基于數(shù)字化管理的干部人事檔案工作優(yōu)化對策

周 輝

（淄博市中心血站組織人事科，山東 淄博 255033）

前言

如今市場大環(huán)境在不斷發(fā)生變化，再加上受信息化技術(shù)飛速發(fā)展的影響，為人們獲取信息帶來更多便利的同時，信息泄露問題也日益嚴(yán)重。在這一形勢下，一旦干部人事檔案信息發(fā)生泄露問題，將會造成非常嚴(yán)重的后果。基于此，必須要在數(shù)字化管理的基礎(chǔ)上，做好干部人事檔案工作的優(yōu)化，更好地保證檔案信息的完整性與完全性，使其發(fā)揮出應(yīng)有的作用價值，推動檔案管理事業(yè)實(shí)現(xiàn)更好的發(fā)展。

一、基于數(shù)字化管理干部人事檔案工作優(yōu)化的作用

以數(shù)字化管理為基礎(chǔ)，注重加強(qiáng)干部人事檔案工作的優(yōu)化，主要起到以下幾點(diǎn)作用價值。

首先，通過進(jìn)行數(shù)字化檔案管理優(yōu)化，能夠顯著提升整體干部人事檔案的管理效率。在檔案管理中，注重?cái)?shù)字化管理優(yōu)化，能夠充分利用信息化技術(shù)，顯著提升檔案管理的效率。比如，當(dāng)干部因公需要開具證明、辦理人事檔案調(diào)出時，可以直接在檔案管理信息系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)上提出申請，檔案管理人員在接到申請后，能夠在線上進(jìn)行審批，整體效率更高，辦理流程更加簡化，顯著提升了干部人事檔案工作開展的效率。

其次，通過進(jìn)行數(shù)字化檔案管理優(yōu)化，能夠顯著彰顯干部人事檔案管理精細(xì)化特征。相較于傳統(tǒng)以人工為主的檔案管理，數(shù)字化檔案管理能夠充分利用信息技術(shù)優(yōu)勢，一方面，在計(jì)算機(jī)程序的操控下，不會出現(xiàn)人為失誤問題；另一方面，還能夠高效處理海量檔案信息，整個過程能夠做到事無巨細(xì)[1]。比如，通過在數(shù)字化干部人事檔案管理中引入條形碼識別系統(tǒng)，從而針對檔案的出庫與入庫管理，可以直接進(jìn)行一鍵掃碼。相關(guān)信息便會自動記錄到數(shù)據(jù)庫中，從而有效節(jié)約大量的人力、物力，還能確保檔案信息記錄的準(zhǔn)確性，更好地滿足干部人事檔案管理精細(xì)化需求。

最后，通過進(jìn)行數(shù)字化檔案管理優(yōu)化，能夠有效保障干部人事檔案安全。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案不易保存，很容易出現(xiàn)損毀、缺頁等問題。而通過進(jìn)行統(tǒng)一數(shù)字化管理，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)為數(shù)字形式進(jìn)行存儲，能夠更好地保證干部人事檔案信息的完整性，同時通過進(jìn)行檔案備份，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)，從而能夠更好地保障干部人事檔案的安全。

二、干部人事檔案數(shù)字化管理工作存在的問題

1．檔案數(shù)字化管理優(yōu)化建設(shè)缺乏資金支持

首先，我們應(yīng)清醒地認(rèn)識到，干部人事檔案工作的開展并不能產(chǎn)生直接的經(jīng)濟(jì)效益，并且在實(shí)際開展數(shù)字化檔案管理工作的過程中，還需要配置相應(yīng)的軟件、硬件等基礎(chǔ)設(shè)施，與此同時，很多干部人事檔案屬于機(jī)密檔案，且檔案本身比較脆弱，除了要劃定專門的檔案存儲場地，還需要專門配置一些安全保護(hù)設(shè)施，比如，溫度濕度調(diào)控設(shè)施、監(jiān)控設(shè)施等，上述整個過程需要消耗大量的資金。但當(dāng)下針對干部人事檔案數(shù)字化管理，依然缺乏充足的資金支持，在檔案數(shù)字化管理方面投入的資金較少，從而導(dǎo)致很多檔案數(shù)字化管理工作開展舉步維艱，難以真正將數(shù)字化管理措施落實(shí)到實(shí)際，不利于干部人事檔案管理質(zhì)量水平的提升。

2．檔案管理系統(tǒng)亟待優(yōu)化升級

雖然在當(dāng)前很多干部人事檔案所屬單位中，針對干部人事檔案管理，均認(rèn)識到數(shù)字化檔案管理的重要性，并抓住信息化時代機(jī)遇，建立了專門的檔案管理信息化系統(tǒng)，用于干部人事檔案以及其他檔案的管理。但受資金匱乏、檔案數(shù)字化管理意識薄弱等因素的影響，很多檔案信息化管理系統(tǒng)并沒有結(jié)合單位干部人事檔案管理需求實(shí)際，注重進(jìn)行系統(tǒng)的智能化升級，已經(jīng)難以滿足干部人事檔案所屬單位當(dāng)下對干部人事檔案管理的需求。例如，在實(shí)際進(jìn)行干部人事檔案申請調(diào)入時，一些人在提出申請以后，在后續(xù)工作開展的過程中，沒有到原檔案所在部門辦理調(diào)檔手續(xù)。而由于現(xiàn)有檔案管理系統(tǒng)功能有限，相應(yīng)檔案的開函數(shù)與實(shí)際到檔數(shù)不匹配，因此，無法順利地將未到檔的名單自動導(dǎo)出，最終嚴(yán)重阻礙了干部人事檔案數(shù)字化管理工作的開展，嚴(yán)重影響了整體檔案管理效率，不利于干部人事檔案數(shù)字化管理實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展與進(jìn)步。

3．干部人事檔案數(shù)字化安全管理建設(shè)落后

通過上文敘述可知，在信息化時代下，各種先進(jìn)的信息技術(shù)層出不窮，為人們信息接收帶來了極大的便利。因此，很多干部人事檔案所屬單位也抓住機(jī)遇，在檔案數(shù)字化管理方面，紛紛引入先進(jìn)的信息技術(shù)，推動傳統(tǒng)干部人事紙質(zhì)化檔案向電子化檔案方向轉(zhuǎn)變，有效地提高了干部人事檔案管理信息化水平。但信息技術(shù)是把雙刃劍，其在有效提高了信息獲取與傳輸效率的同時，也增大了信息泄露的風(fēng)險[2]。而當(dāng)前部分干部人事檔案所屬單位干部人事檔案數(shù)字化管理方面，缺乏網(wǎng)絡(luò)安全意識，在干部人事電子檔案信息化安全建設(shè)方面依然比較薄弱，缺乏對先進(jìn)安全防護(hù)技術(shù)的應(yīng)用。致使一些干部人事電子檔案一旦遭遇黑客入侵，很容易出現(xiàn)泄露、破壞問題，造成非常嚴(yán)重的后果。

三、基于數(shù)字化管理的干部人事檔案優(yōu)化對策

1．加強(qiáng)檔案管理信息系統(tǒng)智能化升級，提高數(shù)字化管理水平

檔案信息化管理系統(tǒng)是開展檔案數(shù)字化管理最為重要的倚仗，只有在現(xiàn)有的基礎(chǔ)上，加強(qiáng)檔案管理信息化系統(tǒng)智能升級，不斷豐富系統(tǒng)管理功能，才能提高檔案數(shù)字化管理水平，實(shí)現(xiàn)干部人事檔案工作優(yōu)化?；诖?，為更好地滿足干部人事檔案管理需求，應(yīng)針對當(dāng)前的檔案管理信息系統(tǒng)，通過加強(qiáng)先進(jìn)信息技術(shù)的融入，投入一定的資金，引入先進(jìn)的信息技術(shù)與設(shè)備，促進(jìn)檔案管理信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)智能化升級，完善檔案管理信息化功能，從而更好地適應(yīng)人事干部檔案數(shù)字化管理的需要，助推干部人事檔案工作優(yōu)化。比如，針對借出的干部人事檔案，在臨近歸還時限時，通過進(jìn)行檔案管理信息系統(tǒng)升級，使其能夠自動發(fā)出提醒，不僅可以給向借檔人發(fā)送提醒短信，而且能夠有效降低檔案管理人員的工作量，提升檔案管理的規(guī)范性。而針對檔案證明業(yè)務(wù)，通過進(jìn)行檔案管理信息系統(tǒng)智能化升級，使其能自動生成模板，然后導(dǎo)入系統(tǒng)之中。如此一來，申請人在后續(xù)提出開具證明申請時，便能夠?qū)崿F(xiàn)一鍵打印，有效提升檔案管理工作的效率，還能夠?yàn)樯暾埲藥砀啾憷?。除此之外，在檔案管理信息系統(tǒng)智能化升級過程中，為降低成本投入，可以選擇租用云端服務(wù)器，這樣既不會影響系統(tǒng)功能發(fā)揮，還能夠有效降低系統(tǒng)智能化升級帶來的硬件成本，更好地提升干部人事檔案工作優(yōu)化的效果。

2．?dāng)U寬資金獲取渠道，助推干部人事檔案數(shù)字化管理落實(shí)

通過上文敘述我們能夠認(rèn)識到，干部人事檔案管理工作本身無法產(chǎn)生直接的經(jīng)濟(jì)效益。而在實(shí)際進(jìn)行數(shù)字化管理的過程中，為更好地實(shí)現(xiàn)檔案管理工作優(yōu)化，自身又需要大量的資金支持。基于此，必須要加大對干部人事檔案數(shù)字化管理資金的投入。通過拓寬資金投入渠道，才能從根本上保證相應(yīng)的檔案管理優(yōu)化工作得到切實(shí)有效落實(shí)。一方面，相應(yīng)單位在進(jìn)行財(cái)務(wù)資金分配時，應(yīng)結(jié)合實(shí)際，適當(dāng)向檔案數(shù)字化管理方面傾斜，劃撥更多的資金，給予相應(yīng)檔案數(shù)字化管理工作開展充足的資金支持。如有必要，還可以針對檔案管理，設(shè)置專項(xiàng)資金，做到?？顚Ｓ茫瑥亩_保檔案安全管理工作開展能夠有充足的資金支持。另一方面，還應(yīng)從外部著手，擴(kuò)大資金籌集渠道。比如，干部人事檔案所屬單位應(yīng)提高對檔案安全管理的重視程度，并將其納入日常工作開展過程中來，同時結(jié)合實(shí)際，建立可行性較強(qiáng)的檔案建設(shè)項(xiàng)目，并向上級申請項(xiàng)目建設(shè)資金，從而為檔案數(shù)字化管理建設(shè)提供充足資金支持。又如，為獲取更多資金支持，干部人事檔案所屬單位還可以從社會層面入手，增加資金籌集渠道。比如，可加強(qiáng)與當(dāng)?shù)仄髽I(yè)合作與溝通，借助企業(yè)力量，為自身檔案安全管理工作開展提供相應(yīng)的支持。從而減輕干部人事檔案所屬單位自身數(shù)字化管理工作開展的負(fù)擔(dān)，實(shí)現(xiàn)干部人事檔案管理工作的優(yōu)化。

3．加強(qiáng)干部人事檔案數(shù)字化安全建設(shè)，保障檔案數(shù)字化管理安全

干部人事檔案所屬單位在實(shí)際開展檔案數(shù)字化管理時，應(yīng)進(jìn)一步加強(qiáng)干部人事檔案安全管理信息化建設(shè)。一方面，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全環(huán)境建設(shè)，做好現(xiàn)有檔案管理信息系統(tǒng)軟件漏洞的篩查，并及時進(jìn)行彌補(bǔ)，提供整體信息系統(tǒng)的安全防護(hù)能力，有效抵御黑客非法入侵[3]。在此基礎(chǔ)上，還應(yīng)不斷地更新軟件系統(tǒng)的配置，尤其是殺毒軟件病毒庫配置，從而不斷提高軟件管理信息系統(tǒng)的安全防護(hù)能力。另一方面，還應(yīng)從技術(shù)層面入手，加強(qiáng)干部人事檔案信息安全技術(shù)建設(shè)。比如，可應(yīng)用先進(jìn)的防火墻技術(shù)，在干部人事檔案所屬單位內(nèi)外網(wǎng)之間，建立一張隔離屏障，阻擋非法入侵行為[4]。還可以加強(qiáng)訪問控制技術(shù)的應(yīng)用，通過設(shè)置數(shù)字檔案網(wǎng)絡(luò)訪問權(quán)限的方法，避免檔案資源從干部人事檔案所屬單位內(nèi)部泄露，保障單位不同相關(guān)人員能夠在權(quán)限之內(nèi)進(jìn)行檔案的管理。為進(jìn)一步保障檔案信息傳輸安全，還可以應(yīng)用數(shù)字簽名技術(shù)，確保檔案從發(fā)送到接收信息一致，不會在傳輸途中被截取、修改，更好地保證干部人事檔案信息的安全，促使相應(yīng)干部人事檔案工作得到有效優(yōu)化。

結(jié)語

綜上所述，以數(shù)字化管理檔案為基礎(chǔ)，加強(qiáng)干部人事檔案工作的優(yōu)化，必須要認(rèn)識到數(shù)字化管理在干部人事檔案工作的優(yōu)化中所起到的作用價值。同時還應(yīng)了解當(dāng)前在檔案數(shù)字化管理的過程中，干部人事檔案管理存在的問題，并加強(qiáng)問題分析，提出一些針對性優(yōu)化對策，有效提高干部人事檔案數(shù)字化管理質(zhì)量水平，促進(jìn)干部人事檔案工作得到進(jìn)一步優(yōu)化。