網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下電子檔案管理的優(yōu)化路徑分析

張 靜

（遼寧省信息中心，遼寧 沈陽 110032）

引言

檔案管理在我國歷史上發(fā)揮著極其重要的作用，它關(guān)乎著我國未來的發(fā)展。檔案記錄著我國各個朝代的歷史、記錄著中華民族的歷史文化淵源。在我國的各個朝代，檔案都發(fā)揮著極其重要的作用，各個朝代能夠通過對前人檔案的分析，了解我國國家的歷史文化及其政治發(fā)展方向，因此，檔案管理在國家發(fā)展中占據(jù)著極其重要的作用。由于我國現(xiàn)代化建設(shè)的不斷發(fā)展、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷普及，檔案管理與“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)相融合，形成了新興的電子檔案管理體系。對電子檔案管理工作進行改革，是我國網(wǎng)絡(luò)現(xiàn)代化發(fā)展的必然要求，但是由于當前我國電子檔案管理工作發(fā)展不成熟，致使我國現(xiàn)代電子檔案管理工作仍存在一些問題，對此我們需要正視這些問題，并根據(jù)這些問題制定切實可行的實施策略。

一、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下電子檔案管理的問題

1．電子信息數(shù)據(jù)的丟失

由于我國當前網(wǎng)絡(luò)技術(shù)正處于初步發(fā)展階段，因此“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)與檔案管理相結(jié)合形成的電子檔案管理體系，仍處在摸索階段，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下電子檔案管理存在電子數(shù)據(jù)丟失等相關(guān)問題。網(wǎng)絡(luò)的普及便利了人民群眾的生活，但是網(wǎng)絡(luò)同樣具有雙面性，一方面，它有利于電子檔案的管理、方便檔案的查詢；另一方面，網(wǎng)絡(luò)處于一個開放的世界，因此，電子檔案管理的數(shù)據(jù)會存在丟失、竊取等問題。如果將檔案錄入電腦之中，它避免了由于檔案紙質(zhì)保護不當，導(dǎo)致檔案損失等問題，但是由于檔案錄入電腦之中形成了信息數(shù)據(jù)，因此，其會由于電腦的不斷升級、機器設(shè)備的老化，出現(xiàn)檔案電子數(shù)據(jù)丟失等相關(guān)問題[1]。電子檔案數(shù)據(jù)丟失帶來的后果將是不可逆轉(zhuǎn)的，而且電子數(shù)據(jù)一旦丟失是無法通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)追回的。

2．電子檔案專業(yè)管理人員的缺失

由于我國互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展起步較晚，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的電子檔案管理專業(yè)人員較為缺少。電子檔案專業(yè)管理人員，不同于普通的檔案管理人員，普通的檔案管理人員僅僅只需要了解紙質(zhì)檔案的保護流程，每天進行定時定向的檢查檔案，就能夠完成我國檔案的管理工作，但是網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的電子檔案管理工作需要專業(yè)的管理人才，其必須了解現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的相關(guān)應(yīng)用操作。我國為了保護檔案，使得用戶更加便利地尋找檔案資源，將大多數(shù)紙質(zhì)檔案錄入網(wǎng)絡(luò)之中，使得我國現(xiàn)在電子檔案管理人員，通過電腦軟件應(yīng)用，進行相關(guān)電子檔案管理工作。這就需要專業(yè)的電子檔案管理人員，這種管理人才的培養(yǎng)并不可能在一朝一夕中形成，他需要經(jīng)歷一個漫長的培養(yǎng)階段，需要我國優(yōu)先篩選電子檔案管理培養(yǎng)人才，然后再進行長期的培訓(xùn)，讓他們懂得電子檔案管理的重要性，并且學(xué)會電子檔案管理運用。

3．電子檔案管理理念的落后

網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下電子檔案管理的發(fā)展，還存在電子檔案管理念的落后及其管理體系的不健全等相關(guān)問題。我國傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在我國檔案發(fā)展史上占據(jù)主導(dǎo)地位，電子檔案是一種新型檔案管理方式，其管理理念及其管理體系處在初步發(fā)展階段，但這種發(fā)展階段是一種長期的過程[2]。由于我國現(xiàn)代大部分檔案管理人員的管理理念，仍是傳統(tǒng)檔案管理理念，但是傳統(tǒng)檔案管理理念，已經(jīng)無法適應(yīng)現(xiàn)代電子檔案管理要求，這種落后的檔案管理理念也無法進一步健全電子檔案管理體系。

二、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下電子檔案管理的優(yōu)化路徑分析的重要性

1．有利于快速尋找檔案資源，提高工作效率

由于現(xiàn)代“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)的發(fā)展與現(xiàn)代信息技術(shù)的不斷進步，對當前網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下電子檔案管理進行優(yōu)化路徑分析，有利于快速尋找檔案資源、提高檔案工作的效率。傳統(tǒng)的檔案處于一個較為封閉、恒溫、恒濕的房間之中，人們在進行檔案資源尋找的時候，往往需要在這個大的房間之中慢慢的尋找，這就加大了尋找難度、延長了尋找時間?，F(xiàn)代電子檔案管理的應(yīng)用使得人們在進行檔案尋找時，只需要在網(wǎng)絡(luò)上找到相關(guān)的電子檔案管理庫，并在搜索欄進行搜索，就能夠準確無誤地找到其所需要的檔案管理資源，這種搜索方式極大地提高了人們的工作效率，并且人們在進行檔案資源搜索時，并不需要去檔案館進行尋找，只需要在電腦上通過網(wǎng)絡(luò)進行搜索，這大大減少了人們搜索資源的成本，有利于越來越多的人們利用檔案管理進行資源搜索，從而了解我國的檔案管理歷史。

2．有利于保護我國檔案，防止文件丟失

網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下電子檔案管理的優(yōu)化路徑分析，有利于保護我國的檔案、防止文件丟失。電子檔案管理不同原始的紙質(zhì)檔案管理，檔案管理以電腦為依托，將所有的紙質(zhì)檔案文件一一錄入到電腦中，也就是說電子檔案管理，就是將紙質(zhì)檔案里面的資源，利用電腦比變?yōu)樾畔?shù)據(jù)。這種電子檔案管理方式有利于保護我國的檔案，錄入到電腦中的檔案不會因為紙質(zhì)檔案保護不當，從而出現(xiàn)文件資源的缺失等問題，極大程度上防止了我國當然資源文件的丟失。一個國家的檔案資源對一個國家的歷史發(fā)展，具有極其重要的作用，它不僅記錄著國家的歷史發(fā)展，而且影響著國家未來的政治建設(shè)，檔案管理信息化可以很好地保障我國檔案資源安全，避免紙質(zhì)檔案因為紙張缺失、盜竊、摧毀等問題影響我國檔案的保存，此舉對于檔案管理行業(yè)今后的發(fā)展有一定積極影響[3]。

3．有利于推動我國檔案信息化變革

網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下電子檔案管理的優(yōu)化路徑分析，有利于推動我國檔案信息化變革。由于我國現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，使得我國檔案管理利用現(xiàn)代信息技術(shù)，不斷加以變革創(chuàng)新。電子檔案管理的信息化發(fā)展，使得我國檔案管理資源，不再局限于紙質(zhì)檔案的文字傳輸，它可以很好地利用網(wǎng)絡(luò)信息傳輸?shù)痊F(xiàn)代信息設(shè)備，進行檔案管理的保存及傳閱。檔案管理信息化變革是我國檔案管理發(fā)展的必然結(jié)果，是我國檔案管理發(fā)展歷史上一個全新的轉(zhuǎn)折點。

三、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下電子檔案管理的優(yōu)化路徑分析的實施策略

1．利用現(xiàn)代信息技術(shù)提高電子檔案管理效率

網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下電子檔案管理的優(yōu)化路徑分析，需要檔案管理機構(gòu)利用現(xiàn)代信息技術(shù)，提高電子檔案管理效率?，F(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展是我國網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展的結(jié)果，我國的檔案管理與我國現(xiàn)代技術(shù)的結(jié)合，形成了現(xiàn)代電子檔案管理體系。由于我國現(xiàn)代電子檔案管理的起步較晚，因此，為了更好地優(yōu)化電子檔案管理的路徑，我國檔案管理機構(gòu)要運用現(xiàn)代信息技術(shù)，推動檔案管理的數(shù)據(jù)化進程。現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展使得檔案管理不再單純依靠人力，它主要是以現(xiàn)代電腦設(shè)備為依托，與“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)相融合，利用現(xiàn)代信息技術(shù)提高電子檔案的利用效率，推動我國檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展。電子檔案管理的發(fā)展離不開現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，只有在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的基礎(chǔ)上與現(xiàn)代科技相結(jié)合，才能有效地推動現(xiàn)代電子檔案的管理效率，推動現(xiàn)代電子檔案管理的有效發(fā)展。

2．培養(yǎng)網(wǎng)絡(luò)時代專業(yè)的電子檔案管理人員

網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下電子檔案管理的優(yōu)化路徑分析，需要培養(yǎng)網(wǎng)絡(luò)時代專業(yè)的電子檔案管理人員。電子檔案管理的起步較晚，因此，我國傳統(tǒng)的檔案管理人員，無法適應(yīng)現(xiàn)代電子檔案管理的發(fā)展要求，這就需要我國國家檔案機構(gòu)，培養(yǎng)網(wǎng)絡(luò)時代專業(yè)的電子檔案管理人員。電子檔案管理人員的培養(yǎng)，需要在原始檔案管理人員的基礎(chǔ)上進行網(wǎng)絡(luò)知識學(xué)習(xí)，并且在理論學(xué)習(xí)的基礎(chǔ)上進行實際的電子檔案管理運用。電子檔案管理人員的培養(yǎng)具有定期性、定向性，由于我國現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展較為迅速，這就導(dǎo)致了我國檔案管理人員，需要不斷地進行知識的補充，以此更好地進行電子檔案管理[4]。加強電子管理人員的定向化培養(yǎng)，是由于電子檔案管理工作不僅僅是單一的檔案管理，電子檔案進行管理時還需要檔案管理、檔案收集、檔案管理人員等的共同合作，只有做好檔案管理行業(yè)各領(lǐng)域人員的相互配合，才能更好地推動現(xiàn)代檔案管理的發(fā)展。

3．加強檔案資源的備份，優(yōu)化檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施

為了更好地推動網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下電子檔案管理的優(yōu)化路徑，需要檔案管理機構(gòu)加強檔案資源的備份，優(yōu)化檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施。由于現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，電子檔案管理在我國檔案管理發(fā)展中發(fā)揮著越來越重要的作用?，F(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展使得我國檔案管理數(shù)據(jù)化發(fā)展，但是網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)化檔案資源暴露在網(wǎng)絡(luò)之中極其危險，甚至?xí)?dǎo)致檔案數(shù)據(jù)的缺失。因此，我國檔案機構(gòu)在推進電子檔案管理的發(fā)展時，應(yīng)該加強檔案資源的備份，防止因為電子設(shè)備的系統(tǒng)升級、病毒感染等問題使得電子檔案數(shù)據(jù)缺失。電子檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施不同于傳統(tǒng)檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施，但二者之間有共性，只有不斷優(yōu)化電子檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施，才能更好地推動電子檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展。

結(jié)語

加強網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下電子檔案管理的優(yōu)化路徑分析，是我國現(xiàn)代化信息變革的必然結(jié)果，電子檔案管理的發(fā)展與紙質(zhì)檔案管理發(fā)展有所不同，其不再依賴于紙張的運用，而是依賴于現(xiàn)代電子設(shè)備的信息傳輸，在一定程度上有利于我國檔案管理的繼承性發(fā)展，推動我國現(xiàn)代檔案管理的信息化發(fā)展。電子檔案管理的優(yōu)化路徑分析，并不是在一朝一夕中就可以形成，它需要我國的電子檔案管理的一個長久性發(fā)展，不同的路徑分析會得出不同的檔案管理結(jié)果，因此，選擇優(yōu)化的路徑分析，能夠更好地推動我國網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下電子檔案管理的持久性發(fā)展，推動我國電子檔案管理的現(xiàn)代化變革。此舉在一定程度上可推動社會經(jīng)濟的發(fā)展，進一步提升社會經(jīng)濟軟實力，對于檔案管理工作今后的發(fā)展有一定積極影響，便于其今后的發(fā)展，加強對其的建設(shè)與管理是必要的。