論高中檔案管理的重要意義及管理策略

胡 靜

（湖南省桃源縣第一中學(xué)，湖南 桃源 415700）

學(xué)校檔案既包括了學(xué)籍檔案、教師檔案、教學(xué)檔案還包括了組織檔案、基建檔案、財務(wù)檔案等多種類型，是學(xué)校的無形資產(chǎn)，對學(xué)校的教育教學(xué)工作及建設(shè)發(fā)展都起著重要的支撐作用。新時代背景下，加強(qiáng)學(xué)校檔案建設(shè)必須結(jié)合學(xué)校的實際情況，以解決學(xué)校檔案管理過程中的實際問題為出發(fā)點，不斷創(chuàng)新管理模式。

一、高中檔案管理的重要意義

1.可以集中反映學(xué)校的教研水平，推進(jìn)教學(xué)改革工作

伴著我國教育改革工作持續(xù)加強(qiáng)，教科研水平也得到了較大提升，高中學(xué)校的教學(xué)體制改革和教職員工管理體系也在不斷完善，從整體上來看，教學(xué)改革工作取得了一定成效，為更好地鞏固改革成果，促進(jìn)中學(xué)教學(xué)水平不斷提升，就需要重視和發(fā)揮檔案管理工作的支持作用。[1]通過建立一套完善的檔案管理制度，加強(qiáng)教學(xué)經(jīng)驗總結(jié)，明確學(xué)校當(dāng)前教育教學(xué)現(xiàn)狀問題，形成一套科學(xué)的管理方案，可以幫助高中學(xué)校結(jié)合當(dāng)前學(xué)生情況和教學(xué)形勢，制定出合理的教學(xué)計劃，可以使檔案在教學(xué)改革中發(fā)揮更大作用，可以更好地服務(wù)于高中教學(xué)，提高教學(xué)質(zhì)量。

2.可以完善學(xué)校的信息資源庫，便于加強(qiáng)教育教學(xué)評估

教學(xué)評估是高中教育教學(xué)工作中的一個重點內(nèi)容，評估的準(zhǔn)確性需要有足夠的信息數(shù)據(jù)作為支撐，加強(qiáng)學(xué)校檔案管理，全面收集、整理、保管教學(xué)檔案、課題成果、教育活動過程記錄及成果，形成一個完整的信息資源庫，能夠為高中教育教學(xué)評估提供強(qiáng)有力的數(shù)據(jù)資源參照，確保評估準(zhǔn)確。同時，這個信息庫也集中了教職員工的個人信息，教學(xué)成果內(nèi)容等，可以作為教師教學(xué)活動評價及職稱評定的重要參照，可以讓廣大教師明確自身不足，加強(qiáng)查漏補缺，有針對性調(diào)整教育教學(xué)方案，促進(jìn)教師的個人成長和職業(yè)發(fā)展，最終提升高中學(xué)校的整體教學(xué)水平。

3.可以構(gòu)成學(xué)校的精神文化內(nèi)涵，助力推進(jìn)和諧校園建設(shè)

學(xué)校檔案資料中包括很多有關(guān)學(xué)校建設(shè)和發(fā)展的歷史檔案，記載著學(xué)校的輝煌事跡，彰顯著學(xué)校的辦學(xué)理念，建校傳統(tǒng)，名師校友等各類歷史人文。這些內(nèi)容是學(xué)校的寶貴文化資源，也是學(xué)校持續(xù)建設(shè)和發(fā)展的精神指導(dǎo)，對學(xué)校全體師生而言都有著極大的教育影響作用。高中學(xué)校在進(jìn)行檔案管理時，應(yīng)重視挖掘、整理這些歷史人文檔案，并從中提煉出具有思想教育意義和精神凝聚作用的關(guān)鍵因素，從而推進(jìn)校園文化建設(shè)，營造一個和諧、優(yōu)良的教育教學(xué)大環(huán)境。

二、高中檔案管理工作存在的不足

1.檔案管理制度不健全

制度內(nèi)容不完善是影響高中檔案管理質(zhì)量的一個重要原因，為了有效提高高中學(xué)校的檔案管理水平，需要盡快建立一套科學(xué)的檔案管理制度。目前我們一些高中學(xué)校管理者對檔案管理工作不夠重視，沒有注意管理制度建設(shè)，使得檔案管理工作不規(guī)范、方式不合理。某些學(xué)校在制度制定上，直接照搬照抄其他學(xué)校或企業(yè)的檔案管理制度，沒有結(jié)合自身實際需要和學(xué)校檔案性質(zhì)，既無法提升檔案管理質(zhì)量，又造成了管理資源浪費[2]。

2.檔案管理手段陳舊

現(xiàn)階段一些學(xué)校仍采用傳統(tǒng)人工管理模式，部分學(xué)校雖然配置了信息化設(shè)備，但因為缺乏信息化人才，檔案管理人員計算機(jī)水平不高，操作不熟悉等原因，造成實際運用程度較低。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理不僅工作量大，工作效率低，容易出現(xiàn)操作錯誤，還容易造成檔案資料的遺失、損壞等，威脅到學(xué)校檔案的完整性和可靠性。

三、高中檔案管理的有效策略

1.建立健全檔案管理制度

新時代背景下，學(xué)校檔案管理工作也有新的要求，以往的管理制度和標(biāo)準(zhǔn)已經(jīng)難以適應(yīng)現(xiàn)階段的發(fā)展要求，需要加強(qiáng)檔案制度的優(yōu)化與創(chuàng)新。首先，各個高中學(xué)校要根據(jù)自身實際情況，結(jié)合現(xiàn)有條件，參照國家及行業(yè)關(guān)于檔案管理的要求，制定適合自身的管理辦法，同時應(yīng)緊跟隨時代發(fā)展變化，對制度內(nèi)容進(jìn)行實時調(diào)整和完善，以保持先進(jìn)性和科學(xué)性。其次，要嚴(yán)格執(zhí)行管理制度，需要建立自上而下，從內(nèi)而外的檔案管理監(jiān)督制度，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)及檔案管理干部帶頭遵守，落實各項制度程序，校長、主任以及全體教職員工都享有對檔案管理工作的監(jiān)督權(quán)。最后，實施崗位責(zé)任制，明確各個管理崗位人員的工作責(zé)任和任務(wù)，將信息采集、資料整理、檔案分類、儲存管理、日常維護(hù)等工作落實到人頭，并根據(jù)管理制度對責(zé)任人進(jìn)行相應(yīng)的獎懲。

2.創(chuàng)新高中檔案管理模式

首先，高中學(xué)校應(yīng)加大檔案管理信息化的硬件設(shè)施建設(shè)資金投入，要配置齊全計算機(jī)等設(shè)備、完善校園網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施，建立專門的信息化檔案管理室，配置專業(yè)管理人員，以促進(jìn)高中學(xué)校檔案管理朝著信息化管理方向轉(zhuǎn)型。其次，要引進(jìn)使用多種先進(jìn)的軟件技術(shù)來增強(qiáng)信息化檔案管理的有效性。需要購買專業(yè)、正版的檔案管理操作系統(tǒng)軟件，建立信息化檔案管理系統(tǒng)，同時借助大數(shù)據(jù)技術(shù)來收集、分析和整理檔案數(shù)據(jù)信息，將各類信息歸納到數(shù)字信息資源庫，分別置于不同的板塊，貼上對應(yīng)數(shù)據(jù)標(biāo)簽，以便于檔案搜索查詢和借調(diào)，并確保檔案信息的安全性。

結(jié)語

高中檔案資源涉及高中學(xué)校工作的各個領(lǐng)域，完善的檔案資料不僅有助于保障教育教學(xué)工作質(zhì)量，還有利于促進(jìn)學(xué)校的深化發(fā)展，加強(qiáng)檔案管理意義重大。實踐工作中，高中學(xué)校管理者及全體教職人員都要重視檔案管理工作，要加快建立健全管理制度體系，要充分借助信息技術(shù)及設(shè)備創(chuàng)新檔案管理模式，提升管理效率和質(zhì)量。