔案管理的效率得到了提高，在管理變動里出現(xiàn)有關(guān)人事安排等，可以對人事檔案數(shù)據(jù)進行及時修改，為確保數(shù)據(jù)文件及時、準(zhǔn)確。比較和傳統(tǒng)的紙記錄修改方法，計算機檔案管理系統(tǒng)無疑提高了數(shù)據(jù)處理的效率，使手工工作時間和工作量大大減少。

三、針對計算機所采取的對應(yīng)策略

1.計算機的數(shù)據(jù)處理程序，持續(xù)優(yōu)化建立更有效的數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)，計算機的數(shù)據(jù)處理能力持續(xù)開發(fā)，新的編程軟件和軟件也正在持續(xù)開發(fā)和適用。透過不斷優(yōu)化及更新的電腦數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，改善電腦內(nèi)的數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析能力，及對輸入數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)及完整性進行優(yōu)化。招聘熟悉檔案管理和電腦技術(shù)的人力資源檔案管理人員。在人事檔案管理工作中，員工必須熟悉檔案記錄和計算機程序瀏覽，并了解一定的計算機開發(fā)、計算機技術(shù)和編輯程序，以保證人事檔案管理系統(tǒng)正常工作，并確保數(shù)據(jù)傳輸?shù)挠行訹3]。

2.特立的計算機組可以成為計算機網(wǎng)絡(luò)，它們通過相互共享資源的方式使之連接在一起。通信技術(shù)和計算機技術(shù)相結(jié)合的結(jié)果便是計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。計算機網(wǎng)絡(luò)通過對網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)管理軟件和通信協(xié)議的管理和協(xié)調(diào)，實現(xiàn)資源共享和信息傳輸。資源共享意味著硬件、軟件和數(shù)據(jù)資源的共享，而信息傳輸意味著數(shù)據(jù)資源的集中式處理、管理和維護。

3.人事信息有很多屬性，情況的復(fù)雜性隨性質(zhì)而異。多種編制、編制歸屬、資深干部統(tǒng)計等工資統(tǒng)計范圍很廣，數(shù)據(jù)量極其龐大。人工統(tǒng)計使用大量的人力、物力和資源。如果存在多媒體信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)后，可以對信息進行迅速準(zhǔn)確的檢索，可以對信息實現(xiàn)共享，使用專業(yè)輔助軟件自動生成批準(zhǔn)書及其他材料，降低成本。特別是，通過儲存在電腦里的電子信息，可以大大減少翻閱紙張原稿文件的次數(shù)，也減少了原稿的磨損程度，從而節(jié)省費用[4]。

四、計算機在人事檔案上的發(fā)展前景

隨著計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，人力檔案管理由手動轉(zhuǎn)向網(wǎng)絡(luò)自動化將成為必然趨勢。但是，由于檔案管理者的意識形態(tài)概念沒有改變，他們往往還固守著原來的被動處理習(xí)慣，減緩了這種現(xiàn)代化的進程。傳統(tǒng)的管理思維方式使得人們可以像以前一樣手動處理問題，但無法考慮計算機的速度。他們知道用電腦可以寫得更快，但是他們還是非常樂意用于傳統(tǒng)管理思維方式，所以需要重復(fù)地工作。因此，提高管理人員素質(zhì)，加快理念概念的轉(zhuǎn)變至關(guān)重要。

結(jié)語

社會是不斷進步的，在高科技發(fā)展迅速的現(xiàn)代社會，計算機技術(shù)已經(jīng)普及應(yīng)用到全球各個領(lǐng)域空間，原始的人事檔案管理在如今的社會時代已經(jīng)不被需要了，為了緊跟時代的發(fā)展步伐，需要將計算機技術(shù)應(yīng)用到人事檔案的管理中，為人事檔案的管理水平提供行之有效的發(fā)展空間。