城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理策略探究

駱 麗

（云南省廣南縣城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)局，云南 廣南 663300）

一、城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理現(xiàn)狀

根據(jù)當(dāng)前對城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)參保人員的系統(tǒng)性調(diào)查和反饋，可以發(fā)現(xiàn)當(dāng)前保險(xiǎn)檔案管理具體現(xiàn)狀，在工作當(dāng)中仍然存在大量較為薄弱的管理環(huán)節(jié)，部分管理方案較為陳舊以及部分管理人員個(gè)人專業(yè)素質(zhì)水準(zhǔn)較低，因此，對于檔案的管理缺乏準(zhǔn)確性和規(guī)范性。在這種環(huán)境之下也使得答案管理的歸檔效率大打折扣，由于當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的高速發(fā)展，部分管理人員年齡較大無法準(zhǔn)確地掌握當(dāng)前的新興技術(shù)。因此，部分經(jīng)濟(jì)欠發(fā)達(dá)地區(qū)檔案管理人員無法使用電子化的系統(tǒng)進(jìn)行檔案管理，所以每次在檔案整理和使用過程中都需要消耗大量的人力，人工的檔案管理往往會(huì)存在部分的疏忽，無法滿足調(diào)動(dòng)檔案的準(zhǔn)確性和效率。這種情況之，也會(huì)使得政府管理部門的業(yè)務(wù)效率下降，從而在服務(wù)方面大打折扣。城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理的最終目標(biāo)就是實(shí)現(xiàn)檔案的規(guī)范化快速化管理，幫助管理人員快速解決參保人的各種問題，及時(shí)發(fā)現(xiàn)參保人檔案存在的疏漏，保證檔案管理的準(zhǔn)確性，使得社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)落到實(shí)處發(fā)揮真正的作用[1]。

二、城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理中存在的問題

1．檔案室無法滿足現(xiàn)有檔案存放需要

我國目前城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案還是以紙質(zhì)檔案為主，目前參保人員呈逐年上升趨勢，部分檔案管理部門檔案時(shí)由于建成時(shí)代較早已經(jīng)無法適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)的發(fā)展和人民的需求了。目前部分檔案管理部門對于檔案的存儲一般采用的是多部門多場地的方式，這樣也使得工作人員無法對檔案進(jìn)行及時(shí)的整理和歸納，也無法及時(shí)地調(diào)取檔案中的具體信息。在這種情況之下，不僅會(huì)導(dǎo)致檔案管理質(zhì)量的下降，還會(huì)在查詢和工作過程中造成不必要的困難。

2．現(xiàn)有單位經(jīng)費(fèi)無法支撐檔案管理需求

由于當(dāng)前養(yǎng)老保險(xiǎn)各種業(yè)務(wù)所存在的檔案較多，因此，在檔案的分類和整理方面，都需要投入較高的資金。目前經(jīng)濟(jì)較為發(fā)達(dá)的地區(qū)，已經(jīng)可以進(jìn)行系統(tǒng)性的整合并落實(shí)電子檔案，提高規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化管理，而在經(jīng)濟(jì)條件欠發(fā)達(dá)地區(qū)只能進(jìn)行分期分批管理。若是也需要落實(shí)電子檔案則需要投入較高的資金，部分村鎮(zhèn)檔案管理部門無法設(shè)置專業(yè)的管理設(shè)備，這也是當(dāng)前檔案管理中的重要問題之一。

3．檔案管理人員專業(yè)知識不足

根據(jù)調(diào)研顯示部分鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理機(jī)構(gòu)管理人員并非完全采用專職人員的工作模式，而是部分內(nèi)容由兼職人員進(jìn)行完成，這也使得管理人員較為混雜，無法系統(tǒng)性地學(xué)習(xí)檔案管理專業(yè)知識，在檔案管理的過程中就會(huì)存在一定的不穩(wěn)定因素。由于兼職人員和專職人員相互結(jié)合，管理人員自身專業(yè)水準(zhǔn)不統(tǒng)一，文化水平差距較為明顯，這也使得實(shí)際工作的效率大打折扣，當(dāng)前欠發(fā)達(dá)地區(qū)對于管理專業(yè)素養(yǎng)培養(yǎng)工作的開展進(jìn)展緩慢，從而導(dǎo)致檔案管理工作無法達(dá)到更高的質(zhì)量和更高的效率。

三、城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理策略

1．確保保障措施到位

做好對同級人民政府的匯報(bào)，明確建立城市民生檔案工作的必要性，力爭獲得政府部門的大力支持從而使得經(jīng)費(fèi)得以保證。有效地調(diào)整檔案工作人員配置，并落實(shí)國家歸檔管理工作專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)等。對于保險(xiǎn)檔案的管理需要引起本單位主要領(lǐng)導(dǎo)的注意，將國家檔案管理工作和其他業(yè)務(wù)工作置于同樣重要的地位，并確保檔案管理工作的質(zhì)量，強(qiáng)化工作實(shí)施力度，以保證國家檔案管理工作措施的落實(shí)到位。

2．加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)培訓(xùn)，確保專業(yè)技能得到提升

歸檔管理是一個(gè)政策性、高度要求的管理，要求檔案保管崗位人員必須具備較高的思想政治素養(yǎng)和較好的職業(yè)道德修養(yǎng)，并且喜歡歸檔保管管理工作、較強(qiáng)的社會(huì)責(zé)任心和在檔案管理方面的管理經(jīng)驗(yàn)。所以，在做好檔案管理工作人員隊(duì)伍培養(yǎng)方面，一是在政府內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)中建立專業(yè)的檔案保管部門，落實(shí)檔案管理工作人員制度，這也是政府檔案管理的重要基石。二是積極參加由省、市、縣級政府檔案保管機(jī)關(guān)舉辦的檔案知識培訓(xùn)講座，和由業(yè)務(wù)主管機(jī)關(guān)舉辦的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理培訓(xùn)班等。三要做好基層的城鄉(xiāng)居民社會(huì)保險(xiǎn)工作人員檔案培養(yǎng)工作。

3．加強(qiáng)制度建設(shè)，確保工作規(guī)范

根據(jù)新時(shí)期對黨領(lǐng)導(dǎo)干部的新要求，始終秉承著全心全意為人民服務(wù)的工作理念，逐步健全了單位檔案接收、管理、維護(hù)、保密、出借、人事服務(wù)等工作更新機(jī)制，嚴(yán)格檔案管理工作過程，做到對城鄉(xiāng)人民養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案制度化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的管理，有效保存和運(yùn)用檔案，更好地為參與的主體服務(wù)。

4．加強(qiáng)設(shè)備設(shè)施投資建設(shè)，確保檔案安全管理

為了推動(dòng)檔案事業(yè)的順利發(fā)展，首先要積極爭取國家資金投入，增加檔案事業(yè)基本建設(shè)投資以提高檔案保護(hù)條件。再是增加檔案室的基本配置標(biāo)準(zhǔn)消防器材和火災(zāi)報(bào)警系統(tǒng)，并安裝了滅菌機(jī)、除濕機(jī)、室內(nèi)空氣凈化器等設(shè)備；檔案管理部門還需要根據(jù)當(dāng)?shù)氐木唧w狀況，安裝了計(jì)算機(jī)、專業(yè)掃描儀、高架掃描儀、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)等設(shè)施配備。

5．做好信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)了電子歸檔管理工作的順利開展

提升城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)電子檔案體系，是推動(dòng)“互聯(lián)網(wǎng)+人”工作的必然需求。人社部大力推動(dòng)了社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)的“不開會(huì)”業(yè)務(wù)、清理合格證等一系列惠民舉措。事項(xiàng)、承諾制度和人類社會(huì)服務(wù)“快車道”行動(dòng)，突出了加強(qiáng)信息化建設(shè)的重要性和電子記錄。繼續(xù)嚴(yán)格規(guī)范審核紙質(zhì)信息，因?yàn)榧堎|(zhì)文檔是檢驗(yàn)傳統(tǒng)文本信息內(nèi)容真實(shí)性的基本依據(jù)。要把傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔正確地轉(zhuǎn)化為電子信息，在數(shù)字化時(shí)代確保了紙質(zhì)文檔的完整性和準(zhǔn)確度的前提條件。做好信息化工程建設(shè)。做好全國城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)綜合服務(wù)信息系統(tǒng)和全國電子檔案信息系統(tǒng)的銜接和融合，逐步完成全部電子檔案的網(wǎng)上歸檔工作。做好電子檔案宣傳，進(jìn)一步轉(zhuǎn)變風(fēng)險(xiǎn)防范模式，利用信息系統(tǒng)對接管理，在各個(gè)環(huán)節(jié)設(shè)置風(fēng)險(xiǎn)警示信息。落實(shí)電子檔案管理應(yīng)用，電子檔案的使用方式應(yīng)和個(gè)性化服務(wù)措施相結(jié)合，利用檔案信息電子化管理系統(tǒng)加強(qiáng)大數(shù)據(jù)對接管理，進(jìn)而提升人類社會(huì)公共服務(wù)水平[2]。

6．改善社會(huì)保障檔案管理環(huán)境

在人口老齡化和城市一體化發(fā)展的大背景下，中國城鄉(xiāng)人民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理涵蓋的信息資源有了進(jìn)一步擴(kuò)大的態(tài)勢，而傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)無法適應(yīng)廣大人民群眾的實(shí)際需要的數(shù)據(jù)材料數(shù)量。有關(guān)主管部門必須要完善歸檔保管的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，以擴(kuò)大檔案庫容量，并定時(shí)對過期文檔加以整理，并進(jìn)行存檔，既要保障全國城鎮(zhèn)居民和社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案信息系統(tǒng)的暢通。還必須完善檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，以提高存儲庫容量定時(shí)整理過期文檔并進(jìn)行存檔，從而使檔案信息更加安全。政府有關(guān)部門要全面檢察機(jī)關(guān)檔案管理工作的實(shí)際情況。對基礎(chǔ)設(shè)施較薄弱的地方管理單位，要加大資金投入設(shè)立綜合檔案管理室，全面完善城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案保障。

7．科學(xué)的社保檔案分類管理

對全國城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行分類管理，是縮短其使用流程、增加便捷的有效手段。一是檔案管理機(jī)關(guān)要根據(jù)各地實(shí)際，制訂有針對性的檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)，并根據(jù)有關(guān)法規(guī)要求，對城鄉(xiāng)人民在日常生活工作中的社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案信息加以歸集，確保檔案管理工作能夠得到系統(tǒng)的支持。二是城市居民個(gè)人的社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理人員，也要充分考慮社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理的差異，積極與參保人溝通，及時(shí)了解居民對社會(huì)保險(xiǎn)政策的需求，從而提高辦案效率。城市居民個(gè)人社會(huì)生活養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理。社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作要根據(jù)本地的經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展?fàn)顩r開展，并根據(jù)地方財(cái)政部門制定的優(yōu)惠政策做好檔案分類，以保證檔案管理工作質(zhì)量。

8．檔案管理標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一

但資金短缺一直是影響全國城鄉(xiāng)居民在社會(huì)保障檔案管理機(jī)關(guān)開展工作的主要原因之一，無法為紙質(zhì)檔案信息創(chuàng)造安全的存儲環(huán)境，嚴(yán)重影響了檔案管理的安全性。各地人民政府應(yīng)當(dāng)著力于建設(shè)功能相對完善的檔案管理室，并采用全國統(tǒng)一的社會(huì)保障檔案管理規(guī)范，通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行全國社保信息系統(tǒng)的全面共享，或者委托具備專門資格的網(wǎng)絡(luò)工程師建立符合地方要求，且由上級機(jī)構(gòu)統(tǒng)一負(fù)責(zé)管理的信息系統(tǒng)。為切實(shí)保障參保人員的社會(huì)保障權(quán)益，應(yīng)在統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上完善日常工作流程，為檔案管理質(zhì)量提供支撐。

9．結(jié)合現(xiàn)代科技，開展社會(huì)保障檔案工作

隨著5G時(shí)代的普及與廣泛應(yīng)用，各類現(xiàn)代信息技術(shù)在城鄉(xiāng)居民社會(huì)及養(yǎng)老保險(xiǎn)企業(yè)檔案管理中的運(yùn)用也日漸豐富。政府工作人員要提高綜合素養(yǎng)，定時(shí)地在社保平臺進(jìn)行個(gè)人信息記錄，提高個(gè)人信息的搜索與共享等功能，以增強(qiáng)檔案信息管理的便利性與保密性。同樣，政府在注重信息化運(yùn)用的過程中，也不可忽略對紙質(zhì)社保文檔的管理，以建立電子文檔和紙質(zhì)歸檔之間的合理聯(lián)系，為電子歸檔提供了參照依據(jù)。

結(jié)語

逐步完善城鄉(xiāng)人民社員的基本養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案工作規(guī)范性、國家標(biāo)準(zhǔn)、信息化管理工作，是人社部門利民便民的必經(jīng)之路，也是人社機(jī)關(guān)積極踐行對參保人“記錄一生、服務(wù)一生、保障一生”的諾言?；谥袊?dāng)前人口老齡化情況嚴(yán)重的大背景下，社會(huì)基本養(yǎng)老保險(xiǎn)一直受到中國人的高度重視。政府部門將通過提升社會(huì)基本養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案制度管理效能，推動(dòng)中國經(jīng)濟(jì)與社會(huì)和諧發(fā)展，為廣大城鄉(xiāng)居民的正當(dāng)權(quán)益提供更有效保護(hù)，并有效化解國人在利用社會(huì)基本養(yǎng)老保險(xiǎn)時(shí)出現(xiàn)的問題，進(jìn)一步貫徹政府以人為本的基本原則，為國人提供更加優(yōu)良的公共服務(wù)。