事業(yè)單位人事檔案管理工作的思考應(yīng)用

陳 旭

（通榆縣人力資源和社會(huì)保障局考試中心，吉林 通榆 137200）

隨著我國(guó)事業(yè)單位的快速發(fā)展和改革項(xiàng)目的不斷開展，人事制度也在不斷的改革和變化中。要詳細(xì)記錄產(chǎn)業(yè)發(fā)展的實(shí)際情況，科學(xué)合理地摘要分析所記錄的結(jié)果，促進(jìn)工作效率和質(zhì)量的合理提高。作為人事管理的一個(gè)重要組成部分，如何搞好人事管理業(yè)務(wù)已經(jīng)成為一個(gè)重要的話題。解決當(dāng)前業(yè)務(wù)的不足，適應(yīng)新時(shí)期的要求是人力資源管理成為經(jīng)濟(jì)群體和組織管理的重要內(nèi)容。對(duì)傳統(tǒng)的人力資源管理體系進(jìn)行了創(chuàng)新和優(yōu)化，能夠更好地適應(yīng)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)對(duì)事業(yè)單位的挑戰(zhàn)，實(shí)現(xiàn)用人單位人才的最大利用。

一、事業(yè)單位人事檔案管理存在的問題

根據(jù)國(guó)家機(jī)關(guān)分類改革精神，公共機(jī)關(guān)不再是完全的出資即財(cái)源均衡的機(jī)關(guān)，主要分為公益一類事業(yè)單位和公益二類事業(yè)單位，可以利用國(guó)家資產(chǎn)運(yùn)營(yíng)事業(yè)單位。目前事業(yè)單位的工作對(duì)保證中國(guó)許多機(jī)關(guān)和團(tuán)體中各種比較重要的社會(huì)事業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)是十分重要的。但是目前事業(yè)單位的人事檔案管理中還存在一些問題，影響著機(jī)關(guān)單位人力資源的分配和順利發(fā)展。

1.檔案管理不規(guī)范

目前一些企業(yè)機(jī)構(gòu)的檔案管理以紙質(zhì)化為主，而紙質(zhì)化檔案的優(yōu)缺點(diǎn)是顯而易見的，如果個(gè)人填寫檔案字跡不工整，存在難以辨別文字的問題或者信息填寫不完全，內(nèi)容并不準(zhǔn)確等，還有很多書面的檔案在保存時(shí)容易發(fā)生證書丟失，證書失效的問題，還可能會(huì)導(dǎo)致信息失真或者丟失狀況的產(chǎn)生，這就使人事檔案缺乏效率[1]。檔案管理人員缺乏對(duì)信息填寫不完全和證書丟失沒有及時(shí)補(bǔ)回的監(jiān)管，也沒有及時(shí)監(jiān)督資料補(bǔ)齊，一些人員檔案沒有及時(shí)更新，比如說學(xué)歷的提升、新證書的獲得，導(dǎo)致人事檔案管理不規(guī)范。

2.管理人員缺乏專業(yè)性

人事檔案包括一般員工的人事文件和行政及骨干員工的人事文件。人事檔案是干部選拔任用的重要證據(jù)，人事檔案的失真和丟失導(dǎo)致了干部選拔任用存在一定的風(fēng)險(xiǎn)。雖然人事檔案管理業(yè)務(wù)看起來似乎缺乏技術(shù)含量，但是要促進(jìn)人事管理工作標(biāo)準(zhǔn)化，用檔案事實(shí)說真話，這就需要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)化的培訓(xùn)，對(duì)重要的檔案管理要去掉虛假的，留下真實(shí)的信息，保證檔案起到作用。但是目前大多數(shù)人事檔案管理單位都具備組織和保存檔案的能力，缺乏識(shí)別虛假和保存真相的能力，也缺乏一定的專業(yè)知識(shí)。

3.基礎(chǔ)條件沒滿足人事工作需求

在目前的檔案工作過程中，相關(guān)的檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施不完善，部分檔案庫(kù)房沒有進(jìn)行專業(yè)的布局和調(diào)整，大部分是普通的辦公室調(diào)整為檔案庫(kù)房，甚至有些單位將選擇寫字樓頂樓或地下室及其他位置。這種對(duì)檔案保存沒有有效的位置，不能滿足檔案保存對(duì)溫度、防盜和防火以及其他方面的要求，這與實(shí)際檔案管理的具體標(biāo)準(zhǔn)相距甚遠(yuǎn)。

二、提高事業(yè)單位人事檔案管理工作的建議

1.加快人事檔案數(shù)字化建設(shè)

文件歸檔有很多問題，紙質(zhì)文件很容易扭曲或丟失，特別是在單位人員搬家的情況下。加快人事檔案數(shù)字化建設(shè)，標(biāo)準(zhǔn)化處理人事檔案的重要信息，運(yùn)用信息系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫(kù)，把人事檔案管理輸入到計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備中，利用光盤儲(chǔ)存?zhèn)浞輽n案信息和紙質(zhì)一起保存，在單位人員調(diào)整或者調(diào)動(dòng)檔案時(shí)，根據(jù)單位的制度，采用數(shù)字化可能更好地解決檔案丟失問題。如部分缺乏人員信息記錄，新增信息上報(bào)不及時(shí)等情況，檔案管理人員要完善管理制度，把員工個(gè)人的升職、加薪與管理情況相關(guān)聯(lián)，促進(jìn)管理人員完善信息的自覺性。

2.加強(qiáng)人才培養(yǎng)

人事檔案工作技術(shù)內(nèi)容高，有很強(qiáng)的專業(yè)性，通過嚴(yán)格的政策做好相關(guān)工作，需要充分的人才保護(hù)。在人事檔案管理工作中，為了提高工作效率，保證工作質(zhì)量，需要有一群優(yōu)秀的專業(yè)人士?？紤]到人才需求，要關(guān)注和加強(qiáng)引進(jìn)優(yōu)秀人才，不斷提高人才的綜合素質(zhì)和水平。與當(dāng)前的人才情況相結(jié)合，積極引進(jìn)合理的訓(xùn)練方式，系統(tǒng)地實(shí)施對(duì)值崗人員的管理訓(xùn)練，從而提高自己的實(shí)操能力和實(shí)際水平。當(dāng)前，一部分管理人員雖然有一定的工作經(jīng)驗(yàn)，但是并沒有經(jīng)過專業(yè)的學(xué)習(xí)，在當(dāng)前的檔案管理情況中，要意識(shí)到堅(jiān)持學(xué)習(xí)的重要性。建立一個(gè)高素質(zhì)人才的復(fù)合型隊(duì)伍，這是目前檔案管理中應(yīng)該解決的內(nèi)容。

3.推進(jìn)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

在檔案管理業(yè)務(wù)中，各類基本設(shè)施齊全是管理業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)。要結(jié)合人事工作業(yè)務(wù)的相關(guān)需求，對(duì)基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行補(bǔ)充。提高資金投入，并按照相關(guān)文件管理標(biāo)準(zhǔn)建立檔案室，配備必要的防護(hù)設(shè)備，增加檔案業(yè)務(wù)的確定性。在工作中，為了做好管理工作，應(yīng)當(dāng)按照有關(guān)法律法規(guī)，明確管理人員不同的職務(wù)職能和責(zé)任。在制度中要明確，檔案經(jīng)過歸類、登記、分種類歸檔后，要嚴(yán)格管理，禁止任意更改，偽造等。嚴(yán)格要求查閱員工權(quán)限，明確禁止擅自查閱更改他人資料的行為，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，給予嚴(yán)厲懲罰。

結(jié)語

檔案管理看似容易，但要想管理好檔案，讓檔案發(fā)揮重要的作用，必須具有專業(yè)知識(shí)，具備專業(yè)的文件管理人員，認(rèn)真管理每一份文件，因?yàn)槿魏我环菸募窈蠖伎赡艹蔀閱挝桓刹咳斡玫囊罁?jù)，成為單位管理的關(guān)鍵參考信息。檔案管理是事業(yè)單位管理的重要內(nèi)容，對(duì)單位的發(fā)展起了積極的促進(jìn)作用，因此，單位管理人員要改變自己的意識(shí)，完善檔案管理基本設(shè)施和提升管理人員的綜合素質(zhì)，可以幫助單位更好地提升管理效益，發(fā)揮人事檔案管理對(duì)人力資源的重要推進(jìn)作用，促進(jìn)人事檔案管理工作往更科學(xué)、更專業(yè)和更合理的道路上發(fā)展。