會計檔案管理工作中存在的問題及對策

戈 芳

（濟寧市實驗中學，山東 濟寧 272000）

隨著社會經(jīng)濟發(fā)展，各個行業(yè)想要更好地發(fā)展也必須跟上社會發(fā)展腳步，特別是隨著信息化的發(fā)展，企業(yè)會計檔案管理中產(chǎn)生的資料和數(shù)據(jù)不斷的增加，這便要求必須采取有效的措施提高會計檔案管理的質(zhì)量和效率，做好會計檔案工作的改革，將檔案的作用發(fā)揮出來，推動企業(yè)更好的發(fā)展。

一、會計檔案作用分析

企業(yè)經(jīng)濟活動開展中，會計檔案是其非常重要的依據(jù)，其對于企業(yè)發(fā)展目標制定，管理制度完善以及企業(yè)管理水平提高有著重要意義。第一，能夠給企業(yè)內(nèi)部管理制度的制定提供一定的幫助，比如，企業(yè)產(chǎn)品成本定額、庫存水平、工作定額以及產(chǎn)品周轉(zhuǎn)速度都能夠成為企業(yè)內(nèi)部管理制度制定以及產(chǎn)品消耗定額的重要依據(jù)。第二，能夠給企業(yè)產(chǎn)品銷售以及定價合理性提供有效的歷史數(shù)據(jù)和成本信息。比如，企業(yè)歷年的產(chǎn)品銷售單位成本以及商品銷售數(shù)量變化情況等，都能夠成為企業(yè)進行銷售價格確定的重要依據(jù)。第三，需要做好企業(yè)資金管理工作，避免出現(xiàn)資金流失的情況，給企業(yè)更好的發(fā)展提供數(shù)據(jù)的依據(jù)。比如，企業(yè)會計檔案需要記錄好應收款賬務原始記錄，對企業(yè)不良資產(chǎn)進行盤點，從而為企業(yè)管理部門提供企業(yè)債權(quán)和資產(chǎn)的實際情況，為企業(yè)債權(quán)的收回以及問題資產(chǎn)處理提供有效的幫助。第四，進行會計檔案的提供，能夠幫助職工更好地了解企業(yè)當前經(jīng)營情況，切實提高自身的工作積極性和熱情，推動企業(yè)更好的發(fā)展[1]。第五，在不給企業(yè)技術機密造成影響的情況下，對外進行會計檔案分析資料的提供，能夠幫助權(quán)益人和債權(quán)人很好地了解企業(yè)當前經(jīng)營情況，進行投資的追加，吸引更多投資者來進行投資，給企業(yè)發(fā)展注入新的活力。第六，會計檔案能夠幫助國家財政部門和稅務部門更好地了解企業(yè)當前經(jīng)濟活動情況，根據(jù)需要做好宏觀的管理。

二、企業(yè)會計檔案管理存在的主要問題

隨著社會科技發(fā)展，以往企業(yè)會計檔案工作開展方式已經(jīng)很難滿足當前實際的需要，企業(yè)會計檔案管理存在的問題也比較多。比如，管理技術比較落后、會計檔案利用率比較低下、會計檔案人員欠缺等。想要解決這些問題，會計檔案管理人員必須提高自身的工作能力和業(yè)務素質(zhì)，及時地進行工作方式的改進，提高會計檔案管理的質(zhì)量和水平。

1．會計檔案管理手段比較落后，檔案保管設施較為陳舊

隨著信息化的發(fā)展，當前已經(jīng)進入了信息網(wǎng)絡時代，特別是互聯(lián)網(wǎng)的產(chǎn)生轉(zhuǎn)變了我們的時空觀念，我們進行檔案管理和數(shù)據(jù)傳輸?shù)臅r候，都能夠利用互聯(lián)網(wǎng)進行。但是通過分析企業(yè)當前會計核算可以發(fā)現(xiàn)，很多企業(yè)還是通過傳統(tǒng)的方式進行，并且會計檔案保管以及利用工作也沒有及時地進行改進，這也給會計檔案管理更好地進行造成了負面影響。

2．會計檔案人員欠缺，業(yè)務素質(zhì)需要進一步的提高

隨著社會科技發(fā)展也在一定程度上提高了對于會計檔案管理人員的要求，要求檔案管理人員不但具備會計知識還必須具備檔案專業(yè)知識，能夠較為熟練地使用現(xiàn)代辦公自動化系統(tǒng)，切實提高其外語水準。但是通過分析當前情況可以發(fā)現(xiàn)，很多企業(yè)所處的階段都是發(fā)展調(diào)整階段，很多會計人員都轉(zhuǎn)職和調(diào)離，這也導致了企業(yè)會計人員存在嚴重的流失。很多會計核算人員需要身兼數(shù)職，開展會計核算工作任務中，專職會計檔案管理人員更是數(shù)量非常少，并且這些人員現(xiàn)代化知識往往比較欠缺，檔案管理能力無法滿足實際需要[2]。會計檔案管理需要嚴格地根據(jù)相關的法律法規(guī)辦事，但是很多會計檔案管理人員還依然從會計需要來進行會計檔案的管理。雖然檔案室的專業(yè)人員檔案專業(yè)能力比較出色，但是其會計知識卻比較的欠缺，這也導致了相關人員無法做好會計檔案的管理。這種情況下，怎樣提高會計檔案管理人員的素質(zhì)也成了會計檔案工作開展的重要任務。

3．會計檔案利用不到位

雖然很多會計檔案中的原始資料比較的齊全，但是因為會計檔案本身的專業(yè)性比較強，理解起來比較的困難，在檔案利用的時候，主要是利用憑據(jù)，為相關部門提供債權(quán)和債務原始數(shù)據(jù)，為企業(yè)經(jīng)濟訴訟更好地提供證據(jù)。但是就當前而言，這種會計檔案管理工作已經(jīng)很難滿足當前企業(yè)管理工作開展的實際需要。當前，很多會計檔案不但沒有得到很好的開發(fā)及利用，甚至給企業(yè)更好的發(fā)展帶來了一定的負擔，出現(xiàn)這種情況的原因在于，很多會計檔案長期以來沒有做好鑒定和清理工作，這也導致了很多會計檔案良莠不齊，占據(jù)了大量的檔案存放空間，浪費了較多的物力資源和人力資源。會計檔案沒有得到較好利用的另一個重要原因在于會計人員比較重視會計的核算，對于會計管理、控制以及監(jiān)督不夠重視，再加上會計檔案保管的時候手段較為落后，這也給會計檔案利用更好地進行帶來了極大的負面影響。想要徹底改變這種會計檔案工作重視保管輕視利用的情況，便必須采取有效的措施做好檔案的整理，將會計歷史檔案的作用更好地發(fā)揮出來。

4．會計檔案管理體制沒有跟上企業(yè)現(xiàn)代化管理的實際 需要

隨著社會經(jīng)濟發(fā)展，辦公自動化水平有了明顯的提高，但是很多基層企業(yè)進行會計檔案管理的時候，管理方式及制度沒有得到及時的更新，這也會導致企業(yè)會計檔案管理工作的開展存在制度不夠完善、機制不夠健全的情況。主要表現(xiàn)在企業(yè)會計檔案超過保管期限、會計檔案交接不夠及時，若是出現(xiàn)單位清算、改制以及合并的情況，沒有能夠根據(jù)規(guī)定來做好會計檔案管理工作[3]。并且，會計部門和檔案部門之間存在責任不明確的情況。還有些單位本身會計人員變動比較的頻繁，新會計人員接受和熟悉會計檔案需要的時間比較長，并且會計交接的時候，手續(xù)不夠完善，這也會給會計檔案管理的利用價值和連續(xù)性造成極大的影響。

三、做好會計檔案管理工作的措施分析

會計檔案管理對于企業(yè)的發(fā)展非常重要，但是其存在的問題比較多，這便要求我們必須對會計檔案管理有一個全面的了解，并根據(jù)需要選擇有效的辦法做好會計檔案管理。

1．做好宣傳工作，領導必須認識到會計檔案管理的重 要性

對于企業(yè)而言，會計檔案不但能夠?qū)⑵髽I(yè)的歷史反映出來，會計檔案的利用和管理也能夠?qū)⑵髽I(yè)領導能力以及管理水平很好地體現(xiàn)出來。檔案業(yè)務部門以及主管單位必須做好宣傳工作，確保企業(yè)真正地認識到做好會計檔案管理的重要性和作用，確保領導能夠?qū)嫏n案管理有一個準確的認知，讓領導學會利用會計檔案，并給企業(yè)經(jīng)濟工作提供指導。做好會計檔案工作投入工作，提高會計檔案工作開展的力度，改善會計檔案保管和使用的條件，推動會計檔案工作更好的進行。

2．培養(yǎng)更多的專業(yè)人才

會計檔案工作開展的時候，其專業(yè)性比較強，會計檔案人員不但需要了解會計相關的知識，還必須了解檔案相關的知識，隨著現(xiàn)代化建設的進行，會計檔案人員還需要對會計電算化和辦公自動化技能有一個全面的了解[4]。為了切實提高會計檔案人員本身的業(yè)務水準，首先，需要做好業(yè)務培訓工作，真正地做到以會代訓，幫助會計檔案人員迅速地掌握會計檔案管理的新知識，了解做好會計檔案管理的辦法。其次，需要鼓勵檔案管理人員積極主動的學習，進行會計檔案工作激勵制度的建設，幫助會計檔案人員提高其學習和工作的主動性。最后，需要做好隊伍的建設，重視會計檔案人員隊伍的充實，提高會計檔案隊伍的整體水平。

3．提高會計檔案的服務方式和能力

會計檔案本身的專業(yè)性比較強，不是會計人員很難理解那些知識，這也導致了會計檔案利用工作和服務工作的開展難度比較大，所以我們想要將會計檔案作用發(fā)揮出來，首先，便必須提高著錄標引工作開展的質(zhì)量，根據(jù)企業(yè)發(fā)展需要來做好會計檔案的管理。會計檔案潛在價值比較高，只有做好加工和編研工作，才能夠給企業(yè)管理工作更好地進行提供較為完善的資料，給企業(yè)管理更好地進行提供幫助。其次，需要重視服務領域的拓寬，在不給企業(yè)商業(yè)機密造成影響的情況下，編制好歷史會計檔案，并根據(jù)部門的需要將歷史檔案提供給各個部門，幫助各個部門更好的發(fā)展。

4．做好會計檔案信息化建設

隨著社會經(jīng)濟發(fā)展，企業(yè)想要做到會計檔案管理也必須跟上信息化的腳步。首先，需要投入更多的資金，進行現(xiàn)代化辦公設備的購置，確保建設的電子檔案室符合電子會計檔案保存的相關要求，做好維護工作[5]。其次，需要做好會計檔案電子編目、自動查詢和檢索系統(tǒng)的建設，確保企業(yè)管理者活動開展的時候，能夠快速地獲得相關的信息。最后，需要進行會計檔案利用信息反饋系統(tǒng)的建立，幫助企業(yè)提高會計檔案利用和服務的水準，有針對性地改進存在的問題，推動企業(yè)會計檔案管理更好的進行。

結(jié)語

對于企業(yè)而言，檔案管理本身便是一項長期的工作，其綜合性較強，企業(yè)必須認識到會計檔案管理的重要性，切實提高會計檔案管理人員的素質(zhì)和能力，改變當前會計檔案管理中存在的問題和不足，切實提高會計檔案管理的質(zhì)量，將會計檔案的作用發(fā)揮出來，給企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的實現(xiàn)奠定基礎。