檔案管理在醫(yī)院管理工作中的重要性

宋云清

（江蘇省淮安市洪澤區(qū)人民醫(yī)院，江蘇 淮安 223100）

醫(yī)院強化檔案管理工作，能夠進一步服務醫(yī)院各項工作。醫(yī)院在日常工作開展過程中會產(chǎn)生大量的檔案資料和數(shù)據(jù)，落實對檔案資料和相關數(shù)據(jù)的有效保管，可以為醫(yī)院后續(xù)的發(fā)展提供相應的參考數(shù)據(jù)，方便查詢。落實現(xiàn)代化檔案管理工作能夠?qū)崿F(xiàn)醫(yī)院內(nèi)部高效率的工作開展形式，并且進一步提高醫(yī)院管理工作的質(zhì)量，為醫(yī)院現(xiàn)代化發(fā)展建設作出貢獻。

一、檔案管理工作的重要性

在醫(yī)院檔案管理工作中，不但要從事對文書檔案、人事檔案資料的管理，財務檔案資料的管控以及病例檔案資料的儲存，同時還要對相關設備檔案進行有效的保管，此外基于各類圖書檔案、建設檔案也需要落實相應的管控工作。當下醫(yī)院檔案管理工作面臨著較為繁重的事務，而有效落實檔案資料管控工作，深入開發(fā)檔案信息資料，能夠確保醫(yī)院正常高效的運轉(zhuǎn)。例如，針對文書檔案的管理工作，其包含行政活動文書等，客觀記載醫(yī)院在行政活動方面的實際內(nèi)容，是醫(yī)院的信息庫，可以為醫(yī)院各項工作提供服務，提高工作效益。

落實高效率的檔案管理工作，可以進一步規(guī)范當下醫(yī)務人員的道德素養(yǎng)，同時也能夠?qū)崿F(xiàn)對醫(yī)院內(nèi)部開展高效率、高質(zhì)量的行政管理工作。例如，針對醫(yī)院設備檔案資料的管理，其包含了對應的設備購買、使用、維修、保養(yǎng)等相應的記錄，相關資料能夠隨時反映出醫(yī)院對于設備的使用狀況，以落實針對醫(yī)院資產(chǎn)的有效評估。

總體來說，檔案管理工作是醫(yī)院管理工作中重要的工作內(nèi)容，其包含針對基礎檔案資料的收集、整理、使用，為醫(yī)院各項事務的進一步發(fā)展提供有效的數(shù)據(jù)參考依據(jù)，并且提供相應的工作經(jīng)驗，為當前醫(yī)院現(xiàn)代化管理、科學化管控、解決醫(yī)患糾紛具有重要的現(xiàn)實意義。因此，醫(yī)院的檔案管理工作在醫(yī)院管理中起到了關鍵的作用。

二、檔案管理在醫(yī)院管理工作中的問題

1．管理制度不完善，檔案利用率低

傳統(tǒng)的檔案管理在醫(yī)院長期的發(fā)展中，已經(jīng)有一套完整的流程。從一開始的收集、鑒定，到之后的整理、歸檔，以及最后的管理利用都十分的規(guī)范。但是對于現(xiàn)代檔案管理而言，因要求標準及載體的不同，紙質(zhì)檔案管理制度已無法適用。檔案管理部門如果不能及時根據(jù)實際情況建立更有針對性、更加周密的現(xiàn)代化醫(yī)院檔案管理流程，以保障檔案的可用性、存儲性、理解性和真實性，將會發(fā)生存儲分散導致丟失的現(xiàn)象。

醫(yī)院檔案管理過程中檔案利用率較低的問題，雖說檔案管理對于醫(yī)院的整體工作來說占比較少，但醫(yī)院對于檔案管理工作采取針對性的管理方式，比如，現(xiàn)代化的科技管理模式，使得醫(yī)院內(nèi)部多個部門形成檔案管理的格局。當然，在搜集信息和利用信息的時候，如果管理方式不夠現(xiàn)代化，會對檔案管理產(chǎn)生的社會效益、經(jīng)濟效益造成影響。不能合理利用開發(fā)資源，會使得檔案管理流域偏低，不利于醫(yī)院的長期發(fā)展[1]。

2．檔案管理員綜合素質(zhì)低

目前，檔案管理向電子信息化發(fā)展，存在的檔案管理問題之一是管理人員的綜合素質(zhì)較低。電子檔案在管理方面相對于紙質(zhì)檔案而言，對檔案管理人員的綜合素質(zhì)提出了更高的要求。因為管理電子檔案需要掌握一定的計算機技術(shù)，網(wǎng)絡技術(shù)知識等專業(yè)技能。如果檔案管理人員無法對電子檔案進行管理、更新自身的工作理念，并學習更多的檔案管理技能，就將無法滿足現(xiàn)代化的檔案管理要求。這對于醫(yī)院檔案的歸檔以及后續(xù)的管理工作都會產(chǎn)生很大的影響。所以如何提升檔案管理人員的個人工作素質(zhì)，也是檔案管理工作需要著重解決的問題。

對于檔案管理人員來說，缺少醫(yī)院檔案的管理意識，特別是管理人員對于電子檔案管理的功能作用還無法充分認識。考慮到一些已熟悉傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式的管理人員來說，他們無法與時俱進，及時轉(zhuǎn)變管理觀念，將管理工作走向現(xiàn)代化。把更多精力依舊放在紙質(zhì)檔案的歸檔工作，反而會疏忽了電子檔案文件的收集。在檔案管理人員對于電子檔案認識不充分的情況下，將有可能造成檔案文件收集不完整、不齊全、不規(guī)范，甚至造成在檔案收集過程中出現(xiàn)重復收集的資源浪費現(xiàn)象。

3．醫(yī)院對檔案硬件投入不足

醫(yī)院檔案管理工作，需要在硬件方面提供相應的支撐。然而，當下醫(yī)院對于檔案管理工作硬件設施的投入相對較少，具體原因是檔案管理工作無法在短時間內(nèi)產(chǎn)生相應的效益，因此，未受到相關醫(yī)院領導層的注重。例如，當下許多醫(yī)院的檔案管理室空間狹小且陰暗潮濕，甚至部分檔案室連基本的通風換氣設備都不能滿足相應的使用要求，且存在一定的消防安全隱患[2]。

醫(yī)院檔案管理工作中沒有融合現(xiàn)代化的管理手段，當前許多醫(yī)院在對檔案管理的工作中仍然采取傳統(tǒng)檢索的方法，而未有效地利用當前的計算機網(wǎng)絡技術(shù)，以至于醫(yī)院檔案信息量較小且傳遞速度較慢、效率低下。很難適應當下檔案管理工作的需求，從而影響了醫(yī)院信息化相關建設工作的有效開展。

三、檔案管理在醫(yī)院管理中的應用價值

1．提高醫(yī)院檔案基礎性管理

醫(yī)院的檔案管理工作首先是要得到領導的全面重視，才能夠確保相關工作能夠得到有效的落實和完善。要從上至下形成一體化的檔案管理工作局面，需要對應的領導層同各科室、各部門管理員做好有效的工作協(xié)調(diào)和溝通，共同完善檔案管理工作相關工作細項。此外，還需要醫(yī)院落實完善對檔案制度建設的工作，制定高效率、科學化的檔案管理體系，明確對應的規(guī)章制度，落實檔案管理工作的責任制，同時，將檔案管理工作結(jié)合考評工作，實現(xiàn)對員工在思想上、行為上對檔案管理工作的重視。

檔案管理的基礎性管理主要是充分發(fā)揮檔案管理的應用價值，加強醫(yī)院的檔案基礎性建設工作。醫(yī)院的檔案管理每天需要進行檔案信息的收集和整理，最主要的工作就是進行檢索、研究、分析，健全檔案管理機制，完善檔案管理模式。針對檔案管理存在的問題及時更新管理方式，達到現(xiàn)代化醫(yī)院建設的相關要求。因此，對于領導者來說一定要引起高度重視，完善基礎建設管理工作。

作為職工，我們需做好檔案管理及文件收發(fā)工作，對醫(yī)院下發(fā)的文件做到及時編號、下發(fā)、歸檔，對上級來文及時登記、交由主要領導審簽后，及時送至相關部門負責人簽閱處理并進行適時跟蹤和歸檔。在2020年，筆者共接收上級文件3000余份，處理上級文件2000余件，醫(yī)院印發(fā)文件200余件。

2．培養(yǎng)高素質(zhì)檔案管理人員

檔案管理人員需要具備較高的專業(yè)素養(yǎng)。醫(yī)院需要引入專業(yè)的檔案管理人才，實現(xiàn)管理團隊年輕化、專業(yè)化的發(fā)展趨勢。此外，還需要加大對現(xiàn)有檔案管理人員的培訓力度，及時更新其現(xiàn)有的知識體系，提高其檔案管理工作的業(yè)務水平，特別是要加強相關人員計算機軟硬件設施操控技能的培訓，實現(xiàn)當前檔案管理工作信息化、電子化的技能需求。

在現(xiàn)代化醫(yī)院建設的進程中，培養(yǎng)高素質(zhì)的管理人才，是未來發(fā)展的一大方向，也是未來醫(yī)院發(fā)展競爭的一大要點，為了使醫(yī)院檔案管理工作順利開展、檔案資料可以開發(fā)利用，需要醫(yī)院注重人才培養(yǎng)，注重人才的綜合素養(yǎng)鍛煉，定期開展相關的培訓工作。特別是當今管理模式已經(jīng)開始朝著互聯(lián)網(wǎng)方向去發(fā)展，建立屬于醫(yī)院自己內(nèi)部的信息化管理方式，確保專業(yè)人才能夠?qū)ΤＲ姷墓芾碥浖煜?，并且可以熟練掌握運用。

要嚴格履行崗位職責，努力做好本職工作，熟練掌握本崗位工作的要求和技巧，以嚴謹認真的工作態(tài)度迎接每一次工作任務，嚴格做到按時按量完成材料存檔和文字的錄入、校對、復印等工作，保證打印材料準確、整潔、清晰，符合材料的規(guī)格。從來不馬虎對待每一份材料，不拖欠每一次工作任務。在我們工作中，堅持為單位節(jié)約文印耗材，對文檔室的計算機、打印機、復印機等設備和其他物品，嚴格管理，保證文印工作順利進行，學習這些設備的簡單保養(yǎng)與維護。

3．完善檔案軟件和硬件設施

從醫(yī)院的角度來說，也需要投入大量的資金，建設現(xiàn)代化的管理方式，提供相應的軟件和硬件設施設備。檔案管理工作需要確?；A的硬件設備得到完善。因此，醫(yī)院需要對現(xiàn)有檔案室不達標的、陳舊的設備及時更換處理，同時積極打造現(xiàn)階段信息化的檔案管理工作體系，加大對基礎信息化設備的投入力度，盡可能改善當前檔案室的工作管理環(huán)境，提高檔案管理工作的現(xiàn)代化水平。

醫(yī)院落實相應的檔案資料管理工作還需要具備較強的檔案管理意識，科室及時地對相關資料進行歸檔處理，便于后續(xù)的查閱。相關文檔資料要實現(xiàn)及時上交歸檔管理，使檔案庫的資料管理健全。醫(yī)院檔案管理人員經(jīng)過系統(tǒng)化的檔案資料管理學習，更新知識結(jié)構(gòu)，在檔案的管理、收集、歸檔各項工作中提高自己專業(yè)能力。醫(yī)院針對檔案資料的有效開發(fā)利用還需要得到進一步的提升，從而避免醫(yī)院各類信息的資源浪費。

結(jié)語

總的來說，醫(yī)院管理工作中的檔案管理工作是重中之重，檔案管理能夠使得醫(yī)院管理水平得到有效提升，同時促進醫(yī)療行業(yè)的整體發(fā)展。為了適應現(xiàn)代化的改革與發(fā)展，對于檔案管理提出了更高的要求，明確了檔案管理的重要性及應用價值。推動醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展，也需要做好檔案管理的各項保障工作，完善檔案的硬件、軟件設施，提高專業(yè)人員的素養(yǎng)，提高檔案管理的基礎性建設工作。