醫(yī)院檔案管理工作的優(yōu)化思考

李 雪

（龍井市中醫(yī)醫(yī)院，吉林 龍井 133400）

引言

檔案管理工作是醫(yī)院管理體系中不可缺失的一個(gè)環(huán)節(jié)，并且在內(nèi)部管理中所發(fā)揮的作用也尤為關(guān)鍵[1]。醫(yī)院檔案管理工作不但能夠?yàn)獒t(yī)院管理層決策過(guò)程中提供參考依據(jù)，而且在一定情況下還推動(dòng)決策的貫徹落實(shí)[2]。但從當(dāng)前我國(guó)國(guó)內(nèi)醫(yī)院檔案管理工作展開(kāi)情況出發(fā)，尚且還存在一部分的醫(yī)院檔案管理工作尚未展開(kāi)或者效果不理想的情況。究其原因是多樣的，但是多種言語(yǔ)的共同影響下也造成醫(yī)院檔案管理工作不能實(shí)現(xiàn)預(yù)期的管理效果。所以怎樣解決當(dāng)前醫(yī)院在檔案管理工作優(yōu)化過(guò)程中所存在的問(wèn)題，是醫(yī)院管理層應(yīng)該思考的。

一、目前醫(yī)院檔案管理工作中所存在的問(wèn)題

1．醫(yī)院的檔案管理工作意識(shí)不強(qiáng)

當(dāng)前盡管檔案信息化程度有所提升，但是大多數(shù)醫(yī)院的醫(yī)院檔案管理工作意識(shí)還比較薄弱，并且醫(yī)院檔案整理技術(shù)還比較差[3]。究其原因，是因?yàn)獒t(yī)院對(duì)檔案管理工作比較忽視，并且對(duì)其沒(méi)有具體且清晰的認(rèn)知，管理意識(shí)尚且還停留在之前比較淺層次的認(rèn)知上。同時(shí)還對(duì)醫(yī)院檔案管理工作缺少嚴(yán)肅認(rèn)真的工作態(tài)度。特別是在面對(duì)醫(yī)院內(nèi)部權(quán)責(zé)不清楚的情況時(shí)，此種情況極其容易導(dǎo)致醫(yī)院檔案資料出現(xiàn)破損或者遺失等不良事件的發(fā)生，從而導(dǎo)致對(duì)醫(yī)院檔案不能開(kāi)展集中管理工作，為此不能充分發(fā)揮醫(yī)院檔案的真實(shí)價(jià)值。除此之外，在我國(guó)大部分地區(qū)其醫(yī)療信息化程度比較低，并且還沒(méi)實(shí)施先進(jìn)的科技信息技術(shù)對(duì)醫(yī)院的檔案資料展開(kāi)整理歸納工作，反而是使用守舊的方式來(lái)管理，為此存在一定的不足之處，從而導(dǎo)致醫(yī)院檔案不能及時(shí)發(fā)揮其價(jià)值。

2．醫(yī)院的檔案管理工作方式落后

在我國(guó)有大多數(shù)醫(yī)院其醫(yī)院檔案管理工作形式比較落實(shí)，并沒(méi)有使用先進(jìn)的管理模式來(lái)引進(jìn)國(guó)外先進(jìn)的科技技術(shù)，只是單一實(shí)施傳統(tǒng)的檔案保持管理模式。但是此種管理模式很容易導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理處于缺位狀況，從而進(jìn)一步導(dǎo)致醫(yī)院檔案不能真正及時(shí)服務(wù)于現(xiàn)代臨床醫(yī)學(xué)以及治療過(guò)程中。隨著互聯(lián)與科技技術(shù)的不斷普及與進(jìn)步，為醫(yī)院檔案管理工作方式的改善帶來(lái)了新的可能性。所以醫(yī)院應(yīng)該主動(dòng)利用現(xiàn)代先進(jìn)科學(xué)的醫(yī)院檔案管理方式，而不是一味地保守、使用傳統(tǒng)落實(shí)的管理方式。同時(shí)還應(yīng)該主動(dòng)積極創(chuàng)新發(fā)展，并且在新的醫(yī)院檔案管理根據(jù)自身具體的發(fā)展特點(diǎn)，從而衍生出擁有自身特點(diǎn)的新型醫(yī)院檔案管理工作方式。從我國(guó)醫(yī)院檔案管理工作方式出發(fā)，大部分的醫(yī)院檔案管理工作方式并沒(méi)有有效利用現(xiàn)代系統(tǒng)管理方式或者先進(jìn)的互聯(lián)網(wǎng)終端科技技術(shù)，從而導(dǎo)致比較容易出現(xiàn)醫(yī)院檔案資料遺失、系統(tǒng)錯(cuò)誤等各種問(wèn)題，進(jìn)而對(duì)醫(yī)院檔案管理的存儲(chǔ)工作以及管理工作帶來(lái)一定程度上的不利影響[4]。倘若實(shí)施比較落后守舊的醫(yī)院檔案管理工作，系統(tǒng)則極易會(huì)出現(xiàn)資料破損或者遺失等問(wèn)題，便會(huì)對(duì)醫(yī)院發(fā)展帶來(lái)不可估量的損失，同時(shí)還會(huì)為醫(yī)院日后的運(yùn)轉(zhuǎn)產(chǎn)生較大的隱患問(wèn)題，還不能及時(shí)有效地符合患者的具體需求，從而導(dǎo)致對(duì)醫(yī)院的整體運(yùn)轉(zhuǎn)造成不良影響的同時(shí)，還會(huì)增加醫(yī)院的運(yùn)行成本。

3．醫(yī)院檔案管理存在比較大的安全風(fēng)險(xiǎn)性

醫(yī)院的檔案信息其涉及患者自身基本資料，并且還包括醫(yī)院研究以及科學(xué)項(xiàng)目具有專業(yè)性的結(jié)果。所以在醫(yī)院檔案管理過(guò)程中，應(yīng)該重視檔案資料的安全性管理工作。與此同時(shí)，在這個(gè)大數(shù)據(jù)化發(fā)展時(shí)代中，應(yīng)該提高信息之間的交流溝通，盡管有利于展開(kāi)檔案信息的存檔工作，但其中也富含了多方面信息的安全問(wèn)題。在大部分實(shí)施實(shí)物檔案管理工作模式的醫(yī)院中，均為采取比較安全的儲(chǔ)存方式。除此之外，醫(yī)院檔案中存檔信息的重要問(wèn)題之一便是醫(yī)院儲(chǔ)存以及進(jìn)出的不安全性。這也導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理比較容易受外界入侵的不利影響下，出現(xiàn)更加嚴(yán)重的信息安全問(wèn)題，從而醫(yī)院檔案管理的工作效率便比較低。同時(shí)檔案管理所存在的問(wèn)題不能得到很好的解決，嚴(yán)重的話可能會(huì)導(dǎo)致醫(yī)院檔案發(fā)生遺失或者凌亂的情況，為醫(yī)院造成較大的損傷以及使醫(yī)院運(yùn)行效率有明顯的下降，并且在一定程度上提高了醫(yī)院人力、物力的運(yùn)行成本，進(jìn)一步對(duì)醫(yī)療工作的開(kāi)展帶來(lái)不良影響。

二、優(yōu)化目前醫(yī)院檔案管理工作所存在的問(wèn)題對(duì)策

1．強(qiáng)化醫(yī)院的檔案管理制度

隨著現(xiàn)代科技技術(shù)的不斷發(fā)展進(jìn)步，醫(yī)院管理層以廣泛且深刻認(rèn)識(shí)到醫(yī)院檔案管理工作中的重要性與必要性。就醫(yī)院發(fā)展而言，為了強(qiáng)化醫(yī)院檔案管理工作第一步便是應(yīng)該強(qiáng)化醫(yī)院檔案管理相關(guān)制度[5]。一個(gè)良好合理的管理知識(shí)可以為工作的實(shí)施奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，在醫(yī)院檔案管理制度的建立健全過(guò)程中，應(yīng)該廣泛聽(tīng)取各個(gè)群體的建議和意見(jiàn)，做到權(quán)責(zé)分明與職權(quán)統(tǒng)一的根本原則，從而有利于將碎片化的管理方式緊緊地凝固在一起，形成一個(gè)統(tǒng)一堅(jiān)實(shí)的力量源泉，進(jìn)一步為醫(yī)院檔案管理工作添磚添瓦，有利于為醫(yī)院運(yùn)行提供豐富的后備儲(chǔ)備資源。同時(shí)醫(yī)院還應(yīng)該提高對(duì)其工作的重視力度，使醫(yī)院各領(lǐng)導(dǎo)層以及各個(gè)部門形成一個(gè)普遍的共識(shí)，從而共同促進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展，才可以從根本上增加醫(yī)院的運(yùn)行效率，并降低運(yùn)行成本，有利于給予大眾更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，提高醫(yī)院整體的工作水平[6]。

2．改革創(chuàng)新醫(yī)院檔案管理工作方式

在科技發(fā)展潮流不斷深化的今天，互聯(lián)網(wǎng)科學(xué)技術(shù)也被廣泛使用在各個(gè)領(lǐng)域之中，所以醫(yī)院檔案管理工作更應(yīng)積極引進(jìn)互聯(lián)網(wǎng)科技技術(shù)來(lái)改革創(chuàng)新性發(fā)展醫(yī)院檔案管理方式，而不是單一實(shí)施傳統(tǒng)的紙質(zhì)化檔案管理工作模式，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)下的醫(yī)院檔案管理工作方式可以最大限度地有效防止檔案出現(xiàn)丟失以及破損的情況發(fā)生，有利于使醫(yī)院檔案朝著系統(tǒng)化的方向發(fā)展。此種管理方式一方面有效地節(jié)約了在尋找醫(yī)院檔案過(guò)程中所需要的人力、物力成本；另一方面，還可以有效利用數(shù)字化及時(shí)來(lái)完善檔案管理技術(shù)，從而更好地促進(jìn)醫(yī)院信息規(guī)范化與一體化發(fā)展[7]。同時(shí)在實(shí)施數(shù)字一體化發(fā)展過(guò)程中，還應(yīng)該重點(diǎn)關(guān)注對(duì)醫(yī)院檔案的分類管理以及合理規(guī)范發(fā)展。這是因?yàn)獒t(yī)院的檔案內(nèi)容非常豐富并且所發(fā)揮的作用也不大一致，為此在對(duì)其進(jìn)行數(shù)字化檔案管理時(shí)，應(yīng)該對(duì)其開(kāi)展篩選與分辨工作。在實(shí)施數(shù)字化醫(yī)院檔案管理工作時(shí)不能單一關(guān)注速度方面，而忽視質(zhì)量，因?yàn)檫@不符合醫(yī)院檔案管理工作的實(shí)際要求，同時(shí)也不能適應(yīng)于臨床醫(yī)學(xué)的發(fā)展進(jìn)步[8-9]。

3．檔案數(shù)字化以保持檔案安全性

當(dāng)前應(yīng)該對(duì)醫(yī)院檔案管理工作人員實(shí)施數(shù)字化培訓(xùn)。在開(kāi)展檔案數(shù)字化管理過(guò)程中得知保密問(wèn)題根本是因?yàn)槿舜嬖谝庾R(shí)問(wèn)題。為此只有問(wèn)題被理解后才可以進(jìn)一步做好保密工作。檔案數(shù)字化與保密有著緊密關(guān)聯(lián)性，為了增加檔案安全意識(shí)以及保密意識(shí)，便需要強(qiáng)化醫(yī)院檔案管理工作人員的技能技巧，并且還應(yīng)該保障其清楚掌握保密性以及基礎(chǔ)的保密知識(shí)。在實(shí)施檔案數(shù)字化管理過(guò)程中，應(yīng)該堅(jiān)持移交手續(xù)并且詳細(xì)查看文件，從而避免文件的丟失以及出現(xiàn)錯(cuò)誤情況。應(yīng)該徹底處理已經(jīng)實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化的資料。此外，還應(yīng)該強(qiáng)化對(duì)數(shù)字檔案的保護(hù)工作，定期對(duì)其開(kāi)展檢查工作并且嚴(yán)格劃分保密性與非保密性的數(shù)字檔案。同時(shí)，還應(yīng)該結(jié)合適宜的醫(yī)院檔案系統(tǒng)做好數(shù)字檔案的備份工作，完善電子文件的歸檔與管理機(jī)制[10-12]。

結(jié)語(yǔ)

總而言之，檔案管理工作是醫(yī)院內(nèi)部管理工作不可缺少的環(huán)節(jié)之一，并且對(duì)醫(yī)院管理體系以及管理工作方式均有著比較大的影響。通過(guò)改善當(dāng)前我國(guó)醫(yī)院檔案管理工作制度，可以更好地保護(hù)大眾的生命與健康的權(quán)利。伴隨著互聯(lián)網(wǎng)科技技術(shù)的不斷進(jìn)步與成熟，醫(yī)院檔案信息化以及醫(yī)院檔案信息數(shù)字化的發(fā)展進(jìn)程也隨之改變，有利于更好地普及使用數(shù)字化檔案，從而進(jìn)一步推動(dòng)醫(yī)院檔案可以真正有效發(fā)揮自身價(jià)值與作用。同時(shí)利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對(duì)醫(yī)院檔案進(jìn)行歸納與總結(jié)工作，將不同的檔案合理分類，最大限度發(fā)揮醫(yī)院檔案管理工作的作用，并且及時(shí)對(duì)其進(jìn)行管理與更新，從而實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理規(guī)范化、合理化以及一體化發(fā)展，有利于增加醫(yī)院運(yùn)行效率以及保護(hù)大眾生命健康安全。為此具有推廣使用的價(jià)值與意義。