基于數(shù)字化時代提高醫(yī)院檔案管理有效方法分析

郭 欣 劉海偉

（山東省莒縣中醫(yī)醫(yī)院，山東日照 276500）

檔案管理從本質(zhì)上是屬于醫(yī)院在管理上重要的組成部分，傳統(tǒng)的管理方式是以人工的方式為主的，整體的工作效率比較低、工作效果比較差、檔案出現(xiàn)丟失等問題時有發(fā)生。在現(xiàn)代化的數(shù)字化時代中，要將數(shù)字化技術(shù)和信息技術(shù)積極地應用到檔案的管理工作中，不斷創(chuàng)新檔案管理的實際路徑，切實提升醫(yī)院的管理水平和管理能力。

一、醫(yī)院檔案管理要點

醫(yī)院的相關(guān)檔案管理的內(nèi)容是非常復雜的，管理的難度也比較大。實際的管理要點主要是相關(guān)數(shù)據(jù)和資料的管理、工作流程的管理和相關(guān)檔案的檢索管理等[1]。其中數(shù)據(jù)資料的管理主要包含醫(yī)療器械的資料的管理、患者的相關(guān)就診資料和檔案的管理、相關(guān)醫(yī)護人員的資料的管理等；工作流程的管理主要包含醫(yī)護人員的工作日期、工作內(nèi)容等的管理為主；其中檔案的檢索管理主要包含相關(guān)的分級的檢索制度、利用醫(yī)院中的局域網(wǎng)，檢索到實際需要的文件的一些原始記錄，進而實現(xiàn)對相關(guān)歷史記錄的調(diào)取和后續(xù)的使用。

二、醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀

1.基礎設施薄弱

部分的醫(yī)院在局域網(wǎng)的實際建設上和完善的程度上明顯不足，沒有實現(xiàn)的自動化辦公，實際的普及力度也不足，整體的檔案管理水平比較低，這對于醫(yī)院的整體服務水平的提升會有一定程度的阻礙[2]。

2.人力資源素質(zhì)有待提升

部分的醫(yī)院檔案管理工作人員的綜合素養(yǎng)比較低，沒有達到數(shù)字化時代的基本要求。部分醫(yī)院在實際的檔案管理中過于依賴傳統(tǒng)的工作經(jīng)驗，實際的創(chuàng)新程度不足，使檔案的管理質(zhì)量和管理效率得不到有效的提升。

3.安全管理水平低

部分醫(yī)院在實際的檔案管理的技術(shù)水平上比較低，檔案非常容易出現(xiàn)丟失或者被竊取等諸多問題。這不僅會對于醫(yī)院的實際管理造成不同程度的影響，甚至會導致患者的許多基本信息被泄露，進而影響醫(yī)院的外在形象[3]。

三、基于數(shù)字化時代提升醫(yī)院檔案管理的有效策略

1.管理策略

在數(shù)字化的時代中，要不斷地完善醫(yī)院的相關(guān)基礎設施的建設，并提升整體人力資源的綜合素質(zhì)，在提升檔案的安全管理水平的同時，提升檔案管理的整體工作質(zhì)量[4]。具體來講，可以從以下幾個方面入手，首先，要加大相關(guān)資金的投入，并從軟件和硬件的兩個角度出發(fā)，不斷完善檔案管理的相關(guān)基礎設施，并設計相關(guān)檔案管理的自動化系統(tǒng)，并建立檔案的相關(guān)數(shù)據(jù)庫，進而為檔案的管理質(zhì)量的提升打下堅實的基礎。其次，也要強化對于醫(yī)院檔案管理人才的培養(yǎng)，定期地組織相關(guān)檔案管理的工作人員參與相關(guān)的培訓，引進檔案管理的復合型的人才，進而提升醫(yī)院檔案管理的整體現(xiàn)代化能力。最后，也要重點進行安全管理，在建立一個檔案管理系統(tǒng)的同時，切實地落實相關(guān)保密制度，設置相關(guān)系統(tǒng)的準入權(quán)限，以有效避免與管理工作無關(guān)的人員進入該系統(tǒng)中，免得相關(guān)檔案被丟失或者被竊取。

2.技術(shù)策略

2.1 醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)的設計。醫(yī)院的檔案管理系統(tǒng)的具體的設計方法可以采取以下幾點方式：在系統(tǒng)框架的建設上，要由系統(tǒng)的門戶層、應用層、數(shù)據(jù)層構(gòu)成的。門戶層的功能要以相關(guān)的信息查詢和錄入為主，應用的功能層要以相關(guān)檔案的記錄和管理員的管理為主，而數(shù)據(jù)層也就是系統(tǒng)用到的相關(guān)數(shù)據(jù)庫。在系統(tǒng)功能上，要主要包含相關(guān)數(shù)據(jù)資源的管理、相關(guān)工作流程的管理、相關(guān)檔案的檢索管理者三個基本功能。我們以數(shù)據(jù)資料的管理為例，在模塊之下是需要設置相關(guān)數(shù)據(jù)錄入的菜單、查詢的菜單、數(shù)據(jù)的管理菜單等功能，以保證相關(guān)數(shù)據(jù)能夠準確地進行錄入和查詢及后續(xù)的刪除和修改等功能。在步驟的設計上，要建立MySQL的數(shù)據(jù)庫，所使用的用戶端要和互聯(lián)網(wǎng)之間相關(guān)聯(lián)，使用戶可以遠程訪問相關(guān)的服務器。為了能夠切實提升該系統(tǒng)的整體安全水平，在實際設計的過程中也要保證相關(guān)安全技術(shù)在系統(tǒng)中有所應用，以有效避免相關(guān)檔案出現(xiàn)丟失或者被病毒入侵的現(xiàn)象發(fā)生。

2.2 強化技術(shù)防護工作。醫(yī)院中的相關(guān)檔案信息是醫(yī)院中非常關(guān)鍵信息，是關(guān)系到醫(yī)院上的整體運營和患者的生命健康。所以，只有做好相關(guān)信息的防護工作，才可以切實保障醫(yī)院的相關(guān)工作能夠開展得更加順利。做好信息的防護工作可以利用加密技術(shù)、防火墻技術(shù)、相關(guān)殺毒軟件等多個方面進行的，還要強化相關(guān)系統(tǒng)軟件的更新和防護。利用安裝相關(guān)的防護軟件，將病毒阻隔在系統(tǒng)之外，并強化對相關(guān)系統(tǒng)的常規(guī)的檢查，在及時地發(fā)現(xiàn)相關(guān)安全上的隱患的同時及時地解決。最后，還要定期地進行相關(guān)檔案信息的備份，以保證信息的完整性，一方面，讓患者的相關(guān)檔案信息在使用上更加方便；另一方面，也可以保證信息的在備份上的完整性。

結(jié)語

綜上所述，在數(shù)字化的時代環(huán)境中，相關(guān)工作人員要重視醫(yī)院檔案的數(shù)字化的管理，把握好數(shù)字化時代中所帶來的相關(guān)發(fā)展上的機遇。在實際的工作中，要認識到醫(yī)院在檔案管理上的現(xiàn)狀，不斷地發(fā)現(xiàn)相關(guān)的問題，以保證能夠及時地發(fā)現(xiàn)問題并及時地解決問題，從系統(tǒng)的管理策略和技術(shù)策略等多個方面入手，不斷完善檔案的管理模式，最終有效促進醫(yī)院的檔案管理工作能夠健康穩(wěn)定地發(fā)展。