大數(shù)據(jù)背景下企業(yè)檔案管理工作的創(chuàng)新模式解析

李衛(wèi)國

（濱州市沾化區(qū)融媒體中心，山東 濱州 256800）

社會在發(fā)展，時代在進(jìn)步，科學(xué)技術(shù)取得了快速發(fā)展，以互聯(lián)網(wǎng)為代表的信息技術(shù)，極大地轉(zhuǎn)變了人們傳統(tǒng)的生產(chǎn)生活方式，使人們逐漸邁向了大數(shù)據(jù)時代。新時代發(fā)展過程中，任何事物循規(guī)蹈矩、不思進(jìn)取都將被時代所淘汰，檔案管理工作亦是如此。近幾年，我國經(jīng)濟(jì)蓬勃發(fā)展，改革開放步伐逐漸增快，推動企業(yè)持續(xù)發(fā)展的同時，使企業(yè)面臨著嚴(yán)峻的競爭，承擔(dān)著巨大的競爭壓力，目前，企業(yè)如何在競爭猛烈的市場中長久立足，穩(wěn)健發(fā)展，成了許多企業(yè)亟須攻克的難題。企業(yè)檔案資源富含豐富的信息，對這些有價值的信息深度挖掘及處理，可以更好地適應(yīng)企業(yè)發(fā)展需求。大數(shù)據(jù)技術(shù)的興起，有效實現(xiàn)了海量檔案資源的深度挖局與處理，為企業(yè)各項管理工作的開展提供強(qiáng)有力的數(shù)據(jù)支撐。檔案管理者要從本質(zhì)出發(fā)，與時俱進(jìn)，大膽創(chuàng)新服務(wù)機(jī)制、服務(wù)模式和觀念體系，跟上時代發(fā)展的步伐，掌握時代脈搏，做好檔案管理工作，促進(jìn)企業(yè)穩(wěn)健發(fā)展，保證企業(yè)在市場競爭中永立不敗之地。

一、大數(shù)據(jù)背景下開展檔案管理工作的意義

1．實現(xiàn)科學(xué)化管理

當(dāng)今社會發(fā)展進(jìn)程中，一些企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人員在各種因素影響下，并未真正認(rèn)識到檔案管理工作實行的意義，認(rèn)為其存在的價值僅是查閱資料，和企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營及管理沒有直接的關(guān)系。即便企業(yè)內(nèi)部檔案不能直接參與到日常生產(chǎn)和銷售中，但關(guān)乎著企業(yè)的快速發(fā)展。自企業(yè)成立至今，任何階段產(chǎn)生的重要資料都會被收錄其中，同時也包含重要數(shù)據(jù)、重大決策以及工作經(jīng)驗等，為日后企業(yè)持續(xù)發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。大數(shù)據(jù)下，企業(yè)內(nèi)部管理者應(yīng)高度重視檔案管理，加強(qiáng)對各類內(nèi)容的管理，提升檔案管理水平與質(zhì)量，通過科學(xué)方式，實現(xiàn)企業(yè)持續(xù)發(fā)展[1]。

2．實現(xiàn)規(guī)范化管理

檔案管理是企業(yè)管理中的重要部分，某種意義上來說，檔案管理質(zhì)量和水平直接關(guān)系著企業(yè)整體管理水平。為此，必須注重檔案管理工作，并及時采用相應(yīng)的措施，確保檔案管理質(zhì)量和水平，實現(xiàn)企業(yè)科學(xué)發(fā)展目標(biāo)。除此之外，企業(yè)管理過程中，檔案管理發(fā)揮著無可替代的關(guān)鍵作用，對日后持續(xù)發(fā)展非常重要。實行企業(yè)檔案管理工作，企業(yè)發(fā)展歷史將被記錄其中，并直接體現(xiàn)企業(yè)文化內(nèi)涵。因此，有必要建立完善有效的管理體系，保證檔案管理工作規(guī)范性，促進(jìn)企業(yè)向信息化方向邁進(jìn)[2]。

二、大數(shù)據(jù)背景下檔案管理工作面臨的問題

1．缺少檔案管理意識

近些年，我國國民經(jīng)濟(jì)水平日漸提升，開放程度逐漸增大，一些企業(yè)檔案管理人員缺少檔案管理意識，無法與時俱進(jìn)。企業(yè)內(nèi)部部分檔案管理部門實現(xiàn)年度檔案管理目標(biāo)后，便開始出現(xiàn)滑坡現(xiàn)象，工作中不積極主動、不上進(jìn)，對檔案管理工作監(jiān)管不到位，檔案管理放任自流。因企業(yè)內(nèi)部檔案管理工作無法直接產(chǎn)生較高的經(jīng)濟(jì)效益，對此，大部分檔案管理部門和企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人員都將檔案管理工作作為一項無關(guān)緊要、可有可無的工作，對于此工作，只流于形式，沒有真正落實，不能結(jié)合企業(yè)實際發(fā)展情況，有效實行檔案信息的收集整理工作，更不能從企業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展角度考慮，檔案管理中，沒有提供充足的資金與人力支持。此外，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者缺乏對檔案管理工作的正確認(rèn)識，致使各項管理工作無法排上議程，對檔案管理工作十分不重視，沒有明確工作定位，檔案管理機(jī)構(gòu)職能被削弱，檔案管理隊伍素質(zhì)普遍偏低，部分企業(yè)內(nèi)部檔案管理工作制度形同虛設(shè)，如若出現(xiàn)任何問題，將給企業(yè)帶來不可挽回的損失[3]。

2．檔案管理手段落后

目前，仍有很多企業(yè)內(nèi)部檔案管理部門沿用紙質(zhì)與人工操作方式，投入大量的人力、物力，管理效率低下，占用空間大，紙質(zhì)檔案保存要求高。如若保存不當(dāng)，極易發(fā)生霉變，將導(dǎo)致有價值的檔案信息無法恢復(fù)，給企業(yè)造成巨大的經(jīng)濟(jì)損失。此外，傳統(tǒng)檔案管理模式對信息的有效管理及檢索是十分不利的，檔案應(yīng)用與獲取過程中，增加了檔案管理人員查找的任務(wù)。面對此情況，需要利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，促進(jìn)檔案管理信息化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，用數(shù)字、電子檔案取代紙質(zhì)檔案，降低紙質(zhì)資源使用率，節(jié)省檔案存儲空間，提升檔案查閱率[4]。

3．檔案管理專業(yè)知識有待進(jìn)一步提升

當(dāng)前在很多企業(yè)內(nèi)部檔案管理人員的職能作用主要包括了檔案的收發(fā)、整理、保管三個方面。即使在檔案管理部門內(nèi)部構(gòu)建了現(xiàn)代化的技術(shù)體系，加強(qiáng)對信息數(shù)據(jù)的有效收集整理，但是很多檔案人員的操作熟練程度不足。這主要是因為部分企業(yè)管理部門對檔案管理重視不夠，傳統(tǒng)的思想認(rèn)識造成自上而下對檔案管理人員的專業(yè)要求不高，使得現(xiàn)有的工作隊伍老齡化嚴(yán)重，專業(yè)素質(zhì)普遍較差。而且在一些企業(yè)內(nèi)部的檔案管理人員都是兼職，并非是檔案專業(yè)出身。一些工作人員認(rèn)為只要完成了數(shù)據(jù)的收集整理和保存工作就可以。缺乏后續(xù)培訓(xùn)，嚴(yán)重阻礙了檔案管理工作的開展。

三、大數(shù)據(jù)背景下，企業(yè)檔案管理工作創(chuàng)新模式分析

1．創(chuàng)新檔案管理觀念

企業(yè)檔案管理過程中，檔案管理觀念的創(chuàng)新是改進(jìn)各項管理工作的關(guān)鍵內(nèi)容。為此，有關(guān)工作人員要跟隨時代的發(fā)展步伐，應(yīng)用新型先進(jìn)的管理理念實施各項工作，順應(yīng)各項工作有效開展要求。大數(shù)據(jù)環(huán)境下，因檔案管理沒有得到企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，再加上檔案數(shù)據(jù)種類繁多，數(shù)據(jù)信息量較大，僅采用傳統(tǒng)、陳舊的檔案管理方法必然會消耗大量的人力、物力，難以提高工作質(zhì)量。為適應(yīng)社會發(fā)展的需求，檔案管理采用了新的管理理念。在日常管理中，合理運用信息技術(shù)，切實提高檔案管理質(zhì)量[5]。

2．優(yōu)化檔案管理方法

在改進(jìn)和創(chuàng)新檔案管理的過程中，創(chuàng)新管理方法發(fā)揮重要作用。為適應(yīng)大數(shù)據(jù)時代發(fā)展需求，應(yīng)在傳統(tǒng)檔案管理方法基礎(chǔ)上，不斷完善，及時改善以往存在的問題，將檔案管理方法和信息技術(shù)有效融合，運用全新檔案管理方式。唯有通過合理可行的方法，方可解決根本問題，提高工作質(zhì)量，完善各項工作內(nèi)容。同時，企業(yè)還應(yīng)創(chuàng)建完善的獎懲制度，對工作能力強(qiáng)、表現(xiàn)優(yōu)秀的員工給予相應(yīng)的表揚，反之給予一定的懲處，由此調(diào)動員工工作積極性，強(qiáng)化工作質(zhì)量，推動企業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展[6]。

3．加快推進(jìn)企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)

大數(shù)據(jù)時代背景下，企業(yè)管理人員應(yīng)真正認(rèn)識到數(shù)據(jù)收集整理深度挖掘的關(guān)鍵作用，應(yīng)注重檔案的相關(guān)基礎(chǔ)業(yè)務(wù)，利用各種途徑，加快信息化體系建設(shè)進(jìn)程，提高檔案信息化建設(shè)廣度和深度，提高檔案管理工作質(zhì)量與效率，同時在短期內(nèi)創(chuàng)建真正意義上的檔案信息數(shù)據(jù)庫。

首先，強(qiáng)化檔案信息資源的有效收集、整理，信息化建設(shè)中，企業(yè)檔案信息化建設(shè)效果取決于檔案數(shù)量的多少。因此，檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營等各方面數(shù)據(jù)信息收集，為企業(yè)檔案管理信息化的有效實現(xiàn)打下可靠基礎(chǔ)。

其次，建立統(tǒng)一數(shù)據(jù)庫。企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)中，應(yīng)明確具體建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范數(shù)據(jù)格式，構(gòu)建豐富的檔案信息資源共享系統(tǒng)。

再次，做好文字檔案電子化儲存工作，及時將企業(yè)的各種紙質(zhì)檔案信息轉(zhuǎn)變成電子化，并上傳到共享平臺系統(tǒng)當(dāng)中，實現(xiàn)高效共享、高效利用。

最后，加強(qiáng)軟件和硬件支持。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該提高重視程度，在檔案信息化建設(shè)中配置充足的資金，最大限度地滿足信息化建設(shè)的硬件需求。另外，實際信息化體系建設(shè)時，還應(yīng)該加強(qiáng)與OA系統(tǒng)的緊密聯(lián)系，嚴(yán)格遵循檔案管理行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和法律法規(guī)，實現(xiàn)檔案管理的信息化。

4．注重提升檔案管理人員專業(yè)

企業(yè)管理人員要充分認(rèn)識到大數(shù)據(jù)背景下檔案管理工作的重要性，給予高度重視，加強(qiáng)人才培養(yǎng)，定期組織專業(yè)技能教育培訓(xùn)，全面提升檔案管理人員信息化操作意識與技能。此外，檔案管理人員在平時工作中，要充分發(fā)揮自身的主動性，積極轉(zhuǎn)變認(rèn)知，結(jié)合大數(shù)據(jù)信息技術(shù)在檔案管理中的運用。管理人員也需要充分認(rèn)識到傳統(tǒng)檔案管理模式的弊端，日常實踐中，要不斷改變傳統(tǒng)管理方式，提高自身的專業(yè)素質(zhì)。

5．注重提升檔案管理服務(wù)質(zhì)量

大數(shù)據(jù)環(huán)境下，為提升檔案管理工作水平及服務(wù)質(zhì)量，需對檔案管理模式加以優(yōu)化。綜合利用信息技術(shù)與企業(yè)內(nèi)部數(shù)據(jù)，構(gòu)建數(shù)據(jù)化檔案管理服務(wù)平臺。在整個平臺構(gòu)建中，要確保其安全性和規(guī)范性，實行檔案信息規(guī)范、高效管理。企業(yè)內(nèi)部通過創(chuàng)建檔案管理服務(wù)平臺，可利用平臺拓展性，集成運用檔案管理工作與企業(yè)自動化辦公系統(tǒng)，提高電子檔案管理率，實現(xiàn)自動歸檔。另外，企業(yè)內(nèi)部還應(yīng)推廣應(yīng)用數(shù)字化和數(shù)據(jù)化檔案管理模式，加快檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)，此系統(tǒng)用于詳細(xì)記錄各種數(shù)據(jù)信息，并根據(jù)數(shù)據(jù)信息的來源和利用方式作出有效的分類。

結(jié)語

隨著高新技術(shù)的飛速發(fā)展，信息技術(shù)的不斷創(chuàng)新，使人們逐漸認(rèn)識到企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營創(chuàng)新的必要性。大數(shù)據(jù)背景下，人們充分感受到新型信息技術(shù)的重要作用和數(shù)據(jù)時代偉大性。大數(shù)據(jù)時代給企業(yè)檔案管理帶來了巨大的工作壓力和挑戰(zhàn)。面對此情況，檔案管理部門應(yīng)從自身工作角度著手，加強(qiáng)工作經(jīng)驗總結(jié)，敢于面對問題，及時解決問題，確保檔案管理與時俱進(jìn)。