新時代檔案管理專業(yè)化發(fā)展的破冰之路

崔富剛

（山東省嘉祥縣檔案館，山東 嘉祥 272400）

檔案管理工作對于任何單位而言都是重要的日常管理內(nèi)容，近年來，我國大力推行科學(xué)化以及規(guī)范化管理理念，這無疑為檔案管理專業(yè)化發(fā)展提供了良好的契機。通過對陳舊檔案管理體系的改善，能夠有效增強檔案管理所具備的服務(wù)功能，為社會和諧發(fā)展奠定堅實的基礎(chǔ)。具體而言，新時代檔案管理專業(yè)化發(fā)展應(yīng)當(dāng)從以下幾個方面入手。

一、強化組織領(lǐng)導(dǎo)，構(gòu)建全新檔案管理機制

國家相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)定期對檔案管理工作進行部署，指導(dǎo)不同地區(qū)的基層單位加強檔案管理工作，讓市、縣、鄉(xiāng)三級設(shè)立相應(yīng)的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，定期組織檔案管理人員開展檔案工作會議，對上一階段的檔案工作進行分析與總結(jié)，結(jié)合實際形勢對下一階段的檔案工作進行全面的規(guī)劃與部署，提出針對性的目標(biāo)要求，并制定相契合的制度要求。各級各部門應(yīng)當(dāng)對現(xiàn)有的檔案工作機構(gòu)進行完善，做好分管領(lǐng)導(dǎo)、專職檔案管理人員以及兼職檔案管理人員的職能分配[1]。各市、縣應(yīng)當(dāng)將檔案管理專業(yè)發(fā)展納入設(shè)計經(jīng)濟發(fā)展規(guī)劃之中，列出本部門以及本單位的年度工作計劃，將其和其余工作協(xié)同進行部署、考核以及檢查，達成常態(tài)化、制度化的檔案管理體系。基層單位的領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)當(dāng)定期了解檔案管理工作的實際進展情況，采取合理的措施來解決檔案管理工作過程中所暴露出的一系列問題；分管負責(zé)人員應(yīng)當(dāng)充分履行自身所具備的責(zé)任與義務(wù)，做好不同部門之間的溝通與協(xié)調(diào)，全面落實上級部門所下達的文件精神。各級各部門也應(yīng)當(dāng)對檔案管理工作給予充足的資金支持，將檔案管理專業(yè)化發(fā)展納入正常的預(yù)算之中，讓檔案管理專業(yè)化發(fā)展能夠有扎實的人力、財力、物力保障。應(yīng)當(dāng)對檔案室建設(shè)引起高度的重視，嚴格按照“九防”這一檔案室建設(shè)標(biāo)準來配備相應(yīng)的設(shè)備設(shè)施，保證部分紙質(zhì)檔案能夠得到安全妥善的保存[2]。同時也要加強檔案信息化管理建設(shè)力度，結(jié)合自身的實際需求構(gòu)建一個完善的數(shù)字檔案室，在收集、保管與利用電子文檔的過程中做出全面的統(tǒng)籌與規(guī)劃，有針對性地投入更多的資金在檔案信息化建設(shè)之中，落實規(guī)劃所需要的經(jīng)費數(shù)量。構(gòu)建完善的檔案管理工作獎勵與懲罰制度，出臺檔案管理工作考核辦法，并將其作為部門或單位績效考核的重要指標(biāo)，形成優(yōu)秀的導(dǎo)向，為基層檔案管理專業(yè)化發(fā)展奠定堅實的基礎(chǔ)。相關(guān)管理人員也應(yīng)當(dāng)做好檔案管理督查與指導(dǎo)工作，重點對黨務(wù)政務(wù)檔案、財務(wù)會計檔案、干部人事檔案以及工程項目檔案進行深入的指導(dǎo)，全面提升基層檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，促進基層檔案管理工作的規(guī)范性以及完備性。合理利用現(xiàn)有的檔案資源，讓干部教育培訓(xùn)、青少年教育營造一個良好的環(huán)境，充分發(fā)揮出基層檔案所具備的資政育人這一價值。

二、強化規(guī)范管理，提升基層檔案管理工作的規(guī)范性

就其本質(zhì)而言，檔案管理工作的新要求在于規(guī)范化，只有規(guī)范的檔案管理才能夠確保各項流程能夠有條不紊的開展，進而為檔案管理專業(yè)化發(fā)展奠定基礎(chǔ)[3]。但就當(dāng)前的現(xiàn)狀來看，基層檔案管理工作普遍存在著管理規(guī)范化程度不足這一突出問題，對檔案管理工作效率及質(zhì)量的提升產(chǎn)生了不利的影響。因此，要想達成檔案管理規(guī)范化建設(shè)，主要從以下幾個方面入手。

一是強化檔案管理的統(tǒng)一性。地方各級檔案管理部門應(yīng)當(dāng)結(jié)合當(dāng)?shù)氐膶嶋H情況，制定出臺檔案管理工作相關(guān)制度文件，以此為基礎(chǔ)來指導(dǎo)各級各部門嚴格根據(jù)規(guī)范化標(biāo)準開展檔案收集、整合、儲存、鑒定、利用、歸檔以及統(tǒng)計工作[4]。對檔案館、檔案室的規(guī)范化建設(shè)標(biāo)準進行統(tǒng)一，加大部分部門硬件設(shè)施設(shè)備投入，改善其硬件設(shè)施設(shè)備不足這一問題?；鶎痈骷夵h政機關(guān)、企業(yè)單位、事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)達成良好的協(xié)同，在檔案管理部門的協(xié)調(diào)與統(tǒng)籌之下按照既定的流程有序開展檔案管理工作。同時也要加強檔案管理信息化建設(shè)，保證檔案部門能夠全過程監(jiān)督與指導(dǎo)電子文件的形成、整理以及歸檔，全面提升檔案管理的專業(yè)化程度。

二是健全檔案管理工作制度，充分發(fā)揮出制度所具備的根本性以及決定性作用。只有構(gòu)建完善的檔案管理制度，才能夠為檔案規(guī)范化管理提供充足的動力。市級、縣級檔案管理部門以及各個單位的領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)當(dāng)對檔案管理工作制度的制定與完善引起高度的重視，根據(jù)當(dāng)?shù)氐氖屑墮n案資源出臺相應(yīng)的檔案工作制度指導(dǎo)文件，讓不同部門以及單位結(jié)合自身實際制定相契合的工作制度，組織員工深入學(xué)習(xí)制度要求，并定期對其掌握情況進行檢查與考核，重點完善工作規(guī)章，明確不同檔案管理崗位的責(zé)任，制定完備的檔案工作突發(fā)事件、自然災(zāi)害等應(yīng)急預(yù)案和檔案文件鑒定銷毀、保密、利用、安全等制度。應(yīng)當(dāng)通過合理的途徑來加強制度的生命力以及執(zhí)行力，讓制度要求能夠有利貫徹至全體員工內(nèi)部。

三是強化專業(yè)化建設(shè)，增強檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。檔案管理工作有著較強的技術(shù)性與專業(yè)性，具備較高專業(yè)素養(yǎng)的管理人才直接決定著檔案管理工作的實際效果?？v觀當(dāng)前的基層檔案管理現(xiàn)狀，管理人員的流動相對較為頻繁，基層檔案管理工作專業(yè)化人才相對較為匱乏，制約了工作的順利開展。各級各部門應(yīng)當(dāng)對檔案管理工作人才隊伍建設(shè)引起高度的重視，加快培養(yǎng)新型檔案人才隊伍，全面增強檔案管理人員的業(yè)務(wù)素養(yǎng)。一是重視基層檔案管理專業(yè)人員較為匱乏這一問題，定期將實際緊缺情況上報給領(lǐng)導(dǎo)層，并通過社會公開選拔、高校對接等方式，吸納具備計算機、檔案、文秘以及信息管理等專業(yè)知識及技能的高素質(zhì)人才，有效填補當(dāng)前的人才空缺[5]。二是加強檔案管理人員的培訓(xùn)力度，由當(dāng)?shù)卣块T牽頭，定期舉辦業(yè)務(wù)培訓(xùn)班，讓其能夠全面了解到檔案管理相關(guān)法律規(guī)章制度，掌握更為先進的檔案管理工作業(yè)務(wù)知識，學(xué)習(xí)檔案管理工作的新知識、新要求與新技能，實現(xiàn)對專業(yè)知識結(jié)構(gòu)的改良與優(yōu)化，全面增強綜合業(yè)務(wù)水平。定期邀請檔案管理領(lǐng)域的專家學(xué)者到單位內(nèi)部來普及專業(yè)知識，通過專題講座等方式增強學(xué)習(xí)培訓(xùn)的成效。三是制定檔案管理工作人員激勵制度，嚴格遵循嚴管與厚愛相結(jié)合、激勵和約束并重這一根本原則，針對表現(xiàn)優(yōu)異的檔案管理人員，應(yīng)當(dāng)給予一定的物質(zhì)或精神方面的獎勵，并且關(guān)心檔案管理人員的生活、學(xué)習(xí)與工作，解決其后顧之憂，全面調(diào)動其工作積極性。同時也要給檔案管理人員創(chuàng)造出交流鍛煉、選拔任用、學(xué)習(xí)深造以及職稱晉升的機遇，對其在生活、學(xué)習(xí)以及工作中所遇到的問題予以一定的幫助，激發(fā)其工作責(zé)任感，為檔案管理專業(yè)化發(fā)展奠定堅實的基礎(chǔ)。

三、強化宣傳教育，營造良好的檔案管理專業(yè)發(fā)展環(huán)境

當(dāng)前檔案管理工作普遍體現(xiàn)出了邊緣化的趨勢，究其原因主要是因為單位并未對檔案管理的重要性有一個正確的認識，檔案知識理論等方面的宣傳教育力度不足。國家檔案局局長李明華曾明確指出，檔案事業(yè)的良好發(fā)展離不開良好的工作環(huán)境，不單單需要領(lǐng)導(dǎo)層的高度重視，社會各界也應(yīng)當(dāng)給予強有力的支持，檔案部門自身也應(yīng)當(dāng)采取合理的措施來營造這一環(huán)境。因此，檔案部門應(yīng)當(dāng)做好統(tǒng)籌規(guī)劃工作，加強檔案管理宣傳教育力度，利用一系列途徑來讓廣大人民群眾能夠認識到檔案管理工作的重要性，增強社會檔案意識，為檔案管理的專業(yè)化發(fā)展?fàn)I造良好的輿論環(huán)境。各級各部門各單位應(yīng)當(dāng)充分發(fā)揮宣傳板、展廳、宣傳欄這類實物載體的優(yōu)勢，并有機結(jié)合微信、微博、電子公告板、移動客戶端這類新興媒體，擴大宣傳教育的范圍，讓黨和國家關(guān)于檔案工作的政策、方針及規(guī)定能夠被更多的人所熟知。具體而言，應(yīng)當(dāng)加強《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國檔案法實施辦法》《機關(guān)檔案工作條例》這類法律文件的宣傳與教育[6]，讓各級、各部門、各單位的全體人員能夠樹立自覺知法遵法守法的正確意識，形成依法依規(guī)治檔、管檔的濃厚氛圍，有效解決檔案管理工作逐漸邊緣化這一問題。檔案管理的主要作用是為社會提供準確的檔案信息，讓廣大人民群眾享受到優(yōu)質(zhì)的社會服務(wù)。因此，應(yīng)當(dāng)加強基層檔案館的建設(shè)，發(fā)揮不同基層檔案館或文化館的優(yōu)勢，結(jié)合現(xiàn)有的檔案資源來有效助力青少年愛黨愛國教育、行業(yè)教育、黨風(fēng)廉政教育等，提升人民群眾對檔案管理工作的認識。

結(jié)語

綜上所述，檔案管理專業(yè)化發(fā)展能夠有效提升檔案管理工作效率與質(zhì)量，充分發(fā)揮出檔案資源所具備的價值，為社會提供更為優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)，促進社會和諧發(fā)展。相關(guān)人員應(yīng)當(dāng)認識到檔案管理專業(yè)化建設(shè)的重要性，明確當(dāng)前檔案管理中所存在的問題，有針對性地采取解決措施，這樣才能夠有效提升檔案管理專業(yè)化發(fā)展水平。