數(shù)字化時(shí)代檔案管理技術(shù)創(chuàng)新發(fā)展措施研究

田 蕊

（遼寧省鐵嶺市鐵嶺縣財(cái)政金融事務(wù)服務(wù)中心，遼寧 鐵嶺 112000）

數(shù)字化的時(shí)代，生活中充滿各種信息資源，而獲取信息資源的途徑和渠道也是種類繁多，人們對(duì)于信息資源的需求越來越大。檔案作為信息資源的重點(diǎn)，其管理方法一定要得到改革，也就是檔案信息化。將傳統(tǒng)的實(shí)體保存方式改變?yōu)閿?shù)字化信息保存，達(dá)到比實(shí)體保存更安全，更長久的保存目的。實(shí)現(xiàn)高效的資源共享，讓資源使用者可以更方便、快捷地去查找資料。進(jìn)而推動(dòng)檔案管理工作的展開，提升管理工作的水平。

一、數(shù)字化時(shí)代檔案管理技術(shù)創(chuàng)新的重要性

1．緊跟時(shí)代，滿足發(fā)展需求

隨著科技的不斷發(fā)展，大數(shù)據(jù)時(shí)代來臨，全世界所有的信息處理和數(shù)據(jù)處理，已經(jīng)到達(dá)了一個(gè)新的水平，我國在這方面已達(dá)到世界前列。而傳統(tǒng)的檔案管理方式也逐漸地暴露出了問題。所以我們需要將原有的傳統(tǒng)檔案管理方式進(jìn)行創(chuàng)新，利用信息化來進(jìn)行檔案儲(chǔ)存，使檔案的準(zhǔn)確性、實(shí)用性得到提高，保證檔案的使用處在一個(gè)良好的狀態(tài)下[1]。

2．加強(qiáng)建設(shè)，提高管理效率

因?yàn)闄n案在信息資源中所處的重要地位，要求檔案必須要具有準(zhǔn)確性。但是管理人員對(duì)實(shí)體檔案時(shí)，總會(huì)發(fā)生一些不可避免的問題。如檔案填寫不完善，擺放位置混亂，未合理化分類等問題。這種情況不僅會(huì)對(duì)管理人員的工作完成困擾，還會(huì)對(duì)整個(gè)單位的工作產(chǎn)生影響。這個(gè)信息多元化的社會(huì)，信息共享不僅僅是地域性的，還是全國乃至更大范圍的。這種背景下，傳統(tǒng)的實(shí)體檔案要完成共享，所需要的成本和時(shí)間都會(huì)很高。而實(shí)現(xiàn)了檔案管理信息化，任何地方的管理人員，只要在電腦中調(diào)出相關(guān)的內(nèi)容，可以直接明了地了解事情的具體緣由，從時(shí)間和成本上都會(huì)是極大的節(jié)約，對(duì)于檔案管理工作的效率更是極高的提升。

3．不易損毀，安全性更高

傳統(tǒng)的檔案管理形式主要是對(duì)實(shí)體的紙質(zhì)的檔案進(jìn)行單獨(dú)的存放管理，這種管理模式不僅會(huì)使工作人員的工作量加大，增加人工的開支，更重要的是安全性上沒有保障，極易受到自然災(zāi)害的影響。如火災(zāi)、水災(zāi)、蟲災(zāi)甚至氧化都會(huì)對(duì)紙質(zhì)檔案產(chǎn)生不可逆轉(zhuǎn)的影響。這些問題通過檔案管理信息化，所以得到很好的解決。將檔案用專用設(shè)備進(jìn)行掃描、復(fù)制、收錄，并設(shè)置安全加密，方便快捷的同時(shí)，又能很好地保護(hù)檔案不受損失，還能防止一些別有用心之人的不法動(dòng)機(jī)[2]。

二、檔案管理技術(shù)創(chuàng)新階段存在的問題

1．工作人員對(duì)于檔案管理的不重視

在傳統(tǒng)的檔案管理工作上，工作內(nèi)容雖然繁雜，但是工作性質(zhì)簡單。所以導(dǎo)致現(xiàn)階段部分檔案工作者缺乏熱愛工作、為民服務(wù)、積極上進(jìn)的意識(shí)和態(tài)度。依舊覺得檔案管理信息化之后，其工作性質(zhì)仍然簡單。沒有意識(shí)到檔案管理的重要性和信息化時(shí)代需要對(duì)于工作人員工作素質(zhì)的要求。存在插科打諢，不求上進(jìn)的工作態(tài)度，不想著提高自己的專業(yè)水平，導(dǎo)致難以勝任檔案信息化的管理工作，影響了整體的工作質(zhì)量和工作效率。

2．工作人員的工作水平不夠

傳統(tǒng)的檔案管理工作，對(duì)于檔案工作人員的要求可能大多數(shù)是知識(shí)上的，對(duì)工作人員的文化水平較為重視。但是隨著檔案管理工作的創(chuàng)新，對(duì)于工作人員的要求不僅僅是在知識(shí)水平上，更要掌握多方面、全方位的知識(shí)。如計(jì)算機(jī)、法律信息、網(wǎng)絡(luò)科技等方面都要有一定的涉獵。詳細(xì)了解現(xiàn)階段檔案管理創(chuàng)新后的工作方法、工作程序及工作目標(biāo)。而當(dāng)前部分工作人員并未達(dá)到現(xiàn)階段對(duì)于從業(yè)人員水平的要求，對(duì)于專業(yè)軟件操作不熟練，在檔案整理使用的過程中出現(xiàn)效率過低的情況。

3．檔案管理制度不完善

在傳統(tǒng)檔案的認(rèn)知當(dāng)中，少數(shù)工作單位覺得檔案并不重要，所以并未制定合理的工作制度。在檔案管理進(jìn)行創(chuàng)新之后，也并未給到足夠的重視，只是做足表面功夫，并未執(zhí)行國家有關(guān)的法律法規(guī)。因?yàn)闆]有合理的工作制度，就會(huì)導(dǎo)致工作人員在工作態(tài)度上面變得散漫，失去了工作的主動(dòng)性，甚至對(duì)工作產(chǎn)生不重視的情緒，使檔案管理信息化失去了對(duì)工作單位發(fā)展的推動(dòng)。

4．檔案管理經(jīng)費(fèi)的缺失

因?yàn)闄n案管理工作的實(shí)際用途和具體功效并未在表面展現(xiàn)，部分單位對(duì)于檔案管理工作處于不重視甚至的狀態(tài)。所以檔案管理經(jīng)費(fèi)的預(yù)算和審批處在一個(gè)極低的地位，未能按照要求進(jìn)行設(shè)施的采購，技術(shù)的革新，致使檔案管理設(shè)備老化、陳舊，從而導(dǎo)致檔案管理在創(chuàng)新上受到了極大的阻礙。

5．檔案的利用率過低

根據(jù)時(shí)代發(fā)展的宏觀背景來看，數(shù)字時(shí)代信息的傳播與利用具有十分重要的地位。而檔案作為社會(huì)信息當(dāng)中的重要組成部分，及作用不言而喻。如果可以對(duì)檔案中記錄的信息進(jìn)行合理規(guī)范的利用，不僅能為工作單位帶來更多的經(jīng)濟(jì)效益還可以讓單位在大環(huán)境中獲得極大的優(yōu)勢和競爭水平。但是部分工作單位對(duì)于檔案功效都處在一個(gè)不重視的狀況下，甚至少數(shù)相關(guān)的檔案管理部門，也只是為了應(yīng)付檢查，丟失了檔案管理的重要價(jià)值。

三、數(shù)字化時(shí)代檔案管理技術(shù)創(chuàng)新發(fā)展的具體措施

1．增加檔案管理創(chuàng)新經(jīng)費(fèi)、尋求合理渠道

加強(qiáng)工作單位對(duì)于檔案管理技術(shù)的重視程度，讓其在財(cái)政預(yù)算、成本核算等方面提高檔案管理工作的地位，把檔案管理工作的創(chuàng)新提上日程，購買全新的管理設(shè)備，讓檔案管理工作符合時(shí)代的發(fā)展。如若本身財(cái)政預(yù)算不足，可以拓展外來資金渠道，通過合作的方式保證有充足的支持資金，學(xué)習(xí)其他工作單位的成功經(jīng)驗(yàn)，也可以向其他的工作單位獲取免費(fèi)或優(yōu)惠的資源和支持。

2．規(guī)范檔案管理的制度

具有合理、健全的檔案管理制度，對(duì)于檔案管理信息化是至關(guān)重要的。隨著社會(huì)和科技的發(fā)展，檔案并不僅僅是實(shí)體文件，而是計(jì)算機(jī)中所承載的大量數(shù)據(jù)。想要更好地實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，必須在原有的檔案管理制度上進(jìn)行改進(jìn)，尋找到原有制度的不足，結(jié)合現(xiàn)代化的手段進(jìn)行優(yōu)化。對(duì)于檔案管理人員制定相關(guān)制度，要讓員工在工作上有積極性、主動(dòng)性，不可以散漫敷衍。因?yàn)樵诋?dāng)今社會(huì)，信息流傳性越廣，單位檔案的取用幾率越大。所以指定一個(gè)合理健全的檔案管理制度，無論是針對(duì)檔案本身，還是檔案管理人員都是十分必要的。

3．提升管理人員的素質(zhì)水平

因?yàn)閭鹘y(tǒng)的檔案管理工作過于簡單，導(dǎo)致大多數(shù)管理人員并不具備相應(yīng)的專業(yè)技能，不能高效地完成現(xiàn)階段的檔案管理工作，導(dǎo)致工作效率低下，甚至?xí)绊憜挝坏氖找婧桶l(fā)展前景。因此，工作單位定時(shí)開展管理人員水平素質(zhì)培訓(xùn)，讓檔案管理工作人員可以熟練地運(yùn)用當(dāng)前的檔案管理設(shè)備，跟隨時(shí)代掌握信息化技術(shù)，讓其在崗位上的各種錄入整理、分類查詢等工作做到高效快捷，可以在培訓(xùn)過程中提出獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，激發(fā)檔案管理人員的學(xué)習(xí)性。

還可以在招聘時(shí)引進(jìn)全新的信息化高素質(zhì)人才，讓其帶著專業(yè)的知識(shí)加入單位，既可以讓檔案管理工作變得高效快捷，也可以提升員工的能力。與此同時(shí)，提出獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，調(diào)動(dòng)起員工的積極性，為單位的發(fā)展作出更好的貢獻(xiàn)。

4．加強(qiáng)對(duì)檔案管理的重視程度

隨著數(shù)字化時(shí)代的來臨，檔案管理工作的重要性日益增強(qiáng)，它關(guān)系著工作單位未來的發(fā)展是否能與當(dāng)今時(shí)代相結(jié)合，不被社會(huì)所淘汰。所以應(yīng)該加強(qiáng)所有人員對(duì)檔案管理的重視程度，改變?nèi)藛T對(duì)于檔案管理的看法。讓大家明白，這不僅僅是一份簡單的、重復(fù)性的工作，而是這個(gè)社會(huì)發(fā)展趨勢的縮影。可以召開研討會(huì)，闡明檔案管理信息化的用途。讓領(lǐng)導(dǎo)重視檔案管理工作，管理人員積極地開展工作，其他部門的同事也可以更好地與檔案管理部門進(jìn)行合作，提高整個(gè)單位的工作效率，為單位未來發(fā)展做出良性引導(dǎo)。

5．創(chuàng)造全新的檔案管理形式

要合理的利用數(shù)字化時(shí)代產(chǎn)物，進(jìn)行檔案管理工作。摒棄傳統(tǒng)的檔案管理工作形式，做到意識(shí)和形式上的雙重創(chuàng)新，推動(dòng)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，做到與時(shí)代相結(jié)合?？梢砸霗n案管理系統(tǒng)，用系統(tǒng)科學(xué)地對(duì)錄入的檔案進(jìn)行批量整理，做好識(shí)別工作。并按照檔案的類型進(jìn)行劃分，只錄入的檔案，自動(dòng)產(chǎn)生分類編號(hào)并劃分組，讓檔案在查找使用時(shí)做到方便快捷?？梢约?xì)化檔案系統(tǒng)的狀態(tài)管理，讓檔案的使用性質(zhì)一目了然。可以對(duì)檔案進(jìn)行實(shí)名制錄入，在未來的使用工作中，可以追溯檔案責(zé)任人員。還可以引用搜索系統(tǒng)，讓檔案在調(diào)取過程中只需要在檢索框輸入關(guān)鍵字便可以找到相關(guān)文件，做到檔案管理信息化，實(shí)現(xiàn)真正的方便快捷。

6．保障電子檔案的安全

現(xiàn)階段的檔案管理信息化雖然避免了傳統(tǒng)檔案管理上會(huì)受到自然災(zāi)害影響的問題。但是網(wǎng)絡(luò)犯罪問題仍然存在，檔案管理人員應(yīng)該具有安全和風(fēng)險(xiǎn)防范的意識(shí)，在檔案錄入后主動(dòng)加強(qiáng)對(duì)于數(shù)據(jù)的安保和管理措施，不得出現(xiàn)操作失誤導(dǎo)致數(shù)據(jù)消失的問題，確保檔案管理工作的完整性和安全性。從操作來看，應(yīng)當(dāng)購入相關(guān)的數(shù)據(jù)安全庫，在錄入、保存和使用方面進(jìn)行合理的規(guī)劃，運(yùn)用現(xiàn)代化的科學(xué)安全的管理方式，來保證檔案的安全。在確保安全性的同時(shí)，不影響檔案的提取及使用，做好合理的備份處理，確保檔案管理工作的萬無一失。

結(jié)語

綜上所述，在數(shù)字化時(shí)代，為了迎合社會(huì)的發(fā)展，使檔案管理工作發(fā)揮其應(yīng)有的效率和作用。應(yīng)該實(shí)現(xiàn)檔案管理技術(shù)的創(chuàng)新，也就是檔案管理技術(shù)的信息化。要增加檔案管理的重視程度，規(guī)范檔案管理的行為制度，提升管理人員的素質(zhì)水平，創(chuàng)造全新的檔案管理形式，讓檔案工作可以更好的運(yùn)行，為社會(huì)提供更好、更高效的檔案管理服務(wù)。