淺談醫(yī)院檔案管理工作的幾點體會

張 麗

（山東第一醫(yī)科大學(xué)第三附屬醫(yī)院 醫(yī)保辦，山東 濟南 250031）

醫(yī)院檔案是醫(yī)院對歷史治療的切實記錄，是反映醫(yī)院歷年的經(jīng)營以及管理工作的情況，是為了將各類重要文件和資料能夠得到妥善完整的存檔而建立的，例如：醫(yī)院的長期發(fā)展規(guī)劃、合同、病歷、人事檔案等。醫(yī)院檔案管理工作不僅是醫(yī)院在長期發(fā)展中不可替代的、具有參考價值的，更是醫(yī)院管理工作的基礎(chǔ)。

一、醫(yī)院檔案管理工作的重要性

1.解決傳統(tǒng)檔案管理模式存在的問題

在醫(yī)院傳統(tǒng)的檔案管理中存在的問題，已經(jīng)對醫(yī)院的管理和發(fā)展起到了不良的影響，所以改善檔案管理模式已經(jīng)勢在必行。而且檔案管理模式的改變，意味著信息化背景下對檔案的管理有著全新的理念、有效的方法和充分的利用，進而解決解決傳統(tǒng)檔案管理模式存在的問題。首先，改善檔案管理模式，需要使用先進的管理理念、新型的設(shè)施設(shè)備、信息化技術(shù)，便于充分地改善傳統(tǒng)模式下對檔案管理的低效率、弱時效等問題，提高檔案管理的質(zhì)量以及效率。其次，對檔案管理模式的改善不僅能夠完善醫(yī)院的管理制度，還能夠提高檔案管理人員的管理、知識水平。這就意味著管理制度的完善，人員的行為規(guī)范和約束力的增強，因此，醫(yī)院需要及時的創(chuàng)建符合全新管理模式需求的健全管理制度。同時，醫(yī)院還需要對檔案管理人員進行培養(yǎng)，例如，專業(yè)知識、綜合素質(zhì)、網(wǎng)絡(luò)使用等，便于滿足崗位的需求，促進管理人員整體素質(zhì)的提升[1]。

2.提升醫(yī)院的綜合競爭力

醫(yī)院的檔案資料主要包括病歷、人事、規(guī)劃等，而病歷更是醫(yī)院的重中之重，病歷可以使醫(yī)師們能夠更好地進行科研工作和臨床工作。同時，醫(yī)護人員也可以通過病歷更好、更詳細地了解患者，并為其提供高質(zhì)量的服務(wù)。隨著醫(yī)院檔案資料的增加，檔案管理業(yè)務(wù)的拓展與革新，使醫(yī)院綜合競爭力得以提升，進而使醫(yī)院的發(fā)展與進步得到保障。

3.提高醫(yī)院工作人員的工作效率

隨著醫(yī)院檔案管理工作的不斷完善，不僅避免了資料的重復(fù)歸檔，還促進了檔案資料的共享，減少了醫(yī)院各部門之間的阻礙，提高了醫(yī)院整體上的協(xié)調(diào)性，減少了大量人力物力的浪費，更是提高了醫(yī)院工作人員的工作效率。

4.提高醫(yī)院管理水平提供服務(wù)

醫(yī)院檔案管理工作的質(zhì)量與工作人員的效率得到良好的改善后，使得各部門之間的協(xié)調(diào)度達到一個新的高度，使得臨床醫(yī)學(xué)得到一定的保障，更會使得醫(yī)院的管理工作更加的科學(xué)化、規(guī)范化，醫(yī)院的服務(wù)水平也會隨之得到提升[2]。

三、醫(yī)院對檔案管理的重視程度

隨著國家對醫(yī)療的改革，醫(yī)院的管理制度也在不斷地完善，尤其是對檔案的管理。因為檔案不僅是管理工作的憑證，也是醫(yī)院進行科學(xué)研究的基礎(chǔ)，更是醫(yī)院進行宣傳教育的生動資料。因此，醫(yī)院在面對醫(yī)療改革與競爭時，對檔案的管理工作更是注重。

1.領(lǐng)導(dǎo)對醫(yī)院檔案管理的認知和重視

檔案的管理工作不僅是醫(yī)院管理工作的基礎(chǔ)，更是一個重要的信息資源，因此，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)在硬件、軟件等方方面面給予了支持。首先，在硬件設(shè)施設(shè)備方面，重新購置了新型的設(shè)施設(shè)備，例如：計算機、掃描儀等。提高了對檔案的保護以及技術(shù)現(xiàn)代化的設(shè)施設(shè)備。同時，根據(jù)空間對檔案室進行了重新的規(guī)劃，使檔案管理工作更加規(guī)范、精細。其次，在軟件設(shè)施方面，將系統(tǒng)進一步優(yōu)化，做到能夠更好地安全防護、保護重點資料安全，同時，讓各科室能夠更快更準確地找到自己所需要的資料信息，減少了時間的浪費，順應(yīng)了現(xiàn)代計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的多媒體發(fā)展的趨勢。最后，對檔案管理進行了宣傳，增強醫(yī)院工作人員的檔案意識以及檔案的重要性。進而提高醫(yī)院工作人員對檔案的應(yīng)用，促進醫(yī)院的發(fā)展。

2.醫(yī)院工作人員對檔案的重視

首先，不斷提高自身的知識以及業(yè)務(wù)水平，在業(yè)余時間更是不斷參加各種繼續(xù)教育培訓(xùn)學(xué)習(xí)的課程；其次，隨時到臨床了解并收集醫(yī)療相關(guān)的檔案信息，不斷的總結(jié)并探索有利于檔案管理工作的創(chuàng)新方法、經(jīng)驗等。最后，及時準確地將自己手中的資料信息及時上傳或者歸入檔案室，方便其他人查閱。

3.醫(yī)院檔案管理人員對檔案的重視

醫(yī)院的檔案管理人員要具有服務(wù)意識，因為其首要任務(wù)便是做好檔案資料的收集、整理等工作。檔案管理人員為了能夠讓檔案更好地為臨床、醫(yī)療、科研等工作服務(wù)，通過各種途徑、渠道對檔案信息資源進行開發(fā)，同時，還進行了各種編制研究活動，進一步對信息進行更深層次地開發(fā)利用。不僅如此，檔案管理人員還對各種專題進行匯總編寫，給使用者提供了多層次、多方面、真實有效的信息[3]。

結(jié)語

對于醫(yī)院來說，檔案管理工作是重中之重的，更是一項具有專門學(xué)問的工作，同時，對檔案管理的工作人員的要求更是十分嚴格，必須要具有大局的觀念、細膩的心思，更要嚴格監(jiān)管每一個環(huán)節(jié)。所以需要將檔案管理工作建立在一個完善的、科學(xué)的監(jiān)管制度以及檢索體系中，而且需要對管理的模式以及人才隊伍的建設(shè)中不斷地改革創(chuàng)新，找到最優(yōu)管理模式和最佳人才隊伍，使醫(yī)院檔案管理工作能夠?qū)崿F(xiàn)標(biāo)準化、規(guī)范化，醫(yī)院工作人員能夠較好地利用材料，發(fā)揮出材料最大的使用價值，達到理想的效果。唯有如此，才能夠讓醫(yī)院的檔案管理工作發(fā)揮出其特色和活力，保持材料的價值，進而對醫(yī)院檔案管理工作的開展起到促進的作用，為醫(yī)院的良好發(fā)展提供有力的憑證、依據(jù)以及保障。