論干部人事檔案數(shù)字化管理

賈鳳華

（內(nèi)蒙古日報(bào)社，內(nèi)蒙古 呼和浩特 010020）

干部人事檔案數(shù)字化管理的組成包括計(jì)算機(jī)技術(shù)、存儲技術(shù)和數(shù)字?jǐn)z影等多種先進(jìn)技術(shù)，數(shù)字化干部人事檔案管理技術(shù)本身屬于一種集儲存、加工、檢索和傳輸于一體，新型的干部人事檔案管理手段。這種檔案管理工作本身具有數(shù)字化特點(diǎn)。當(dāng)今科學(xué)技術(shù)水平飛速提升，檔案信息數(shù)字化成為一種必然趨勢，基于這一情況，數(shù)字化干部人事檔案管理的應(yīng)用價(jià)值和推廣價(jià)值都值得我們重視。

一、關(guān)于檔案數(shù)字化管理內(nèi)涵與優(yōu)勢概述

數(shù)字化檔案管理本身是利用掃描、壓縮和轉(zhuǎn)化等多種手段，將傳統(tǒng)檔案資料轉(zhuǎn)換成聲像文件進(jìn)行存儲的手段。數(shù)字化檔案管理工作的實(shí)現(xiàn)需將以下幾個(gè)方面的工作做好：第一，充分依托現(xiàn)代化技術(shù)設(shè)備，以此為基礎(chǔ)設(shè)施構(gòu)建內(nèi)部計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)平臺；第二，充分依靠數(shù)據(jù)庫為人們提供所需的基礎(chǔ)性數(shù)據(jù)資源；第三，使用強(qiáng)大的信息處理技術(shù)將傳統(tǒng)數(shù)據(jù)庫向著知識庫轉(zhuǎn)化；第四，針對立體化和全方位的應(yīng)用體系予以構(gòu)建，針對各類信息資源進(jìn)行吸收，并最大程度上保證資源信息使用的安全性和穩(wěn)定性。

檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢在于：第一，對于相關(guān)信息可實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理，目前數(shù)字化存儲技術(shù)本身所具有的安全性能最大程度地保證信息數(shù)據(jù)不會被竊取和丟失；第二，對于資源可從虛擬化層面進(jìn)行管理，充分依靠互聯(lián)網(wǎng)的靈活性、便捷性與檔案信息相互融合，構(gòu)建起檔案館管理平臺；三，對于各類信息資源能夠?qū)崿F(xiàn)智能化檢索，能夠?qū)⑿畔①Y源檢索速度極大提升上來，效率和范圍都比較理想。

二、實(shí)現(xiàn)數(shù)字化干部人事檔案管理意義

1.符合時(shí)代發(fā)展需求

建設(shè)干部人事檔案數(shù)字化管理符合當(dāng)今國家信息化發(fā)展需要。如果對數(shù)字檔案建設(shè)工作重視程度不足，就無法躋入到信息時(shí)代潮流之中，最終必然會被當(dāng)前這個(gè)信息社會所淘汰。

2.符合國際交流和競爭需求

檔案數(shù)字化管理不僅屬于檔案部門工作手段的發(fā)展和創(chuàng)新，也是當(dāng)今社會國家信息傳遞速度提升的表現(xiàn)，數(shù)字化干部人事檔案管理不僅具有信息優(yōu)勢，還能以多種文字和語言，對我國文化與歷史進(jìn)行傳播，對于社會發(fā)展國際環(huán)境的營造有著極大的幫助，在一定程度上也能為我國經(jīng)濟(jì)建設(shè)貢獻(xiàn)重要力量。

3.符合教育知識普及和科學(xué)研究需要

干部人事檔案數(shù)字化管理中，能夠?yàn)樾畔⒉樵內(nèi)藛T和上級部門提供及時(shí)準(zhǔn)確的檔案信息，所提供的信息具有的權(quán)威性和參考價(jià)值都比較高。干部人事檔案數(shù)字化管理模式不僅符合當(dāng)前科學(xué)研究課題需求，而且也能為干部管理提供一些數(shù)據(jù)信息參考。

三、制約干部人事檔案數(shù)字化管理因素

1.信息技術(shù)水平不足

信息技術(shù)在干部人事檔案數(shù)字化管理之中屬于核心要素，所以，信息技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用水平，直接會影響到干部人事檔案數(shù)字化管理效能的發(fā)揮。當(dāng)前我國針對干部人事檔案數(shù)字化管理模式的發(fā)展仍處于初級階段，相比于發(fā)達(dá)國家而言，干部人事檔案數(shù)字化管理仍存有一定的差距。首先，一些關(guān)鍵性的技術(shù)難題仍沒有得到突破和解決，這種情況導(dǎo)致我國干部人事檔案數(shù)字化管理工作發(fā)展受到影響，甚至還有可能影響到檔案管理效能的發(fā)揮；其次，當(dāng)今網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)在干部人事檔案數(shù)字化管理領(lǐng)域的應(yīng)用水平仍然有待提升，泄密和篡改的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)該得到徹底規(guī)避；最后，當(dāng)前在很多單位之中仍缺少數(shù)字化檔案管理硬件，計(jì)算機(jī)技術(shù)大都應(yīng)用在信息錄入、編輯和文件打印工作之中，這種情況下也并未將計(jì)算機(jī)技術(shù)作用充分發(fā)揮出來。另外，很多單位硬件設(shè)備已過時(shí)和老化的問題，不能滿足人們?nèi)粘Ｐ枨?，這種情況也使檔案數(shù)字化效率和推進(jìn)速度受到了不利影響。

2.檔案管理人員業(yè)務(wù)水平有所不足

干部人事檔案數(shù)字化管理和信息技術(shù)之間的關(guān)系較為密切，這種情況下也要求檔案管理人員具有較高的綜合素養(yǎng)，因?yàn)槿耸聶n案管理內(nèi)容較復(fù)雜，而且管理信息量較多。但是，當(dāng)前很少有檔案管理人員既懂得檔案業(yè)務(wù)知識又掌握計(jì)算機(jī)管理技術(shù)，這一現(xiàn)象極大地制約了我國干部人事檔案數(shù)字化檔案管理事業(yè)的發(fā)展。另外，檔案管理員這項(xiàng)工作本身就具有較大的流動(dòng)性，由此也使檔案數(shù)字化管理工作的發(fā)展受到了影響。

四、關(guān)于干部人事檔案數(shù)字化管理水平提升策略

1.對于干部人事檔案數(shù)字化管理價(jià)值和意義給予充分重視

檔案對于信息存儲和使用的價(jià)值毋庸置疑，其中存儲著很多關(guān)于個(gè)人、社會和國家發(fā)展過程中相關(guān)的數(shù)據(jù)。干部人事檔案內(nèi)容直接反映了干部成長過程中的各類信息，也是考察干部個(gè)人發(fā)展的重要資料。紙質(zhì)干部人事檔案本身如果不進(jìn)行備份，便具有了唯一性特點(diǎn)，這種情況下如果丟失便沒有補(bǔ)救的方法。因此，一定要對干部人事檔案數(shù)字化管理工作的發(fā)展給予高度重視，對于紙質(zhì)干部人事檔案進(jìn)行妥善保管。從事檔案管理工作人員更要認(rèn)識到這一點(diǎn)，對于干部人事檔案管理工作給予充分重視。

2.部門之間協(xié)同努力，共同推進(jìn)干部人事檔案數(shù)字化管理事業(yè)發(fā)展

干部人事檔案數(shù)字化管理內(nèi)容所涉及的不僅僅是黨員和干部的統(tǒng)計(jì)，也關(guān)系到干部任免、教育等多方面的內(nèi)容?；谶@一情況一定要保證全員參與其中，需要明確針對干部人事檔案信息采集分工工作的內(nèi)容，保證資源之間能夠合理整合，避免出現(xiàn)重復(fù)勞動(dòng)情況。特別要注意避免出現(xiàn)雖然有先進(jìn)檔案管理設(shè)備，卻在主觀上沒有給予足夠的支持和配合的情況。同時(shí)，還要對干部人事檔案數(shù)字化管理事業(yè)意義的宣傳力度予以提升，使各個(gè)單位都能認(rèn)識到數(shù)字檔案所具有的重要性，讓大家積極參與到檔案建設(shè)工作中。工作人員在進(jìn)行檔案管理時(shí)，如果遇到設(shè)備使用難題，一定要與技術(shù)人員及時(shí)溝通，將設(shè)備價(jià)值充分發(fā)揮出來。

3.促進(jìn)紙質(zhì)檔案管理事業(yè)朝向規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化方向發(fā)展

當(dāng)前，在對干部檔案數(shù)字化進(jìn)行建設(shè)期間，紙質(zhì)檔案的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化仍然較為落后，導(dǎo)致檔案數(shù)字化發(fā)展受到不利影響，要想推進(jìn)干部檔案數(shù)字化和信息化建設(shè)，一定要將紙質(zhì)檔案信息規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化工作做好。干部檔案管理規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展，本身便屬于一項(xiàng)系統(tǒng)化的工程，如果在此基礎(chǔ)之上還能得到實(shí)質(zhì)性的突破，將對于干部檔案數(shù)字化建設(shè)的發(fā)展具有積極意義。這就要求工作人員在日常一定要嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)章制度要求，推動(dòng)干部人事檔案管理工作朝向數(shù)字化方向發(fā)展。

4.服務(wù)模式從被動(dòng)服務(wù)朝向主動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變

在傳統(tǒng)紙質(zhì)干部人事檔案管理工作內(nèi)容之中主要是對檔案進(jìn)行收集和歸集，這種情況極大地影響到了檔案的利用率，其所具有的服務(wù)效能也沒有充分發(fā)揮出來。數(shù)字化檔案本身所具有的智能性特點(diǎn)更為明顯，能夠?qū)鹘y(tǒng)檔案管理中“一檔一查”所具有的局限性打破?；谶@一情況，在實(shí)現(xiàn)干部人事數(shù)字化檔案管理的過程中，檔案館工作人員一定要對管理理念服務(wù)化給予充分重視，不能單單提供一些被動(dòng)服務(wù)，還要充分結(jié)合信息需求向人們提供主動(dòng)服務(wù)。

5.針對干部人事檔案數(shù)字化管理技術(shù)管理手段予以完善

檔案工作人員需要配合上級部門和技術(shù)人員，對人事檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)予以構(gòu)建，并熟練掌握系統(tǒng)使用方法。要想實(shí)現(xiàn)干部人事檔案數(shù)字化管理，一定要將干部檔案數(shù)據(jù)庫構(gòu)建起來。目前很多針對公務(wù)員管理的軟件出現(xiàn)在人們的視野之中，比如針對公務(wù)員信息和黨員信息的統(tǒng)計(jì)軟件，針對干部情況統(tǒng)計(jì)軟件等都有了廣泛應(yīng)用?；谶@一情況，就要求負(fù)責(zé)檔案工作人員對自身軟件技術(shù)水平予以提升，熟練使用引入的各類軟件，避免資源未能充分利用問題發(fā)生

結(jié)語

干部人事檔案數(shù)字化管理建設(shè)工作屬于一項(xiàng)重大創(chuàng)新，其能夠?qū)n案利用的效率切實(shí)提升上來，將檔案資料所具有的重要性充分發(fā)揮出來。所以，有關(guān)部門一定要對干部人事檔案數(shù)字化管理工作給予充分重視。