數(shù)字化背景下提升醫(yī)院檔案管理工作淺析

趙玉玲 薛明霞

（青島市市立醫(yī)院，山東 青島 266011）

引言

隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”在不同領(lǐng)域的融入和發(fā)展，醫(yī)院檔案的數(shù)字化管理也在不斷發(fā)展和完善中。如何更好地利用數(shù)字化檔案管理的優(yōu)勢(shì)，進(jìn)一步提升檔案的管理和利用效率，實(shí)現(xiàn)檔案查閱快速便捷和數(shù)據(jù)共享的目的，是每個(gè)檔案管理人員應(yīng)關(guān)注和思考的問(wèn)題。本文結(jié)合工作實(shí)際及目前存在的制約檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程的問(wèn)題，就數(shù)字化背景下如何提升醫(yī)院檔案管理工作進(jìn)行淺析探討如下。

一、數(shù)字化檔案管理的優(yōu)勢(shì)

當(dāng)今的醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)中，數(shù)字化管理已成為當(dāng)前時(shí)代發(fā)展的潮流，檔案數(shù)字化管理是把原始的文字文件、圖像等不同載體的紙質(zhì)檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)和網(wǎng)絡(luò)化的形式互相連接，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)通過(guò)掃描技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、多媒體技術(shù)等進(jìn)行科學(xué)、專業(yè)的整合與集中管理，形成一個(gè)有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫(kù)，使用數(shù)字化形式實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息資源的收集、管理和利用，使醫(yī)院的檔案管理變得更加高質(zhì)、高效[1]。

1．提升檔案管理模式

傳統(tǒng)的檔案管理往往是采用檔案夾、檔案柜櫥等進(jìn)行存儲(chǔ)，對(duì)于檔案的整理和歸類、歸檔、查閱及保存非常繁瑣，耗費(fèi)人力、物力、財(cái)力也占用很大的空間，還極容易出現(xiàn)錯(cuò)誤。數(shù)字化檔案管理極大地簡(jiǎn)化了以往的工作步驟，只需將大量的紙質(zhì)文件通過(guò)數(shù)字化處理后完成對(duì)檔案的收集、分類及存檔，最后利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對(duì)檔案信息庫(kù)進(jìn)行遠(yuǎn)程操控和管理，不僅能涵蓋醫(yī)院的醫(yī)療、黨建、行政、教學(xué)、科研等各項(xiàng)工作，還能確保各項(xiàng)數(shù)據(jù)的時(shí)效效和準(zhǔn)確性，提升現(xiàn)代化的檔案管理水平[2]。

2．實(shí)現(xiàn)資源共享

檔案數(shù)字化管理可消除傳統(tǒng)檔案管理需要人工收集、歸檔、立卷等局限，醫(yī)院各部門(mén)只需將工作中形成的文件材料及時(shí)整理并通過(guò)科室的終端輸入電腦，檔案管理工作人員會(huì)在一定的時(shí)間節(jié)點(diǎn)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)直接自動(dòng)立卷、編目并打印出移交目錄、卷內(nèi)目錄、索引目錄等，操作過(guò)程簡(jiǎn)單便捷。查閱者能夠在權(quán)限的約束范圍內(nèi)輸入編碼進(jìn)入數(shù)據(jù)庫(kù)和查詢系統(tǒng)，足不出戶，就可搜索并查詢、調(diào)取所需的檔案資料，完全不受時(shí)間和空間限制，通過(guò)數(shù)字化平臺(tái)即可完成檔案?jìng)鬏敚嵘藱n案的使用程度和適用范疇，真正實(shí)現(xiàn)資源共享[3]。

3．提高檔案管理人員工作能力

檔案數(shù)字化管理對(duì)檔案管理工作人員的管理水平提出了更高的要求，信息技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、掃描技術(shù)等必須能熟練掌握和使用，這就促使工作人員要不斷學(xué)習(xí)和更新知識(shí)面，不斷提高專業(yè)理論知識(shí)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)服務(wù)水平和工作能力，從而進(jìn)一步提升醫(yī)院檔案管理的整體質(zhì)量和效率[4]。

4．提高檔案內(nèi)容信息開(kāi)發(fā)

檔案數(shù)字化管理后，各類電子文件集中存儲(chǔ)于計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)，電子文件會(huì)自動(dòng)歸檔，查閱者通過(guò)檢索，不僅可搜索到所需的內(nèi)容，同時(shí)還能搜索到若干和所需內(nèi)容有關(guān)聯(lián)的電子材料信息中，間接滿足了查閱者更深更廣層次的查詢需求。

5．保障信息資料安全

醫(yī)院檔案數(shù)字化管理后，對(duì)于信息庫(kù)中資料都會(huì)采用先進(jìn)的訪問(wèn)限制技術(shù)或數(shù)據(jù)加密技術(shù)等來(lái)設(shè)定加密和查閱限定，有效防止越權(quán)和核心數(shù)據(jù)泄密等情況。數(shù)字化管理還能完整保留查閱者在數(shù)據(jù)庫(kù)中的查閱痕跡，便于監(jiān)督和事后追溯，確保檔案資料的安全性[5]。

二、數(shù)字化檔案管理目前存在的問(wèn)題

1．管理制度規(guī)范性不強(qiáng)

“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，有的醫(yī)院雖實(shí)行了數(shù)字化檔案管理模式，但相應(yīng)的制度未及時(shí)修訂完善，在規(guī)范性、科學(xué)性及安全性上針對(duì)性不高，可行性不強(qiáng)，職責(zé)劃分不明確，會(huì)出現(xiàn)有的數(shù)字檔案無(wú)法應(yīng)用，有的收錄的有效信息不全，查找困難或電腦不識(shí)別打不開(kāi)，檢索不到所需要內(nèi)容等問(wèn)題，這都大大降低了數(shù)字檔案的管理效率，阻礙了醫(yī)院科學(xué)、健康、持續(xù)發(fā)展的道路。

2．風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)不足

數(shù)字化檔案管理雖然給醫(yī)院檔案管理帶來(lái)更高效、便捷的工作方式，但同時(shí)也將來(lái)自網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的一些風(fēng)險(xiǎn)帶入管理工作中。如信息泄露、病毒侵襲等問(wèn)題，給醫(yī)院造成不必要的損失。

3．電子文檔存儲(chǔ)的制約性

電子文件檔案存儲(chǔ)對(duì)于軟硬件設(shè)備的依賴性很強(qiáng)，現(xiàn)有計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)設(shè)備雖然容量很大，但面對(duì)生成的大量的電子文件總有窮盡的時(shí)候，而且應(yīng)用軟件更新很快，許多在早期形成的電子文件在更新的硬件環(huán)境下不能讀取，即使同時(shí)期電子文件也有運(yùn)用軟件不兼容的問(wèn)題，導(dǎo)致相關(guān)文件的形成部門(mén)還需要投入大量的精力和空間去保留舊的設(shè)備和多種應(yīng)用軟件[6]。

4．檔案管理專業(yè)人員缺乏

一直以來(lái)，醫(yī)院的工作重心都在醫(yī)療、教學(xué)和科研上，對(duì)檔案管理工作重視不足，缺少專業(yè)的檔案管理人員，繼續(xù)教育和深造機(jī)會(huì)較少，且工作人員大部分是醫(yī)院轉(zhuǎn)崗人員，缺乏專業(yè)的理論基礎(chǔ)，管理水平和思想認(rèn)知跟不上時(shí)代發(fā)展的潮流，互聯(lián)網(wǎng)等先進(jìn)的信息技術(shù)掌握的不夠全面，難以落實(shí)現(xiàn)代化檔案管理的實(shí)際責(zé)任，間接導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理工作處于低層次發(fā)展階段[7]。

三、提升數(shù)字化檔案管理建議

1．強(qiáng)化數(shù)字化檔案管理的重視

領(lǐng)導(dǎo)重視是目前醫(yī)院各部門(mén)發(fā)展的前提，只有將檔案管理納入醫(yī)院的發(fā)展規(guī)劃，才會(huì)使醫(yī)院檔案管理得到長(zhǎng)足發(fā)展。同時(shí)還要強(qiáng)化宣傳力度，讓各個(gè)部門(mén)的工作人員尤其是科主任充分了解檔案管理工作的重要性，提醒醫(yī)院人員自覺(jué)保護(hù)檔案資源，工作中善于留存科室的發(fā)展軌跡、人員調(diào)配情況、業(yè)務(wù)上開(kāi)展的先進(jìn)技術(shù)創(chuàng)新等重大事項(xiàng)及重要信息資源并及時(shí)歸檔上傳檔案管理部門(mén)，為構(gòu)建高效的醫(yī)院數(shù)字化檔案管理體系儲(chǔ)備各種資源保障[8]。

2．健全規(guī)范檔案管理體系

隨著信息化技術(shù)的快速發(fā)展，數(shù)字化檔案管理趨于普及，通過(guò)建立電子化信息檔案資料，將各個(gè)部門(mén)的不同性質(zhì)的檔案資料統(tǒng)一于一個(gè)有機(jī)的體系當(dāng)中進(jìn)行綜合管理，這就要求醫(yī)院必須建立與之相適應(yīng)的科學(xué)化規(guī)范化檔案管理體系和管理制度，設(shè)置好相關(guān)操作權(quán)限，如其他部門(mén)人員在查詢、調(diào)用檔案之前，需向相關(guān)部門(mén)及領(lǐng)導(dǎo)提交電子流程申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可開(kāi)展相應(yīng)操作等要求。同時(shí)結(jié)合新形勢(shì)下檔案管理的變化和特點(diǎn)，及時(shí)完善和修改醫(yī)院數(shù)字化檔案管理的核心制度，明確檔案管理崗位的職責(zé)劃分，建立標(biāo)準(zhǔn)化的工作流程，避免檔案管理失誤帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)[9]。

3．提供硬件配置支持保障

數(shù)字化檔案管理建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，它涵蓋總體設(shè)計(jì)、設(shè)備選型、軟件開(kāi)發(fā)、檔案整理、掃描錄入、系統(tǒng)管理、光盤(pán)備份、查詢管理等一套硬件加軟件的綜合系統(tǒng)。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視并保障數(shù)字化管理的硬件設(shè)施配置及后續(xù)更新維護(hù)工作，及時(shí)給予資金支持，可有效保證數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的先進(jìn)性、安全性和運(yùn)維的穩(wěn)定性，避免應(yīng)用軟件的不兼容等問(wèn)題，做好醫(yī)院檔案管理技術(shù)支撐。

4．進(jìn)一步強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)安全措施

數(shù)字化檔案管理著重依托于醫(yī)院內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，醫(yī)院信息管理部門(mén)應(yīng)做好內(nèi)網(wǎng)與外網(wǎng)的隔離，通過(guò)數(shù)據(jù)加密、訪問(wèn)權(quán)限限制等，確保綜合檔案信息安全。強(qiáng)化病毒體系構(gòu)建和元數(shù)據(jù)格式固定等安全措施，如加裝高性能防火墻，定期更新殺毒軟件，避免信息系統(tǒng)受到外界風(fēng)險(xiǎn)的干擾出現(xiàn)病毒侵害和失密泄密等嚴(yán)重問(wèn)題。檔案管理部門(mén)還應(yīng)選用性能優(yōu)良的備份磁盤(pán)做好檔案信息備份，定期檢查磁盤(pán)中備份信息的完整性，對(duì)重要檔案采取與原件同步保存辦法，確保兩種檔案形式內(nèi)容相一致。

5．提升檔案管理人員文化素養(yǎng)和專業(yè)技術(shù)水平

檔案管理不是孤立的，它是為醫(yī)院發(fā)展提供信息資源實(shí)踐服務(wù)的，是醫(yī)院各項(xiàng)管理工作中不可缺少的組成部分。一個(gè)單位檔案管理水平的高低很大程度上是由檔案管理人員的素質(zhì)決定的，沒(méi)有檔案管理經(jīng)驗(yàn)和專業(yè)知識(shí)的檔案管理隊(duì)伍，即使給他最先進(jìn)的檔案管理系統(tǒng)和設(shè)備也不可能做好檔案管理工作。如醫(yī)院醫(yī)療技術(shù)的開(kāi)展情況、基礎(chǔ)建設(shè)、工程改造、大型院慶活動(dòng)等，都需利用檔案材料尋求原始記載和數(shù)據(jù)資料，檔案管理人員只有熟練掌握信息化應(yīng)用技術(shù)，精準(zhǔn)把握一些專業(yè)性較強(qiáng)的檔案資料才會(huì)為醫(yī)院工作之需快速準(zhǔn)確地提供詳實(shí)的信息資源支持。

結(jié)語(yǔ)

數(shù)字化檔案管理的準(zhǔn)確性、靈活性、直觀性使得醫(yī)院檔案管理變得更加便捷、輕松、高效。但在實(shí)際工作中，由于對(duì)這個(gè)強(qiáng)大信息庫(kù)利用意識(shí)不強(qiáng)，有些檔案管理部門(mén)還是習(xí)慣延續(xù)傳統(tǒng)觀念和管理模式，致使數(shù)字化檔案管理利用率不高。這就需要我們檔案管理者緊跟時(shí)代步伐，趨勢(shì)更新，不斷拓展和深化數(shù)字化信息資源，熟練掌握和使用互聯(lián)網(wǎng)、掃描等專業(yè)技術(shù)，充分運(yùn)用大數(shù)據(jù)思維，發(fā)揮出醫(yī)院檔案的重要作用，讓醫(yī)院的檔案管理越來(lái)越高效，越來(lái)越高質(zhì)量高標(biāo)準(zhǔn)，更好地為醫(yī)院的持續(xù)發(fā)展提供借鑒服務(wù)。