信息化模式在醫(yī)院檔案管理中的可行性探析

莫英子 楊 翠

（錦州市中心醫(yī)院，遼寧 錦州 121000）

檔案是信息的載體，醫(yī)院檔案記錄了醫(yī)療中所有病例文件治療、影像學(xué)資料、會診數(shù)據(jù)和操作報告等方面的內(nèi)容。檔案是醫(yī)院管理關(guān)鍵依據(jù)，并對醫(yī)院長期發(fā)展產(chǎn)生影響?，F(xiàn)階段，受信息化和大數(shù)據(jù)逐漸發(fā)展的影響，信息化檔案管理的重要性也逐漸顯現(xiàn)出來。醫(yī)院檔案囊括的面積廣、內(nèi)容多，因此，需要這方面技術(shù)的輔助管理，增加工作效率[1]。為分析信息化檔案管理，本文研究信息化技術(shù)在醫(yī)院檔案管理中應(yīng)用。

一、醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀

1．缺乏完整管理體系，管理范圍劃分不合理

由總體出發(fā)醫(yī)院檔案管理面臨主要問題為制度碎片化，由于未明確檔案信息管理組織結(jié)構(gòu)，行政部門檔案管理長期以來為綜合管理（例如：文書、會計(jì)、科技、影像資料等綜合歸檔管理）[2]。但是，醫(yī)療文件、病理切片和各種類型影像學(xué)檔案屬于各自檔案管理部門需要相關(guān)部門分檔管理。通過這種管理方式，在單位內(nèi)延伸出了多部門管理局勢。這種量化管理模式導(dǎo)致各級醫(yī)院忽視了標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化管理，導(dǎo)致檔案管理員未遵守醫(yī)院信息管理實(shí)際程序，與檔案信息管理分離。

2．缺乏正確的管理意識和管理理念

對于大部分工作人員而言，檔案管理通常只是資料文檔記錄，并不影響醫(yī)院經(jīng)濟(jì)效益。因此，大部分工作人員包括管理人員、醫(yī)生等人群，無法集中精力實(shí)施檔案管理，并忽略了檔案管理工作。醫(yī)院現(xiàn)階段信息管理還不能接管醫(yī)院的重要業(yè)務(wù)及責(zé)任考核中。醫(yī)院提供信息化建設(shè)還是簡單的數(shù)據(jù)錄入、查詢等，難以滿足檔案管理的相關(guān)需求[3]。這樣一來，就不清楚檔案管理的信息化對醫(yī)院發(fā)展的價值以及重要性。目前醫(yī)院檔案管理客觀上存在問題，例如，從業(yè)人員思想觀念陳舊，不能滿足醫(yī)院和社會發(fā)展要求。

3．相關(guān)人力、財(cái)力、設(shè)施投入不足

醫(yī)院檔案管理信息化推廣過程中，需要完整的計(jì)算機(jī)硬件和軟件基礎(chǔ)設(shè)施。然而，現(xiàn)階段存在醫(yī)院基礎(chǔ)設(shè)施配備不齊的情況[4]。在過去，檔案管理只能手動進(jìn)行，幾乎不需要技術(shù)支撐。然而，在信息化時代，醫(yī)院忽視了對檔案管理者相關(guān)技術(shù)知識的培訓(xùn)，這也間接地降低了信息化、數(shù)字化檔案管理模式發(fā)展的進(jìn)程。數(shù)字化檔案系統(tǒng)是一種在線資源管理新模式，其需要高投資和高端設(shè)備來共享資源，但現(xiàn)階段恰巧缺乏相關(guān)人力、財(cái)力、設(shè)備的投入。

4．專業(yè)化水平低

現(xiàn)代化信息化不斷發(fā)展，但由于管理者忽視了自身專業(yè)能力，部分檔案管理者在檔案管理期間仍然留在計(jì)算機(jī)信息化的初始階段。因?yàn)槠涔潭ㄋ枷霝椋涸跈n案管理領(lǐng)域沒必要科學(xué)和標(biāo)準(zhǔn)化經(jīng)驗(yàn)，堅(jiān)信自身能勝任工作。由于信息管理規(guī)模小、數(shù)據(jù)庫規(guī)模小以及檔案管理系統(tǒng)復(fù)雜性不足，可使用的相關(guān)查詢系統(tǒng)不夠方便快捷?，F(xiàn)階段，檔案管理信息化需要更高專業(yè)的能力，檔案管理人員不僅要自己完成任務(wù)，而且還要遵循隨著時間推移而優(yōu)化自身管理理念。然而，部分醫(yī)院檔案管理員經(jīng)驗(yàn)尚未形成，專業(yè)能力更新不夠快，也不具備必要專業(yè)知識。這也導(dǎo)致管理人員管理水平較低，影響了信息收集和檔案的正確使用。

二、信息化模式在醫(yī)院檔案管理中的可行性

1．增加硬件、資金投入

信息化檔案管理可確保所有類型信息在較長時間內(nèi)的完整性。在醫(yī)院信息檔案管理的當(dāng)前階段，普遍采用計(jì)算機(jī)局域網(wǎng)實(shí)施信息交換，使用打印機(jī)和掃描儀等硬件進(jìn)行數(shù)據(jù)導(dǎo)出。由于電子產(chǎn)品更新速度更快，使用壽命更短，信息管理還需要定期審查硬件和軟件技術(shù)及設(shè)施、更新和升級，避免由于計(jì)算機(jī)故障而導(dǎo)致的信息管理質(zhì)量下降。此外，管理人員還需進(jìn)行基本操作培訓(xùn)，以了解各項(xiàng)硬件的正確使用方法，并避免因故障而損壞硬件。在軟件和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境維護(hù)中，可通過設(shè)置計(jì)算機(jī)管理員權(quán)限或設(shè)置對檔案數(shù)據(jù)訪問，來提高計(jì)算機(jī)檔案存儲安全性，預(yù)防未經(jīng)授權(quán)人員就組織訪問、處理檔案數(shù)據(jù)的情況發(fā)生。

2．優(yōu)化健全檔案信息化管理機(jī)制

檔案信息管理目的是簡化數(shù)據(jù)操作過程及快速流通。醫(yī)院信息化管理必然需要建立相關(guān)機(jī)制實(shí)施支撐。通過跨部門、跨單位協(xié)調(diào)和共享數(shù)據(jù)來高效管理檔案信息，以提高辦公室效率和信息技術(shù)應(yīng)用。建立健全信息管理機(jī)制，首先將部門、科室之間關(guān)系轉(zhuǎn)變，解決分散工作環(huán)境，轉(zhuǎn)變?yōu)楣蚕怼＝⑿滦?、集中、開放和統(tǒng)一的辦公結(jié)構(gòu)，各部門科室可實(shí)現(xiàn)共享檔案和自由傳輸檔案，并改進(jìn)信息檔案信息[5]。建立檔案數(shù)據(jù)機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)對所有主要部門共享檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行分類，并建立檢索和衍生功能，以系統(tǒng)、組織地整合檔案數(shù)據(jù)管理，提高其他科室檔案管理效率，提高醫(yī)院整體效率。完善機(jī)制建設(shè)需要投資，傳統(tǒng)的管理機(jī)制運(yùn)作取決于各領(lǐng)域工作人員報告和整理工作，對資金需求較低，信息化管理機(jī)制要求管理實(shí)踐向信息化技術(shù)和智能轉(zhuǎn)變，醫(yī)院需要雇用專業(yè)人員和管理人才來實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)。

3．增加工作人員信息化技術(shù)水平

醫(yī)院檔案管理人員除了具備基本醫(yī)療專業(yè)知識外，還必須培養(yǎng)其信息化技術(shù)技能。使其能夠使用軟件應(yīng)用程序和硬件設(shè)備管理數(shù)據(jù)檔案，以檢索、驗(yàn)證、分類、推斷和捕獲檔案信息。因此，在招聘過程中對其計(jì)算機(jī)技能提出基本要求，以確保管理團(tuán)隊(duì)中整體信息技術(shù)水平。提供資金相關(guān)技術(shù)培訓(xùn)課程，讓工作人員在不同知識和實(shí)際技能階段，以本身電腦技術(shù)為基礎(chǔ)，接受訓(xùn)練。醫(yī)院的培訓(xùn)課程提高了檔案管理員對相關(guān)管理軟件熟悉程度。同時，優(yōu)化了其對掃描儀、打印機(jī)和復(fù)印機(jī)等硬件設(shè)備處理的熟悉程度，以提高組織和導(dǎo)出檔案數(shù)據(jù)效率。對個人績效進(jìn)行計(jì)算機(jī)技能評估，以提高工作人員專注度和學(xué)習(xí)自主性；基于工作人員信息管理有效性，建立了明確的獎懲制度，對由于計(jì)算機(jī)技術(shù)低而影響其部門工作進(jìn)展的工作人員進(jìn)行批評或懲罰。通過以不同方式督促其接受技能培訓(xùn)，提高信息技術(shù)管理團(tuán)隊(duì)的整體水平[6]。

4．加強(qiáng)對數(shù)字化檔案信息的利用

數(shù)字化是當(dāng)前社會發(fā)展的重要趨勢，文件管理在信息和數(shù)字化進(jìn)一步發(fā)展中應(yīng)該變得越來越重要。為了提高數(shù)字文件信息使用率，首先，應(yīng)更新文件信息管理傳統(tǒng)概念。醫(yī)院檔案管理比較陳舊，數(shù)字化正在成為一種持續(xù)趨勢[7]。因此，醫(yī)院資源管理背景下管理理念需要不斷更新。對于某些人來說，文件數(shù)據(jù)管理是及時改進(jìn)的先決條件，使文件信息管理員能夠了解文件信息資源重要性，以及改革文件信息資源管理和改變傳統(tǒng)、復(fù)雜管理模式重要性。其次，必須在檔案管理背景下積極推進(jìn)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。整合數(shù)字文件信息需要共同努力，這是一種基本基礎(chǔ)架構(gòu)安全，可進(jìn)一步改進(jìn)文件信息管理。在底層網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)中，首先加強(qiáng)聯(lián)網(wǎng)，同時整合醫(yī)院數(shù)字文件信息，建立相對獨(dú)立的檔案網(wǎng)絡(luò)，與當(dāng)前辦公網(wǎng)絡(luò)和業(yè)務(wù)網(wǎng)絡(luò)有效隔離，在交換數(shù)據(jù)時采取了嚴(yán)格的安全措施，以確保歸檔中信息范圍廣泛。此外，應(yīng)相應(yīng)地配置和優(yōu)化硬件網(wǎng)絡(luò)容量和醫(yī)院軟件。由于空間內(nèi)容規(guī)模巨大，在創(chuàng)建數(shù)字文件時必須相應(yīng)地配置歸檔存儲。處理大量空間信息打印機(jī)等設(shè)備應(yīng)在優(yōu)化基礎(chǔ)設(shè)施時改進(jìn)軟件設(shè)計(jì)，選擇穩(wěn)定、安全和可靠的操作系統(tǒng)，以滿足不同信息和數(shù)據(jù)管理要求，選擇正確的掃描軟件和圖像處理軟件，以便高效地處理文件信息[8]。

5．加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，增強(qiáng)全員檔案管理意識

為了促進(jìn)醫(yī)院全面發(fā)展，需要對醫(yī)院各個領(lǐng)域的人員進(jìn)行系統(tǒng)培訓(xùn)，這不僅包括臨床醫(yī)生，還包括檔案管理員。檔案管理人員只有經(jīng)驗(yàn)豐富才能搜索到以前的數(shù)據(jù)并將技術(shù)集成到文件中。由于大多數(shù)醫(yī)院檔案管理人員不熟悉文件管理，因此，無法高效地完成文件處理、記錄和匯總。但是現(xiàn)代技術(shù)無法與文件管理任務(wù)相結(jié)合。加強(qiáng)檔案管理團(tuán)隊(duì)，將新技術(shù)、新知識融入檔案管理，不斷與高層單位溝通，有效地將其獲得知識應(yīng)用于醫(yī)院文件管理，從而提高文件管理效率。提高全院檔案管理意識不應(yīng)忽視檔案管理系統(tǒng)的問題，因?yàn)獒t(yī)院各個科室所收集的數(shù)據(jù)是由各個科室的工作人員提供，只有提高所有工作人員文件管理意識，才能確保收集數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤[9]。

結(jié)語

檔案管理模式改革是在現(xiàn)代化過程中發(fā)展起來的可管理性產(chǎn)物，增加了檔案價值。在當(dāng)今社會，檔案管理模式變化主要表現(xiàn)為紙質(zhì)檔案管理模式向信息化檔案管理模式轉(zhuǎn)變。隨著醫(yī)院檔案管理方式改變，應(yīng)進(jìn)一步明確和發(fā)展醫(yī)院檔案管理方式，提高醫(yī)院檔案管理質(zhì)量。經(jīng)信息化科學(xué)技術(shù)的運(yùn)用能夠優(yōu)化醫(yī)院辦公模式，增加醫(yī)院服務(wù)水平及綜合實(shí)力。