計(jì)算機(jī)技術(shù)在圖書檔案管理中的實(shí)踐初探

高 茹

（山西省呂梁市賀昌中學(xué)，山西 呂梁 033000）

調(diào)查研究人們對(duì)圖書檔案管理的認(rèn)識(shí)不難發(fā)現(xiàn)，很多人對(duì)該專業(yè)缺少正確、全面的了解，認(rèn)為圖書館檔案管理就是管管書看看報(bào)，工作內(nèi)容無非登記借書、圖書上架、存儲(chǔ)檔案，實(shí)際上圖書檔案管理工作職責(zé)更多地體現(xiàn)在管理書籍檔案等資料里承載的信息。目前，我國一些圖書館的圖書檔案管理中計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平較低，工作人員的工作能力參差不齊，這些都嚴(yán)重影響了圖書檔案管理職能的充分體現(xiàn)，降低了該項(xiàng)工作的基礎(chǔ)公共服務(wù)品質(zhì)，亟待從實(shí)際出發(fā)，推進(jìn)圖書檔案管理與計(jì)算機(jī)技術(shù)的深度融合。由此可見，研究計(jì)算機(jī)技術(shù)在圖書檔案管理中的實(shí)踐具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

一、計(jì)算機(jī)技術(shù)內(nèi)涵概述

想要在圖書館檔案管理中有效運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，充分體現(xiàn)其應(yīng)用優(yōu)勢(shì)，順利實(shí)現(xiàn)改革創(chuàng)新圖書館檔案管理的目標(biāo)，首先就要掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)的內(nèi)涵。所謂計(jì)算機(jī)技術(shù)，簡(jiǎn)單來說就是以計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的人工模擬能力、邏輯判斷能力、準(zhǔn)確且快速的計(jì)算能力等多種能力為介質(zhì)，全面分析和計(jì)算系統(tǒng)定量進(jìn)而有效解決計(jì)算機(jī)系統(tǒng)復(fù)雜問題的一種工具和手段[1]。目前，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的快速發(fā)展，其應(yīng)用領(lǐng)域愈加廣泛，已經(jīng)融入數(shù)據(jù)處理、數(shù)值計(jì)算、實(shí)時(shí)控制、教育、通信處理、多媒體技術(shù)、模式識(shí)別等多個(gè)方面，近年來在檔案管理中的應(yīng)用作用愈加突出，成為建設(shè)檔案管理新體系的關(guān)鍵技術(shù)支持。

二、圖書檔案管理中計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)

推進(jìn)計(jì)算機(jī)技術(shù)在圖書檔案管理中的應(yīng)用勢(shì)在必行，這主要是因?yàn)樾聲r(shí)期背景下各個(gè)領(lǐng)域信息化建設(shè)水平不斷提升，檔案事業(yè)領(lǐng)域也不例外，只有順應(yīng)社會(huì)發(fā)展趨勢(shì)，充分引入先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)才能夠順利實(shí)現(xiàn)圖書檔案的信息化建設(shè)目標(biāo)，目前，圖書檔案管理中計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

首先，存儲(chǔ)量大。當(dāng)代社會(huì)人們相較于過去而言具有更大的生活范圍，這就意味著將隨之產(chǎn)生更多的文件資料，加大圖書檔案資料的數(shù)據(jù)信息量，圖書檔案管理面臨著劇增的檔案資料入庫、調(diào)用、保存等管理需求，引入計(jì)算機(jī)技術(shù)能夠通過存儲(chǔ)量巨大的光盤、數(shù)據(jù)庫等做好圖書檔案資料的存儲(chǔ)工作，同時(shí)發(fā)揮出對(duì)成本投入和占用空間的節(jié)約優(yōu)勢(shì)[2]。

其次，自動(dòng)化。圖書檔案管理與計(jì)算機(jī)技術(shù)的有機(jī)結(jié)合，檔案信息的輸入更加快速，自動(dòng)化判斷和邏輯推理各種圖書檔案信息，進(jìn)而達(dá)到自動(dòng)化檢索信息、管理信息的效果。

最后，數(shù)字化。圖書檔案管理中有效應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)可以彌補(bǔ)傳統(tǒng)手工圖書紙質(zhì)檔案管理程序過于繁瑣的不足之處，節(jié)約此方面的物力、人力資源，檔案資料的查詢與保存更加便捷，提高了圖書檔案利用率，避免和控制了圖書檔案信息發(fā)生遺失、損壞等問題。

三、計(jì)算機(jī)技術(shù)在圖書檔案管理中面臨的主要問題

1．信息網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險(xiǎn)較大

現(xiàn)如今，人們的生活、工作、學(xué)習(xí)逐漸向著信息化、網(wǎng)絡(luò)化的方向快速邁進(jìn)，人們的網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用更加便捷、隨意，在此過程中也帶來了更多的信息網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險(xiǎn)隱患[3]。圖書檔案管理工作中對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)的引入與實(shí)踐應(yīng)用，既能夠?yàn)楣ぷ鏖_展和創(chuàng)造便利發(fā)條件，也令工作面臨著更多安全方面的威脅，一旦黑客的級(jí)別較高，那么防火墻等基礎(chǔ)的網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)手段則難以抵御黑客攻擊，加大了被黑客更改、盜取或者直接損壞原始圖書檔案文件的幾率，且圖書檔案文件兼具真實(shí)性、平整性特點(diǎn)，修復(fù)難度極大，這也進(jìn)一步威脅了圖書檔案信息的可靠性與安全性。

2．缺少高素質(zhì)專業(yè)人才

圖書檔案管理屬于圖書情報(bào)與檔案管理專業(yè)，如果從事圖書檔案管理的工作人員沒有經(jīng)過專業(yè)、系統(tǒng)的教育，自身文化素養(yǎng)水平有限，不具備良好的信息意識(shí)與信息技術(shù)操作能力，則很難勝任新時(shí)期的圖書檔案管理崗位職責(zé)，無法在工作中熟練操作現(xiàn)代化設(shè)備提高工作效率與質(zhì)量[4]。此外，一些圖書檔案管理崗位的工作人員存在著身兼數(shù)職現(xiàn)象，無法在圖書檔案管理方面投入充足的時(shí)間和精力，嚴(yán)重影響了圖書檔案管理工作的順利開展，很大程度上阻礙計(jì)算機(jī)技術(shù)在圖書檔案管理中的實(shí)踐應(yīng)用。

3．尚未健全網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫

雖然一些圖書館檔案管理的工作開展中加大了計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用力度，然而從目前的實(shí)際應(yīng)用現(xiàn)狀來看，計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用普遍過于形式化、機(jī)械化、淺顯化，尚未健全圖書檔案信息專門的網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫，無法對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)信息情況進(jìn)行動(dòng)態(tài)掌握和及時(shí)處理，導(dǎo)致圖書檔案信息管理存在著嚴(yán)重的滯后性問題。

4．管理技術(shù)過于落后

近年來，計(jì)算機(jī)技術(shù)以驚人速度不斷更新，這就要求圖書檔案管理在選擇和應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)時(shí)，應(yīng)與時(shí)俱新加快更新腳步，然而在實(shí)際情況中，往往因?yàn)閳D書檔案管理在機(jī)構(gòu)組織中并沒有直接創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，因此相關(guān)工作開展的人力、物力、財(cái)力資源投入相較于生產(chǎn)部門而言遠(yuǎn)遠(yuǎn)不足，無法及時(shí)更新設(shè)備設(shè)施，降低了管理技術(shù)的先進(jìn)水平。

四、計(jì)算機(jī)技術(shù)在圖書檔案管理中的實(shí)踐路徑

1．重視網(wǎng)絡(luò)安全，加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)防控

現(xiàn)代社會(huì)人們愈加重視信息安全問題，在此形勢(shì)下圖書檔案管理對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用也要重視網(wǎng)絡(luò)安全工作，建立對(duì)應(yīng)的安全管理機(jī)制，動(dòng)態(tài)監(jiān)督安全防范技術(shù)措施的落實(shí)情況，加強(qiáng)系統(tǒng)防火墻建設(shè)水平，同時(shí)引入可靠的計(jì)算機(jī)技術(shù)手段彌補(bǔ)圖書檔案管理容易存在的安全漏洞，加強(qiáng)對(duì)信息網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險(xiǎn)的防控效果[5]。

例如，圖書檔案管理可以與RFID技術(shù)結(jié)合起來，發(fā)揮出該現(xiàn)代化管理技術(shù)在圖書檔案防盜、歸還、借閱、查詢、存儲(chǔ)等環(huán)節(jié)的安全保障重要作用，實(shí)現(xiàn)圖書檔案管理水平的大幅提升?；趥鹘y(tǒng)管理技術(shù)支持下的圖書檔案管理過程中，檔案文件入館以后工作人員需要對(duì)其分類、排序，然后裝訂，接著人工完成檔案盒相關(guān)信息的撰寫，檔案目錄由管理人員手工抄寫，最后檔案連同目錄一起封裝入檔案盒內(nèi)，這種方式難以應(yīng)對(duì)迅速膨脹的紙質(zhì)信息存儲(chǔ)量、日趨多樣化的檔案的種類、逐日增多的各種信息檔案資料，容易出現(xiàn)種類雜、擺放亂、數(shù)量多、密度大等問題。引入RFID技術(shù)創(chuàng)新圖書檔案管理工作中，檔案袋無須打開便可以直接利用無線數(shù)據(jù)進(jìn)行讀取，檔案的具體名目、數(shù)量、檔案摘要等信息快速出現(xiàn)在電腦屏幕上，規(guī)避了繁雜程序的安全風(fēng)險(xiǎn)，免去上述環(huán)節(jié)中大量人力消耗。圖書檔案管理人員在應(yīng)用RFID系統(tǒng)時(shí)重點(diǎn)考慮其與場(chǎng)景需求的適配性，反復(fù)測(cè)試、修改標(biāo)簽芯片和讀取器參數(shù)，避免讀取效率受到影響，精細(xì)調(diào)整RFID標(biāo)簽距離、位置，對(duì)比試驗(yàn)不同參數(shù)、不同型號(hào)的設(shè)備，構(gòu)建起安全可靠的RFID無接觸圖書檔案數(shù)據(jù)采集方式，達(dá)到動(dòng)態(tài)化管理目標(biāo)。

2．重視隊(duì)伍建設(shè)，發(fā)揮人才優(yōu)勢(shì)

圖書館要準(zhǔn)確定位圖書檔案管理部門的重要性，在其人員配置上“下功夫”，一方面，提高門檻標(biāo)準(zhǔn)，從專業(yè)知識(shí)基礎(chǔ)情況、信息技術(shù)應(yīng)用情況、創(chuàng)新創(chuàng)造性思維、職業(yè)道德素養(yǎng)等多方面對(duì)應(yīng)聘者進(jìn)行綜合評(píng)估，選拔出高素質(zhì)的圖書檔案管理專業(yè)人才，為該項(xiàng)工作中計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用與不斷更新完善提供必要支撐；另一方面，加強(qiáng)對(duì)圖書檔案管理人員的計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用專項(xiàng)培訓(xùn)工作，使其對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用能夠和社會(huì)發(fā)展接軌，避免脫節(jié)被社會(huì)所淘汰[6]。此外，圖書館還可以挖掘更多的圖書檔案管理人才培養(yǎng)路徑。例如，與高校校企合作、產(chǎn)教結(jié)合，圖書館為高校圖書情報(bào)與檔案管理專業(yè)學(xué)生提供實(shí)訓(xùn)基地，高校為圖書館提供優(yōu)質(zhì)的圖書檔案管理人才儲(chǔ)備力量。

3．完善網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫，跨界完美融合

圖書檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)要把握以下注意事項(xiàng)。

首先，數(shù)據(jù)庫內(nèi)要包含書目數(shù)據(jù)，同時(shí)可利用網(wǎng)絡(luò)或者各種聯(lián)機(jī)檢索終端進(jìn)行圖書館檔案信息的檢索。

其次，數(shù)據(jù)庫有機(jī)整合了聯(lián)合建立目錄中心、檔案全文數(shù)據(jù)庫、專題檔案信息數(shù)據(jù)庫、檔案目錄信息數(shù)據(jù)庫，其應(yīng)用目的在于方便圖書檔案利用者利用，提高圖書檔案管理效率，集成圖書檔案資源信息。

最后，檔案界與圖書館界需在數(shù)據(jù)庫發(fā)揮各自優(yōu)勢(shì)，強(qiáng)強(qiáng)聯(lián)合更好地開發(fā)和利用數(shù)據(jù)庫。

4．重視資源投入，提高服務(wù)品質(zhì)

為了不斷提高圖書檔案管理技術(shù)水平，圖書館要增加對(duì)圖書檔案管理的成本投入，從長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展角度出發(fā)，保證在各種資源充足的條件下，及時(shí)更新計(jì)算機(jī)技術(shù)及相關(guān)設(shè)備設(shè)施。

例如，圖書館工作人員定期檢查圖書檔案管理的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)軟硬件設(shè)備設(shè)施運(yùn)行現(xiàn)狀，及時(shí)發(fā)現(xiàn)其中存在的故障、功能不全等問題，按照采購管理規(guī)章制度與審批程序，有計(jì)劃、有目標(biāo)地規(guī)范采購工作，讓圖書檔案管理人員可以應(yīng)用功能齊全、效率高、速度快的設(shè)備設(shè)施提高服務(wù)品質(zhì)。

結(jié)語

總之，新時(shí)期的圖書檔案管理的對(duì)象并不局限于圖書本身與檔案本身，也涵蓋了這些文件數(shù)據(jù)承載的信息管理，在推進(jìn)該項(xiàng)工作的現(xiàn)代化發(fā)展中，應(yīng)重視并有效應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，讓圖書檔案管理與數(shù)字化時(shí)代接軌，助力圖書館完成智慧圖書館的轉(zhuǎn)型，為其運(yùn)行與發(fā)展提供更加服務(wù)模式多元化、更高效、更安全的圖書檔案管理模式。