數(shù)字檔案的長期安全保存方法探究

宋維薇

（沈陽音樂學(xué)院，遼寧 沈陽 110000）

一、數(shù)字檔案管理的價值和意義

首先，傳統(tǒng)的檔案管理方式主要依托于紙質(zhì)資料，其工作包括收集分類、整理、歸納以及保管等工作，將耗費大量的人力物力，不僅工作效率低而且人為因素影響也容易導(dǎo)致檔案丟失、出錯，而數(shù)字化體系實現(xiàn)了自動化數(shù)據(jù)分類和網(wǎng)格化管理，極大地提高了工作效率，同時，還能解放人工的繁重勞動。其次，傳統(tǒng)的檔案管理在進(jìn)行信息收集以及資料查詢是較為不便，需要多個工作人員協(xié)同合作，才能將有效數(shù)據(jù)進(jìn)行歸納、收集嚴(yán)重影響工作進(jìn)度，而信息化的檔案管理可以通過數(shù)字化的分析，對已有的資料進(jìn)行關(guān)鍵詞、關(guān)鍵字的有效檢索查詢，短時間內(nèi)就可完成傳統(tǒng)工作需要長時間完成的內(nèi)容，有效地節(jié)約了時間，提高了工作效率[1]。

二、目前數(shù)字檔案長期保存管理的問題

互聯(lián)網(wǎng)以及信息化技術(shù)產(chǎn)業(yè)近些年來發(fā)展勢頭迅猛，帶動了各行各業(yè)提升，同時也為很多傳統(tǒng)工作提供了跨越式發(fā)展契機(jī)，但是目前很多單位的檔案管理工作信息化建設(shè)水平還有待提升，很多檔案管理工作方式仍采用傳統(tǒng)方法，這與當(dāng)前的社會發(fā)展形勢不符，而部分單位的檔案管理雖然在一定程度上以信息化產(chǎn)業(yè)進(jìn)行了有效結(jié)合，但是計算機(jī)相關(guān)技術(shù)的應(yīng)用卻沒能得到有效延伸，仍然受到了傳統(tǒng)觀念限制，其中包括計算機(jī)硬件與目前的檔案管理工作不匹配、沒能成立專業(yè)性的數(shù)字化檔案室。另外，很多工作人員保有傳統(tǒng)的檔案管理思想，僅僅用計算機(jī)進(jìn)行數(shù)據(jù)記錄或數(shù)據(jù)查詢，嚴(yán)重地低估了數(shù)字化建設(shè)平臺的工作優(yōu)勢，而且這種簡單化的數(shù)字化融合也不利于完整資料的保存風(fēng)險安全，因此，檔案管理工作數(shù)字化建設(shè)執(zhí)行效果不佳。數(shù)字檔案管理工作重點是要注重檔案的連續(xù)性以及整體性，如果前期的檔案沒能完整保存，不僅無法開展后期的研究工作，同時，還可能降低檔案自身的存儲價值。一般而言，很多單位檔案管理環(huán)節(jié)脫鉤，一旦發(fā)生檔案遺失、檔案泄露等問題還會出現(xiàn)扯皮推諉現(xiàn)象，雖然信息化平臺正在如火如荼地建設(shè)及開展，但是檔案管理機(jī)構(gòu)卻不夠熟悉信息化檔案管理的應(yīng)用，存在指導(dǎo)不規(guī)范、檔案存儲混亂、信息化檔案利用效率低等問題[2]。

三、數(shù)字檔案長期安全保存的實踐策略探析

1.注重信息化建設(shè)，利用多方資源進(jìn)行資金籌措

檔案部門本身并沒有資金來源，完全依靠地方政府和中央財政撥款維持穩(wěn)定運行，但是信息化建設(shè)是檔案管理的重頭戲，也是未來的必然發(fā)展趨勢，相關(guān)部門必須注重信息化建設(shè)的重要性，同時，清晰地認(rèn)識到完全依靠政府投資并不能解決當(dāng)前的資金不足問題。檔案部門應(yīng)擺脫傳統(tǒng)的依靠上級觀念，在每年年初時應(yīng)對自身的信息化建設(shè)制定詳細(xì)的規(guī)劃細(xì)節(jié)，并合理安排上級撥款。檔案部門應(yīng)充分發(fā)揮自身的積極籌措金源意識，借助社會的組織及企業(yè)進(jìn)行資金融合，實現(xiàn)社會發(fā)展共贏努力，從自身的優(yōu)勢上進(jìn)行資金融創(chuàng)、為自身的資金不足創(chuàng)造更多的機(jī)會。倡導(dǎo)各省級政府根據(jù)全省的經(jīng)濟(jì)收入形勢制定詳細(xì)的信息化檔案建設(shè)綱要，按照比例對檔案部門進(jìn)行經(jīng)費分配，制定全過程動態(tài)預(yù)算建設(shè)體系，實現(xiàn)資金的合理化使用[4]。

2.堅持預(yù)防與管理結(jié)合，加強(qiáng)數(shù)字檔案安全體系建設(shè)

數(shù)字化的檔案管理是一項綜合工作過程，因此，要注重檔案信息的安全保障體系建立，堅持預(yù)防與管理相結(jié)合原則，需要將檔案工作與公眾網(wǎng)絡(luò)實行有效的物理阻隔，同時，也要加強(qiáng)內(nèi)部局域網(wǎng)的有效監(jiān)察管理，以此確保檔案資料的安全，防止資料被篡改或者被盜用[3]。首先，要注重計算機(jī)檔案數(shù)據(jù)的保管系統(tǒng)，既要用固定硬盤和固定服務(wù)器對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行保管，也要注重大數(shù)據(jù)的云保存和云備份，讓數(shù)據(jù)庫即便遭受到網(wǎng)絡(luò)攻擊也能有安全的備份數(shù)據(jù)提供使用。其次，檔案數(shù)字化建設(shè)還要建立預(yù)警系統(tǒng)，防止由于自然災(zāi)害、不可抗力以及意外事故等問題造成的數(shù)據(jù)損失，實行動態(tài)化更新、使得備份數(shù)據(jù)能夠自我恢復(fù)，又或者是遇到不明的網(wǎng)絡(luò)侵襲要及時預(yù)警、自我封閉，防止不法分子對數(shù)據(jù)進(jìn)行竊取利用。

3.強(qiáng)調(diào)人才引進(jìn)培養(yǎng)，出臺相關(guān)人員編制規(guī)定

未來社會必然朝著多元化方向發(fā)展，社會對于人才的需求也更加復(fù)雜化，檔案管理部門應(yīng)充分注重社會的發(fā)展形式，強(qiáng)調(diào)復(fù)合型人才的培養(yǎng)，既要對原有的工作人員加強(qiáng)繼續(xù)教育培訓(xùn)，同時，也要更多的吸引“新鮮血液”。檔案管理部門要針對目前的工作運作特點，確定人員編制需求，并及時上報有關(guān)部門出臺相關(guān)人員編制規(guī)定，為自身的人才缺口提出引進(jìn)計劃。其次，要對現(xiàn)有的檔案管理人員實行繼續(xù)教育以及考核機(jī)制，并將考核分?jǐn)?shù)與人員的工資獎金掛鉤，以此激發(fā)內(nèi)部人員的主觀學(xué)習(xí)能動性，促進(jìn)隊伍的全面素養(yǎng)提升[4]。

結(jié)語

綜上所述，我國正處于社會變革的重要階段，社會的發(fā)展形勢使目前的數(shù)字檔案管理工作必須緊跟時代步伐，為了更好地與時俱進(jìn)，需要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理思維去探索和創(chuàng)新數(shù)字化檔案管理模式，有針對性地解決目前的困境、合理開發(fā)資源、注重人才引進(jìn)、加強(qiáng)資金籌措，實現(xiàn)數(shù)字檔案自身價值為社會提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。