“互聯(lián)網(wǎng)+”優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理制度的路徑分析

王英姿

（文山市城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)局，云南 文山 663099）

隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)在各個(gè)領(lǐng)域的應(yīng)用，事業(yè)單位檔案管理工作中每天會(huì)產(chǎn)生大量的信息管理工作任務(wù)，相比于傳統(tǒng)的檔案管理制度，信息化檔案管理方式不僅能夠快捷高效地分析處理所收集的檔案信息，還能夠?qū)n案信息進(jìn)行有效的保存和查找，確保檔案信息有效保存的前提下，進(jìn)行下一步管理。因此，對“互聯(lián)網(wǎng)+”優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理制度的路徑進(jìn)行分析是非常重要的。

一、事業(yè)單位檔案管理制度存在的問題

1.缺乏完善的管理制度

完善的管理制度是事業(yè)單位檔案管理工作的前提，其不僅規(guī)定了所有管理員的工作內(nèi)容和工作性質(zhì)，還規(guī)范了檔案管理員的工作行為，為整體工作質(zhì)量發(fā)揮了保障作用。然而，就目前很多事業(yè)單位忽視了管理制度的重要性，很多檔案工作人員并無法完全明確自身的所有工作內(nèi)容，在檔案信息保管的工作流程中往往會(huì)出現(xiàn)工作漏洞。由于多數(shù)機(jī)密或重要的檔案信息仍然采用紙質(zhì)檔案管理的方法進(jìn)行管理，容易出現(xiàn)電子檔案與紙質(zhì)檔案不配套等問題，同時(shí)，針對機(jī)密的檔案未采取相應(yīng)的管理制度，設(shè)備以及系統(tǒng)更新使電子檔案容易出現(xiàn)損壞等情況，使檔案管理工作出現(xiàn)漏洞，對事業(yè)單位的發(fā)展造成一定程度上的影響。

2.缺乏檔案的信息化管理

互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)不僅為事業(yè)單位檔案管理工作提供了一定的技術(shù)支持，還為整體工作提供了快捷性和高效性。但是，很多事業(yè)單位缺乏信息化管理檔案的意識(shí)，仍使用著傳統(tǒng)的信息化檔案管理制度，且檔案放置的區(qū)域設(shè)施過于簡陋，未按照現(xiàn)代化要求配置保護(hù)措施。由于傳統(tǒng)管理方式的低效性，整體的工作進(jìn)度和節(jié)奏受到很大程度上的影響。

3.檔案管理員的能力偏低

檔案管理工作人員在事業(yè)單位管理工作中始終處于主體位置，并不斷發(fā)揮著主體作用。因此，在整體檔案管理工作的保障中，除了工作內(nèi)容的管理外，還需要注重檔案管理工作人員的專業(yè)化能力。然而，目前很多事業(yè)單位忽視了檔案管理人員能力的重要性，特別是部分單位并未設(shè)立專職的檔案管理人員，而是采用行政人員或辦公人員來兼任。一方面，行政人員或辦公人員缺乏專業(yè)的檔案管理知識(shí)，對檔案管理的流程與要求不夠熟悉。另一方面，無法在檔案管理工作中投入過多的精力，因而對整體的檔案管理工作幫助不大。從而使管理工作的整體人員能力水平偏低，整體工作效率和質(zhì)量無法快速有效地達(dá)到工作預(yù)期目標(biāo)。

4.缺乏統(tǒng)一執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)的檔案信息化管理制度

部分事業(yè)單位對檔案管理工作的重視程度有待提高，針對檔案管理工作的流程以及突發(fā)情況未制定統(tǒng)一執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)的檔案信息化管理制度，在離職交接以及檔案信息管理方面存在較大的問題，使整個(gè)檔案管理工作質(zhì)量受到影響。

二、優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理制度的路徑

1.制定科學(xué)合理的檔案管理工作制度

科學(xué)合理的檔案管理工作制度能夠有效地激發(fā)員工的工作積極性，促進(jìn)整體檔案管理工作的高效率發(fā)展。在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下，正確的檔案管理的程序操作能夠有效地對信息進(jìn)行分析、處理和保存，而為了能夠確保信息化程序操作的正確合理性，則需要通過科學(xué)合理的工作制度來進(jìn)行工作行為的規(guī)范。

例如，首先制定好考勤制度，一個(gè)月內(nèi)如果都按時(shí)考勤，月末可以增添滿勤獎(jiǎng)。對于偶爾缺勤的員工只需向上級(jí)說明遲到或請假的理由即可，而對于缺勤較多的員工，采取扣罰工資的方式，并對此類員工做出警告提醒。其次，制定相應(yīng)的獎(jiǎng)懲制度，對按時(shí)按量且無工作失誤的員工進(jìn)行相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)，而對工作中出現(xiàn)較多問題的員工進(jìn)行相應(yīng)的懲罰，以此確保信息化程序操作盡量不會(huì)出現(xiàn)相應(yīng)的問題。

2.將互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)融入檔案管理工作

傳統(tǒng)的工作模式仍然可以有效地對所有的檔案信息進(jìn)行處理和管理，但需要耗費(fèi)大量的人力物力，整體檔案管理工作的成本逐漸提高[1]。例如，可以建設(shè)信息化檔案管理平臺(tái)，將互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)與當(dāng)前檔案管理工作相結(jié)合，通過計(jì)算機(jī)收集的檔案員工信息根據(jù)相關(guān)屬性加上網(wǎng)絡(luò)標(biāo)簽，再將數(shù)據(jù)上傳到信息化檔案管理平臺(tái)中，而平臺(tái)會(huì)自動(dòng)根據(jù)標(biāo)簽屬性來對數(shù)據(jù)進(jìn)行信息化分類和管理。

3.培養(yǎng)檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)

由于缺乏專業(yè)化能力較高的檔案管理員，很多事業(yè)單位在檔案管理工作初期所制定的工作進(jìn)度和工作效果都無法有效地達(dá)到[2]。首先，可以邀請相關(guān)專業(yè)人士開展“互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)融入管理”的講座，通過從互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的重要性，信息化管理方式和傳統(tǒng)管理方式的對比以及信息化管理模式等方面的講解，從根本思想上改變員工對信息化管理的態(tài)度。其次，可以定期開展培訓(xùn)活動(dòng)，通過基礎(chǔ)理論知識(shí)和信息化管理實(shí)踐操作相結(jié)合教學(xué)，培訓(xùn)出理論知識(shí)和實(shí)踐技能都具備的復(fù)合型人才。

4.制定統(tǒng)一執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)的檔案信息化管理制度

在檔案管理人員離職交接以及檔案信息保管方面，需要依照現(xiàn)代化的要求制定統(tǒng)一執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)的檔案信息化管理制度。例如，針對檔案管理人員退休、離職以及生病等突發(fā)性事件，需要管理人員按照要求制定相應(yīng)的交接手續(xù)，做到有章可依、有章可循。通過制定有效的離職交接手續(xù)，有效避免檔案管理過程中“死檔”“棄檔”等現(xiàn)象的發(fā)生。

結(jié)語

目前，傳統(tǒng)的管理制度已經(jīng)無法滿足事業(yè)單位的信息管理需求，缺乏完善的管理制度、缺乏檔案的信息化管理以及檔案管理員能力較低等問題不斷涌現(xiàn)。為了有效地優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理制度，單位自身需要通過不斷完善和制定科學(xué)合理的管理制度，采用信息化檔案管理方式等措施，有效推動(dòng)事業(yè)單位檔案管理工作的持續(xù)性發(fā)展。