談企業(yè)檔案災(zāi)害預(yù)防

王樹菊

（凌源市衛(wèi)生健康局，遼寧 朝陽 122500）

企業(yè)檔案災(zāi)害是指對企業(yè)檔案的實體、檔案信息和企業(yè)檔案工作者造成損害，致使企業(yè)檔案損毀、信息丟失以及檔案工作者的傷亡等后果。如今危害企業(yè)檔案安全的突發(fā)災(zāi)害頻發(fā)，企業(yè)需要提高檔案災(zāi)害預(yù)警防范意識，提高檔案災(zāi)害應(yīng)對能力，最大限度地減少企業(yè)檔案一次損壞和二次損失。

一、檔案災(zāi)害對企業(yè)檔案的影響

造成企業(yè)檔案災(zāi)害主要有三種，一是自然災(zāi)害類，西南方地區(qū)的洪水、滑坡、泥石流、地震：東部沿海地區(qū)的臺風(fēng)、海嘯：在南方地區(qū)的梅雨季節(jié)時，企業(yè)檔案多會因洪水等潮濕天氣造成紙質(zhì)版檔案字跡模糊并腐爛，其他載體檔案無法利用，給企業(yè)檔案造成直接或間接的損害。二是人為災(zāi)害類，人為盜取檔案資料，盜取企業(yè)重要檔案信息，人為對企業(yè)檔案進(jìn)行破壞、篡改、刪減等，泄露檔案信息管理系統(tǒng)賬號及密碼，造成了檔案信息安全隱患等。三是技術(shù)故障類，計算機病毒感染，儲存介質(zhì)因壽命有限損壞，磁盤因磁性衰退而失去數(shù)據(jù)，光盤因為記錄層的信息慢慢退化而不能讀取數(shù)據(jù)信息等問題。

由于地震、臺風(fēng)、洪水、人為失誤、恐怖活動、戰(zhàn)爭、網(wǎng)絡(luò)黑客等災(zāi)害時有發(fā)生，給企業(yè)的檔案安全造成隱患，并且大多數(shù)企業(yè)由于自身經(jīng)濟(jì)實力有限、檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施落后、檔案人員的預(yù)防意識不足，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的檔案安全管理意識薄弱。在這樣的環(huán)境下，災(zāi)害的發(fā)生會對企業(yè)檔案造成了嚴(yán)重的破壞。

一是對企業(yè)檔案建筑實體的損壞，檔案實體是企業(yè)保存檔案的重要物質(zhì)載體，在災(zāi)害來臨之時，檔案建筑是抵御災(zāi)害的第一道屏障，災(zāi)害容易導(dǎo)致企業(yè)檔案建筑物墻體開裂、傾斜、地基下降、垮塌等危害，如汶川縣地震時，北川、都江堰、汶川、綿陽等地企業(yè)檔案館庫房遭受嚴(yán)重破壞，造成大量的檔案淹沒在廢墟下，不能及時搶救。另外由于暴雨形成的洪水對檔案建筑物的破壞也不可小覷，一旦發(fā)生洪水，檔案建筑物的地基被洪水浸泡，在洪水的沖擊力下，造成建筑物倒塌，隨之檔案庫房內(nèi)的檔案裝具、消防器材、除塵設(shè)備、消毒滅菌裝備、溫濕度監(jiān)測設(shè)施等預(yù)防設(shè)備遭到破壞，這些災(zāi)害對檔案建筑物的損失不言而喻。

二是對檔案信息及工作人員的損害，災(zāi)害來臨時，以磁盤、光盤、U盤等移動設(shè)備為載體的電子檔案的生成，對計算機硬件、軟件、網(wǎng)絡(luò)及相關(guān)組件等具有很強的依賴性，2004年12月，印度尼西亞的海底爆發(fā)9.3級地震，并引發(fā)了海嘯，造成班達(dá)亞齊省檔案館80%的照片丟失，Ace文獻(xiàn)中心所有的文檔全部丟失，由于信息系統(tǒng)出現(xiàn)故障，企業(yè)防范檔案災(zāi)害的能力減弱，企業(yè)檔案信息的保密性嚴(yán)重受到了威脅。由于災(zāi)害的突發(fā)性，還會危及檔案工作者自身生命安全。在2010年甘肅舟曲泥石流爆發(fā)時，舟曲縣檔案局職工及親屬共1人遇難，2008年汶川縣地震時，部分檔案館的工作人員和檔案利用者在地震中不幸遇難。殘酷的現(xiàn)實和數(shù)據(jù)背后推動著企業(yè)應(yīng)加強推進(jìn)檔案災(zāi)害預(yù)警機制的建設(shè)。

二、企業(yè)檔案災(zāi)害預(yù)防原則

由于災(zāi)害的突發(fā)性、破壞性、衍生性等特點，需要企業(yè)建立健全檔案災(zāi)害預(yù)警機制，科學(xué)合理地分析監(jiān)測災(zāi)害，制定企業(yè)檔案災(zāi)害預(yù)警機制的主要內(nèi)容包括相關(guān)管理制度、組織機構(gòu)建設(shè)、預(yù)警基礎(chǔ)設(shè)施等，這些組成部分為預(yù)警檔案災(zāi)害、降低災(zāi)害損失為目的，因此要求企業(yè)在建設(shè)檔案災(zāi)害預(yù)警機制時要遵守一定的原則。

1.依法管理原則

遵循國家法律法規(guī)是企業(yè)檔案災(zāi)害預(yù)警機制建設(shè)的首要原則，企業(yè)檔案災(zāi)害預(yù)警機制的構(gòu)建，應(yīng)該符合我國現(xiàn)行法律法規(guī)的要求，必須符合國際和國家標(biāo)準(zhǔn)。如今企業(yè)檔案在經(jīng)濟(jì)發(fā)展中具有舉足輕重的地位，企業(yè)的檔案管理工作如果是脫離了政策法規(guī)的實際要求，必定會給企業(yè)發(fā)展帶來威脅。

隨著災(zāi)害頻發(fā)、社會風(fēng)險增加，企業(yè)越來越重視檔案安全工作，為提高檔案災(zāi)害預(yù)防、緊急防范災(zāi)害和解決企業(yè)檔案工作中的突發(fā)災(zāi)害，在《檔案工作突發(fā)事件應(yīng)急處置管理辦法》明確了在檔案突發(fā)事件工作中應(yīng)貫徹“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級負(fù)責(zé)、及時反應(yīng)、果斷決策、合作互助”的原則。楊冬權(quán)局長在檔案館防災(zāi)工作計劃中明確表達(dá)了要進(jìn)一步提高企業(yè)檔案工作人員對防災(zāi)減災(zāi)工作的高度重視，培養(yǎng)員工的防災(zāi)減災(zāi)工作意識，提高工作人員的防災(zāi)減災(zāi)能力。企業(yè)在修建檔案館時要嚴(yán)格遵循檔案館建設(shè)設(shè)計規(guī)范和檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，慎重考慮檔案館的總體建筑布局，科學(xué)選擇建筑地理位置，避免地勢低洼地區(qū)，遠(yuǎn)離易燃易爆場所，保障檔案庫房排水通暢，庫房建筑物抗震強度不低于7級。做好檔案建筑物防火、防盜、防潮、防塵、防有害氣體等要求。明確規(guī)定建筑規(guī)模和水平，做到建筑堅固穩(wěn)定、設(shè)施完善、經(jīng)濟(jì)適用，滿足企業(yè)檔案的收集、整理、保管、利用等工作。對于企業(yè)電子檔案的管理應(yīng)遵循《電子公文歸檔管理暫行辦法》和《電子文件歸檔于管理》等管理規(guī)范。保障企業(yè)電子檔案管理的科學(xué)性、規(guī)范性，在遵守相關(guān)法規(guī)政策的前提下，因地制宜地制定本企業(yè)的檔案預(yù)警工作制度。保障企業(yè)檔案工作的穩(wěn)定發(fā)展。

2.以人為本原則

在《中華人民共和國突發(fā)公共事件應(yīng)對法》中，強烈指出了保護(hù)好人民群眾的人身權(quán)、財產(chǎn)權(quán)等。維護(hù)社會穩(wěn)定發(fā)展的秩序，最大能力的減輕災(zāi)害事件造成的破壞。

企業(yè)檔案災(zāi)害預(yù)警機制建設(shè)工作也應(yīng)該堅持“以人為本”的文化理念，以員工自身發(fā)展為中心，使員工自我價值的實現(xiàn)，與企業(yè)的發(fā)展目標(biāo)相接軌，尊重員工，理解員工，為他們提供發(fā)展平臺。因此將“以人為本”的原則貫穿于整個檔案災(zāi)害預(yù)警機制的建設(shè)過程中。在災(zāi)害發(fā)生時，企業(yè)檔案工作的重點放在減少災(zāi)害對人的傷害，堅守“天地萬物、唯人為貴”的管理理念，把人的生命放在首要位置，因此，在企業(yè)檔案災(zāi)害預(yù)警機制的構(gòu)建中必須彰顯“以人為本”的原則，把人的生命財產(chǎn)安全放在首位，在突發(fā)災(zāi)害時，竭盡全力保護(hù)檔案工作人員的人身安全。

3.有備無患原則

企業(yè)檔案災(zāi)害預(yù)警機制建設(shè)是企業(yè)應(yīng)對災(zāi)害的“殺手锏”，在建立檔案災(zāi)害預(yù)警機制時，要堅持“有備無患”的原則。一方面，企業(yè)檔案部門要樹立危機意識，居安思危，提高企業(yè)“預(yù)防為主、防治結(jié)合”的思想觀念，高度重視企業(yè)檔案安全工作。另一方面，檔案部門要主動采取防范措施，積極應(yīng)對災(zāi)害，在日常工作中收集有關(guān)災(zāi)害的信息，掌握災(zāi)害的發(fā)展規(guī)律，預(yù)測未來發(fā)生的可能性。提前采取措施。將企業(yè)檔案災(zāi)害排除在萌芽狀態(tài)。將災(zāi)害造成的損失降到最低的效果。為企業(yè)的檔案工作撐起保護(hù)傘。真正做到有備無患。

4.針對性和主動性原則

企業(yè)防災(zāi)要根據(jù)本地域特點有針對性進(jìn)行，譬如，在西南、華北地區(qū)等地震帶上要建立地震災(zāi)害預(yù)警機制：在沿海地區(qū)建立臺風(fēng)、洪澇、暴雨災(zāi)害預(yù)警機制：在東北、內(nèi)蒙古、青藏等地建立雪災(zāi)預(yù)警機制。但是在制定某一方面的預(yù)警機制時，企業(yè)應(yīng)該與其他突發(fā)衍生災(zāi)害考慮進(jìn)來，防范二次災(zāi)害的發(fā)生，預(yù)警機制的建設(shè)要與實際情況接軌，便于實際操作，為檔案部門有效應(yīng)對災(zāi)害，推動企業(yè)檔案工作穩(wěn)定發(fā)展。

企業(yè)檔案災(zāi)害預(yù)警機制的構(gòu)建很大程度上取決于檔案工作人員是否具有災(zāi)害預(yù)警意識，是否有科學(xué)合理的檔案災(zāi)害預(yù)警防范計劃與措施，檔案員工是否能及時發(fā)現(xiàn)災(zāi)害，積極有效地排除災(zāi)害?？梢娞岣邫n案員工災(zāi)害預(yù)警意識是保障企業(yè)檔案安全的關(guān)鍵因素，企業(yè)把檔案災(zāi)害防范和檔案安全工作培訓(xùn)納入日常工作。強調(diào)檔案災(zāi)害預(yù)警意識的重要性，培養(yǎng)員工的災(zāi)害意識，加大員工的職業(yè)能力培訓(xùn)力度，積極主動地預(yù)防災(zāi)害。

三、企業(yè)檔案災(zāi)害預(yù)防策略

1.健全企業(yè)檔案災(zāi)害預(yù)警機制法規(guī)制度

企業(yè)檔案災(zāi)害預(yù)警法規(guī)制度建設(shè)是企業(yè)檔案工作建設(shè)的墊腳石。國家檔案局曾在2008年發(fā)布了《檔案工作突發(fā)事件應(yīng)急處置管理辦法》，明確表述了在突發(fā)事件時，如何有序地應(yīng)對災(zāi)害，搶救檔案。在美國制定的《圖書檔案防災(zāi)計劃概述》及國際檔案理事會頒布了《檔案館災(zāi)害預(yù)防指南》等法規(guī)制度的基礎(chǔ)上，企業(yè)可以根據(jù)自身發(fā)展情況，吸收國內(nèi)外先進(jìn)的制度標(biāo)準(zhǔn)，科學(xué)合理地制定防災(zāi)計劃及預(yù)警制度，加強行業(yè)之間的交流，形成具有行業(yè)特色的預(yù)警制度，如《某某公司檔案館災(zāi)害預(yù)警制度》《某某公司檔案災(zāi)害防災(zāi)計劃》等。例如：明確事故隱患區(qū)，比如火災(zāi)易發(fā)區(qū)，洪澇易發(fā)區(qū)等，隨時配備應(yīng)急設(shè)備設(shè)施；分配檔案員工的管理區(qū)域，隨時進(jìn)行巡視檢查，了解庫房周邊環(huán)境，為企業(yè)檔案災(zāi)害預(yù)警發(fā)揮作用。

2.加強組織領(lǐng)導(dǎo)和人才隊伍建設(shè)

首先，組建企業(yè)檔案災(zāi)害預(yù)警領(lǐng)導(dǎo)小組，把檔案災(zāi)害預(yù)警工作列入部門工作日程，認(rèn)真落實檔案災(zāi)害預(yù)警工作，強化日常管理，做到權(quán)責(zé)分明，措施到位。實行檔案災(zāi)害預(yù)警績效考核制度與責(zé)任制度。制定明確的考核標(biāo)準(zhǔn)，與此同時，加強企業(yè)檔案部門與其他部門機構(gòu)的協(xié)調(diào)合作，打破檔案部門管理的狹隘，進(jìn)一步減少檔案災(zāi)害的發(fā)生，確保企業(yè)檔案安全。

企業(yè)檔案工作一線的工作人員的素質(zhì)是企業(yè)檔案災(zāi)害預(yù)警機制建設(shè)的關(guān)鍵因素。企業(yè)要提高檔案工作人員的專業(yè)素養(yǎng)，招聘具有檔案學(xué)專業(yè)能力的高校畢業(yè)生和具有檔案管理經(jīng)驗?zāi)芰Φ木C合性人才。企業(yè)可以和高校合作，為檔案學(xué)專業(yè)的學(xué)生提供實習(xí)機會，從而為企業(yè)選拔出高素質(zhì)的檔案工作人才。加快畢業(yè)生融入企業(yè)檔案災(zāi)害預(yù)警工作中。

為企業(yè)檔案災(zāi)害預(yù)警組織人才隊伍提供預(yù)警教育和技能培訓(xùn)，開展災(zāi)害預(yù)警模擬演練。企業(yè)可以聘請高校檔案專業(yè)教師進(jìn)行培訓(xùn)授課，對員工進(jìn)行預(yù)警思想教育，培訓(xùn)其發(fā)現(xiàn)災(zāi)害、處置災(zāi)害的能力。在企業(yè)人才隊伍建設(shè)過程中企業(yè)要制定良好的、科學(xué)合理的教育培訓(xùn)計劃，結(jié)合本企業(yè)檔案工作特色需求，使企業(yè)檔案工作人員能夠熟練掌握檔案工作程序、遵守工作制度和運用相關(guān)操作方法，能夠在檔案管理和提供利用過程中，具有靈活較強的檔案安全保障意識，這樣便能從企業(yè)內(nèi)部杜絕危害檔案安全的人為風(fēng)險。企業(yè)應(yīng)該不斷學(xué)習(xí)、積累經(jīng)驗，從而掌握災(zāi)害的預(yù)警方法，提高企業(yè)檔案工作人員的預(yù)警能力。

3.完善企業(yè)檔案災(zāi)害預(yù)警機制基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

企業(yè)必須預(yù)先制定防災(zāi)的預(yù)警措施，配備各種預(yù)警防災(zāi)設(shè)施設(shè)備顯得尤其關(guān)鍵。但是目前很多企業(yè)受到經(jīng)濟(jì)或檔案安全意識方面的限制，缺少檔案災(zāi)害預(yù)警設(shè)施設(shè)備，企業(yè)不能達(dá)到預(yù)警災(zāi)害，防范災(zāi)害的條件，合理配備檔案災(zāi)害預(yù)警設(shè)施設(shè)備是做好企業(yè)檔案災(zāi)害預(yù)警工作的基本要求。首先是配備防災(zāi)設(shè)備，如煙霧報警器、滅火裝置等消防設(shè)備，做好防雷保護(hù)措施；其次是配備檔案除濕設(shè)備，尤其是冷凍干燥機、消毒殺蟲設(shè)備、其外還應(yīng)有除塵器、消毒柜、加濕機、空氣凈化器等，防紫外線窗簾可以避免光照使紙質(zhì)檔案老化，防止減短檔案壽命；再次是儲備足夠的檔案裝具和檔案用品，選用合格的檔案密集架，保障柜架的牢固耐用，各類檔案盒規(guī)格、樣式和質(zhì)量應(yīng)符合GB/T9705、GB/111822、DA/T22和GB/T11821的要求；最后是配備檔案修復(fù)、利用的數(shù)碼相機、攝影機、復(fù)印機、閱讀機、掃描機等，及時有效地對檔案進(jìn)行修復(fù)或備份，提高檔案的安全性。

4.加強企業(yè)檔案災(zāi)害超前管理

完善企業(yè)檔案災(zāi)害預(yù)警，是企業(yè)檔案災(zāi)害預(yù)警機制建設(shè)的根本保障，隨著企業(yè)檔案安全管理的深化，企業(yè)需要強化檔案的管理制度，做到防災(zāi)減災(zāi)，以有效地保障企業(yè)檔案安全。首先實行企業(yè)檔案異地異質(zhì)保管，采用科學(xué)有效的防范方式，把重要的檔案進(jìn)行多份備份，異地異質(zhì)備份，保障檔案資源的完整安全。檔案異地備份可以分為近程異地備份和遠(yuǎn)程異地備份，近程異地備份，這樣避免了同一種災(zāi)害的損壞，但是管理和利用成本偏高。檔案的異質(zhì)備份可以采用復(fù)制、縮微、數(shù)字化手段，利用檔案的不同載體優(yōu)勢，采用異質(zhì)備份，提供異質(zhì)的備份材料，防范災(zāi)害的破壞。其次落實檔案災(zāi)害排查，對救災(zāi)設(shè)備、服務(wù)器、檔案柜架等設(shè)施設(shè)備進(jìn)行定期檢修，排除設(shè)施損壞造成的檔案破損，對員工進(jìn)行預(yù)警意識培訓(xùn)和災(zāi)害防范演練，并且要防范企業(yè)內(nèi)部員工潛在的信息泄密行為，從自然因素、設(shè)施設(shè)備、技術(shù)原因、人為危害等多方面、全視角地排查企業(yè)檔案安全風(fēng)險。維護(hù)企業(yè)檔案的安全，還有要創(chuàng)建企業(yè)檔案安全預(yù)警機制。在對企業(yè)檔案安全進(jìn)行全方位風(fēng)險評估的基礎(chǔ)上，制定符合企業(yè)特色的預(yù)警措施和管理方案，當(dāng)出現(xiàn)檔案安全問題時，企業(yè)有實力地進(jìn)行組織機構(gòu)、預(yù)警技術(shù)、物質(zhì)支持等等方面的防災(zāi)能力，使企業(yè)發(fā)生檔案災(zāi)害時能夠有機可尋，減輕災(zāi)害對于企業(yè)檔案產(chǎn)生的破壞。最后，通過災(zāi)情信息溝通。加強與水文、氣象、地震、等政府機構(gòu)的聯(lián)系，在政府機關(guān)的監(jiān)測情況下，及時了解到自然災(zāi)害發(fā)生的范圍、危害程度等相關(guān)信息，避免錯過企業(yè)檔案災(zāi)害預(yù)警和救災(zāi)的時機，通過與公安、武警、消防等專業(yè)救援隊伍的日常聯(lián)系，建立專門的聯(lián)網(wǎng)救災(zāi)機制，當(dāng)企業(yè)發(fā)現(xiàn)災(zāi)害險情時，立即報警，實施聯(lián)合防災(zāi)，最大限度減少檔案災(zāi)害損失。